Procrastinar es una palabra que define a muchos de nosotros. Es esa alarma pospuesta cada mañana y también aquellas veces que sabías que podías hacer más, pero decidiste no hacerlo.

Si pospones tus actividades de manera sistemática, ten cuidado, ya que esto podría ocasionarte diversos problemas tanto en lo personal como en el trabajo (como, probablemente, ya te ha sucedido).

En ese caso, revisa cuáles son las recomendaciones que te damos para que puedas ser más organizado y productivo en la oficina, y que seguramente te ayudarán en otras facetas de tu vida.

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Es esa ocasión, en que debiste enviar un informe y preferiste ordenar tu escritorio, o aquella vez, en que no quisiste enviar los correos de seguimiento y decidiste hacer algo mucho menos urgente e importante. No creas que eres la única persona que pasa por algo así. En realidad, la mayoría nos vemos en esas situaciones regularmente (¡a menos que tengas una voluntad de hierro!). 

Pero ¿por qué sucede esto? La respuesta no es tan simple como «porque no soy disciplinado» o «debería ser más profesional». Conócela ahora mismo.  

Cuáles son las causas de la procrastinación

Para empezar, la procrastinación no es igual en todas las personas, ya que puede ser más o menos característica de su personalidad. Puedes evaluar tu grado de procrastinación en este test inspirado en la escala de procrastinación creada por el profesor Clarry Lay (en inglés). 

Algunas de las causas por las que tiendas a la procrastinación son las siguientes:

Dispones de tu tiempo de manera deficiente

Esto se debe a que hasta ahora no has logrado establecer un sistema efectivo donde puedas realizar la mayoría de tus tareas sin dilación. Cuando no existe una buena organización o un uso eficiente del tiempo, esto se puede volver un hábito y afectar tu desempeño.

Tienes temor

El temor al fracaso es una de las más claras causas de la procrastinación. Cuando tenemos miedo, es común que queramos evadir a toda costa el evento desagradable y, por eso, lo aplazamos. Pero también puede ser temor a las personas que están a tu alrededor o a quienes revisarán tu labor.

Estás predispuesto

Muchos investigadores en el campo de la psicología y la neurociencia creen que la procrastinación puede tener un vínculo con la configuración cerebral, así que algunas personas tendrían una tendencia natural a procrastinar (que puede ser reversible con las técnicas adecuadas).

No procuras tu bienestar físico

El alimento, el descanso y el deporte son necesarios para todos. Si tu cuerpo no está en equilibrio, tus niveles de energía bajan y te impiden realizar tus tareas. Esto puede estar relacionado con la sensación de aburrimiento y la falta de ánimo para hacer tareas exigentes.

Te gana la pereza o la indecisión

En algún momento de la vida todos nos sentimos indispuestos a hacer algo que nos parece tedioso o muy retador, pero es común que tengamos la fuerza de voluntad para superarlo. Si piensas las situaciones de más, entonces habrá un efecto negativo donde no podrás actuar o, simplemente, te rendirás ante la comodidad y pensarás que está bien no dar ese 100 %.

Tienes inseguridades sobre lo que eres capaz

De cualquier forma, la procrastinación está ligada con cierta inseguridad. ¿Por qué prefieres dedicarte a una actividad que no te traerá beneficios a mediano o largo plazo? Es probable que las perspectivas de éxito y fracaso que pesan sobre ti sean más fuertes que tus ganas de hacer las cosas. 

10 señales de que tiendes a procrastinar

Piensa en estas señales como un minitest: si respondes a la mayoría que sí, entonces nuestros tips te servirán para contrarrestar la procrastinación.

  1. Tu espacio de trabajo está constantemente en desorden.
  2. Te cuesta trabajo llevar un calendario con tus actividades.
  3. Prefieres ceder ante un estímulo a corto plazo, como descansar sin planificar tus tiempos, en lugar de realizar tus actividades y luego relajarte.
  4. Evitas las responsabilidades o las pasas a alguien más.
  5. Te sientes con profunda inseguridad al momento de decidir.
  6. Prefieres tener el menor compromiso posible en tus relaciones laborales.
  7. Pierdes el foco constantemente: cambias de búsquedas cuando navegas por internet y 10 minutos de ocio se convierten en 1 hora.
  8. Te da hambre, te mueves de tu lugar o encuentras cualquier traba a tu concentración.
  9. Sientes aburrimiento con facilidad.
  10. Sueles pensar mucho en las posibilidades (eres muy soñadora o soñador).

