Nota del editor: esta publicación apareció originalmente en el blog de marketing de HubSpot. Si quieres más contenido similar, suscríbete al blog.

¿Cuántas veces deseaste que el día tuviera más horas?

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Entre el trabajo, el gimnasio, la cocina, los niños, las salidas con colegas, los partidos de fútbol, las manualidades y cualquier otra actividad que estés tratando de llevar a cabo (casi lo olvido: también es necesario dormir), es difícil aceptar que el día solo tiene 24 horas.

Sin embargo, la aceptación es el primer paso. Lo segundo es aprovechar al máximo las horas en el trabajo para poder hacer más en menos tiempo. Aprender a maximizar tu tiempo te permitirá mejorar el desempeño, sentirte mejor y darlo todo en tus actividades no laborales que, en definitiva, son las que te hacen sentir más humano.

Sabemos que a veces la oficina puede ser una caja de sorpresas y nunca sabes dónde surgirá la próxima distracción, con todo el estrés que esto ocasiona. Para ayudarte a aumentar la productividad en el trabajo, te damos cinco consejos para evitar y lidiar con las distracciones en la oficina.

Primero, descubre qué haces con tu tiempo

El error más grande que cometemos a la hora de mejorar la productividad es no tomarnos el tiempo para identificar las distracciones.

¿Es el correo electrónico? ¿Twitter? ¿Las noticias? ¿Tu jefe? Estas son distracciones comunes que todos tenemos en algún momento, pero ¿cuál es la que más te está afectando?

Durante una semana, lleva un registro de lo que haces con tu tiempo, tanto en el trabajo como fuera de él. La experta en administración del tiempo Laura Vanderkam lo llama el desafío de las 168 horas. Registra el tiempo en una plantilla de cálculo, una app como Evernote, un diario o lo que te resulte más conveniente. Para determinar dónde pasas tu tiempo en línea, prueba un monitor de tiempo como RescueTime y registra el tiempo que pasas en determinados sitios web y aplicaciones. Al final de la semana, revisa cómo equilibras las distintas actividades en el trabajo.

Quizá te tiente saltarte este paso porque parece llevar demasiado tiempo. Después de todo, ¿no se supone que debemos ahorrar tiempo? Te aconsejo que no lo hagas. Si bien tomar nota de cómo administras el tiempo durante una semana supone un esfuerzo extra, considéralo una inversión. Aprenderás mucho y podrías ahorrar cientos de horas a largo plazo.

Una vez que hayas identificado las distracciones, deberás diseñar estrategias que te ayuden a lidiar con ellas. Te damos algunas ideas.

Cómo aumentar tu productividad en el trabajo

1) Deja las pequeñas tareas para más tarde

Un colega te hace una pregunta rápida. Recibes una invitación de calendario y tienes que revisar tu agenda. Suena el teléfono. Te mencionan en Twitter. Este tipo de distracciones podrían parecer pequeñas e insignificantes, pero se acumulan a lo largo del día.

Lo peor es que una vez que nos distraemos, la persona promedio tarda 23 minutos en volver a la tarea originalsegún un estudio acerca de distracciones digitales. En otras palabras, lidiar con tareas pequeñas apenas estas surgen puede perjudicar seriamente tu trabajo.

«Cuando te interrumpen, no regresas inmediatamente a aquello que estabas haciendo antes», explica Gloria Mark, quien dirigió el estudio. «Debemos llevar a cabo alrededor de dos tareas intermedias antes de volver a la tarea original, de modo que requiere más esfuerzo retomarla».

«Además, las interrupciones cambian el entorno físico. Por ejemplo, alguien te pide información y abres nuevas ventanas en el navegador, o te dan documentos que ahora se encuentran sobre tu escritorio. A menudo, la disposición del entorno físico se modifica y resulta más difícil reconstruir el momento en el que te encontrabas antes. Las interrupciones tienen un costo cognitivo».

Para limitar estas distracciones, el profesional en marketing de crecimiento de HubSpot Scott Tousley sugiere terminar primero el proyecto en curso y después ocuparse de las pequeñas interrupciones. O bien, si estás trabajando en un proyecto a largo plazo, alternar entre períodos de trabajo y breves períodos de descanso, durante los que podrás tachar estas tareas menores de tu lista.

