Agenda de reunión: qué es, cómo se hace y ejemplos (más plantilla)

¿Alguna vez te han convocado a una reunión en la que sentiste que pudiste haber resuelto los asuntos a tratar con un correo electrónico? No hay peor interrupción para un día productivo que una reunión mal planeada. 

Uno de los principales problemas de una reunión es cuando los participantes no están bien preparados y los temas discutidos resultan ser una pérdida de tiempo para los asistentes. Este tipo de problemas se deriva de una agenda de reunión deficiente.

Esta publicación te ayudaremos a entender qué es una agenda de reunión y cómo realizar una ajustada a las necesidades de tu empresa o negocio.

¿Para qué sirve una agenda de reunión? 

Si quieres que tus reuniones se desenvuelvan sin problemas, una agenda de reunión bien hecha es lo que necesitas para asegurar el éxito y lograr que se cumplan todos los objetivos de manera adecuada.

Entre algunas de las ventajas de una agenda de reunión se encuentran las siguientes: 

• Aumenta el aprovechamiento del tiempo: con un documento como este evitarás que se discutan temas irrelevantes en la reunión y el tiempo será aprovechado al máximo en asuntos importantes. Además, la agenda de reunión garantizará a todos los participantes que la reunión comenzará y terminará a tiempo. 
• Aumenta la participación: la agenda de reunión permite a los asistentes estar preparados sobre los temas que se van a tratar. Gracias a esto les das oportunidad de estar listos para aportar información relevante respecto a los temas a tratar. Esto otorga mayor seguridad a todos los participantes para que expresen sus puntos de vista.
• Reduce el número de reuniones: tratar los temas importantes en las reuniones es clave para disminuir las veces que hay que reunirse. Cada vez que alguien quiere tratar algún tema no previsto, la agenda de reunión te permite identificarlos y considerarlos para convocar reuniones futuras necesarias (y evitar las innecesarias). 

Si es la primera vez que haces una agenda de reunión aquí te daremos todos los pormenores de cómo realizar una paso a paso. ¡Es muy fácil y útil!

1. Aclara el propósito de la reunión

Para garantizar que la reunión sea eficaz, empieza por establecer el propósito de la misma. Es importante que plantees una meta realista que se ajuste al marco del tiempo de la reunión. Te recomendamos abordar un solo objetivo en lugar de varios que pudieran entorpecer el propósito de la reunión. Tener un solo propósito te guiará para determinar el enfoque de la reunión. 

Como dijo Stephen Covey en los 7 hábitos de las personas altamente efectivas: «Comienza con el fin en mente», esto determinará el contenido de la agenda de reunión; lo siguiente es que escribas la fecha en la que se llevará a cabo y la hora. Al seleccionar el nombre de la reunión, considera que este es el que determina el propósito de la misma.

Si te cuesta trabajo identificar el objetivo, recuerda que dentro de los más comunes para convocar una reunión se encuentran: comunicar u obtener información, realizar una decisión, planificar proyectos o generar ideas. 

2. Señala a los participantes

Una vez que has decidido el propósito de la reunión, es importante detallar quiénes serán convocados. No todos los empleados deben participar en todas las reuniones, por eso invitar a los participantes adecuados aumentará las probabilidades de éxito para tu reunión.

Averigua quiénes pueden ayudar a resolver un problema o aportar nuevas ideas: proporcionar datos o compartir actualizaciones desde su experiencia. Como regla general, cuantas menos personas invites a una reunión, mejor. Para ayudarte a este proceso, puedes seguir la regla de las pizzas de Jeff Bezos: «si un equipo no puede alimentarse con dos pizzas, entonces es demasiado grande». 

Si no cuentas con una agenda de reunión, los participantes no sabrán cuál es la intención para la cual los has convocado y estarán perdidos. Formaliza la agenda por escrito a través de un documento, como una plantilla de agenda, y envíala a los asistentes cuando esté lista, al menos un día antes de la reunión.

