Qué es la técnica Pomodoro y cómo usarla para mejorar tu productividad

Existen muchas técnicas que me han ayudado a mantener, e incluso mejorar, mi productividad para ejecutar un trabajo en menos tiempo. Pero ninguna la he considerado tan interesante como la técnica del tomate, realmente llamada técnica o método Pomodoro, que me ha permitido ser más productivo mediante la correcta gestión de tiempo para crear nuevos hábitos y aprovechar mis horas laborales o creativas. 

Si actualmente realizas alguna actividad en la que debes hacer múltiples tareas, pero te cuesta mucho trabajo concentrarte y completarlas, la técnica Pomodoro podría ser justo lo que necesitas y aquí te contaré de qué se trata. 

Los intervalos de tiempo se denominan «pomodoros» y una vez cumplidos cuatro de ellos puedes hacer pausas prolongadas de entre 15 a 30 minutos, siempre y cuando se hayan completado los primeros cuatro intervalos de trabajo consecutivos.

Esta técnica fue creada en 1980 por Francesco Cirillo, un especialista en consultoría y coach de negocios. La idea surgió mientras cursaba la universidad y medía su tiempo con un temporizador en forma de tomate.

Por qué es efectiva la técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es efectiva por una simple razón: aprenderás a manejar tu tiempo.

Muchas veces nos tardamos 2 horas en terminar un trabajo de una sola hora porque nos distraemos mucho, interrumpimos la tarea principal para hacer otras más pequeñas o simplemente nos cansamos y realizamos descansos muy largos.

Esta técnica ayudará a:

• Hacer que el tiempo sea tu aliado.
• Optimizar tu rendimiento, ya que harás más cosas en menos tiempo.
• Evitar sentirte presionado porque sabrás a la perfección cuánto tiempo necesitas para realizar ciertas tareas y cuándo debes empezar a hacerlas.
• Lograr que te distraigas menos.

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Cuándo debes aplicar la técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es una herramienta excepcional para aumentar la productividad y mantener la concentración en tareas específicas. Sin embargo, su aplicación óptima depende en gran medida del tipo de trabajo que estés realizando y de tu estilo personal de trabajo. Aplica la técnica Pomodoro para las siguientes tareas o ante las siguientes situaciones:

• Tareas que requieren concentración profunda: Si estás trabajando en proyectos que demandan un alto nivel de concentración y enfoque, como la escritura, la programación o el diseño, la técnica Pomodoro puede ser especialmente efectiva. Dividir estas tareas en intervalos de tiempo definidos te ayuda a evitar la fatiga mental y a mantener una alta calidad de trabajo a lo largo del día.
• Tareas repetitivas o monótonas: Incluso para tareas que pueden parecer simples o monótonas, como responder correos electrónicos o realizar llamadas telefónicas, la técnica Pomodoro puede ser útil para mantener la concentración y evitar distracciones.
• Para combatir la procrastinación: Si tienes dificultades para empezar una tarea o tiendes a procrastinar, la técnica Pomodoro puede ser un excelente método para vencer la resistencia inicial. Al dividir la tarea en intervalos de tiempo manejables y establecer descansos regulares, te resultará más fácil dar el primer paso y mantenerte enfocado.
• En espacios donde debes evitar distracciones frecuentes: Si trabajas en un entorno con muchas distracciones, como una oficina abierta o un espacio de trabajo compartido, la técnica Pomodoro puede ayudarte a bloquear esas distracciones y mantener la concentración en tus tareas prioritarias.
• Para mejorar la gestión del tiempo: Incluso si ya eres bastante organizado, la técnica Pomodoro puede proporcionarte una estructura adicional para tu día de trabajo, ayudándote a priorizar tareas, gestionar el tiempo de manera más efectiva y mantener un equilibrio entre trabajo y descanso.

Sin duda, la técnica Pomodoro es versátil y puede aplicarse en una amplia variedad de situaciones laborales y personales. Desde que la he puesto en práctica me ha ayudado a mejorar la eficiencia en mis tareas, tengo mayor control de mi tiempo; además que se puede adaptar su uso según las necesidades y preferencias individuales.

