Desarrolla tu mapa de gestión de riesgos en 4 pasos

Aunque un negocio marche a la perfección, siempre habrá factores de riesgo o circunstancias contextuales que afecten su operación. Por ello la gestión de riesgos en una empresa se convierte en un aspecto fundamental que debes trabajar y alinear con los objetivos estratégicos de tu organización.

La gestión de riesgos implica un análisis, objetivos, una planeación, una documentación y depuración de todos los elementos. Este proceso te permitirá obtener una política particular de control de riesgos. Toda compañía debe asumir riesgos para crecer; planear estratégicamente te permitirá gestionar esos riesgos para evitarlos, minimizar sus efectos o, en el mejor de los casos, utilizarlos a favor para convertirlos en oportunidades.

Una de las herramientas más versátiles y funcionales para verificar los entornos de riesgo y tomar acciones al respecto es el mapa de riesgos empresarial. Pero ¿qué es un mapa de riesgos? Te lo contestamos a continuación.

Con él de una manera muy sencilla y visual, gracias a la proyección de calor, se tiene un panorama de las amenazas dentro de una organización; sea para un equipo de trabajo, un departamento, un área o en general para una empresa.

Contar con un mapa de riesgos en una empresa facilitará que seas estratégico: con él podrás analizar, visualizar y prever situaciones de riesgo; así podrás anticiparte, prepararte y tener una mejor toma de decisiones ante cualquier amenaza.

Cuando implementas esta herramienta dentro de tu gestión de riesgos estás añadiendo valor a la operación de tu empresa, además de que optimizas el uso de recursos tecnológicos y humanos gracias al control de riesgos. Con ello ahorrarás tiempo e inversiones en este rubro y evitarás pérdidas por alguna amenaza que pudiera impactar en tu organización. 

Asimismo, hay otras razones por las que te conviene tener un mapa de gestión de riesgos que enumeramos a continuación:

• Te permite continuar con tu plan de negocios y las estrategias planteadas para la compañía: al evitar que un riesgo escale a niveles que terminen por arrastrar la operación de tu compañía, podrás continuar sin problema con el trabajo en tu empresa.
• Te brinda un panorama visual o gráfico de los entornos de riesgo: con él podrás generar una documentación, política o cultura de control de riesgos, y definir acciones estratégicas para la gestión de amenazas.
• Te permite manejar variables de probabilidad y de impacto cuantitativo y cualitativo: a partir de este manejo podrás realizas un mapa de calor que te indicará el nivel de riesgo que puede tolerar la organización y los límites para mantener el control. 

Para este último punto te puede servir nuestra plantilla de análisis de riesgos, con la cual puedes categorizar los riesgos, calificarlos y darles una respuesta.

Símbolos de mapa de riesgos de una empresa

Los símbolos de mapa de riesgos son una herramienta visual utilizada por las empresas para identificar y evaluar los riesgos asociados con sus actividades comerciales. Estos son un componente clave de cualquier programa de gestión de riesgos eficaz, pues ayudan a las organizaciones a entender y comunicar los riesgos de manera clara y concisa.

Los símbolos de un mapa de riesgos pueden variar de una empresa a otra, pero generalmente se dividen en tres categorías:

• Peligrosos. Se refieren a las fuentes de riesgo, como la exposición a productos químicos tóxicos o las condiciones peligrosas en el lugar de trabajo.
• Consecuencias. Aluden a los posibles resultados de un riesgo, como lesiones, daños a la propiedad o impactos ambientales.
• Medidas de mitigación. Son las acciones que se pueden tomar para minimizar o eliminar el riesgo, como el uso de equipos de protección ambiental o la implementación de controles de ingeniería.

Estos símbolos pueden ser simples o complejos, dependiendo de la naturaleza y la magnitud de los riesgos que se están evaluando. Algunas empresas utilizan de tipo estándar, que han sido desarrollados por organizaciones internacionales de normalización, mientras que otras pueden crear los propios para reflejar los riesgos específicos que enfrentan.

Es importante que los símbolos del mapa de riesgos deben ser claros y fáciles de entender para todos los empleados de la empresa. También es fundamental que se actualicen regularmente para reflejar los cambios en las actividades comerciales y los nuevos riesgos que surjan con el tiempo.

1. Identifica los riesgos de tu empresa

Una vez elegida la persona o equipo, se definirá qué es un riesgo. Ya sea que tú, alguien más o un equipo estén a cargo de la creación del mapa, deberán recordar que una amenaza debe ser algo que, en caso de que pase, realmente afectaría o impactaría la operación esencial de la empresa. 

Si ya cuentas con una política de control de riesgos seguramente en dicha documentación tienes bien definido qué es un riesgo; de no ser así, piensa en los aspectos más importantes para tu empresa y en qué puede afectarla obstruyendo su curso natural. Del mismo modo considera todos los elementos que puedan conducir a pérdidas económicas. 