Actualmente las empresas en todo el mundo están adoptando entornos de trabajo remoto, por ello deberás señalar en qué plataforma se reunirán para que no haya confusiones (a través de Zoom, Hangouts de Google, Outlook, entre otras opciones). 

3. Proporciona información relevante

En este paso debes describir la información importante que se tendrá en cuenta en la reunión para completar el propósito establecido. Una agenda de reunión puede contemplar entre los puntos de discusión temas de negocios antiguos —que implican una revisión de actividades y eventos en curso o realizados en el pasado— y temas sobre una actividad o evento nuevo, que está por llevarse a cabo. 

Los negocios anteriores pueden derivar en actividades comerciales que están en curso. Por ejemplo, si tu empresa tiene un evento pendiente, en la reunión se discutirán los planes y las responsabilidades previas, así como estrategias ejecutadas con anterioridad que pueden repetirse debido a su efectividad. Si, por otro lado, se trata de negocios nuevos, pueden discutir propuestas sobre los próximos pasos que han planteado los gerentes para poner en marcha estos nuevos eventos.

4. Describe las tareas por cumplir

En este punto es importante detallar las tareas o elementos en que se espera que destaquen los participantes de la reunión, ya sea que realicen una acción o aporten argumentos importantes para avanzar en el proceso. Por ejemplo, el desglose del presupuesto para un periodo establecido o las mejoras en estrategias comerciales.

Especifica lo que deseas averiguar respecto a cada tema a tratar y recuerda que cada una de las tareas listadas debe tener un propósito. Este enfoque les permitirá a los participantes conocer en qué momento pueden participar con información relevante y cómo pueden establecer acciones para cumplir el objetivo principal.

Por último en esta sección, no te olvides de asignar las tareas adecuadas a las personas adecuadas: selecciona a los expertos en los temas y tareas a tratar.

5. Identifica los próximos pasos

Luego de que hayas establecido lo temas y las tareas por cumplir, es hora de planificar los pasos a seguir para alcanzar los objetivos establecidos durante la reunión.

Este paso te ayudará a comprobar que todos los asistentes hayan comprendido las decisiones y acciones realizadas durante la reunión y también te permitirá verificar que la información tratada durante la reunión sea clara.

Todos deben saber exactamente lo que deben hacer al terminar la reunión. Asegúrate de dejar un espacio en el documento en donde se puedan establecer los pasos a seguir.

Así luciría tu agenda de reunión con la plantilla de agenda de reunión de HubSpot, siguiendo los pasos anteriores: 

3 ejemplos de una agenda de reunión 

Como te mencionamos en las indicaciones anteriores, puedes ayudarte de una plantilla de agenda de reunión para realizar este documento de forma mucho más intuitiva y rápida. A continuación, te compartimos algunos ejemplos de cómo puedes utilizarla, según un propósito diferente. 

1. Agenda de reunión para establecer nuevas actividades del equipo de trabajo 

Si vas a comenzar un mes con nuevas actividades y tareas con tu equipo de trabajo, lo mejor es organizar una agenda de reunión para recordarles a cada uno de los participantes las tareas y actividades que se verán, a fin de que todos estén alineados con el propósito de la junta. 

2. Agenda de reunión para la revisión de resultados finales de una estrategia

Si estás por presentar un reporte de resultados finales a un cliente, puedes agendar una reunión con tu equipo de trabajo para trabajar los últimos detalles y que todo esté perfecto para el día de la presentación. En la agenda de reunión puedes incluir dicha información y hacer uso del espacio de minutas y notas para aclarar que la reunión será virtual o presencial. 

3. Agenda de reunión para seguimiento del estatus de un cliente 

Si tú y tu equipo de trabajo han estado trabajando en la resolución de pendientes con algún cliente, cuenta o aspecto interno, puedes usar esta plantilla de agenda de reunión para definir los pormenores que se verán en la junta y así recordarles la importancia que tiene su presencia.