Si alguno de estos comportamientos forma parte de tu día a día, es probable que tengas el perfil procrastinador. Pero ¿cómo luce la procrastinación?

Ejemplos de procrastinación

A pesar de que procrastinar implica aplazar la realización de una tarea y destinar el tiempo a actividades menos productivas, la procrastinación puede tener múltiples formas. Veamos cinco escenarios comunes que demuestran las formas en las que puedes estar procrastinando (y tal vez sin darte cuenta de ello):

Evitar una llamada importante y dejarla para el final

Supongamos que has terminado un proyecto y tu jefe debe asignarte un nuevo cliente o cartera. En estos casos es probable que tengas que comunicarte con él o ella para que te dé las indicaciones del nuevo proyecto. Si en lugar de ponerte en contacto evitas la llamada para tener más tiempo libre, estás procrastinando. Por supuesto, lo más seguro es que termines haciendo esa llamada, pero si la haces hasta el último momento de tu jornada sin una buena justificación, es porque quieres aplazar el trabajo.

Preferir el trabajo bajo presión y al último momento

Todos trabajamos de diferente modo y, por supuesto, existen los que funcionan mejor cuando tienen una fecha límite de entrega o para proyectos urgentes. Pero si este no es tu caso y aun así prefieres dejar tu trabajo para el final, es porque estás procrastinando. Muchas veces, el no hacer una actividad con antelación no tiene que ver con que seamos mejores trabajando bajo presión, sino que en este punto estamos obligados a hacerlo (e incluso puede que lo hagamos de mala gana).

Dejar inacabado un proyecto con la búsqueda de perfección como pretexto

Todas las cosas pueden ser perfeccionadas, pero en algún punto debes dar el paso y entregar ese reporte o enviar ese correo. Si no lo haces con la idea de que lo trabajarás más adelante, lo único que estás haciendo es procrastinar. Por supuesto que en algunos casos los proyectos requieren mucho tiempo, tanto de realización como de revisión. Esto no significa que debas aplazar el tiempo aún más, incluso cuando sabes que no tocarás ese archivo en días o semanas.

Crear voluntariamente distracciones

Las distracciones ocurren de manera espontánea. Por ejemplo, si trabajas desde tu casa quizás debas sacar a pasear a tu mascota o que tengas que atender a un vecino. Aunque, cuando eres tú mismo quien promueve la aparición de estas distracciones, puede que estés procrastinando. Imagina que estás aburrido y hablas a un amigo para saber si necesita algo. En este caso, estás buscando activamente algo que te aleje de tus responsabilidades.

Extender los descansos programados

Sabemos que el descanso es importante para equilibrar la carga de trabajo, pero cuando se extiende demasiado el tiempo que invertimos en descansar, puede que se trate de un caso de procrastinación. Por ejemplo, quedarte charlando con un compañero de trabajo una vez terminada la hora de comer o terminar de ver toda una película antes de volver a conectarte, es una forma de aplazar la realización de tus tareas y retrasar tus tiempos de entrega.

Todos estos casos afectan tu desempeño laboral y también pueden alterar tu bienestar individual, pero, sobre todo, inciden en tu productividad. Revisemos cómo.

Cómo es que procrastinar afecta tu productividad 

En general, procrastinar tiene todos los efectos contrarios a la productividad: limita tu capacidad para hacer cosas y te hace proclive a cometer más errores, debido a que actúas sin focalización.

Si, por ejemplo, evitas hablar a tus clientes, enviarles los correos de seguimiento o realizar tus reportes de ventas, verás que eso puede afectar tanto tu performance individual como la de tu equipo de trabajo. 

Además, con las presiones que tendrás por no llevar a cabo esas tareas, estarás más proclive a sufrir de estrés. Así, la procrastinación tiene la característica de que puede volverse un círculo vicioso de temor, seguido por una huida, para después acumular más ansiedad.

1. Organízate

Lo primero, y más importante, es que aprendas a organizarte adecuadamente. Aunque la voluntad te falle, si tienes un referente en tu calendario, encontrarás la manera de tener una perspectiva más responsable. Utiliza una aplicación como KanbanFlow para comenzar, donde crearás un flujo de trabajo con objetivos y tareas asociadas, además podrás añadir fechas de conclusión. 

