Enfrentarse a la incertidumbre es una constante en el día a día, incluso en el ámbito empresarial. La habilidad para identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales es crucial para el éxito y la sostenibilidad de cualquier iniciativa. Aquí es donde entra en juego una herramienta fundamental: la matriz de riesgo.
Este instrumento no solo permite a las organizaciones visualizar y priorizar los riesgos, sino que también facilita la toma de decisiones estratégicas informadas.
En este artículo, exploraremos en profundidad qué es una matriz de riesgo, cómo se construye y su relevancia dentro de una empresa.
Plantilla de análisis de riesgo
Documenta los riesgos de tu proyecto y enumera las acciones que se pueden llevar a cabo para mitigar cada uno de ellos.
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Qué es una matriz de riesgos
Una matriz de riesgos es una herramienta que calcula la repercusión negativa de los inconvenientes que ocurren dentro de un proyecto. Además, busca identificar, evaluar y priorizar los riesgos potenciales asociados a una actividad o proyecto, así como atender factores internos y externos a una empresa.
Este recurso, también llamado matriz de probabilidad de impacto, se crea a partir de la probabilidad y gravedad de los riesgos. Por lo general, se representa en forma de tabla, la cual cruza la posibilidad de que ocurra un riesgo con las consecuencias que desencadenaría en el proyecto o la organización. Esto permite categorizar los riesgos como bajos, moderados o altos, a la vez que ayuda a asignar recursos y planificar estrategias de mitigación adecuadas para abordar los riesgos más críticos y minimizar su efecto negativo.
Para calcular el nivel de riesgo, se multiplica el número de probabilidad por el de impacto. El primero se refiere a la frecuencia con que se puede dar un evento adverso y el segundo a la repercusión que tendría este en el rendimiento de la empresa.
Fuente del video: Germán Duque
Tipos de riesgos que existen
La gestión de riesgos permite identificar, evaluar y mitigar posibles amenazas que podrían afectar el logro de los objetivos empresariales. Los riesgos pueden surgir de diversas fuentes y tener diferentes características, por lo que es esencial clasificarlos adecuadamente para abordarlos de manera efectiva.
A continuación, se presentan los principales tipos de riesgos que las organizaciones pueden enfrentar, junto con una breve descripción de cada uno. Esta clasificación facilita la comprensión de la naturaleza de cada riesgo de una empresa y la implementación de estrategias específicas para su gestión.
Riesgos financieros
Los riesgos financieros están relacionados con la gestión financiera y las fluctuaciones del mercado. Dentro de esta categoría se incluyen:
- Riesgo de mercado: este riesgo se deriva de las fluctuaciones en los precios de las acciones, las tasas de interés y los tipos de cambio. Las variaciones inesperadas en estos factores pueden afectar negativamente a una empresa.
- Riesgo de crédito: rurge cuando una contraparte no puede cumplir con sus obligaciones financieras, lo que puede llevar a pérdidas significativas.
- Riesgo de liquidez: refleja la dificultad de convertir activos en efectivo rápidamente sin incurrir en pérdidas considerables. La falta de liquidez puede afectar la capacidad de la empresa para operar de manera efectiva. Obtén una plantilla de diagrama de Pareto para gestionar el riesgo de liquidez.
Riesgos operacionales
Los riesgos operacionales son aquellos que resultan de fallos en los procesos internos, los sistemas tecnológicos y la infraestructura. Algunos ejemplos incluyen:
- Riesgo tecnológico: involucra fallos en los sistemas de TI, ciberataques o pérdida de datos. Estos incidentes pueden interrumpir las operaciones y causar pérdidas financieras.Accede a una plantilla para control interno y mitigar el riesgo tecnológico.
- Riesgo de procesos: se refiere a errores humanos y fallos en los procesos o procedimientos internos. Estos problemas pueden llevar a ineficiencias y errores costosos. Descarga un kit de ventas internas para mejorar los procesos y reducir riesgos.
- Riesgo de infraestructura: incluye fallos en el hardware, las redes o la infraestructura física de la organización. Estos problemas pueden causar interrupciones en el servicio y pérdidas económicas.
