Qué es la técnica Pomodoro y cómo usarla para mejorar tu productividad

Los intervalos de tiempo se denominan «pomodoros» y una vez cumplidos cuatro de ellos puedes hacer pausas prolongadas de entre 15 a 30 minutos, siempre y cuando se hayan completado los primeros cuatro intervalos de trabajo consecutivos.

Esta técnica fue creada en 1980 por Francesco Cirillo, un especialista en consultoría y coach de negocios. La idea surgió mientras cursaba la universidad y medía su tiempo con un temporizador en forma de tomate. 

Características de la técnica Pomodoro 

La técnica Pomodoro incluye cinco procesos incrementales que te ayudan a desarrollar una mejor relación entre tu tiempo y las actividades que debes realizar.

• Proceso interno Pomodoro: realizar una relación efectiva con el tiempo para mejorar la productividad. 
• Proceso central Pomodoro: centrarse en las tareas para alcanzar objetivos establecidos con menor esfuerzo. 
• Proceso diario Pomodoro: establecer una rutina diaria que mejore el proceso de trabajo diario para completar múltiples tareas de forma más efectiva. 
• Proceso semanal Pomodoro: fijar una rutina semanal que estriba en organizar el tiempo de manera más eficiente para lograr múltiples objetivos. 
• Proceso del equipo Pomodoro: consiste en adaptar lo aprendido por este método a un entorno más grande, por ejemplo, un equipo de trabajo. 

Con estas características funcionales puedes ir aplicando poco a poco la técnica Pomodoro para que te sea más natural el proceso. La idea es eliminar la procrastinación para lograr un mayor nivel de concentración y aprovechamiento del tiempo. 

¿Cómo funciona la técnica Pomodoro? 

Si bien Francesco Cirillo llegó a escribir todo un libro de 130 páginas sobre la técnica Pomodoro, este método es bastante simple y fácil de seguir. Te compartimos a continuación lo básico: 

• Realiza una lista de tus tareas pendientes y consigue un temporizador. 
• Configura el temporizador 25 minutos y concéntrate en una sola tarea hasta que el conteo llegue a su fin. 
• Cuando termine la sesión, marca tu primer pomodoro y regístralo como completado. Ahora, puedes descansar 5 minutos. 
• Cuando hayas completado cuatro pomodoros, podrás tomar un descanso más largo, de entre 15 a 30 minutos.

Si bien los intervalos de trabajo de 25 minutos son el núcleo de la técnica Pomodoro, esta también se compone por algunas reglas para aprovechar al máximo cada sesión: 

1. Desglosar proyectos complejos. Si una tarea requiere de más de cuatro pomodoros para completarse, entonces debes dividir la actividad en pasos más pequeños. 
2. Las tareas pequeñas van juntas. Cualquier actividad que requiera menos de un pomodoro puede combinarse con otras tareas simples. 
3. Una vez establecido un pomodoro, no puede romperse. Para que la técnica Pomodoro funcione no debe haber ninguna interrupción ni distracción. Cualquier actividad, idea o tarea que surja debe tomarse en consideración para volver a ella más tarde.

Si una interrupción es inevitable, entonces toma un descanso de 5 minutos y comienza de nuevo. De igual forma, puedes hacer un seguimiento de tus interrupciones a medida que ocurren, para reflexionar cómo evitarlas en tu próxima sesión. 

En caso de que completes alguna actividad o tarea antes de que suene el temporizador, debes continuar aprovechando tu tiempo para aprender o mejorar tus habilidades con respecto al objetivo establecido. 

Ventajas y desventajas de la técnica Pomodoro 

Si bien la técnica Pomodoro puede ser un método muy útil, reúne ciertas características que quizá no lo hagan la mejor alternativa para ti. ¡Analicemos todos los puntos! 

Ventajas de la técnica Pomodoro

1. Fácil de implementar 

Sin duda, la función y aplicación del método Pomodoro es muy sencilla. Con solo establecer un temporizador físico o digital (como el que tienes en tu teléfono) puedes comenzar. Además, funciona para todo tipo de tareas: desde actividades complejas de trabajo, ser más productivo trabajando en casa y hasta para la limpieza del hogar.

2. Promueve el trabajo creativo 

Este método te permite aprovechar tu periodo más alto de productividad y creatividad. Para ello, es vital analizarte a ti mismo y saber en qué momento estás más alerta, centrado y emocionado por trabajar. De igual forma, te ayuda a conocer mejor tu agenda y determinar en qué horario es más sencillo para ti trabajar por intervalos. También puede convertirse en una de las grandes herramientas de productividad para tu empresa y tu equipo de trabajo. 

