Al emprender un negocio, escucharás las experiencias de otros que ya han pasado por el camino que estás por arrancar. Raramente te hablarán de los aspectos menos espectaculares, aquellos que no entran en las anécdotas de las conferencias en las que comparten sus casos de éxito. Sin embargo, son de los más importantes. Nos referimos a los asuntos contables y de números, como es el caso del margen de utilidad de tu negocio.

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Calcularlo no es complicado. Una vez que entiendes de qué se trata, puedes crear una fórmula en una hoja de cálculo y solo necesitarás llenar casillas de ahí en adelante. Pero todo eso sucede hasta que dominas el término y localizas sus componentes.

Es decir, la ganancia que obtienes en tu negocio una vez que tomas en cuenta lo que implica la producción de lo que ofreces, desde la materia prima, los salarios de tus colaboradores, los gastos de distribución, hasta los impuestos y gastos fijos (como energía eléctrica, renta de bodega, etc.).

Así que no se trata solamente de vender un producto a un precio que te permita recuperar la inversión de producirlo, sino que además te permita solventar el costo de todo lo que está alrededor de él.

¿Por qué debes conocer el margen de utilidad?

Para que el negocio funcione óptimamente, debes enterarte de todo lo que sucede dentro de él. El margen de utilidad, además, es un dato muy importante porque refleja si hay ganancias con tu estrategia. Te permite comprender si los proveedores son los indicados para optimizar recursos, si hay algún gasto extra que puedas eliminar o que deba sustituirse por otro que justifique de mejor manera la inversión.

Al conocer el margen de utilidad responderás algunas preguntas clave, como:

  • ¿La venta que haces ayuda a pagar a todo el equipo?
  • ¿Existe alguna forma de reducir costos de producción sin sacrificar la calidad?
  • ¿Tienes en cuenta todo lo que debes pagar para que tu producto esté al alcance de los consumidores, o quizá olvidas un impuesto que ahora reduce el margen de ganancia?
  • ¿La estrategia que has creado para el marketing de tu oferta genera más beneficios que gastos?

Cuando es visible y claro tu margen de utilidad, tu negocio podrá ser más estratégico en sus decisiones, además de que contarás con un termómetro que mida realmente cómo va la operación en tu empresa. Si puedes planear mejor, los resultados tendrán que ser más eficientes, rápidos y constantes. 

Tipos de margen de utilidad

La utilidad representa ganancias, por lo tanto, es el reflejo de cuán sólida es una compañía. Es necesario que sepas que ese margen es el adecuado para el mercado en el que te mueves. Por eso también es importante conocer los tipos de margen de utilidad, pues sus datos te arrojan las ganancias en dos procesos diferentes y separados.

Básicamente tenemos dos tipos de margen de utilidad: el margen de utilidad bruta y el margen de utilidad neta. Se estima que un margen de utilidad neta del 10% es lo más equilibrado; si es más alto y supera el 20% ya se considera excelente, pero si es menor y ronda alrededor del 5% podría ser bajo. Sin embargo, depende del mercado e industria al que pertenece tu negocio.

Su fórmula es bastante sencilla:

Fórmula del margen de utilidad bruta

Este margen nos indica más los beneficios que está ganando tu negocio una vez que restas los costos directos vinculados a la venta de los productos o servicios que ofreces. Generalmente se expresa en un porcentaje y así sabes que tu empresa está obteniendo ganancias pese a sus gastos, si tenemos un margen de utilidad bruta mayor se indica que mejor será la operación de la empresa.

Su fórmula es la siguiente:

Fórmula del margen de utilidad neta

Mientras el margen de utilidad bruta se orienta hacia el beneficio, el margen de utilidad neta se enfoca en los ingresos netos o totales. También se le conoce como margen de beneficio, ya que compara los ingresos netos de una empresa con sus ventas totales; por lo tanto, te servirá para medir la rentabilidad de tu empresa.

Cuanto mayor sea este margen querrá decir que tu organización opera óptimamente y está obteniendo más ganancias que lo que gastas o inviertes para operar, lo cual permitirá que evolucione tu negocio.

Ahora que ya conoces las fórmulas necesarias para tener una idea clara y medible del margen de utilidad de tu producto o servicio, te vamos a compartir un ejemplo para que puedas verlo en todo su esplendor.