Riesgos estratégicos
Los riesgos estratégicos afectan la posición competitiva y la conformidad con las regulaciones. Entre ellos se encuentran:
- Riesgo de competencia: nuevos competidores o cambios en la estrategia de los competidores existentes pueden amenazar la cuota de mercado y la rentabilidad de la empresa.
- Riesgo regulatorio: cambios en las leyes, normativas o políticas gubernamentales pueden imponer nuevas obligaciones y costos a la empresa, afectando su operación y rentabilidad.
- Riesgo de reputación: daños a la imagen o reputación de la empresa, ya sea por escándalos, mala publicidad o malas prácticas, pueden resultar en la pérdida de clientes y socios comerciales.
Riesgos de proyectos
Estos riesgos son específicos de la gestión y ejecución de proyectos y pueden incluir:
- Riesgo de alcance: cambios en los requisitos del proyecto pueden afectar el resultado final, generando costos adicionales y retrasos.
- Riesgo de calendario: retrasos en la finalización del proyecto pueden llevar a sobrecostos y a la pérdida de oportunidades de mercado.
- Riesgo de costo: superar los presupuestos previstos puede afectar la viabilidad y rentabilidad del proyecto.
Riesgos de seguridad y salud
Estos riesgos están relacionados con la seguridad laboral y el impacto ambiental de las operaciones. Incluyen:
- Riesgo de seguridad laboral: accidentes o incidentes que afectan la salud y seguridad de los empleados pueden resultar en pérdidas humanas y financieras, así como en daños a la reputación de la empresa.
- Riesgo ambiental: impactos adversos en el medio ambiente debido a las operaciones de la empresa pueden generar costos de limpieza, multas y daños a la reputación.
Riesgos naturales
Estos riesgos son causados por fenómenos naturales que pueden afectar significativamente a la organización. Ejemplos incluyen:
- Riesgo de desastres naturales: terremotos, huracanes, inundaciones y otros fenómenos naturales pueden causar daños extensivos a la infraestructura, interrumpir las operaciones y generar grandes pérdidas económicas.
Para qué sirve una matriz de riesgos
Esta herramienta funciona en distintos niveles y cumple diferentes propósitos en la gestión de proyectos. Aquí tienes algunos aspectos sobre su utilidad:
Quién es el encargado de crear una matriz de riesgos
La responsabilidad de crear una matriz de riesgos en una empresa recae en el equipo de gestión de riesgos o en los responsables de proyectos, según la estructura que cada organización tenga.
Aunque su proceso de elaboración implica la colaboración de varios departamentos dentro de la organización, los responsables de elaborarla pueden ser:
- Área de Gestión de Riesgos: este equipo es el encargado de liderar la identificación, evaluación y administración de riesgos en toda la empresa. Es responsable de establecer las políticas y pautas para ello y puede dirigir o coordinar la creación de la matriz de riesgos.
- Responsables de proyectos u operaciones: los líderes de proyectos específicos o de las áreas operativas de la empresa son responsables de identificar y evaluar las contingencias relacionadas con sus actividades. Por tanto, deben proporcionar información detallada sobre los riesgos específicos que enfrentan en sus proyectos u operaciones.
- Comités de Riesgos: en algunas organizaciones, se pueden establecer comités que supervisen con regularidad la gestión de riesgos, incluida la creación de este recurso.
- Consultores externos: en situaciones más complejas o cuando se requiere una perspectiva externa, la empresa puede contratar consultores o auditores para ayudar en la creación de la matriz de riesgos.
Otro escenario es que se aliente la participación de los empleados y expertos de diferentes áreas de la empresa para aportar sus conocimientos y experiencias en la identificación de posibles inconvenientes. Sea quien sea, deberá ser el responsable de generar la matriz e incluso quizás quien deba realizar una auditoría interna cada cierto tiempo para la actualización de la matriz de riesgo.
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Cómo hacer una matriz de riesgos en Excel
- Realizar una lista de riesgos.
- Crear una tabla con escalas de probabilidad e impacto.
- Transformar la tabla en nivel de riesgos.
- Crear una lista desplegable para probabilidad e impacto.
- Insertar la función de ÍNDICE en Nivel de riesgo.
- Evaluar la probabilidad o frecuencia.
- Calificar la gravedad o impacto.
- Colorear las celdas de Nivel de riesgo.