Puedes descargar esta plantilla de agenda de reunión de HubSpot en PDF o Excel, según la forma en que quieras trabajar en ella. Es gratuita y te ayudará a realizar la organización de tus juntas de trabajo mucho más fácilmente.

15 tips para que logres cumplir con tu agenda de reunión 

Para que tu agenda de reunión logre cumplir cada una de las tareas planteadas sigue los consejos siguientes. Verás que aumentarán la productividad y eficacia de tu agenda. 

1. Asegúrate de que tu asistente tome notas durante la reunión: te servirá como un registro escrito sobre lo que se discutió en la reunión. Puedes agregarlas en el documento y, luego de que la reunión termine, compartirlas con los asistentes.
2. Busca fomentar la participación de los asistentes a la reunión: haz preguntas o pide sus opiniones respecto a los temas que se tratan, así lograrás que no se sienta que la comunicación es unidireccional y todos estarán cien por ciento enfocados en la reunión.
3. Envía la agenda de reunión con anticipación: así los asistentes estarán preparados.
4. Utiliza elementos visuales para mantener la atención: durante la reunión puedes usar videos, gráficos o una presentación para captar la atención de los asistentes.
5. Realiza un seguimiento durante el debate: conforme vayas discutiendo cada elemento propuesto en la agenda de reunión asegúrate de realizar un seguimiento para que no pasen desapercibidos los acuerdos a los que se lleguen.
6. Comprueba que haya acuerdo para las fechas de actividades que se planteen: confirma que todos estén de acuerdo con las fechas para realizar las actividades próximas de tus proyectos y anótalas. Esto te ayudará a mantener al equipo centrado en un propósito en común y en aprovechar el tiempo de manera productiva.
7. Verifica que hayas abordado todos los puntos de la agenda: es importante que corrobores que todos los asuntos en la agenda se hayan tratado y que las asignaciones de acciones posteriores hayan quedado claras a quienes les corresponden.
8. Calcula el tiempo máximo asignado a cada tema: para que los participantes adapten sus participaciones al tiempo previsto y la reunión resulte más efectiva, es conveniente que hagas un cálculo del tiempo que les llevará tratar cada punto en la agenda. 
9. Asegúrate de que el tema a tratar en la reunión sea claro: acompáñalo con información adicional si es posible, ya sean documentos relevantes, estadísticas o sitios web.
10. Antes de que termine la reunión pregunta si alguien tiene alguna duda: esto te permitirá confirmar que todos hayan entendido la información tratada en la reunión.
11. Planifica tu reunión de acuerdo con tus necesidades: es importante que organices todo en tu reunión con base en el horario y el entorno de trabajo que tiene tu equipo.
12. Sé conciso y busca ser entretenido: la información clara y breve es el mejor modo de comunicar en una reunión. También es importante que las introducciones y presentaciones sean dinámicas para que los asistentes a la reunión no se pierdan ni se confundan con algún tema.
13. Considera que una reunión debe ser colaborativa: no se trata de una charla por lo que deberás asegurarte que los asistentes participen y se sientan incluidos.
14. No cierres una reunión sin hablar de los siguientes pasos o acciones a seguir: para cumplir los objetivos propuestos deben plantearse paso por paso las acciones necesarias que deben llevarse a cabo.
15. Sé claro y transparente: las reuniones bien ejecutadas representan una oportunidad de generar confianza y cultura organizacional, por eso te recomendamos que seas claro y no ocultes ninguna información. Antes, durante y después de la reunión, este elemento facilitará la comprensión y confianza de los asistentes. 

Independientemente del tipo de reunión que estés organizando, una agenda de reunión siempre te ayudará a concentrar la información importante y ayudará a que las reuniones sean productivas y todos los asistentes resuelvan el propósito por el cual fueron convocados.