3. Convierte lo complejo en procesable

El método Pomodoro puede implementarse en tareas tan simples como lavar los trastes, pero también en otras actividades mucho más complejas. La ventaja es que los intervalos de 25 minutos te ayudan a dividir tus proyectos más grandes o difíciles en tareas más asimilables y menos abrumadoras.

4. Elimina poco a poco la procrastinación

La técnica Pomodoro se enfoca en dejar fuera todo tipo de distracciones por 25 minutos. Esto implica no atender ningún mensaje o correo electrónico ni revisar redes sociales. Justamente para esto son los objetivos de los intervalos: permitirte estar completamente absorto y presente en la actividad que necesitas hacer.

5. Conduce a las grandes ideas

Una mente organizada puede pensar mejor, lo que conduce a la generación de mejores ideas. El método Pomodoro no es limitante ni muy exigente, ya que en los intervalos de descanso puedes tener momentos de claridad que te permitan ser mucho más creativo e incluso profundizar en tu interior. Por ello, la recomendación es ocupar tu descanso en meditaciones rápidas o ejercicios de respiración.  

Desventajas de la técnica Pomodoro

1. Requiere de mucha disciplina 

No todo es miel sobre hojuelas con el modelo Pomodoro, lo cierto es que para lograr dominarlo y aprovecharlo debes ser muy constante; algo que puede ser complicado para alguien que de por sí tiene problemas de organización.

2. Hay cabida para las distracciones 

Sí, sabemos que la técnica Pomodoro busca precisamente alejarte de toda distracción, pero los intervalos de descanso de 5 minutos pueden cortar la inspiración o el flujo para muchas personas. Es posible que prefieras continuar trabajando o tengas la habilidad de concentrarte durante largos periodos, algo que puede verse interrumpido por los descansos.

3. Puede interrumpir actividades importantes

No todas las personas pueden darse el lujo de concentrarse en una sola actividad y dejar fuera todo lo demás. Sobre todo cuando tu trabajo depende de atender llamadas de los clientes o realizas trabajo de equipo que requiere de tu participación constantemente.

Como puedes ver, la técnica Pomodoro tiene pros y contras, pero puedes ajustar los intervalos de tiempo y los descansos, según tu estilo de vida y tus actividades.

¿Por qué es efectiva la técnica Pomodoro? 

La técnica Pomodoro es efectiva por una simple razón: aprenderás a manejar tu tiempo.

Muchas veces nos tardamos 2 horas en terminar un trabajo de una sola hora porque nos distraemos mucho, interrumpimos la tarea principal para hacer otras más pequeñas o simplemente nos cansamos y realizamos descansos muy largos.

Esta técnica ayudará a:

• Hacer que el tiempo sea tu aliado.
• Optimizar tu rendimiento, ya que harás más cosas en menos tiempo.
• Evitar sentirte presionado porque sabrás a la perfección cuánto tiempo necesitas para realizar ciertas tareas y cuándo debes empezar a hacerlas.
• Lograr que te distraigas menos.

¿Cómo utilizar la técnica Pomodoro para mejorar tu productividad como vendedor?

Sigue estos pasos para usar la técnica y aumentar tu productividad como un experto.

1. Prepara tu pomodoro timer 

Como ya mencionamos, esta técnica se trata de trabajar en intervalos de 25 minutos. Para medir tu tiempo, necesitarás tu propio pomodoro. No es necesario que busques en miles de tiendas hasta encontrar el temporizador en forma de tomate, pues con el cronómetro de tu teléfono móvil será más que suficiente.

2. Decide cuál será la tarea que vas hacer 

Escoge cuál será la primera labor que realizarás con esta técnica. Puede ser enviar ese email que llevas varias horas posponiendo o terminar tu reporte semanal antes de la fecha límite. ¿Ya tienes algo en mente?

3. Protégete de distracciones 

Es muy importante que durante tu tiempo de trabajo no existan distracciones externas. Eso significa cerrar Facebook y otras redes, tus chats, y nada de ir por una taza de café. El tiempo Pomodoro es tiempo exclusivamente de trabajo.

Puedes probar los bloqueadores de redes sociales. Estas aplicaciones o extensiones de los navegadores de internet que no te permitirán acceder a las plataformas sociales para que puedas concentrarte y ser productivo, tales como BlockSite o Cold Turkey.

4. ¡Empieza la cuenta regresiva! 

Es momento de trabajar: concéntrate y dedícate a una sola tarea. Si necesitas hacer varias llamadas de ventas, estos 25 minutos deben dedicarse a eso. Procura no hacer comentarios con tus compañeros entre llamadas, el tiempo Pomodoro no debe ser interrumpido por nada.