1. Realizar una lista de riesgos
El primer paso es repasar los procesos y actividades que se realizarán en el proyecto para luego estimar cuáles significan un riesgo para el rendimiento. Abre una hoja de cálculo y crea una tabla con los apartados: «Evento», «Probabilidad», «Impacto» y «Nivel de riesgo».
Solicita la retroalimentación de la junta directiva, líderes de área y de trabajadores con experiencia para encontrar los fallos que puedan surgir en el camino. En este caso, tenemos el ejemplo de algunos problemas que podría enfrentar una startup.
Cómo hacer un análisis de riesgos con la plantilla de HubSpot
En HubSpot hemos creado unas plantillas para que puedas hacer un análisis de riesgo para tu empresa. Usarla es muy sencillo, solo deberás descargar la plantilla gratis desde aquí y paso a paso deberás ir agregando la información necesaria acerca de tu empresa.
- Podrás descargar la plantilla para trabajar como un libro de Excel o PDF.
- Encontrarás en ella tres secciones: «Categorización», «Calificación» y «Respuesta».
- En la sección de «Categorización» deberás enumerar cada riesgo que has identificado, junto con sus respectivas categorías.
- Luego, califica cada riesgo de impacto (1-4) y su probabilidad (%).
- En la sección «Respuesta» agrega las posibles estrategias para mitigar cada riesgo y el elemento desencadenante que probablemente las pondrá en marcha.
- Por último, calcula la nueva calificación de riesgo combinando todos los factores numéricos.
2. Crear una tabla con escalas de probabilidad e impacto
En la matriz de riesgos, suelen fijarse escalas para probabilidad e impacto, las cuales pueden definirse de 3 a 5 niveles y que representan valores de menor a mayor.
Los nombres se adaptan de acuerdo con las necesidades de cada empresa. En este caso, para medir el impacto, usamos: «Mínimo», «Moderado», «Serio», «Elevado» y «Grave». Para calificar la probabilidad, elegimos: «Remota», «Inusual», «Posible», «Recurrente» y «Frecuente».
Cuando se calcula el riesgo, se multiplica la probabilidad por el impacto. Por tanto, tienes que realizar esta operación en la primera celda libre de la tabla. Para esto, fija la columna de «Probabilidad» ($H) y la fila de «Impacto» ($4) con F4 o al poner un signo de $ adelante.
Una vez fijados estos elementos, arrastra la fórmula por toda la tabla y quedará con los siguientes resultados.
3. Transformar la tabla en nivel de riesgos
De acuerdo con el número que resulte de la multiplicación, mide el nivel de riesgo de cada evento negativo que se presente, mediante una clasificación que identificarás al marcar las celdas con 4 diferentes colores.
Copia la tabla anterior, pero elimina la columna y fila de números. De acuerdo a los resultados, clasifica el nivel o grado de riesgos en 4 categorías:
- Riesgo alto: requiere una atención inmediata y un protocolo riguroso de prevención.
- Riesgo tolerable: es un riesgo latente que necesita considerable atención.
- Riesgo aceptable: señala un parámetro más equilibrado que debe tomarse en consideración, aunque en menor medida.
- Riesgo bajo: no significa un inconveniente mayor para el desarrollo del proyecto.
4. Crear una lista desplegable para probabilidad e impacto
Ya que tengas las tres tablas, toma la primera que contiene la lista de riesgos. Colócate en la primera casilla de la columna de «Probabilidad»; ve a la pestaña de «Datos» y en el recuadro que sale, donde dice «Permitir», indica «Lista» o «Lista desplegable». En «Artículos», marca la escala de probabilidad de la tercera tabla que elaboraste con los riesgos clasificados con palabras.
Da clic en el botón de «Aplicar» y arrastra la función hacia abajo de la columna de «Probabilidad». Así, en esas celdas, aparecerá la lista desplegable con las opciones de «Frecuente», «Recurrente», «Posible», «Inusual» y «Remota».
Luego, repite los mismos pasos para la primera celda de la columna de «Impacto», solo que, al señalar los «Artículos», coloca la escala de «Impacto» también de la tercera tabla, como se ve en la imagen. Arrastra la función por toda la columna de «Impacto».