1. Conoce todos los costos que se relacionan con tu producto o servicio

Es importante que hagas una lista de lo que implica tu negocio, relacionado con la producción o al otorgar un servicio. Usemos como ejemplo algo simple, como la preparación de una hamburguesa de un restaurante que atiende a domicilio únicamente.
Imaginemos que la receta de la hamburguesa es esta:

  • 2 bollos de pan
  • 1 rebanada de tomate
  • 1 rebanada de cebolla
  • 1 rebanada de queso manchego
  • 1 hoja de lechuga
  • 3 rebanadas de pepinillos
  • 2 tiras de tocino
  • 1 porción de 200 g de carne molida
  • 1 porción de 150 g papas fritas
  • 1 porción de ketchup, 1 de mostaza, 1 de mayonesa

¿Se te antojó? Antes de planear dónde pedirás una (o si tienes lo necesario para prepararla), debes sacar el costo de cada ingrediente. Nosotros lo ejemplificaremos con dólares para que sea más sencillo. Por el momento no te preocupes si no es exacto o no corresponde con la inflación del momento. Lo que importa es tener números que nos sirvan de base. Supongamos que la hamburguesa se vende en 35 USD y debes gastar 8.50 USD en prepararla.

2. Agrega los costos que están ligados directa o indirectamente con la producción y entrega

Podrían ser los siguientes:

  • Sueldo de parrillero
  • Sueldo de repartidor
  • Gasolina de la motocicleta de repartidor
  • Empaque de la hamburguesa y servilletas

En total eso significa 19.00 USD. Al sumar los dos totales, el costo de tu hamburguesa con los procesos que se relacionan de manera directa o indirecta a su producción y venta es de 27.50 USD.

3. Calcula la utilidad bruta por producto

Sigamos la fórmula que ya te compartimos:

35.00 — 27.50 =  7.50 será la ganancia bruta que obtienes por cada hamburguesa.

Lo que significa que, en margen porcentual, representa:

7.50 / 35.00 x 100 = 21.4% de ganancia bruta por hamburguesa vendida.

4. Calcula la utilidad bruta durante un mes

Este dato te ayudará a sacar la cuenta de la utilidad neta con el resto de los gastos que debes hacer cada 30 días para que tu negocio funcione.

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Digamos que durante un mes se vendieron 350 hamburguesas. Es decir, que si cada una se vendió en 35 USD, se percibieron 12.250 USD. Pero si preparar una de ellas cuesta 27.50 USD, significa que en ese mes se invirtieron 9.625 USD para darles vida. Entonces:

12.250 — 9.625 = 2.625 fue la ganancia bruta de ese mes, que a su vez representa:

2.625 / 12.250 x 100 = 21.4% margen de ganancia bruta

Ya que tenemos los datos de la utilidad bruta, entonces es posible conocer la utilidad neta, que representa la ganancia real, porque se obtiene restando los demás gastos que se relacionan con el negocio en general.

5. Haz una relación de los gastos fijos y gastos variables 

Los gastos fijos son los que debes pagar mes a mes para que tu negocio funcione. Hablamos de recibos de energía eléctrica, agua, gas, renta de tu local. Y los variables son los que no son constantes, como un préstamo bancario (que puede durar un año y no necesitarás otro en los próximos cinco) o una reparación que tuviste que hacer por una lluvia copiosa. La lista podría quedar así:

  • Agua
  • Electricidad
  • Gas
  • Renta del local donde se prepara la hamburguesa
  • Impuestos
  • Mensualidad del préstamo con el que arrancó el negocio
  • Servicio de internet y línea telefónica
  • Comisión para uso de app de pedidos a domicilio

Y en nuestro ejemplo, esta relación suma un total de 200.00 USD en el mes.

6. Calcula la utilidad neta

2.625 — 200 = 2.425 es la utilidad neta de un mes en particular

Y si necesitas tener el margen porcentual de este dato, entonces:

2.625 — 200 / 12.250 x 100 = 19.8 %

El paso más importante, y el primero que tienes que dar, es el desglose de todos tus gastos. Es una de las razones por las que en los restaurantes se considera una buena práctica pesar los ingredientes y porciones de cada platillo, para que se reduzca la merma de producto y, por lo tanto, se cuide la inversión y las ganancias recibidas.

Lo mismo sucede cuando es momento de elegir un servicio de paquetería para la entrega de nuestras mercancías, el costo de un almacén o las herramientas que utilizamos para que nuestro sitio web funcione y nuestros visitantes obtengan una buena experiencia.
 
Una forma de mantener el paso en el seguimiento de tu margen de utilidad es con una aplicación que tienes a la mano: Excel. ¿Quieres ver un ejemplo? 

Cómo calcular el margen de utilidad en Excel

1. Crea una nueva hoja en Excel en la que usarás las siguientes columnas: «Ingresos», «Costo de producción», «Ganancia» y «Margen de ganancia».

Cómo calcular la utilidad neta en Excel

2. En la columna de ingresos, introduce el precio al que ofreces tu producto o servicio. Si seguimos con el ejemplo anterior de la hamburguesa, sería 35.00 USD.

