8 claves para una gestión de equipos exitosa

Uno de los factores más importantes que miles de personas consideran a la hora de elegir una opción de trabajo es el clima laboral. En España, por ejemplo, el 47 % de los profesionales eligen dónde trabajarán en función de este factor. De entre las cosas que son tenidas en cuenta se encuentran la carga de trabajo, la disposición para trabajar en conjunto y, sobre todo, el liderazgo dentro de los equipos de trabajo. Al final, todos queremos colaborar con personas con quienes podamos trabajar.

Entonces, ¿cómo lograr tener equipos de trabajo que funcionen adecuadamente? La respuesta está en tener una buena gestión de equipos.

En este artículo hablaremos de las acciones que pueden implementarse en un espacio de trabajo para optimizar la administración del personal, así como sobre la importancia de contar con un buen liderazgo y gestión de equipos.

Naturalmente, esta definición contempla la existencia de malas y buenas formas de gestión de equipos de trabajo. Cuando un grupo no realiza sus funciones, no tiene una buena dinámica de colaboración o carece de una organización interna, podemos saber que ha sido mal gestionado.

Por el contrario, una gestión de equipos óptima considera a todos los colaboradores por igual, los escucha y atiende sus necesidades. De esta manera, todos crecen y el espacio de trabajo se convierte en un lugar lleno de compañerismo y productividad, de la mano de buenas prácticas. 

Importancia de una buena gestión de equipos 

La gestión de equipos es importante por las siguientes razones: 

• Facilita la resolución de problemas a través de un mejor razonamiento e implementando tácticas de negociación. 
• Fomenta la comunicación entre los equipos y los líderes, en la que se comparten diferentes puntos de vista, sin necesidad de entrar en conflictos.
• Reconoce la importancia de todos los jugadores, ya que comprende que el punto de vista de cada uno de miembros es relevante y único.
• Alinea a todo el equipo con los objetivos de la empresa para promover el crecimiento de todos: nadie se queda atrás. 
• Brinda una visión completa de las habilidades y necesidades de cada miembro del equipo, impulsando nuevos retos y reconociendo las fortalezas de cada elemento.

Pero ¿cómo se puede llevar a cabo esta gestión de forma exitosa?

Liderazgo y gestión de equipos

Una buena gestión de equipos siempre debe llevarse a cabo por un profesional con habilidades de liderazgo. Esto se debe a que no cualquiera puede comprender las necesidades de un equipo, servir como intermediario con los directivos de la empresa y controlar las actividades de un grupo mientras realiza otras funciones. 

Es por ello que los líderes de departamento o de proyectos, así como los gerentes y responsables de área, son el personal indicado para realizar una buena gestión de equipos. Y son ellos quienes siempre deben mejorar su técnicas de liderazgo y atender a las particularidades de sus grupos.

Si no cuentas con una figura de liderazgo en tu empresa, es momento de que evalúes delegar esta responsabilidad a algunos miembro de tu plantilla. Incluso si ya cuentas con líderes para tu equipo de trabajo o equipos autodirigidos, es deseable que evalúes su desempeño y que te esfuerces por perfeccionar sus capacidades de gestión y liderazgo.

Revisemos algunas de las habilidades que todo líder debe poseer para realizar una óptima gestión del talento dentro de una organización.

Habilidades para la gestión de equipos

Comunicación asertiva

Saber comunicar ideas es una de las habilidades que todo líder debe poseer. Sin ella, lo más seguro es que existan malos entendidos o que los empleados no realicen de forma adecuada sus tareas.

Los líderes con buenas habilidades de comunicación y que son asertivos pueden canalizar mejor las necesidades de su equipo de trabajo a los niveles empresariales más altos, mejorar sus condiciones de trabajo y atender a las áreas de oportunidad de la compañía.

Pensamiento estratégico

Otra habilidad fundamental para la gestión de equipos es el pensamiento estratégico, ya que un enfoque de este tipo permite explotar las fortalezas de cada miembro del equipo para ofrecer un buen resultado.

Al final, la gestión de equipos implica la gestión de recursos y la de talentos. Establecer estrategias de liderazgo es más sencillo cuando comprendes las particularidades de tu equipo. Recuerda que si no conoces tu destino, no puedes llegar muy lejos. 