Cómo funciona la técnica Pomodoro

Si bien Francesco Cirillo llegó a escribir todo un libro de 130 páginas sobre la técnica Pomodoro, este método es bastante simple y fácil de seguir. Te compartimos a continuación lo básico: 

• Realiza una lista de tus tareas pendientes y consigue un temporizador. 
• Configura el temporizador 25 minutos y concéntrate en una sola tarea hasta que el conteo llegue a su fin. 
• Cuando termine la sesión, marca tu primer pomodoro y regístralo como completado. Ahora, puedes descansar 5 minutos. 
• Cuando hayas completado cuatro pomodoros, podrás tomar un descanso más largo, de entre 15 a 30 minutos.

Si bien los intervalos de trabajo de 25 minutos son el núcleo de la técnica Pomodoro, esta también se compone por algunas reglas para aprovechar al máximo cada sesión: 

1. Desglosar proyectos complejos. Si una tarea requiere de más de cuatro pomodoros para completarse, entonces debes dividir la actividad en pasos más pequeños. 
2. Las tareas pequeñas van juntas. Cualquier actividad que requiera menos de un pomodoro puede combinarse con otras tareas simples. 
3. Una vez establecido un pomodoro, no puede romperse. Para que la técnica Pomodoro funcione no debe haber ninguna interrupción ni distracción. Cualquier actividad, idea o tarea que surja debe tomarse en consideración para volver a ella más tarde.

Si una interrupción es inevitable, entonces toma un descanso de 5 minutos y comienza de nuevo. De igual forma, puedes hacer un seguimiento de tus interrupciones a medida que ocurren, para reflexionar cómo evitarlas en tu próxima sesión. 

En caso de que completes alguna actividad o tarea antes de que suene el temporizador, debes continuar aprovechando tu tiempo para aprender o mejorar tus habilidades con respecto al objetivo establecido. 

Consejos para aplicar la técnica Pomodoro

Ya te he contado cuál es el principio de la técnica Pomodoro y ahora te daré algunos consejos para que, durante cada uno de los pasos e insluso en los descansos, puedas sacarle provecho en su máxima expresión. Para aplicar la técnica Pomodoro de forma efectiva, te recomiendo seguir estos consejos que me han funcionado:

• Planifica  tus tareas con anticipación: Antes de empezar, haz una lista de las tareas que quieres realizar y ordenalas por prioridad. Estima el tiempo que te llevará cada una y asigna un número de pomodoros a cada tarea. Por ejemplo, si una tarea te llevará una hora, puedes asignarle dos pomodoros.
• Busca un temporizador (físico o app): Elige un temporizador que te avise cuando empiece y termine cada pomodoro. Puede ser una aplicación, un reloj, una alarma, etc. Lo importante es que sea fácil de usar y que no te distraiga con otros sonidos o notificaciones.
• Elimina distracciones: Durante cada "pomodoro", concéntrate únicamente en la tarea que estás realizando y elimina todas las distracciones posibles, como notificaciones de teléfono, correos electrónicos o redes sociales. Si es necesario, considera usar aplicaciones o herramientas de bloqueo de sitios web para mantener el enfoque.
• Empieza el primer pomodoro y trabaja en la tarea elegida con total concentración. Evita cualquier distracción o interrupción, como revisar el correo, el móvil, las redes sociales, etc. Si te surge alguna idea o recordatorio que no tenga que ver con la tarea, apúntalo en un papel y déjalo para después.
• Cuando termine el pomodoro, haz una marca en tu lista para indicar que has completado uno. Tómate un descanso de 5 minutos y aprovecha para relajarte, estirarte, tomar agua, respirar, etc. No hagas nada que requiera de tu atención o que te genere estrés, como leer el correo, ver las noticias, etc.
• Evalúa y ajusta: Después de un período de tiempo, tómate un momento para evaluar tu progreso y ajustar tu enfoque según sea necesario. ¿Estás completando tus tareas planificadas dentro del tiempo establecido? ¿Necesitas hacer cambios en tu planificación o en la duración de tus "pomodoros"?
• Después de cuatro pomodoros, tómate un descanso más largo, de 15 a 30 minutos. En este tiempo, puedes hacer algo que te guste, como leer, escuchar música, meditar, etc. También puedes revisar tu lista de tareas y ajustarla si es necesario.
• Repite el ciclo de trabajo y descanso hasta que termines todas las tareas o hasta que se acabe el tiempo que tenías disponible. Al final del día, revisa tu progreso y celebra tus logros. Reflexiona sobre lo que has aprendido, lo que has hecho bien y lo que puedes mejorar.

