Cada año tenemos nuevos objetivos y metas que cumplir. Y cuando se es un especialista en ventas, uno de los principales retos a emprender es ser más organizado, planificar mejor y aprovechar al máximo los días.

Si bien no hay un secreto o receta mágica que pueda ayudarte a llegar siempre a tiempo a las reuniones o cumplir con todas las tareas diarias, sí existen herramientas tecnológicas ideales, como las app de agenda o calendario.

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Recopilamos para ti las mejores opciones para este año tengas todo para triunfar.

1. Google Calendar (Android e iOS)

Este calendario es un clásico que está disponible para todas las versiones de iOS y Android. Es ideal para la programación de citas y la conexión con personas en diferentes partes del mundo, ya que permite programar reuniones remotas con enlaces de video y coordinar múltiples calendarios para saber las diferentes actividades de sus colaboradores y clientes.

Su herramienta de gestión de tiempo es muy funcional si lo que necesitas es simplificar tu agenda. Su interfaz, como ya es bien conocida, es muy fácil de usar y es perfecta para aquellos con gustos más simples y que no requieren grandes opciones de personalización.

2. HabitNow (Android)

El objetivo principal de esta aplicación es mantener una rutina organizada mientras los usuarios construyen buenos hábitos. Con HabitNow puedes gestionar las actividades diarias y dar seguimiento completo a los hábitos al mismo tiempo. Además de servir como agenda también te ayuda a establecer metas por día, por semana o por mes. Se ajusta perfecto a tus necesidades y estilo de vida estableciendo recordatorios y alarmas para que no olvides completar los objetivos deseados.

En cuestión de seguridad, tiene la opción de proteger la privacidad de los datos personales con una pantalla de bloqueo. Además, crea copias de seguridad para resguardar la información dentro de la aplicación por si tienes que exportarla a otro dispositivo.

3. Toodledo (Android e iOS)

Toodledo es para ti si necesitas una aplicación que te ayude a aumentar la productividad de tu día a día. Con este planificador podrás escribir notas largas, hacer listas de tareas personalizadas, crear esquemas estructurados y rastrear tus hábitos. Su sistema permite compartir y colaborar simultáneamente con colaboradores, clientes, familia y amigos para encontrar la fecha perfecta para una reunión.

Si constantemente realizas juntas de trabajo o con tu equipo comercial, con esta aplicación podrás compartir de forma muy sencilla las actividades por cada persona o equipo; así como compartir carpetas individuales, reasignar tareas y rastrear el progreso por persona. Lo mejor de todo es que está disponible para versiones móviles, como tabletas, o de escritorio, por lo que también podrás revisarla donde te encuentres.

4. WeNote (Android)

Organizar las actividades diarias nunca fue tan fácil y colorido. Con WeNote no solo tienes un calendario disponible, sino también puedes crear notas, listas de tareas y recordatorios. Una de sus grandes ventajas es que puedes bloquear información privada para proteger datos confidenciales, mediante una contraseña.

Entre otras funciones se encuentran: etiquetas, imágenes como archivos adjuntos, escritura a mano, grabación de audio (en su versión Premium), diferentes fuentes y tamaños, recordatorio avanzado (diario, semanal, mensual y anual) y sincronización segura con la nube. También cuenta con copias de seguridad, opción para aceptar notas y archivos adjuntos compartidos de otras aplicaciones y la posibilidad de compartir notas y archivos adjuntos por mensaje de texto o redes sociales.

5. Awesome Calendar (iOS)

Este calendario, exclusivo para iOS, sincroniza automáticamente con todos los calendarios de iPhone. Permite escribir listas de tareas, crear diarios con imágenes y verificar el clima.

Si necesitas compartir actividades o tareas con tus colaboradores puedes hacerlo directamente desde la aplicación. Su interfaz elegante y de uso sin complicaciones permite la organización de todos los aspectos en tu vida que tanto buscas. Ofrece vistas de mes, semana, día, alarma de eventos, semanas plegables, lista de vacaciones y muchos más.

6. ACalendar (Android)

Esta es una de las aplicaciones de calendario para Android más clásicas. Sus elementos básicos (como varias vistas de fecha, recordatorios y notificaciones) la hacen simplemente perfecta. También incluye funciones de personalización, soporte de Google Calendar, tareas, temas e incluso fases lunares. Si bien su descarga y uso es gratuito, si deseas apoyar la preservación de la selva tropical entonces puedes pagar su versión Premium, con lo cual un 10 % de todos los ingresos es destinado para esta noble acción.