Capacidad para la toma de decisiones

Una de las funciones básicas de un líder empresarial es tomar decisiones. En última instancia, su papel consiste en identificar oportunidades y elegir el mejor camino para dirigir los esfuerzos y hacer un equipo colaborativo.

Esta capacidad requiere tener una buena intuición, ser oportuno y saber evaluar riesgos. De lo contrario, el líder podría dirigir a su equipo a un callejón sin salida o a una mala ejecución de sus actividades.

Inteligencia emocional

Empatía y resiliencia son cualidades psicoemocionales con las que todo líder debe contar para gestionar adecuadamente a sus equipos. Sin empatía será imposible que comprenda a sus colaboradores; esto puede derivar en conflictos dentro del espacio laboral.

Un líder sin resiliencia está condenado a vivir en el pasado cuando un proyecto o una decisión no tiene el resultado esperado. Para evitar este inconveniente, un líder siempre debe actuar productivamente y levantarse tras un tropiezo.

Facilidad de negociación

La negociación no solo es una herramienta con la que tienen que trabajar día a día los representantes de ventas. Por el contrario, los líderes de equipo deben negociar todo el tiempo con su personal y con sus superiores.

Un buen líder debe convencer a su equipo de trabajar horas extra cuando es necesario, de colaborar con otros departamentos o de hacerse responsable de un proyecto, ofreciendo a cambio oportunidades de crecimiento o el desarrollo de nuevas habilidades. Asimismo, el líder debe ser capaz de negociar con sus superiores en favor de su equipo de trabajo, ya sea porque ha habido un retraso o porque un proyecto necesite más presupuesto. 

Competencias para la resolución de conflictos

Una empresa donde no existan conflictos es un sueño. No porque sea algo ideal, sino porque es algo imposible. Al final del día, las compañías están conformadas por personas y ofrecen soluciones para las personas. Por ello, los conflictos humanos son inevitables, ya sea entre trabajadores, con los clientes o con los superiores.

No obstante, un líder sí puede tener el control respecto a la forma en que se desescalan estas situaciones y en el modo en que se puede asegurar un buen ambiente de trabajo. Esto solo es posible mediante el uso de habilidades para la resolución de conflictos.

Apertura al cambio 

En este momento podrías pensar: «Yo he gestionado equipos desde hace mucho tiempo», pero ¿lo has hecho correctamente? La idea no es cambiar radicalmente la forma en que haces las cosas, pero sí vale la pena que te detengas y analices cómo lo has hecho hasta ahora. Puedes preguntarte lo siguiente: 

• ¿Mi equipo de trabajo es feliz? 
• ¿Se sienten cómodos con mi forma de liderar? 
• ¿Entregan resultados en tiempo y forma? 
• ¿Qué tan presionados se encuentran? 
• ¿Les he proporcionado los recursos necesarios? 

Nunca es mala idea hacer una introspección de cómo has liderado a tu equipo. Seguramente encontrarás algunas áreas de oportunidad que podrás explotar para ejercer una mejor gestión de equipos. 

1. Apoya, no solo des órdenes

Cuando escuchamos la palabra «líder», lo primero que viene a nuestras mentes es una persona a la que todos siguen y que les dice a los otros lo que deben hacer. Técnicamente eso es correcto, pero hay una frase popular que dice «en el pedir está el dar», y para lograr una gestión de equipos efectiva, el líder debe sugerir, recomendar, aportar y escuchar lo que su equipo quiere decir. 

Para hacer un cambio en tu gestión de equipos, acércate a tus colaboradores y conoce sus necesidades (personales y profesionales). Después, considera qué acciones son las adecuadas para que ellos ejecuten más fácilmente sus actividades cotidianas. 

2. Aprende con tu equipo 

Es fácil asumir que, si alguien es el líder, entonces tiene todas las respuestas; sin embargo, no es así (y eso no tiene nada de malo). Un buen líder debe estar abierto al aprendizaje continuo y debe mantener la mente abierta cuando un miembro de su equipo aporte respuestas o soluciones. Para tener un crecimiento efectivo, lo mejor es aprender unos de otros en sintonía. 

