Cómo hacer un calendario semanal para mejorar tu productividad (+ plantilla)

¿Dedicas muchas horas al trabajo y sientes que no aprovechas tu tiempo al máximo? Esto es un problema de productividad que, resuelto, te librará de las horas extra después del horario de oficina. Optimizar tus recursos y tu tiempo es un elemento clave para mejorar tu productividad. 

Es muy común que utilicemos una visión mensual de nuestros calendarios de trabajo para poder cumplir con las tareas asignadas, pero realizar una adecuada planificación semanal puede ayudarte aún más a reducir el estrés que produce una carga importante de trabajo.

Un calendario semanal te ayudará a realizar las tareas importantes en el momento adecuado y también te permitirá descubrir las actividades que por orden de prioridad puedes realizar después. Una buena distribución en un calendario semanal, entonces, te facilitará el trabajo pendiente. 

Como sucede con otros calendarios, el calendario semanal te ofrece una manera de organización y te permite dar seguimiento a tus actividades y tareas durante la semana; para realizarlo adecuadamente debes incluir las tareas más importantes que tienes que hacer.

Además de facilitarte la labor de organización, te dará la oportunidad de identificar el tiempo libre disponible que tienes durante la semana. Para realizar calendarios semanales, es muy común utilizar herramientas como Excel; sin embargo, cada vez existen más plantillas simples y de uso sencillo para desarrollarlos. 

Lo cierto es que para hacer un calendario semanal, debes tomar en cuenta el tiempo que tienes para lograr las actividades en cada día, sé realista y toma en cuenta también tus de descanso. Evita saturar tus horarios y recuerda que una semana te ofrece siete días de oportunidades que no querrás desperdiciar. Además de todo esto, contar con un calendario semanal te permitirá estar preparado para cualquier actividad imprevista que se te presente. 

¿Cuáles son los beneficios de un calendario semanal para mejorar tu productividad?

El calendario semanal te permite avanzar en ciertos periodos de tiempo y concentrarte en las tareas de cada momento. Un aspecto importante de la planificación semanal en la productividad es el progreso, ya que mientras avanzas en tus actividades cotidianas, sigues planificando otras nuevas.

Dentro de los beneficios de contar con un calendario semanal se encuentran:

1. Permite que tengas el control de tus actividades diarias: un calendario semanal te permite visualizar de manera inmediata las actividades que son parte de tu plan general pero que requieren de una ejecución inmediata. 
2. Permite que conozcas tus prioridades: las actividades que incluyas en el calendario semanal son prioritarias. Gracias a esto, podrás conocer lo que es importante en tu plan de actividades y lo que puede esperar. 
3. Facilita que dividas tu tiempo de manera efectiva y aumenta tu productividad: la semana tiene 7 días que te permiten administrar tus actividades con tiempo medido, pero con un calendario semanal la organización optimizará ese tiempo y aumentará tu nivel de productividad. 
4. Facilita que digas que no: lo último que quieres es que se acumulen tantas actividades que no tengas tiempo para realizarlas. Contar con un calendario semanal te ayudará a decir que no, ya que tendrás un panorama completo de todas tus actividades que evitará la saturación. 
5. Permite mantener el equilibrio entre tu horario laboral y tu vida personal: no todo es trabajo, también es importante visualizar eventos importantes personales que requieren de tu tiempo. Un calendario semanal te permitirá reservar tiempo para este tipo de actividades sin afectar tu productividad laboral. 
6. Evita que atravieses por una crisis de tiempo: contar con un calendario semanal te ayudará a evitar momentos de tensión y estrés ocasionados por la falta de tiempo. 
7. Facilita que te concentres en las actividades importantes: algunas veces quizá olvides las actividades que realmente son importante y te ocupas con planes que realmente no tienen urgencia. Esto puede afectar el rendimiento de tu productividad, pero con un calendario semanal será mucho menos probable que esto suceda. 

Para que el proceso de creación de calendario semanal sea más sencillo, a continuación te presentamos una lista con los pasos a seguir para hacer tu calendario semanal. 

1. Haz una lista de objetivos

Es importante que tengas en cuenta cuáles son tus metas para que puedas planificar tu semana de manera eficaz. Piensa en qué quieres y qué necesitas lograr cada semana: terminar o comenzar un proyecto, cumplir con tareas pendientes o concretar una llamada.

Conocer o identificar tus prioridades te permitirá concentrarte en las tareas más importantes; por ello es importante que elabores una lista con todas las tareas que tienes que realizar durante la semana y les asignes un orden de mayor a menor importancia.