2. Reflexiona acerca del estímulo posterior

Reflexiona en que si cedes ante tu impulso de no hacer algo, entonces no podrás disfrutar de los beneficios de algo más. Por ejemplo, si en vez de analizar tu base de datos de contactos prefieres tomar una siesta (¡no hay nadie en la oficina contigua!), después tendrás que hacerlo y no estarás en calma. Entonces, deberás analizar si cederás ante el primer estímulo (que es dormir) o si prefieres el menos inmediato, pero más placentero (que es tu tranquilidad).

3. Establece prioridades con el método ABCDE

Brian Tracy, el experto en emprendimiento y desarrollo personal, ofrece en su libro Tráguese ese sapo un consejo invaluable: crea una lista ABCDE, donde determines niveles de prioridad. Cada una de tus tareas, cuando aparecen en tu cabeza en la mañana, es un «sapo» intimidante y terrible. El método de Tracy te permite familiarizarte con esas actividades que quieres postergar y realizarlas, a pesar del miedo inicial. 

La clave está en que reconozcas cuáles de esas actividades tendrían consecuencias graves, en caso de que no las realizaras. Esas serían de clasificación «A». Las «B» son lo que deberías hacer, aunque no tienen consecuencias tan relevantes. Las «C» tienen mínima repercusión, mientras que las «D» es posible que las transfieras a alguien más de tu equipo. Las «E» son las que puedes quitar de tu lista sin problema alguno.

La regla es, entonces, que nunca realices una tarea «B» si tienes una «A» todavía por hacer; ni una «C» si permanece una «B», y así, consecuentemente. Si quieres saber más acerca de lo que Brian Tracy recomienda, puedes ver este resumen de Formalíder Academy:

 

 

4. Haz lo más difícil primero

Una vez que tengas establecidas tus prioridades, es momento de tomar en cuenta qué es lo que te cuesta más trabajo hacer. Muchas veces dejamos hacia el final las tareas más difíciles, forzándonos a hacerlas con menor entusiasmo y energía. Por el contrario, si haces primero lo más complicado, una vez terminado, será más factible que te sientas animado a hacer las tareas que son más fáciles.

Asimismo, si superas los retos más grandes a la brevedad, tendrás mucho más tiempo libre en el futuro y menos presión.

5. Aplica la regla de los 20 minutos

¿Quieres irte a la cama y no hacer tus actividades? Espera 20 minutos. ¿Prefieres ordenar tus lápices del más largo al más corto, en vez de llamar a ese prospecto? No cedas ante ese impulso durante 20 minutos. 

Pon una alarma tras ese tiempo y, solo entonces, decidirás qué hacer. Verás que, en muchas ocasiones, las ganas de hacer algo menos productivo simplemente se irán.

6. Piensa en «terminar» y no en «empezar»

A menudo, encuentro entradas en mi agenda que se parecen a: «Reporte de ventas», anotadas en cualquier día de la semana. Lo importante no es que sepa qué debo hacer, sino cual es mi estado mental detrás de esa nota. ¿Quiero comenzar mi reporte de ventas, o quiero terminarlo

La clave está en enfocarte en completar cada una de tus misiones, pues así evitarás ir de una cosa en otra, sin terminar ninguna. Si una tarea es imposible de acabar en un solo día, lee el siguiente consejo.

7. Divide las tareas

Hacer un gran plan de ventas puede parecer una tarea titánica. Dividir esa tarea en cada una de sus partes y verlas como actividades por sí mismas lo hace mucho más fácil.

Crea una lista de pasos para cualquiera de las cosas que debes hacer este día o esta semana, y marca cada uno cada vez que termines. Así acumularás pequeños logros, que te darán una perspectiva más sana acerca de tus labores.

8. Define metas concretas

Si ya haz llevado a cabo la organización de tu agenda, podrás identificar fácilmente qué tienes que hacer cada día, pero la procrastinación puede llegar en cualquier momento. Es recomendable que no solo pienses qué tienes que hacer cada día, sino cómo lo vas a hacer.

Puedes proponerte entregar el reporte antes de cierta hora, hablar con todos tus clientes antes de la hora de la comida o escribir un número determinado de correos en cada hora de trabajo. Así tendrás una competencia contigo mismo para alcanzar esos pequeños objetivos.