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La clave para aprovechar al máximo la técnica Pomodoro es practicarla de manera consistente. Haz un esfuerzo consciente para incorporar esta técnica en tu rutina diaria de trabajo y mantén la disciplina incluso cuando surjan desafíos o distracciones.

2 tips para ajustar el tiempo de tus pomodoros

Qué hacer durante los descansos de los pomodoros

Los descansos entre los "pomodoros" son una parte fundamental de la técnica Pomodoro, ya que te permitirán recargar energías, mantener la motivación y prevenir la fatiga mental. Aquí tienes algunas ideas sobre cómo aprovechar al máximo estos intervalos de descanso:

• Hacer ejercicios de estiramiento o de movilidad: Esto te ayudará a aliviar la tensión muscular, mejorar la circulación, descansar tus ojos y prevenir lesiones. Puedes hacer algunos movimientos simples, como rotar el cuello, los hombros, las muñecas, las caderas, etc.
• Hacer ejercicios de respiración o de meditación: Esto te ayudará a calmar tu mente, reducir el estrés y aumentar tu concentración. Puedes hacer algunas respiraciones profundas, seguir una guía de meditación, repetir un mantra, etc.
• Tomar agua o una bebida saludable: Esto te ayudará a hidratarte, eliminar toxinas y mejorar tu metabolismo. Puedes tomar agua, té, zumo, etc. Evita las bebidas con cafeína, alcohol o azúcar, ya que pueden alterar tu sueño o tu estado de ánimo.
• Comer un snack saludable: Esto te ayudará a reponer tu energía, nutrir tu cuerpo y evitar el hambre. Puedes comer una fruta, un yogur, un puñado de frutos secos, etc. Evita los alimentos procesados, fritos o con mucha grasa, ya que pueden causarte indigestión o somnolencia.
• Escuchar música o un podcast: Esto te ayudará a distraerte, entretenerte y aprender algo nuevo. Puedes escuchar tu música favorita, un podcast de tu interés, un audiolibro, etc. Elige algo que te guste, pero que no te absorba demasiado.
• Leer un libro o una revista: Esto te ayudará a ampliar tu conocimiento, mejorar tu vocabulario y estimular tu imaginación. Puedes leer un libro de ficción, de no ficción, una revista de actualidad, etc. Elige algo que te atraiga, pero que no te enganche demasiado.
• Jugar un juego o resolver un rompecabezas: Esto te ayudará a divertirte, desafiar tu mente y mejorar tu memoria. Puedes jugar un juego de mesa, de cartas, de video, etc. También puedes resolver un sudoku, un crucigrama, un acertijo, etc. Elige algo que te entretenga, pero que no te frustre demasiado.

Recuerda que es importante mantener los descansos cortos. Aunque es importante tomarse el tiempo suficiente para descansar y recargar energías, evita extender demasiado los intervalos de descanso. De esta forma podrás enfocarte en actividades que te ayuden a relajarte y a recargar energías sin distraerte demasiado del trabajo.

El consejo de Jéssica González, Manager, Sales - RAM

«Es muy importante que te desconectes de las pantallas. Si has estado trabajando frente a una pantalla durante varios "pomodoros", aprovecha el descanso para desconectar y descansar la vista. Cierra los ojos durante unos minutos, mira por la ventana de tu oficina o enfoca la atención en objetos que estén cerca de ti para reducir la fatiga ocular y la tensión visual».

Las interrupciones son uno de los mayores enemigos de la productividad, ya que rompen tu flujo de trabajo, te hacen perder el tiempo y te dificultan retomar la concentración. Por eso, es importante que sepas cómo manejar las interrupciones que puedan surgir mientras aplicas la técnica Pomodoro. Estos son los pasos que te recomiendo seguir:

1. Antes de empezar, elimina o minimiza las fuentes de interrupción que puedas controlar

Por ejemplo, silencia o apaga tu móvil, tu correo, tus redes sociales, etc. Avisa a las personas que te rodean que vas a trabajar y que no quieres que te molesten. Cierra la puerta, pon un cartel, usa unos auriculares, etc. Crea un ambiente de trabajo que te favorezca la concentración y el enfoque.

