Procrastinar es una palabra que define a muchos de nosotros. Es esa alarma pospuesta cada mañana y también aquellas veces que sabías que podías hacer más, pero decidiste no hacerlo.

Si pospones tus actividades de manera sistemática, ten cuidado, ya que esto podría ocasionarte diversos problemas tanto en lo personal como en el trabajo (como, probablemente, ya te ha sucedido). 

 

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En ese caso, revisa cuáles son las recomendaciones que te damos para que puedas ser más organizado y productivo en la oficina, y que seguramente te ayudarán en otras facetas de tu vida.

Es esa ocasión en que debiste enviar un informe y preferiste ordenar tu escritorio, o aquella vez en que no quisiste enviar los correos de seguimiento y decidiste hacer algo mucho menos urgente e importante. No creas que eres la única persona que pasa por algo así. En realidad, la mayoría nos vemos en esas situaciones regularmente (¡a menos que tengas una voluntad de hierro!). 

Pero, ¿por qué sucede esto? La respuesta no es tan simple como «porque no soy disciplinado» o «debería ser más profesional». Conócela ahora mismo.  

Por qué ocurre la procrastinación

Para empezar, la procrastinación no es igual en todas las personas, ya que puede ser más o menos característica de su personalidad. Puedes evaluar tu grado de procrastinación en este test inspirado en la escala de procrastinación creada por el Profesor Clarry Lay (en inglés). 

Algunas de las causas de que tiendas a la procrastinación son las siguientes:

  • Dispones de tu tiempo de manera deficiente: hasta ahora no has logrado establecer un sistema efectivo donde puedas realizar la mayoría de tus tareas sin dilación.
  • Tienes temor: de las personas que están a tu alrededor, de quienes revisarán tu labor, de fracasar… todas esas son cuestiones que pueden poner trabas en tu desempeño.
  • Estás predispuesto: muchos investigadores en el campo de la psicología y la neurociencia creen que la procrastinación puede tener un vínculo con la configuración cerebral, así que algunas personas tendrían una tendencia natural a procrastinar (que puede ser reversible con las técnicas adecuadas).
  • Te alimentas incorrectamente: el alimento, el descanso y el deporte son necesarios para todos. Si tu cuerpo no está en equilibrio, tus niveles de energía bajan y te impiden realizar tus tareas.
  • Te gana la pereza o la indecisión: si piensas las situaciones de más, entonces habrá un efecto negativo donde no podrás actuar o, simplemente, te rendirás ante la comodidad.

 

De cualquier forma, la procrastinación está ligada con cierta inseguridad. ¿Por qué prefieres dedicarte a una actividad que no te traerá beneficios a mediano o largo plazo? Es probable que las perspectivas de éxito y fracaso que pesan sobre ti sean más fuertes que tus ganas de hacer las cosas. 

10 señales de que tiendes a procrastinar

Piensa en estas señales como un minitest: si respondes a la mayoría que sí, entonces nuestros tips te servirán para contrarrestar la procrastinación.

  1. Tu espacio de trabajo está constantemente en desorden.
  2. Te cuesta trabajo llevar un calendario con tus actividades.
  3. Prefieres ceder ante un estímulo a corto plazo, como descansar sin planificar tus tiempos, en lugar de realizar tus actividades y luego relajarte.
  4. Evitas las responsabilidades o las pasas a alguien más.
  5. Te sientes con profunda inseguridad al momento de decidir.
  6. Prefieres tener el menor compromiso posible en tus relaciones laborales.
  7. Pierdes el foco constantemente: cambias de búsquedas cuando navegas por Internet y 10 minutos de ocio se convierten en 1 hora.
  8. Te da hambre, te mueves de tu lugar o encuentras cualquier traba a tu concentración.
  9. Sientes aburrimiento con facilidad.
  10. Sueles pensar mucho en las posibilidades (eres muy soñador).

Cómo es que procrastinar afecta tu productividad 

En general, procrastinar tiene todos los efectos contrarios a la productividad: limita tu capacidad para hacer cosas y te hace proclive a cometer más errores, debido a que actúas sin focalización.

Si, por ejemplo, evitas hablar a tus clientes, enviarles los correos de seguimiento o realizar tus reportes de ventas, verás que eso puede afectar tanto tu performance individual como la de tu equipo de trabajo. 

Además, con las presiones que tendrás por no llevar a cabo esas tareas, estarás más proclive a sufrir de estrés. Así, la procrastinación tiene la característica de que puede volverse un círculo vicioso de temor, seguido por una huida, para después acumular más ansiedad.