9. Premia tus logros

De la mano con el punto anterior y con algunos otros consejos de esta lista, es una buena idea que reconozcas que estás haciendo las cosas bien y que premies tu desempeño. Si logras hacer las pequeñas actividades que te has propuesto, puedes premiarte con un descanso, una ida al cine después de trabajar o una comida más larga. 

De este modo, sabrás que hacer bien las cosas te trae cosas buenas. Solamente recuerda no darte ese premio incluso si fallaste en la misión. Si lo haces, no encontrarás una motivación real para dar el 100 %.

10. Establece alarmas en tus dispositivos

Si bien establecer metas y recompensas es una buena idea para mejorar tu productividad, también es importante que tengas una metodología de trabajo. Una buena forma de hacerlo es configurando tus dispositivos para que promuevan tu productividad.

Por ejemplo, puedes establecer alarmas que te indiquen que es momento de volver al trabajo o incluso estipular un límite de tiempo que puedes pasar en aplicaciones móviles. Así, si te sueles distraer en Instagram o Facebook, tus dispositivos te ayudarán bloqueando el acceso cuando hayas pasado demasiado tiempo en ellas. 

11. Haz equipo con tus compañeros de trabajo 

Si bien las alarmas son una buena estrategia, lo cierto es que son fáciles de desactivar. Pero no es tan sencillo cuando es otra persona la que está monitoreando que de hecho trabajes. 

Si en tu equipo de trabajo todos realizar tareas similares, puedes hacer una pequeña competencia con ellos. Quien haga más llamadas en un tiempo establecido, entregue su parte del reporte a tiempo o no se demore en el descanso puede hacerse acreedor a un pequeño premio. Si esto no es una opción, puedes simplemente convenir con algún compañero que te ayude a mantenerte activo y productivo.

12. Sé consciente de tus limitantes y de tus fortalezas

Como hemos visto, la búsqueda de perfección también puede ser una causa de la procrastinación. Pero la perfección no existe y los proyectos siempre pueden ser mejores. Por ello, lo mejor es que reconozcas tus limitaciones y tus fortalezas, y que saques partido de ellas.

Si tienes un proyecto abandonado porque no has podido resolver un aspecto de él, puedes acercarte a alguien con conocimientos en el área para que superes ese obstáculo y termines la actividad que has descuidado.

13. Descansa en los momentos adecuados

Como hemos visto, el descanso es fundamental para poder trabajar bien. Si no duermes bien durante la noche, es seguro que querrás descansar a media jornada y verás tu productividad disminuida. Por eso es tan importante priorizar el descanso.

Pero también es importante descansar entre actividades. El 43 % de los trabajadores afirman que tener más descansos en el trabajo podría traducirse en un mejor desempeño y el 37 % piensan que también mejorarían su salud.

14. Libera tu espacio de distracciones

Además de mantener tu mente libre, debes considerar la importancia de estar en un espacio de trabajo sin distracciones. Puede que quieras tener adornado tu escritorio, pero si los juguetes, insumos de oficina o libros te distraen, lo mejor es deshacerse de ellos.

Lo mismo aplica para los celulares, audífonos y otros dispositivos. Si no son esenciales para tu trabajo, es deseable que los mantengas apartados, donde no te motiven a distraerte.

15. Crea emociones positivas

Acumular tus logros, por pequeños que sean, es una buena manera de comenzar. En general, si estás en un estado mental propicio, verás que puedes afrontar las dificultades y los retos del día a día con una mejor actitud. 

Practicar la meditación, caminar 30 minutos al día y repasar las cosas positivas que sucedieron en el trabajo son ayudas extraordinarias para tu salud emocional y tendrán un efecto positivo en tu manera de vivir las situaciones que ahora te parecen insuperables.

¡Pon en marcha estos consejos desde hoy! Verás que tu labor será cada día más exitosa y que lograrás cambiar esa tendencia a procrastinar. Al poco tiempo, tu talento y tus capacidades serán mucho más fuertes.

cómo manejar las distracciones y hacer que tu equipo sea más productivo en su día a día.

 Guía Productividad     

Publicado originalmente el 28 de agosto de 2023, actualizado el 29 de agosto de 2023

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Productividad