Entre otras funcionalidades se encuentran 7 widgets, vistas del año, personalizaciones de diseño y vista, colores por evento, descripción general de mini-mes o semana gráfica. Si contratas la versión profesional estarás libre de anuncios.

7. DigiCal (Android)

Este calendario es uno de los favoritos por los fanáticos de las aplicaciones de este estilo por ser muy flexible y personalizable. Puede sincronizarse con Google Calendar, Outloook y Exchange. Con DigiCal puedes organizar tus tareas laborales y personales, entre otras, con alguna de sus 7 vistas. Además, tiene tema oscuro para mejorar la visibilidad de noche y ahorrar energía.

En cuestión de personalización tiene 6 widgets para dar estilo a las listas, cuadrículas, días de la semana, listas diarias y más. También puedes codificar eventos con más de 40 colores a escoger. Entre sus funciones encuentras: pronóstico meteorológico mundial, calendario premium, búsqueda de lugares, notificaciones de calendario con alarma en pausa, mapas y navegación, calendario local y gestión de invitaciones.

8. TimeTree (Android e iOS)

Este calendario está hecho para compartir actividades y tareas y convertirse en una parte integral de la gestión de horarios de sus usuarios, a través del intercambio y la comunicación. Además, como una manera de evitar el estrés, la aplicación contiene la opción «Mantener», para almacenar un evento o actividad y resolverla más tarde. 

Se puede compartir entre varias personas, como colegas, familia o amigos, o en los entornos en los que te desenvuelvas. Y así como lo hemos mencionado, TimeTree hace mucho énfasis en la comunicación, por ello en cada evento agregado tiene su propio chat que permite una mejor organización. Dentro de esta opción envía comentarios, discusiones y planes.

9. Dreamie Planner (Android)

Si quieres llevar contigo la planificación de tus actividades diarias de forma más encantadora puedes hacerlo con esta aplicación. Dreamie Planner es simple y puede convertirse en tu diario para escribir el día a día. Su diseño es muy agradable y proporcionan una gran opción de iconos para marcar eventos, lugares, actividades e incluso sentimientos.

Cuenta con sincronización con Google Calendar, hace copia de seguridad de los datos en la nube para mayor seguridad; también hace uso de código PIN para acceso en caso de requerirlo. Está disponible para diferentes tipos de dispositivos, así que tu planificación estará en el lugar donde te encuentres.

10. Evernote (Android e iOS)

Si bien Evernote es la estrella de la organización mediante el archivo de notas, también te ayuda a sacar el mejor provecho de tu calendario. ¿Cómo? Por medio de la aplicación de calendario de Outlook, el cual te permitirá ver los recordatorios que hagas en Evernote.

 

11. OneView Calendar (Android)

Si eres una persona que requiere aplicaciones que te den cero complicaciones, OneView Calendar te muestra tus actividades diarias de forma simple y al instante. Su navegación es bastante rápida y su gestión por día, semana, mes o año es inmediata. De forma clara y sin complicaciones puedes añadir y editar eventos; además, con su versión web puedes tener un acceso más rápido desde cualquier dispositivo.

12. Planner Pro (iOS)

Esta aplicación sirve como agenda, manejo de tareas y organizador personal; está disponible para iOS. Planner Pro permite reunir todo lo que tienes que hacer durante temporadas en un solo lugar a través de sus funciones: sincronización de eventos, fácil modificación de horario, eventos recurrentes y recordatorios. También muestra y oculta calendarios con un solo toque, y da vistas de calendario por día, mes o año.

Si necesitas un planificador para tu trabajo con Planner Pro puedes tener tareas y proyectos mejor organizados. Dentro de esta opción, establece prioridades y verifica las actividades pendientes con iconos disponibles en la aplicación. La búsqueda de eventos, reuniones o labores es muy sencilla y útil por si requieres información pasada. Su descarga es gratuita, pero si deseas tener funciones más profesionales puedes cambiarte a su versión Premium.

13. Do! (iOS)

Con Do! las listas de tareas nunca fueron tan organizadas. Si eres una persona muy ocupada, te encantará esta aplicación en la que solo tienes que marcar «Listo». Un increíble detalle: trae un efecto de sonido de bolígrafo y papel muy realistas que te harán sentir más eficiente cada vez que concluyas alguna actividad.