 

Cómo dejar de procrastinar: 7 tips que puedes usar desde hoy

1. Organízate

Lo primero, y más importante es que aprendas a organizarte adecuadamente. Aunque la voluntad te falle, si tienes un referente en tu calendario, encontrarás la manera de tener una perspectiva más responsable. Utiliza una aplicación como KanbanFlow para comenzar, donde crearás un flujo de trabajo con objetivos y tareas asociadas, así como podrás añadir fechas de conclusión. 

2. Reflexiona acerca del estímulo posterior

Reflexiona en que, si cedes ante tu impulso de no hacer algo, entonces no podrás disfrutar de los beneficios de algo más. Por ejemplo, si en vez de analizar tu base de datos de contactos prefieres tomar una siesta (¡no hay nadie en la oficina contigua!), después tendrás que hacerlo, y no estarás en calma. Entonces, deberás analizar si cederás ante el primer estímulo (que es dormir) o si prefieres el menos inmediato, pero más placentero (que es tu tranquilidad).

3. Establece prioridades con el método ABCDE

Brian Tracy, el experto en emprendimiento y desarrollo personal, ofrece en su libro Tráguese ese sapo un consejo invaluable: crea una lista ABCDE, donde determines niveles de prioridad. Cada una de tus tareas, cuando aparece en tu cabeza en la mañana, es un «sapo» intimidante y terrible. El método de Tracy te permite familiarizarte con esas actividades que quieres postergar y realizarlas, a pesar del miedo inicial. 

La clave está en que reconozcas cuáles de esas actividades tendrían consecuencias graves, en caso de que no las realizaras. Esas serían de clasificación «A». Las «B» son lo que deberías hacer, aunque no tienen consecuencias tan relevantes. Las «C» tienen mínima repercusión, mientras que las «D» es posible que las transfieras a alguien más de tu equipo. Las «E» son las que puedes quitar de tu lista sin problema alguno.

La regla es, entonces, que nunca realices una tarea «B» si tienes una «A» todavía por hacer; ni una «C» si permanece una «B», y así, consecuentemente. Si quieres saber más acerca de lo que Brian Tracy recomienda, puedes ver este resumen de Formalíder Academy:

4. Aplica la regla de los 20 minutos

¿Quieres irte a la cama y no hacer tus actividades? Espera 20 minutos. ¿Prefieres ordenar tus lápices de más largo a más corto, en vez de llamar a ese prospecto? No cedas ante ese impulso durante 20 minutos. 

Pon una alarma tras ese tiempo y, solo entonces, decidirás qué hacer. Verás que, en muchas ocasiones, las ganas de hacer algo menos productivo simplemente se irán.

5. Piensa en «terminar» y no en «empezar»

A menudo, encuentro entradas en mi agenda que se parecen a: «Reporte de ventas», anotadas en cualquier día de la semana. Lo importante no es que sepa qué debo hacer, sino cual es mi estado mental detrás de esa nota. ¿Quiero comenzar mi reporte de ventas, o quiero terminarlo

La clave está en enfocarte en completar cada una de tus misiones, pues así evitarás ir de una cosa en otra, sin terminar ninguna. Si una tarea es imposible de acabar en un solo día, mira el siguiente consejo.

6. Divide las tareas

Hacer un gran plan de ventas puede parecer como una tarea titánica. Dividir esa tarea en cada una de sus partes y verlas como actividades por sí mismas lo hace mucho más fácil.

Crea una lista de pasos para cualquiera de las cosas que debes hacer este día o esta semana, y marca cada uno cada vez que termines. Así acumularás pequeños logros, que te darán una perspectiva más sana acerca de tus labores.

7. Crea emociones positivas

Acumular tus logros, por pequeños que sean, es una buena manera de comenzar. En general, si estás en un estado mental propicio, verás que puedes afrontar las dificultades y los retos del día a día con una mejor actitud. 

Practicar la meditación, caminar 30 minutos al día y repasar las cosas positivas que sucedieron en el trabajo son ayudas extraordinarias para tu salud emocional y tendrán un efecto positivo en tu manera de vivir las situaciones que ahora te parecen insuperables.

 

¡Pon en marcha estos consejos desde hoy! Verás que tu labor será cada día más exitosa y que lograrás cambiar esa tendencia a procrastinar. Al poco tiempo, tu talento y tus capacidades serán mucho más fuertes.

 

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Publicado originalmente en diciembre 10 2019, actualizado diciembre 10 2019

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