2. Establece límites claros

Comunica a tus colegas, familiares o compañeros de trabajo cuándo estás en un "pomodoro" y necesitas concentrarte en tu trabajo. Establece límites claros y pide que te interrumpan solo en casos de verdadera urgencia.

3. Durante el pomodoro, si te surge una interrupción interna

Es decir, un pensamiento, una idea, un recordatorio, etc., que no tenga que ver con la tarea que estás realizando, simplemente apúntalo en un papel y déjalo para después. No le dediques más tiempo ni atención, ya que eso te hará perder el ritmo y el interés. Confía en que podrás ocuparte de ello más tarde, cuando termines el pomodoro o el ciclo de trabajo.

4. Durante el pomodoro, si te surge una interrupción externa

Es decir, una llamada, un mensaje, una visita, una emergencia, etc., que no puedas ignorar o posponer, detén el temporizador y atiende la interrupción. Intenta resolverla lo antes posible y vuelve al trabajo. Si la interrupción te ha llevado menos de 5 minutos, continúa el pomodoro donde lo dejaste. Si la interrupción te ha llevado más de 5 minutos, cancela el pomodoro y empieza un nuevo pomodoro desde el principio. No te desanimes por la interrupción, sino que aprende de ella y trata de evitarla en el futuro.

5. Mantén la calma

Cuando una interrupción inevitable ocurra, mantén la calma y trata de volver rápidamente a tu tarea una vez que se haya resuelto el problema. No te frustres por las interrupciones inevitables, sino que concéntrate en mantener el enfoque y retomar tu trabajo lo más pronto posible.

6. Utiliza técnicas de gestión del tiempo

Además de la técnica Pomodoro, familiarízate con otras técnicas de gestión del tiempo que puedan ayudarte a minimizar las interrupciones y a maximizar tu productividad, como la técnica GTD (Getting Things Done) o la matriz de Eisenhower.

7. Ajusta tu planificación

Si las interrupciones son una ocurrencia frecuente, considera ajustar tu planificación para incluir períodos de tiempo específicos para manejar correos electrónicos, llamadas telefónicas u otras tareas que puedan generar interrupciones.

8. Aprende de tus experiencias

Después de cada día de trabajo, reflexiona sobre las interrupciones que enfrentaste y busca patrones o tendencias que puedas abordar en el futuro. Aprende de tus experiencias pasadas y ajusta tu enfoque según sea necesario para minimizar las interrupciones y optimizar tu productividad.

Ventajas y desventajas de la técnica Pomodoro 

Si bien la técnica Pomodoro puede ser un método muy útil, reúne ciertas características que quizá no lo hagan la mejor alternativa para ti. ¡Analicemos todos los puntos! 

Ventajas de la técnica Pomodoro

1. Fácil de implementar 

Sin duda, la función y aplicación del método Pomodoro es muy sencilla. Con solo establecer un temporizador físico o digital (como el que tienes en tu teléfono) puedes comenzar. Además, funciona para todo tipo de tareas: desde actividades complejas de trabajo, ser más productivo trabajando en casa y hasta para la limpieza del hogar.

2. Promueve el trabajo creativo 

Este método te permite aprovechar tu periodo más alto de productividad y creatividad. Para ello, es vital analizarte a ti mismo y saber en qué momento estás más alerta, centrado y emocionado por trabajar. De igual forma, te ayuda a conocer mejor tu agenda y determinar en qué horario es más sencillo para ti trabajar por intervalos. También puede convertirse en una de las grandes herramientas de productividad para tu empresa y tu equipo de trabajo. 

3. Convierte lo complejo en procesable

El método Pomodoro puede implementarse en tareas tan simples como lavar los trastes, pero también en otras actividades mucho más complejas. La ventaja es que los intervalos de 25 minutos te ayudan a dividir tus proyectos más grandes o difíciles en tareas más asimilables y menos abrumadoras.