Tu equipo tiene mucho qué aprender de ti, pero tú también puedes recibir lecciones valiosas de ellos. Por eso, para realizar una buena gestión de equipos resulta idóneo implementar una comunicación abierta y constante en la que todos contribuyan con ideas que mejoren su día a día. 

De igual forma, es esencial ayudar a tu equipo a mantenerse actualizado con las tendencias más importantes relacionadas con su industria y con las actividades que desarrollan. De esta manera, sabrán que estás dispuesto a verlos crecer y que los apoyas para lograrlo. 

3. Establece un buen clima laboral 

Claro está: este es un trabajo de todos, pero si deseas que tu gestión de equipos sea exitosa, debes facilitar un espacio de trabajo sano, equitativo y agradable. Y el primer paso para hacerlo es eliminar todas las barreras que existan entre tu equipo y tú. Un espacio laboral transparente es aquel que fomenta la sinceridad y honestidad entre los involucrados y está abierto a escuchar y aceptar lo que los demás opinen. 

Cuando alguien no está del todo cómodo en su lugar de trabajo, no aporta ideas, no genera soluciones y no formula preguntas. Esto se debe a que no tiene la seguridad para hacerlo; quizá considera que sus ideas e iniciativas no se tendrán en cuenta. 

La transparencia en tu gestión de equipos funciona precisamente para mantener las cosas claras y dar la certeza a tus colaboradores de que sus propuestas serán escuchadas. Además, esto contribuye a crear un sentido de pertenencia y a hacer que cada individuo se sienta respetado. 

Como líder deberás actuar oportunamente en la resolución de conflictos y siempre promover un ambiente sano, libre de discriminación y violencia, en el que tus empleados se sientan felices de trabajar. El 97 % de los trabajadores piensan que es posible encontrar la felicidad en su trabajo; demuéstrales que sí. 

4. Proporciona los recursos necesarios 

Una buena gestión de equipos requiere saber cuáles son las herramientas que puedes implementar para que los colaboradores alcancen fácilmente sus metas. Muchas veces los equipos, por más que deseen avanzar, están limitados tecnológicamente. Como líder de un equipo debes asegurarte de saber qué necesitan. Esto puede ir desde requerimientos básicos como papelería, equipo de cómputo o banda ancha, hasta software especializado para cubrir actividades específicas. 

Te recomendamos elaborar una lista de los recursos que son necesarios y priorizarlos. Tal vez tu empresa no tenga la posibilidad de adquirir o implementar todos a la vez, pero con una buena gestión puedes dar pequeños pasos que resulten efectivos para tus colaboradores. 

Esto también incluye el acceso a herramientas, documentos o recursos educativos. Por ejemplo, puedes ofrecerles cursos para perfeccionarse en marketing, certificaciones en ventas o actualizaciones en materia tecnológica que los empodere y sean capaces de enfrentar retos. Asegúrate de que las personas accedan y utilicen todo el potencial de los recursos que posee la empresa. 

5. Respeta los objetivos de tu equipo

En cualquier área de trabajo deben existir objetivos, pues estos dan la pauta de hacia dónde dirigirte y cómo hacerlo. Aun así, es común que los gerentes o líderes de equipo, por sus múltiples ocupaciones, se desvíen de ellos. Esto es un grave error, pues tu equipo necesita una dirección clara. 

Uno de los puntos esenciales en la gestión de equipos es alcanzar las metas. Pero si como líder no estás del todo pendiente de las actividades que realizan tus colaboradores, no sabrás si las tareas se cumplieron. Concéntrate en los objetivos a corto, mediano y largo plazo, y asegúrate de que todos los conozcan y comprendan.

Lo que suele fallar muchas veces en la gestión de equipos es que no todos tienen 100 % claro lo que deben cumplir. Para lograrlo, utiliza las herramientas tecnológicas de las que dispones para gestionar las metas y actividades diarias, semanales, mensuales e incluso anuales. No importa si hablamos de un sistema de CRM o de un calendario personal. Mantener los objetivos organizados y claros es un punto básico para llevar una gestión de equipos adecuada. 