5. Descansa por un lapso corto

Una vez que hayas finalizado tu primer pomodoro, puedes tener un pequeño descanso. Revisa las notificaciones que se juntaron, ve por un café o saluda a alguno de tus compañeros (¡siempre y cuando no esté ocupado!).

6. Vuelve a empezar

Convierte esto en un ciclo de trabajo: Un pomodoro, un pequeño descanso; otro pomodoro, otro pequeño descanso.Y así sucesivamente. Puedes hacer pausas más largas después de cuatro pomodoros. La técnica busca trabajar de forma constante, pero mantener toda tu energía.

7. Aprende cuáles son tus tiempos 

Una vez que hayas usado la técnica por un buen rato sabrás cuántos pomodoros necesitas cumplir para terminar ciertas actividades. Utiliza esta información para manejar tus horarios en función de los intervalos de 25 minutos, asegurándote de que otros asuntos pendientes no interrumpan tu tiempo de trabajo. Por ejemplo, si sabes que tienes una junta a las 10:00, asegúrate de empezar a las 9:30 o antes. 

3 aplicaciones para ayudarte a implementar la técnica Pomodoro

Si no quieres usar el cronómetro de tu celular porque es muy aburrido, pero tampoco quieres llevar un timer de cocina al trabajo, no te preocupes. Existen varias aplicaciones que puedes aprovechar. Te compartimos nuestras favoritas.

1. Focus Keeper: Time Management (para iPhone) 

Focus Keeper: Time Management es una app muy sencilla y roja, como un jugoso tomate. No solo es un temporizador muy fácil de usar, sino que te mostrará gráficos en los que podrás dar seguimiento a tus horas de trabajo y cuánto te está sirviendo la técnica Pomodoro.

2. Focus To-Do: Pomodoro & Tasks (para Android) 

La app Focus-To-Do: Pomodoro & Tasks es todo lo que estabas buscando. Tiene un timer para que midas tus pomodoros, pero también te permite hacer listas de tus pendientes y ofrece reportes y gráficos muy completos para que sepas en qué has invertido tu tiempo.

3. Chromodoro (para Google Chrome)

Chromodoro es la alternativa más sencilla para ti. No necesitarás usar tu teléfono (así evitarás potenciales distracciones de notificaciones). Esta es una extensión para Google Chrome que te ayudará a contar tu tiempo (incluidos los descansos).

Ejemplo real de la técnica Pomodoro 

Francisco Sáez, fundador y CEO de FacileThings, probó de manera exitosa la técnica Pomodoro, a continuación te contaremos los ajustes que realizó y los resultados que obtuvo. 

Francisco se confiesa un seguidor del método GTD, pero después de ver que la técnica Pomodoro se extendía en el mundo de la programación empezó a considerarla. 

Él tenía una fuerte resistencia a dividir su tiempo de programación en bloques de 25 minutos, pues no se ajustaba a su proceso personal de trabajo. Además, al ser una persona con facilidad para concentrarse 1 o 2 horas seguidas, tener que interrumpir su trabajo y descansar 5 minutos podría hacerlo perder el foco. 

Aun así decidió continuar con su experimento, pero hizo algunas modificaciones y solo implementó los principios básicos del método: 

• Activar el temporizador durante 25 minutos con ayuda de una app. 
• No dejar de trabajar durante este tiempo y evitar cualquier interrupción. 
• Tomar un descanso inmediato de 5 minutos tras sonar el temporizador, que usó para gestionar las interrupciones que tuvo durante sus intervalos. 
• Volver a activar el temporizador y empezar de nuevo. Y cada cuatro pomodoros completados, tomar un descanso largo de 15, 30 o hasta 60 minutos. 

Después de implementar la técnica Pomodoro durante 7 días consecutivos, Francisco tuvo conclusiones muy positivas: 

• Puedes ser MUY productivo en 25 minutos y la tentación de procrastinar casi desaparece.
• Los 5 minutos de descanso no te vuelven disperso, te ayudan a regresar más enfocado. 
• La estimación de todo lo que se puede hacer en un día de trabajo es más real, así como del nivel de productividad. 

La historia de Francisco Sáez sirve para reafirmar que la técnica Pomodoro es muy efectiva y recomendable. 

Ahora que ya sabes qué es la técnica Pomodoro y cómo usarla, ya no hay pretexto para no ser más productivo. Desde ahora puedes empezar a mejorar y realizar más tareas en menos tiempo. No dudes en compartirla con tus compañeros de trabajo. ¡Logra que el área de ventas de tu empresa se vuelva un reloj suizo de productividad!

Ahora, la pregunta es: ¿qué vas a hacer con todo el tiempo libre que te quede?