4. Elimina poco a poco la procrastinación

La técnica Pomodoro se enfoca en dejar fuera todo tipo de distracciones por 25 minutos. Esto implica no atender ningún mensaje o correo electrónico ni revisar redes sociales. Justamente para esto son los objetivos de los intervalos: permitirte estar completamente absorto y presente en la actividad que necesitas hacer.

5. Conduce a las grandes ideas

Una mente organizada puede pensar mejor, lo que conduce a la generación de mejores ideas. El método Pomodoro no es limitante ni muy exigente, ya que en los intervalos de descanso puedes tener momentos de claridad que te permitan ser mucho más creativo e incluso profundizar en tu interior. Por ello, la recomendación es ocupar tu descanso en meditaciones rápidas o ejercicios de respiración.  

Desventajas de la técnica Pomodoro

1. Requiere de mucha disciplina 

No todo es miel sobre hojuelas con el modelo Pomodoro, lo cierto es que para lograr dominarlo y aprovecharlo debes ser muy constante; algo que puede ser complicado para alguien que de por sí tiene problemas de organización.

2. Hay cabida para las distracciones 

Sí, sabemos que la técnica Pomodoro busca precisamente alejarte de toda distracción, pero los intervalos de descanso de 5 minutos pueden cortar la inspiración o el flujo para muchas personas. Es posible que prefieras continuar trabajando o tengas la habilidad de concentrarte durante largos periodos, algo que puede verse interrumpido por los descansos.

3. Puede interrumpir actividades importantes

No todas las personas pueden darse el lujo de concentrarse en una sola actividad y dejar fuera todo lo demás. Sobre todo cuando tu trabajo depende de atender llamadas de los clientes o realizas trabajo de equipo que requiere de tu participación constantemente.

Como puedes ver, la técnica Pomodoro tiene pros y contras, pero puedes ajustar los intervalos de tiempo y los descansos, según tu estilo de vida y tus actividades.

Cómo utilizar la técnica Pomodoro para mejorar tu productividad como vendedor

Sigue estos pasos para usar la técnica y aumentar tu productividad como un experto.

1. Prepara tu pomodoro timer 

Como ya mencionamos, esta técnica se trata de trabajar en intervalos de 25 minutos. Para medir tu tiempo, necesitarás tu propio pomodoro. No es necesario que busques en miles de tiendas hasta encontrar el temporizador en forma de tomate, pues con el cronómetro de tu teléfono móvil será más que suficiente.

2. Decide cuál será la tarea que vas hacer 

Escoge cuál será la primera labor que realizarás con esta técnica. Puede ser enviar ese email que llevas varias horas posponiendo o terminar tu reporte semanal antes de la fecha límite. ¿Ya tienes algo en mente?

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3. Protégete de distracciones 

Es muy importante que durante tu tiempo de trabajo no existan distracciones externas. Eso significa cerrar Facebook y otras redes, tus chats, y nada de ir por una taza de café. El tiempo Pomodoro es tiempo exclusivamente de trabajo.

Puedes probar los bloqueadores de redes sociales. Estas aplicaciones o extensiones de los navegadores de internet que no te permitirán acceder a las plataformas sociales para que puedas concentrarte y ser productivo, tales como BlockSite o Cold Turkey.

4. ¡Empieza la cuenta regresiva! 

Es momento de trabajar: concéntrate y dedícate a una sola tarea. Si necesitas hacer varias llamadas de ventas, estos 25 minutos deben dedicarse a eso. Procura no hacer comentarios con tus compañeros entre llamadas, el tiempo Pomodoro no debe ser interrumpido por nada.

5. Descansa por un lapso corto

Una vez que hayas finalizado tu primer pomodoro, puedes tener un pequeño descanso. Revisa las notificaciones que se juntaron, ve por un café o saluda a alguno de tus compañeros (¡siempre y cuando no esté ocupado!).

6. Vuelve a empezar

Convierte esto en un ciclo de trabajo: Un pomodoro, un pequeño descanso; otro pomodoro, otro pequeño descanso.Y así sucesivamente. Puedes hacer pausas más largas después de cuatro pomodoros. La técnica busca trabajar de forma constante, pero mantener toda tu energía.