Cómo calcular la utilidad neta en Excel

3. Es turno del costo de producción que, como ya mencionamos con la hamburguesa, es de 27.50 USD.

Costo de producción: cómo calcularlo

4. Para determinar la utilidad bruta, que se actualizará en la columna «Ganancia», deberás introducir una fórmula que haga el cálculo de manera automática, al restar el dato que ingresaste en la columna «Costo de producción» al dato de la columna de Ingresos. En este caso, debe ser: =B2-C2

Margen de utilidad: cómo calcularlo

5. Para calcular el margen de ganancia o utilidad, es decir el porcentaje, debemos convertir la fórmula que ya mencionamos más arriba en una para Excel, de esta manera: D2/B2*100

Cómo sacar la utilidad bruta

Si deseas llevar un mejor control de tu margen de utilidad, te recomendamos que tengas una hoja de Excel con los costos desglosados (de cada ingrediente y porción que necesita la hamburguesa para cocinarse, por ejemplo), para que tengas oportunidad de actualizarlos cada vez que hagas cambios en el menú, elimines ingredientes o se modifiquen los precios de tus proveedores. 

Puedes mantener un control de tus ganancias de manera diaria, con un registro de cada producto o servicio vendido y entregado por jornada, que después se irá acumulando en otra lista con los datos por mes, luego trimestral y luego de manera anual. Así tendrás a tu disposición distintos horizontes que te permitirán comparar números por días de la semana, temporadas o años completos.

Para calcular el margen de utilidad neta ahora es necesario tener el margen de utilidad del mes completo.

6. Seguimos con el ejemplo de las hamburguesas: es muy sencillo hacerlo en Excel si agregas una columna con el número de hamburguesas vendidas por día y añades una fórmula a la columna de ingresos. Así se calcularán automáticamente las ventas al final del día y el resto de las columnas modificará los números conforme tu registro.

La nueva fórmula sería: =B2*35, donde B2 corresponde a la cantidad de hamburguesas vendidas y el 35 al ingreso que cada una significa (antes de saber el margen de utilidad bruta):

Cómo calcular la utilidad bruta

Copia la fórmula hacia abajo y listo. Para tener los totales de cada rubro, elige la fórmula de sumar y selecciona todas las casillas que corresponden al mismo dato del mismo periodo:

Cómo calcular el margen de utilidad bruta en Excel

Recuerda: en la columna para el margen de utilidad (el que se refiere al porcentaje) no necesitas sumar todas las casillas de su rubro, sino únicamente copiar la fórmula para que se aplique al total de Ingresos en el mes y el total de la columna de ganancias:

Cómo obtener la utilidad bruta y neta en Excel

7. En otra hoja de Excel, dentro del mismo archivo que ya tienes, crea las columnas por mes: «Gastos Fijos» (agua, gas, energía eléctrica, renta, etc.), «Gastos Variables» (tus préstamos, reparaciones que son esporádicas, etc.), «Total de Gastos» (para que ingreses una fórmula que sume las dos columnas anteriores), «Ganancia» (que se alimenta con la de «Ganancia» de la hoja dedicada a la utilidad bruta), «Utilidad neta» y «Margen de utilidad neta»:

Pasos para obtener el margen de utilidad bruta y netaPara que los datos de esta nueva columna de Ganancia se actualicen automáticamente cuando se calcule la utilidad bruta en la otra hoja, únicamente debes darle la orden a Excel, como si se tratara de una fórmula, de que tome el dato de la casilla original: abre con signo de igual, selecciona la casilla donde aparece el total de ganancia del mes y haz clic en «Enter».

Cómo obtener el margen de utilidad neta

8. Para que se calcule la utilidad neta, crea la fórmula correspondiente en su casilla, con la misma lógica que hemos aplicado a las anteriores:

Sacar la utilidad neta con Excel

9. Al usar la fórmula de la que ya hablamos arriba, entonces:

Uso de la fórmula de utilidad neta

10. Finalmente, escribimos la fórmula que corresponde al margen porcentual de utilidad neta, que necesitará los datos que ya tenemos en la tabla: =Utilidad neta de abril/Ingresos Total de Hamburguesas Vendidas en el Mes (que está en la primera hoja) x 100.

Obtén el margen de utilidad neta: ventas en el mes

Ya tienes todo para empezar a registrar el margen de utilidad de tu negocio. Esta parte no es la más divertida de un emprendimiento, lo sabemos; sin embargo, es una de las más importantes. Si sabes cuánta utilidad te generan tus ventas podrás tomar las mejores decisiones para el futuro de tu proyecto.

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Publicado originalmente en junio 3 2021, actualizado junio 03 2021

Topics:

Emprendimiento