Un riesgo es algo complejo que no tiene una solución inmediata, su impacto será significativo para los objetivos de la empresa; obstaculiza un proceso y tiene un grado de incertidumbre o probabilidad (porque tal vez no pase) y un potencial amenazante para la empresa. 

2. Evalúalos

Una vez que has identificado los riesgos, tú o las personas encargadas del proceso deberán hacer una evaluación de ellos, tanto cuantitativamente (es decir, con un número o una cifra) como cualitativamente (que afecta propiedades o valores que pueden ser más relativos y que no son medibles).

En este punto puede servir realizar un análisis DAFO o FODA (fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades); en caso de que ya tengas uno, revísalo para nutrir tu mapa de riesgos.

Para determinar el nivel de riesgo evalúa la probabilidad del suceso, es decir, qué tan probable es que ocurra y analiza el nivel del impacto cuantitativo que tendría. Con esas dos variables, multiplica el impacto por la probabilidad y ese será el nivel del riesgo que considerarás. En otras palabras, a mayor impacto y probabilidad, mayor nivel del riesgo.

3. Realiza la proyección gráfica de riesgos

Con toda la información anterior ya puede hacerse una representación visual o gráfica de los entornos de amenaza; esto en sí será tu mapa de riesgos empresarial. 

En una columna vertical tú o las personas a cargo indicarán la probabilidad de que suceda (poco posible, posible, muy posible) y una horizontal que mostrará el impacto (bajo, medio, crítico).

La persona encargada de la realización del mapa es quien establece los niveles que crea convenientes; pueden ser más o menos, por ejemplo: improbable, ocasional, moderado, constante; o para el impacto: insignificante, menor, mayor, crítico o catastrófico. 

Esto te va a generar un mapa de calor que puedes marcar con colores. Por ejemplo, verde si está en los cuadrantes poco posible-impacto bajo, posible-impacto bajo, poco posible-impacto medio; en amarillo, si es muy posible-impacto bajo, posible-impacto medio, poco posible-impacto crítico; y rojo para posible-impacto crítico, muy posible-impacto medio, muy posible-impacto crítico.

En los cuadrantes agrega números que representen un riesgo en particular y explica adicionalmente de forma más detallada en un apartado escrito.

También puedes agregar anotaciones dentro del mapa. Allí  establecerás las acciones o toma de decisiones para cada riesgo. De forma complementaria, o en vez de esta estrategia, puedes abundar más fuera del gráfico.

4. Implementa los controles de riesgos

Cuando ya tienes tu mapa de riesgos, representa gráficamente de una forma sencilla y clara los riesgos, su nivel, dónde se ubican y cuáles serán las acciones. Viene la etapa de implementación de control de riesgos, es decir, planear: quiénes atenderán lo que nos indica el mapa, cuáles serán acciones concretas y cómo se harán. También establece quién realizará el monitoreo y los mecanismos para verificar que el riesgo ya no está o que ya hay un control, en caso de que ocurra esa amenaza. 

Toma de decisiones a través de la gestión de riesgos en una empresa

Con el panorama que nos ofrece un mapa de riesgos la toma de decisiones se aclara y acelera. En general, ante un riesgo hay diferentes formas de actuar o de abordarlo. Cada organización determina la mejor forma de resolverlo o de estar preparada con un plan de contingencias. 

En tu mapa de riesgos para empresas puedes agregar en una sola palabra qué harás con ese riesgo específico; de esta palabra se derivarán acciones y estrategias para su gestión, por ejemplo:

• Evitar: hay amenazas que sí o sí tienen que evitarse porque sus impactos pueden ser significativos. Entonces las acciones tienen que orientarse a que ese riesgo no pase.
• Asumir: cuando se trata de riesgos de bajo impacto se asume o se acepta; por lo tanto no se hace nada al respecto, pero se tiene en consideración y se registra para evitar que escale a un grado de impacto mayor.
• Transferir: esta decisión traslada el impacto a un tercero o para que un tercero sea quien gestione la amenaza. Esto se entiende como un riesgo que otra entidad o persona pueden evitar, asumir o minimizar, porque tienen la experiencia o capacidad para hacerlo. 
• Minimizar: aquí lo que buscas es mitigar los impactos o bajar de nivel de probabilidad. Las acciones estratégicas se orientarán para que un rojo o amarillo quede en verde.
• Explotar: si se ha identificado un riesgo y en el análisis se ve la opción de convertirlo en una oportunidad, hay que generar las acciones para que suceda.
• Escalar: en caso de que el responsable de hacer el mapa de riesgos no tenga la facultad de tomar una decisión, deberá escalar de nivel, es decir, puntualizar la amenaza para que un directivo retome la gestión.