6. Delega sabiamente 

Es común que, como líder, comiences a delegar responsabilidades a tus empleados en función de sus habilidades y experiencia. Y aunque cada miembro del equipo debería tener una carga de trabajo equitativa, puede que tengas problemas para hacerlo de forma justa, lo que ocasiona que algunos de tus empleados se sientan muy presionados. 

En México, por ejemplo, al menos 6 de cada 10 empleados han padecido estrés por largas jornadas, liderazgos inadecuados y sobrecarga de trabajo. Aunque creas que tu forma de delegar responsabilidades es la correcta, debes asegurarte de que cada empleado se sienta cómodo y sea capaz de cumplir con sus encomiendas. 

Una mala asignación de labores puede agotar a tus colaboradores. Para evitar esto, haz una descripción general de las tareas y establece fechas límite. En caso de que alguno de tus empleados sienta una mayor presión, procura ofrecer soluciones o alternativas. Tal vez puedas ajustar los tiempos de entrega un par de días para que puedan concluir sus actividades o quizá requieras conversar con otros colaboradores para comparar ideas. 

7. Mide los resultados de tu equipo 

Una buena gestión de equipos se percibe, pero un liderazgo exitoso no debe realizar suposiciones. Para saber si tu estrategia de liderazgo y de gestión de equipos está funcionando es mejor evaluar el cumplimiento de los objetivos establecidos y otros indicadores que te darán información valiosa sobre tu organización.

Hay indicadores que te pueden dar un panorama muy claro de si los cambios en tu gestión de equipos están aumentando la productividad. Puedes medir los resultados de las campañas de marketing, KPI para ventas, desempeño de SEO, entre otras.

Pero la tarea no acaba aquí. Una vez que hayas obtenido tus mediciones será momento de utilizarlas para optimizar tus estrategias y encontrar aquellas áreas de oportunidad que requieren tu atención. Recuerda que los equipos de trabajo y las personas están en constante cambio, por lo que una misma estrategia no será la fórmula ideal para todos los escenarios de trabajo. 

8. Valora el clima organizacional

De forma complementaria a las mediciones que realices en el plano operativo, es deseable que también tengas en cuenta la percepción de tus colaboradores sobre tu liderazgo, sus compañeros y el ambiente en el que trabajan.

Algunos de los aspectos que puedes medir pueden ser los indicadores de recursos humanos y otras herramientas que permitan establecer:

• Bienestar de tus empleados 
• Nivel de motivación
• Compromiso con la empresa
• Nivel de reconocimiento al empleado
• Satisfacción laboral

Estas valoraciones te pueden dar una vista más específica sobre si las acciones emprendidas hasta ahora han sido efectivas y si todos genuinamente trabajan en armonía. 

Cómo gestionar equipos virtuales

El listado anterior ofrece un panorama general de las tareas que debe realizar todo líder para mantener un buen nivel de trabajo y gestionar adecuadamente a su equipo. Pero algo que debemos reconocer es que cada empresa es un mundo y, por tanto, cada dinámica laboral requiere diferentes medidas que aseguren una buena gestión.

Esto es especialmente cierto cuando hablamos de algunos formatos de trabajo menos tradicionales, como el trabajo remoto, híbrido o virtual. Estas dinámicas exigen que las y los líderes posean habilidades adicionales y que puedan responder a situaciones completamente distintas. Veamos algunas de las tareas que un buen líder de equipo virtual debe realizar.

Planifica en detalle

Uno de los peores enemigos de la gestión de equipos virtuales es la falta de planificación. Si bien los líderes siempre deben delegar responsabilidades a sus trabajadores, ya sea que estén en formato presencial o no, lo cierto es que al estar en un oficina es mucho más fácil monitorear el desempeño y evaluar los tiempos de entrega.

Pero cuando se trabaja de forma remota es posible que pierdas de vista algunas tareas y no les des el seguimiento necesario. Esto puede entorpecer tu trabajo, retrasar entregas y dificultar la sincronización.

Una buena estrategia de planificación consiste en aprovechar recursos computacionales y de software para mantener el control de tus actividades, delegar tareas y, sobre todo, monitorear el trabajo. Herramientas como los CRM pueden hacer de esto algo realmente sencillo, pero también puedes utilizar programas como Airtable, Google Calendars o Slack para crear controles de entregas y detallar tiempos.