Un consejo para que identifiques las tareas prioritarias es preguntarte si al terminarlas te acercarás un poco hacia tus objetivos —todo lo que no cumpla con ese fines pura distracción. Identifica el tiempo aproximado que te llevará realizar cada tarea y agrega un tiempo extra a cada actividad para minimizar los riesgos de cualquier imprevisto que pueda surgir.

Por ejemplo si tu objetivo es generar contenido para tu blog y durante la semana tienes que hacer una estrategia comercial y una junta creativa, identifica en orden ¿cuál de esas tareas es más relevante para cumplir tu objetivo? y ¿cuánto tiempo te llevara cada actividad? Si tu objetivo semanal es actualizar tu blog, entonces la junta creativa deberá ser prioridad en tus actividades y una vez cumplida, puedes hacerte cargo de la estrategia comercial.

Una vez que la lista de actividades a realizar durante la semana esté terminada y tengas también anotados los tiempos estimados de ejecución, así como el orden de prioridad de cada una de ellas, podrás crear el diseño de calendario semanal que mejor se ajuste a tus necesidades. 

2. Desarrolla la estructura del calendario

Aunque podrías desarrollar un esquema desde cero para tu calendario semanal usando una herramienta como Excel, la opción más sencilla y práctica no es esa. Con nuestra plantilla de calendario semanal tendrás un formato de calendario semanal que podrás  personalizar a tu gusto y de acuerdo a tus necesidades. Lo único que tienes que hacer es descargarlo y hacer las modificaciones necesarias para comenzar a planear tu semana de manera más productiva.

La plantilla gratuita del calendario semanal que nosotros te ofrecemos es muy fácil de usar y cuenta con todas las divisiones de tiempo que necesitas: desde días de la semana hasta horas. Además puedes personalizarla a tu gusto si lo descargas en formato Excel. Este modelo de calendario semanal puedes usarlo para anotar citas, reuniones importantes y cualquier tipo de actividad profesional que te ayude a cumplir tus objetivos y  organizar tu tiempo de manera eficaz.

3. Agrega tus actividades 

Una vez que tengas la plantilla, es momento de agregar las actividades principales en el documento. Normalmente estas actividades se encuentran al inicio de la semana, ya que son las que te tomará más tiempo realiza. Escríbelas en el día o días de la semana en que vas a realizarlas y asigna el número de horas que vas a dedicarles. 

Describe los compromisos importantes como las reuniones, y los días que tienen actividades indispensables como visitas médicas, pagos o días de descanso oficiales. Aunque nunca puedes saber lo que va a ocurrir, agregar tiempo extra a cada actividad te será de utilidad para cubrir el tiempo que algún evento repentino puede ocuparte. 

4. Apégate al plan

Ahora que tienes planeada tu semana y la puedes consultar fácilmente, es hora de trabajar siguiendo los tiempos establecidos. Después de todo, ninguna estrategia de productividad te servirá si no actúas de acuerdo a lo planeado. Visualiza las metas a cumplir y realiza las tareas necesarias para alcanzarlas.

Toma en cuenta que todo plan puede ajustarse por lo que la planificación diaria también es un elemento a considerar. 

5. Analiza los resultados

Al finalizar cada semana, y antes de comenzar a planear la siguiente, te recomendamos que mires hacia atrás para que veas lo que lograste y que reflexiones sobre tu desempeño y el tiempo que invertiste en cada una de tus actividades. Es posible que en la semana entrante puedas aumentar tu productividad —ya que conoces mejor tus niveles de producción y tus tiempos.

Planifica con base en lo que has aprendido y realiza todas las modificaciones que consideres necesarias para mejorar tu rendimiento con esta herramienta. 

Ejemplo de calendario semanal

A continuación te presentamos un ejemplo de calendario semanal hecho con la plantilla de HubSpot, se trata de la visualización de la semana de un redactor de contenidos. 

Esta plantilla de calendario semanal de HubSpot te permitirá obtener la visión general de toda tu semana y además te ayudará a que tu vida sea más organizada.

No obstante, aun cuando decidas crear tu calendario semanal utilizando otra herramienta como excel, esta metodología te vendrá bien para desarrollar tu propio calendario. Solo asegúrate de seguir o recrear los consejos listados anteriormente.

Saber lo que debes hacer en determinados momentos te ayuda a eliminar el estrés y a crear más en un tiempo específico. Una vez que adquieras el hábito de planificar en un calendario semanal tu trabajo, tu productividad se verá mejorada, evitará las largas listas de tareas pendientes y podrás enfocarte en lo que verdaderamente es importante. 

Haz un calendario semanal y cumple todos tus objetivos.