A continuación, te dejamos algunos ejemplos de mapas de riesgo que te facilitarán la creación del tuyo.

1. Mapa de riesgo de una empresa de impresión

Una empresa que se dedica a la impresión realizó este mapa de riesgos en un contexto específico. Es año electoral en su país, así que su moneda puede variar dependiendo de cómo se lleve a cabo el proceso electoral. Ha realizado impresiones para un partido político en particular y hay una nueva ley pendiente sobre impuestos al papel, que es una de sus materias primas principales.

Riesgo 1. Es muy probable que lo vinculen con el partido político que ha trabajado y si pierde la elección, el partido que gane no le dará trabajo de impresión. El impacto es medio porque tiene otros clientes. La toma de decisión es evitar esto, así que las acciones son establecer una comunicación que informe que el negocio no tiene una filiación política.

Riesgo 2. La moneda puede fluctuar, pero es algo temporal que regularmente pasa en cada elección. La toma de decisiones es no generar una acción y asumir el riesgo.

Riesgo 3. El impuesto al papel puede afectar el negocio. Toma de decisión: ver oportunidades, por un lado anticipar compras de materia prima; por el otro, empezar a llevar el sector del negocio hacia alternativas digitales.

2. Mapa de riesgo de una compañía financiera

En este ejemplo tenemos a una compañía del sector financiero que ha probado un nuevo producto: créditos para jubilados. Es un sector que no es su fuerte, pero quiere explorar la posibilidad de entrar en ese mercado. Además se ha dado una oleada de ataques cibernéticos a compañías competidoras en este sector.

Riesgo 1. El nuevo producto lanzado podría no cumplir la meta. Es poco probable porque ha avanzado bien, pero en caso de que pase el impacto es bajo, entonces la decisión es aceptar el riesgo.

Riesgo 2. Los ataques cibernéticos podrían poner en riesgo toda la operación de la empresa, por eso el 2 lo ubica en impacto medio, pero casi pasando a crítico. Al estar en rojo quiere decir que las acciones deben ser inmediatas. Saben que la amenaza pasará, pero hay que minimizarla con protección cibernética extra, programando más candados.

3. Mapa de riesgo de una fábrica automotriz

En este caso tenemos una planta de autopartes que identificó un riesgo porque tiene mucha producción en puerta. Lo que necesita es mano de obra, pero tiene un peligro de que esos trabajadores no cuenten con un perfil de compromiso y abandonen sus labores. 

Riesgo: La falta de compromiso se encuentra con un nivel de probabilidad media porque estas líneas de producción suelen tener rotación de personal periódica. Por ello el impacto está casi ubicado entre impacto medio y crítico. La decisión que se plantea es transferir las vacantes a una empresa especializada en reclutamiento, que le garantice cierto número de trabajadores que puedan permanecer por lo menos seis meses para la temporada alta. 

4. Análisis de riesgo de un hotel

El turismo es una actividad económica importante en muchas partes del mundo, especialmente en zonas costeras donde los hoteles en la playa son una fuente de ingresos significativa para las comunidades locales. Sin embargo, estas áreas también están expuestas a una serie de riesgos naturales, como huracanes, que pueden afectar la seguridad de los huéspedes, el personal y la propiedad.

En este análisis de riesgo realizado con nuestras plantillas se evalúa el riesgo potencial para un hotel en la playa que se enfrenta a un huracán en temporada vacacional. Se consideran factores como el impacto potencial, la probabilidad de que ocurra y el plan de mitigación propuesto para reducir los riesgos asociados con la ocurrencia de este fenómeno natural.

El plan de mitigación propuesto debe implementarse para reducir el riesgo a un nivel manejable y proteger la seguridad de los huéspedes, el personal y la propiedad.

5. Análisis de riesgo de un asilo de ancianos

Los asilos de ancianos son lugares en los que las personas mayores pueden recibir atención y cuidados específicos, que les permiten llevar una vida digna y confortable. Sin embargo, estos centros también pueden enfrentarse a una serie de riesgos que deben ser identificados y evaluados para prevenir o minimizar posibles incidentes.

Por ello, es importante llevar a cabo un análisis de riesgo exhaustivo, que permita a los administradores y cuidadores del asilo tomar medidas preventivas para garantizar la seguridad y el bienestar de los residentes.

En este ejemplo de análisis de riesgos, exploramos algunos de los riesgos más comunes que pueden afectar un asilo de ancianos, así como las clasificaciones, puntuaciones y planes de mitigación para reducirlos.

Ahora que ya conoces los elementos de una plantilla de mapa de riesgos y has visto varios ejemplos, puedes comenzar a trabajar en el tuyo y blindar a tu compañía de las contingencias y contratiempos a los que está expuesta.

Asimismo, conoce qué es una matriz de riesgos y cómo puede ayudarte.