Entre sus características principales se encuentran: verificación de actividades finalizadas, widgets, temas de aplicación, diferentes fuentes, clasificación (manual o automática, programada, por orden alfabético, etiqueta de color, etc.), bloqueo con contraseña, copia de seguridad y restauración de datos.

14. Tiny Calendar (iOS)

Esta aplicación nativa de Google Calendar cuenta con un diseño intuitivo, simple y amplio, lo que la hace un calendario muy accesible y confiable. Está disponible únicamente para iOS, pero puedes utilizarla en todas sus versiones móviles y sin necesidad de conexión a internet.

Su sincronización es en tiempo real en el momento de abrir la aplicación o después de haber realizado cambios en algún evento. Con sus más de 8 vistas estándar puedes descubrir o encontrar los eventos que requieras verificar.

15. Google Keep (Android e iOS)

Al igual que el funcionamiento de Evernote con Outlook, Google Keep es una extensión con la que puedes organizar todas tus actividades y labores mediante notas. Entre sus mejores características es que te permite grabar notas de voz por si surgen tareas de último momento y no puedes detenerte a apuntarlas (este audio se convertirá en texto automáticamente). De igual forma, puedes tomar fotos a documentos, reuniones o de imágenes relevantes y encontrarlas fácilmente dentro de la aplicación.

Las planificaciones pueden ser compartidas a diferentes personas por si tienes una reunión con tu equipo de trabajo o clientes. Esto facilita la organización en tiempo real y que todos se encuentren en el mismo canal. Los colores y etiquetas administran fácilmente los diferentes eventos mientras todo se sincroniza en tus dispositivos móviles.

16. Todoist (Android e iOS)

Con esta aplicación podrás tener la seguridad de que todo está controlado y registrado en tu agenda y calendario. Sus funciones principales son las de añadir rápidamente tareas y eventos, fechas de vencimiento periódicas y vistas de tareas, que puedes organizar y priorizar fácilmente con sus secciones de favoritos, subtareas y prioridades.

Esta aplicación será muy útil para ti y tu equipo de trabajo, ya que permite la asignación de tareas, notificaciones y comentarios de proyectos para que la productividad laboral sea equitativa y funcional. Además, en este mismo aspecto, puedes tener una vista del progreso logrado con una lista de tareas finalizadas. ¡Es ideal para sentirte motivado todos los días!

17. TickTick (Android e iOS)

Con TickTick puedes organizar toda tu vida en una misma aplicación y está disponible para diferentes dispositivos. Conforme vas creando una lista de tareas también se establecen recordatorios y plazos límites para que no olvides realizar nada. Su vista de calendario es muy simple y fácil de gestionar.

Si requieres mantener actividades con diversas personas, TickTick es ideal para planificar, asignar y compartir en tiempo real. Toda una excelente opción para el aumento de productividad personal y laboral.

18. TimePage (iOS)

Este calendario inteligente, exclusivo para iOS, es único en diseño y funciones. Con él puedes tener una planificación integrada con previsiones meteorológicas, contactos y diferentes plataformas. Cronológicamente brinda una vista de toda la semana y permite consultar otros días con tan solo desplazar la pantalla. Su vista de calendario mensual muestra en colores los días con actividades, con lo que puedes administrar mejor tus citas y aprovechar los días libres.

Cuenta con diferentes funciones específicas: TimePage Assistant recibe notificaciones de las tareas por realizar; Daily Briefing da un resumen de los eventos del día; Time to Leave no te permite llegar tarde a ninguna cita; TimePage te regresará el hábito de la puntualidad; Follow Ups da seguimiento de las actividades y personas involucradas; Weather te avisa el clima que habrá en tu ubicación (nunca más volverás a salir sin sombrilla) y Upcoming Events gestiona las notificaciones de eventos próximos.

19. Trello (Android e iOS)

La planificación de actividades con tu equipo está al alcance de tus manos. Dentro de cada evento o reunión puedes añadir comentarios que los detallen mejor, como archivos adjuntos, colaboradores, objetivos o fechas de plazos. Con sus funciones de automatización puedes mejor la productividad dentro de tu área. Con su sincronización a cualquier dispositivo móvil permite mantener en contacto a todos los involucrados en una actividad o tarea desde donde se encuentren.