5. Insertar la función de ÍNDICE en Nivel de riesgo
Para que la hoja de cálculo te indique el nivel de riesgos de forma automática, inserta la fórmula de ÍNDICE combinada con COINCIDIR de la siguiente manera: ÍNDICE(matriz de 3er. tabla), COINCIDIR(celda de columna de Probabilidad de la 1er. tabla, celdas de escalas de Probabilidad de la 3er. tabla, coincidencia exacta),COINCIDIR(celda de columna de Impacto de la 1er. tabla, celdas de escalas de Impacto de la 3er. tabla, coincidencia exacta).
Fija todos los valores, excepto las celdas de «Probabilidad» e «Impacto». Luego, arrastra la función por toda la columna de «Nivel de riesgo». Cuida el orden y las comas. Después, da clic en «Enter», te aparecerá error #N/D, pero está bien porque aún no se marcan los valores de «Probabilidad» e «Impacto».
6. Evaluar la probabilidad o frecuencia
En la columna de «Probabilidad», usa la lista desplegable de cada casilla para señalar la frecuencia con la que podría surgir el riesgo. Esto dependerá de varios puntos, por ejemplo, que la organización ya cuente con las medidas de control necesarias para atender el riesgo, el número de personas que se verán afectadas, qué tan expuestas están dentro de la empresa y el nivel de capacitación de los empleados para hacer frente a la situación. Con esto en mente, indica si la «Probabilidad» sería «Remota», «Inusual», «Posible», «Recurrente» o «Frecuente».
7. Calificar la gravedad o impacto
Con la lista desplegable, será más sencillo indicar si el impacto es «Mínimo», «Moderado», «Serio», «Elevado» o «Grave» para el funcionamiento del nuevo proyecto o de la empresa que ya esté en marcha.
En este punto, también te puedes guiar por las opiniones de los jefes o encargados de cada área de la organización. Asimismo, considera si estos riesgos se pueden prevenir, si se tienen que tratar cuando se presenten o hasta que hayan cesado.
Como puedes notar, la columna de «Nivel de riesgo» se ajustó automáticamente y desapareció el error marcado.
8. Colorear las celdas de Nivel de riesgo
Para que la columna «Nivel de riesgo», aparezca con colores que te permitan identificar su clasificación, es necesario que sigas el siguiente procedimiento. Primero, ve a la segunda o tercera tabla y busca una celda que indique el grado «Tolerable».
Luego, dirígete a la pestaña de «Inicio» y da clic en el icono con un bote de pintura (color de relleno). En la lista que se desplegará, elige «Más colores» o «Más opciones» según tu versión de Excel.
Te aparecerá un recuadro como el de la imagen. Debes copiar el código hexadecimal y hacer clic en el botón de «Aceptar». Es importante que realices este paso, de lo contrario, el color no será el mismo que el de las tablas.
Después, selecciona toda la columna de «Nivel de riesgos». En la misma pestaña de «Inicio», da clic en «Formato condicional» y elige la opción «Nueva regla». Te aparecerá un recuadro, señala la casilla de «Si es verdadero, entonces se detiene».
Es fundamental que señales las opciones de «Resaltar celdas con», «Valor de la celda» y «Es igual a». En el siguiente recuadro, coloca el nombre que quieres que aparezca. En este caso, escribiremos «Tolerable».
Más abajo, personaliza el formato. Al dar clic en el icono de color de relleno, te aparecerá el color naranja que ya habías guardado, selecciónalo. Luego, haz clic en el botón de «Listo».
Repite el mismo procedimiento para las otras tres categorías de nivel de riesgo: guarda el color rojo y configura el formato condicional de «Alto»; guarda el color violeta y crea el formato condicional de «Aceptable»; por último, guarda el color azul y configura el formato condicional de «Bajo».
Finalmente, así quedará tu matriz de riesgos en Excel.
Con los colores destacados de esta manera, te será más sencillo detectar cuáles son los riesgos que necesitan una atención más urgente. Asimismo, podrás crear un plan para responder a los problemas que puedan presentarse.