Mientras tanto, invierte en un par de auriculares con cancelación de ruido, desactiva las notificaciones push en todos los dispositivos (incluido tu equipo de escritorio) y pon el teléfono en modo «No molestar».

2) Destina un rato específico al correo electrónico

Es probable que estés dedicando demasiado tiempo a revisar tu casilla de correo electrónico. Según un informe de McKinsey Global Institute, la persona promedio pasa 13 horas a la semana (un 28% de la semana laboral) leyendo, borrando, clasificando y enviando mensajes.

Es cierto que muchos de nosotros tenemos trabajos que exigen responder mensajes a la brevedad, pero es importante entender esto. Tienes algunas horas para responder esos correos electrónicos; no algunos minutos. Creer que debemos responder los mensajes ya o el mundo se acabará perjudica gravemente nuestra productividad durante el día.

Una solución a este problema es agrupar los correos electrónicos. Esta táctica requiere que revises el correo electrónico en momentos específicos del día en función de tus necesidades. Un cronograma como el que se observa a continuación puede ayudarte a controlar tu adicción al correo, limitar el tiempo que pasas alternando entre tareas y aumentar la productividad general.

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Crédito de la imagen: Sidekick

¿Aún tienes problemas? Si buscas una estrategia más estricta, descarga la extensión de Chrome «Block Site» para bloquear literalmente Gmail.com durante momentos específicos del día. Lee esta entrada del blog para ver cómo configurarla.

3) Programa tiempo para las distracciones

Existen muchas teorías y metodologías diferentes acerca de cómo administrar el trabajo y el tiempo de descanso durante una típica jornada laboral.

La popular técnica Pomodoro, creada a fines de la década de 1980, propone dividir el tiempo en períodos de 25 minutos de trabajo seguidos de 5 minutos de descanso. Un estudio a cargo de Draugiem Group reveló que los empleados que ostentan la mayor productividad dedican 52 minutos al trabajo seguidos de 17 minutos de descanso.

El denominador común aquí es programar «tiempo para las distracciones» donde puedas centrarte en otra actividad distinta al trabajo. Investigadores de la Universidad de Illinois descubrieron que «desactivar y reactivar tus objetivos te permite mantener la concentración. (...) Cuando tenemos que lidiar con tareas largas, como estudiar antes de un examen final o calcular los impuestos, lo mejor es tomarse pequeños recreos. Estos breves descansos mentales te ayudarán a mantener la concentración en la tarea».

4) Programa las reuniones en bloques

¿Alguna vez tuviste 30 o 60 minutos libres entre reuniones y pasaste ese tiempo revisando correos electrónicos, leyendo las noticias y repasando tus notas? Es tiempo perdido que puede perjudicar seriamente tu productividad.

Al igual que asignas tiempo al correo electrónico y al descanso, programa reuniones una detrás de otra siempre que sea posible. «De esa manera, no pierdes productividad entre reuniones y evitas tratar de volver a concentrarte en una actividad a cada hora», explica Leslie Ye, redactora del blog de ventas de HubSpot.

De paso, asegúrate de que las reuniones en tu agenda sean realmente necesarias.

5) Aléjate físicamente de las distracciones

A veces, la mejor manera de evitar las distracciones es alejarte literalmente de ellas.

Ginny Soskey, editora de sección del blog de marketing de HubSpot, sugiere reservar una sala de conferencias para alejarte de tus colegas y poder cumplir con tus tareas en un entorno tranquilo.

Brittany Leaning, estratega de contenido en HubSpot, descubrió que llegar a la oficina antes que nadie la ayuda a mejorar su productividad. «Me gusta prepararme un café, sentarme en un lugar tranquilo, ponerme los auriculares y escuchar algo de música clásica», comenta. «Luego me dedico a escribir a toda velocidad hasta la hora del almuerzo».

El reconocido escritor Stephen King está de acuerdo. En su libro Mientras escribo, recomienda encarecidamente que las personas «cierren la puerta» a la hora de escribir para alejarse del resto del mundo y dejar en claro que están trabajando y no quieren que las interrumpan.

¿Cómo lidias con las distracciones en la oficina? Compártelo con nosotros en la sección de comentarios.

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Publicado originalmente en diciembre 5 2018, actualizado