7. Aprende cuáles son tus tiempos 

Una vez que hayas usado la técnica por un buen rato sabrás cuántos pomodoros necesitas cumplir para terminar ciertas actividades. Utiliza esta información para manejar tus horarios en función de los intervalos de 25 minutos, asegurándote de que otros asuntos pendientes no interrumpan tu tiempo de trabajo. Por ejemplo, si sabes que tienes una junta a las 10:00, asegúrate de empezar a las 9:30 o antes. 

3 aplicaciones para ayudarte a implementar la técnica Pomodoro

Si no quieres usar el cronómetro de tu celular porque es muy aburrido, pero tampoco quieres llevar un timer de cocina al trabajo, no te preocupes. Existen varias aplicaciones que puedes aprovechar. Te compartimos nuestras favoritas.

1. Focus Keeper: Time Management (para iPhone) 

Focus Keeper: Time Management es una app muy sencilla y roja, como un jugoso tomate. No solo es un temporizador muy fácil de usar, sino que te mostrará gráficos en los que podrás dar seguimiento a tus horas de trabajo y cuánto te está sirviendo la técnica Pomodoro.

2. Focus To-Do: Pomodoro & Tasks (para Android) 

La app Focus-To-Do: Pomodoro & Tasks es todo lo que estabas buscando. Tiene un timer para que midas tus pomodoros, pero también te permite hacer listas de tus pendientes y ofrece reportes y gráficos muy completos para que sepas en qué has invertido tu tiempo.

3. Chromodoro (para Google Chrome)

Chromodoro es la alternativa más sencilla para ti. No necesitarás usar tu teléfono (así evitarás potenciales distracciones de notificaciones). Esta es una extensión para Google Chrome que te ayudará a contar tu tiempo (incluidos los descansos).

Ejemplo real de la técnica Pomodoro 

Francisco Sáez, fundador y CEO de FacileThings, probó de manera exitosa la técnica Pomodoro, a continuación te contaremos los ajustes que realizó y los resultados que obtuvo. 

Francisco se confiesa un seguidor del método GTD, pero después de ver que la técnica Pomodoro se extendía en el mundo de la programación empezó a considerarla. 

Él tenía una fuerte resistencia a dividir su tiempo de programación en bloques de 25 minutos, pues no se ajustaba a su proceso personal de trabajo. Además, al ser una persona con facilidad para concentrarse 1 o 2 horas seguidas, tener que interrumpir su trabajo y descansar 5 minutos podría hacerlo perder el foco. 

Aun así decidió continuar con su experimento, pero hizo algunas modificaciones y solo implementó los principios básicos del método: 

• Activar el temporizador durante 25 minutos con ayuda de una app. 
• No dejar de trabajar durante este tiempo y evitar cualquier interrupción. 
• Tomar un descanso inmediato de 5 minutos tras sonar el temporizador, que usó para gestionar las interrupciones que tuvo durante sus intervalos. 
• Volver a activar el temporizador y empezar de nuevo. Y cada cuatro pomodoros completados, tomar un descanso largo de 15, 30 o hasta 60 minutos. 

Después de implementar la técnica Pomodoro durante 7 días consecutivos, Francisco tuvo conclusiones muy positivas: 

• Puedes ser MUY productivo en 25 minutos y la tentación de procrastinar casi desaparece.
• Los 5 minutos de descanso no te vuelven disperso, te ayudan a regresar más enfocado. 
• La estimación de todo lo que se puede hacer en un día de trabajo es más real, así como del nivel de productividad. 

La historia de Francisco Sáez sirve para reafirmar que la técnica Pomodoro es muy efectiva y recomendable. 

Ahora que ya te he contado qué es la técnica Pomodoro y cómo usarla, ya no hay pretexto para no ser más productivo. Desde ahora puedes empezar a mejorar y realizar más tareas en menos tiempo. No dudes en compartirla con tus compañeros de trabajo. ¡Logra que el área de ventas de tu empresa se vuelva un reloj suizo de productividad!

Ahora, la pregunta es: ¿qué vas a hacer con todo el tiempo libre que te quede?