Gestiona tiempos

Una de las grandes ventajas de los formatos de trabajo remotos es que generalmente los empleados tienen la libertad de trabajar desde donde quieran y de sumarse a una empresa desde cualquier lugar. Pero no solo hablamos de los espacios en sus casas, sino de la capacidad que tienen para trabajar desde el otro lado del país o en territorios extranjeros.

A pesar de que esto puede ser una ventaja a primera vista, implica algunas consideraciones para la coordinación y gestión de tareas. Por ejemplo, si tu empresa está en Chile y tienes empleados en España, existirá una limitación horaria para reunirse, trabajar en equipo o conectarse a sesiones de actualización. 

Una buena gestión de equipos virtuales debe armonizar agendas y encontrar un momento ideal para todos los miembros, que asegure el equilibrio entre su vida personal y laboral. 

Optimiza la comunicación

Una de las grandes fronteras del trabajo virtual es la comunicación. Al final del día, una empresa no puede cumplir con sus funciones si su personal no está en contacto y trabaja de modo colaborativo.

7 de cada 10 empleados reconocen que la falta de interacción en persona es un punto en contra de los formatos de trabajo remoto. Esto hace que los líderes deban promover el uso de plataformas como videollamadas, mensajería y hasta juegos interactivos que fomenten la comunicación.

Adicionalmente, las barreras de lenguaje son todo un tema para las empresas que trabajan en formato híbrido. Si bien es común que las empresas soliciten certificaciones en el dominio de lenguas como el inglés o el español, utilizar lenguas no nativas puede entorpecer la comunicación y generar malos entendidos. Los líderes deben ser capaces de optimizar el contacto, ya sea mediante aplicaciones de traducción o a través de cursos de idiomas. 

Mantente proactivo 

Este último punto puede parecer obvio. Al final, un líder debe mantenerse activo para cumplir con sus funciones. Pero en los formatos remotos no solo es necesaria una mentalidad activa, sino una proactiva. Esto implica que las y los líderes deben estar a la expectativa y adelantarse a las posibles situaciones que pongan en riesgo el buen desempeño de su equipo.

Por ejemplo, un líder virtual debe promover reuniones ocasionales para conocer más a sus empleados o para que interactúen entre ellos. Otra buena estrategia consiste en no descuidar al personal y mantenerse vigente, independientemente de que confíes en que entregarán sus tareas en tiempo. Esto se logra enviando recordatorios, notificaciones de cumpleaños o encuestas de satisfacción.

Cuando un líder demuestra interés activo por sus colaboradores, incluso en la distancia, fomenta un buen ambiente de trabajo y relaciones laborales más significativas. 

4 cursos online de gestión de equipos 

Como es evidente, una buena gestión de equipos requiere un aprendizaje continuo sobre las mejores formas de liderazgo y la comprensión de las necesidades de los empleados. La mejor forma de mantenerte actualizado en estos temas es mediante capacitaciones que te formen y te brinden más información y tácticas de mejoramiento. 

A continuación, te compartimos algunos cursos online de gestión de equipos que podrías considerar: 

1. Formación online: Curso de gestión de personas y equipos

Imagen de Formación Online

El portal Formación Online ofrece un curso gratuito para aprender sobre gestión de personas y la dirección de equipos en las organizaciones. Este curso está orientado a principiantes, personal de recursos humanos y psicólogos; su principal objetivo es que aprendas a gestionar a diferentes personas dentro de una empresa. No es necesario cumplir con algún requisito previo, tan solo debes registrarte y seguir los pasos para continuar. Tiene una duración de 11 horas y está compuesto por 4 sesiones, en las que podrás encontrar videos con las clases, lecturas y ejercicios prácticos.

2. ISBL: Conciliación, diversidad e igualdad 

Imagen de Formación ISBL

Este curso está enfocado en brindar las técnicas más eficientes de conciliación de equipos de trabajo. Cuando un empleado confía en la capacidad de su líder, puede tener la certeza de que buscará un equilibrio adecuado para lograr sus metas. El curso va dirigido a directores y líderes de equipo. Consta de 3 bloques, en los que aprenderás acerca de conciliación, diversidad en las empresas y mejoramiento de la igualdad. 