20. Do it tomorrow (Android e iOS)

Esta aplicación con experiencia completa de cuaderno virtual es ideal si eres una persona que necesita planificar sus tareas en un menor plazo. Su interfaz es divertida, lo que hace que la organización de labores y actividades sea diferente y funcional. Su función única de agregar actividades solo hoy y mañana, elimina por completo las ganas de procrastinar.

Puedes marcar tareas completadas, eliminarlas o reordenarlas. Está disponible para iOS y Android; en la primera opción si deseas contar con la aplicación en una tableta tiene un precio por descarga y uso.

21. Task Agenda (Android)

¿Buscas aprovechar tu tiempo? ¡Descarga Task Agenda! Su principal objetivo es que los usuarios puedan organizar sus actividades de manera equilibrada para olvidarse del estrés y las presiones. Agrega eventos fácilmente y activa las notificaciones para que no olvides ningún detalle.

Su interfaz y funcionamiento es muy sencillo, lo que permite tener una visualización muy clara de las actividades por día, semana, mes o año. Con su sección de To Do List puedes agregar una lista de tareas y marcarlas conforme las realices.

 

Así como se requiere una buena aplicación para controlar y organizar las actividades diarias, también se necesitan buenos hábitos para lograr aprovechar al máximo la planificación de eventos. Por ello hemos recopilado una serie de consejos que complementarán la aplicación que elijas.

 

5 consejos para organizar tu agenda y calendario 

Comprendemos que el día a día de un especialista en ventas puede ser una completa montaña rusa. Los eventos y actividades son muy cambiantes y debes mantenerte muy bien organizado para que no se te escape nada importante. Si deseas darle un uso muy potente a tu nueva app de calendario o agenda, tenemos 5 consejos para que los apliques:

1. Anota los plazos para cada actividad 

Programar las fechas límites de eventos y citas te servirá para mejorar la organización. Agrega también recordatorios con los plazos para que los tengas en cuenta.

2. Crea listas de tareas 

Escribe una lista completa de las tareas que tienes que realizar por semana. Si una nueva surge conforme al paso de los días, no olvides incluirla. Hacerlo te asegura tener todas las actividades pendientes en una ubicación de fácil acceso y así no se te pasará ninguna.

3. Separa las actividades personales de las de trabajo

Separar ambos aspectos te ayudará a mantenerte mejor organizado. Procura listar primero las actividades que debes realizar en el trabajo, y en segundo lugar, las sociales y familiares. Así, cuando hayas llegado a la parte personal sabrás que no tienes pendientes laborales y podrás disfrutar un 100 % las reuniones con amigos y seres queridos.

4. Prioriza las actividades

Siempre hay algunas reuniones más urgentes que otras, así que asegúrate de jerarquizarlas correctamente. También puedes ubicarlas por nivel de dificultad. Así, además del tiempo, podrás nivelar tu energía en el día efectivamente. Las formas en que puedes categorizar son:

  • Importante y urgente
  • No importante pero urgente
  • Importante y no urgente
  • No importante y no urgente

De igual forma, también puedes categorizar tareas, según las áreas de tu vida. Por ejemplo:

  • Familia / amigos
  • Casa
  • Desarrollo personal
  • Salud
  • Trabajo / negocios / cursos / talleres
  • Finanzas
  • Diligencias

Así cada vez que entres a tu agenda desde tu celular podrás tener todas las actividades más organizadas para saber qué es lo que harás primero.

5. Asigna tiempos de duración

Sí, sabemos que el tiempo es relativo y que algunas actividades pueden expandirse. Sin embargo, conforme vas conociendo más a tus clientes y su forma de trabajar, puedes calcular el tiempo que te toma atender a cada uno de ellos.

 

¡Ahora sí ya estás listo para que este año no se te escape nada! Crear un buen hábito de planificación puede parecer complicado. Sin embargo, con mucha paciencia y empeño verás un giro positivo en tu vida. Tendrás más tareas completadas y mucho más tiempo para descansar y disfrutar. Tan solo descarga la aplicación que se ajuste mejor a tu personalidad y necesidades, y comienza a tener una mejor organización. ¡Tú puedes lograrlo!

 

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Publicado originalmente en febrero 14 2020, actualizado febrero 14 2020

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Productividad