Ejemplos de matriz de riesgos
1. Ejemplo de matriz de riesgos en empresa de tecnología
Piensa en una empresa de tecnología que está abordando un riesgo relacionado con la gestión de proyectos. Su matriz quedaría de esta forma:
Con esta tabla, se ha identificado y clasificado el riesgo de «Retraso en la entrega del proyecto», en la categoría de «Gestión de Proyectos». La puntuación de riesgo se calcula al multiplicar el impacto por la probabilidad, lo que resulta en una clasificación de «Alto Riesgo» con una puntuación de 16. Para ello, se propone una estrategia de mitigación que implica la reasignación de recursos para acelerar tareas críticas y se establece un disparador para notificar posibles retrasos. Después, la nueva calificación del riesgo se reduce a «Moderado Riesgo» con una puntuación de 10.
2. Ejemplo de matriz de riesgos en la industria de la construcción
Ahora veamos un ejemplo en otro sector que está relacionado con los accidentes laborales.
En este ejemplo, el riesgo identificado es un «Accidente laboral» en la industria de la construcción. La puntuación de riesgo se calcula como el producto del impacto (Alto) y la probabilidad (Moderada), lo que da como resultado una clasificación de «Alto Riesgo» con una puntuación de 27. Esto significa que existe una probabilidad moderada de que ocurran accidentes con un alto impacto en términos de seguridad y costos.
La estrategia de mitigación propuesta es la implementación de medidas de seguridad en el sitio de construcción, lo que incluiría capacitación, protocolos y equipo de seguridad. El disparador para activar estas medidas sería el reporte de incidentes de seguridad o violaciones a los protocolos existentes. Después de la mitigación, la calificación del riesgo se reduce a «Moderado Riesgo» con una puntuación de 18, lo que indica una mejora en la gestión de riesgos relacionados con la seguridad del espacio de trabajo.
3. Ejemplo de matriz de riesgos sobre ciberseguridad
En este ejemplo, esta herramienta se usa para disminuir la brecha de ciberseguridad.
El riesgo identificado es una «brecha de ciberseguridad» en la industria de la tecnología de la información. La puntuación de riesgo se calcula como el producto del impacto (Alto) y la probabilidad (Baja), lo que resulta en una clasificación de «Moderado Riesgo» con una puntuación de 7. Esto significa que, aunque el impacto de una brecha de ciberseguridad sería alto, la probabilidad de que ocurra es baja.
La estrategia de mitigación propuesta incluye la implementación de un robusto sistema de seguridad cibernética y la capacitación del personal. El disparador para activar estas medidas sería la detección de actividades sospechosas en la red. Después de la mitigación, la calificación del riesgo se reduce a «Bajo Riesgo» con una puntuación de 3, lo que indica una mejora significativa en la seguridad cibernética y una reducción en la probabilidad de una brecha de ciberseguridad.
Ahora ya sabes cómo implementar la matriz de riesgos. Mide el impacto de los imprevistos lo antes posible gracias a la gestión de riesgos y disminuye todo lo que afecte el rendimiento de tus proyectos.
Preguntas frecuentes acerca de la matriz de riesgos
A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:
Cómo se relaciona un plan de contingencia con la matriz de riesgos
Un plan de contingencia se basa en los resultados de la matriz de riesgos. Después de identificar y evaluar los riesgos en la matriz, se desarrollan estrategias de mitigación en caso de que los riesgos se materialicen. Por ejemplo, si un riesgo se clasifica como alto, se puede establecer un plan de contingencia detallado para manejar ese riesgo específico y reducir su impacto en la empresa.
Cómo se determina la probabilidad y el impacto de un riesgo en una matriz de riesgos
La probabilidad de un riesgo se determina evaluando la frecuencia con la que podría ocurrir un evento negativo. El impacto se determina evaluando las consecuencias que tendría ese evento en términos de costos, tiempo y otros recursos. Estos factores se clasifican en niveles (por ejemplo, alto, medio, bajo) y se combinan para asignar un nivel de riesgo a cada riesgo identificado.
Qué beneficios proporciona el uso de una matriz de riesgos en la gestión de proyectos
La matriz de riesgos proporciona una visión clara de los riesgos potenciales que podrían afectar al proyecto. Esto permite a los gestores de proyectos priorizar y gestionar estos riesgos de manera efectiva, lo que puede ayudar a evitar sorpresas durante la ejecución del proyecto y minimizar el impacto de los riesgos en los objetivos del proyecto.