3. Escuela Europea de Excelencia: Curso Gestión de Equipos de Alto Rendimiento

Imagen de Escuela Europea de Excelencia

Este curso de 30 horas, distribuidas en 3 meses, te brinda una capacitación muy completa para tener una gestión de equipos eficiente. Con él podrás aprender sobre la importancia del trabajo en equipo, las competencias de los equipos de alto rendimiento, las estrategias para el desarrollo y un bloque de herramientas eficaces que pueden facilitar la gestión de equipos.

El curso brinda elementos, explicaciones y actividades interactivas; además de contar con un foro grupal para resolver dudas o profundizar en algún tópico. Lo mejor de todo es que puedes recibir una certificación que valide tu aprendizaje en cualquier contexto profesional.

4. Crehana: Especialización en Trabajo y Gestión de Equipos

Imagen de Crehana

Si lo que buscas es un compilado de cursos más completos que te ayuden a cubrir diversas áreas de la gestión de equipos, esta es una excelente opción. En esta cuidadosa selección realizada por Crehana podrás tener 4 cursos de diferentes temáticas relacionadas con el mejoramiento de tu liderazgo. Los cursos incluyen: Mindfulness y bienestar, Equipos efectivos en trabajo remoto, Habilidades de comunicación interpersonal y Liderazgo comunicacional. Uno de los beneficios de este curso online es que, al suscribirte a la membresía Premium, puedes tomar las clases a tu ritmo y certificarte.

5 herramientas de gestión de equipos 

Ahora que ya conoces las mejores opciones para capacitarte en una mejor gestión de equipos, también te compartimos algunas herramientas que no pueden faltar para que alcances tus objetivos. 

1. Software de KPI de HubSpot

Con el software de KPI de HubSpot podrás crear dashboards, generar informes automatizados y rastrear tus indicadores clave para medir el desempeño de tu equipo e impulsar mejoras con el paso del tiempo. 

Con el respaldo del CRM de HubSpot, cada métrica se basa en una fuente de datos única. Haz un seguimiento de tu gasto y rendimiento en marketing en varios canales, incluidos los anuncios y el correo electrónico. Mide tu rendimiento de ventas en comparación con el número de llamadas que realiza tu equipo. Asimismo, entenderás a fondo el impacto que tienen las métricas de soporte en la satisfacción de tus clientes.

2. Asana 

Imagen de Asana 

Esta es una excelente herramienta para gestionar equipos, pues sus funciones son muy completas y su interfaz muy fácil de usar. Te permite crear tableros para visualizar las etapas de tus proyectos internos y monitorear el avance de tus colaboradores. Cuenta con más de 100 integraciones y un gran nivel de personalización para que tú y tu equipo logren trabajar a su ritmo y sin complicaciones. 

3. Confluence

Imagen de Atlassian

Confluence es una gran herramienta de gestión de equipos que facilita crear un espacio de trabajo virtual efectivo. Su principal función es permitir el intercambio de documentos, archivos e información general entre los colaboradores. De esta manera, todos tienen acceso a la información que necesitan en tiempo real. 

4. Slack 

Imagen de Slack

Es una plataforma muy útil para que tu equipo se mantenga conectado fácilmente. Posibilita la creación de canales públicos y privados para categorizar mejor las conversaciones; tiene funciones de mensajería y permite llamadas de voz y videollamadas. Además, es compatible con más de 200 integraciones y cuenta con un generador de flujos de trabajo, con el que puedes automatizar la comunicación y las rutinas de tu equipo.

5. Time Doctor 

Imagen de Time Doctor

Es una herramienta que te ayuda a aumentar la productividad de tu equipo de trabajo. Está centrada principalmente en el control de tiempos, por lo que hace factible un seguimiento de tus colaboradores para saber en qué actividades están invirtiendo sus horas laborales. Esto te da oportunidad de detectar problemas o situaciones que requieran mayor apoyo de tu parte para completar las metas, según lo requerido por tu empresa.

¡Ya cuentas con todo lo necesario para lograr una gestión de equipos exitosa! Considera las necesidades de tus colaboradores y comienza a idear nuevas estrategias que ayuden a crecer a tu empresa y a todos los empleados: así lograrás equipos de alto rendimiento.