¿Alguna vez te han convocado a una reunión en la que sentiste que pudiste haber resuelto los asuntos a tratar con un correo electrónico? No hay peor interrupción para un día productivo que una reunión mal planeada. 

Uno de los principales problemas de una reunión es cuando los participantes no están bien preparados y los temas discutidos resultan ser una pérdida de tiempo para los asistentes. Este tipo de problemas se deriva a causa de una agenda de reunión deficiente.

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Si quieres que tus reuniones se desenvuelvan sin problemas, una agenda de reunión bien hecha es lo que necesitas para asegurar el éxito y lograr que se cumplan todos los objetivos de manera adecuada.

La agenda de reunión es un documento que te ayudará a establecer las expectativas sobre lo que va a ocurrir en la reunión, ayuda a los miembros del equipo a estar mejor preparados y asigna los tiempos y los temas a tratar de manera inteligente.

Definir de manera eficaz una agenda de reunión te permitirá tener una comunicación clara, ya que promueve la organización entre los equipos de trabajo y aumenta la productividad.

Para comenzar a organizarte de manera adecuada puedes utilizar alguna de las plantillas gratuitas que te permitirán crear tu agenda de reunión de manera sencilla.

Llevar una agenda de reunión también te permitirá asegurarte de que los temas a discutir en las reuniones se resuelvan y podrás eliminar distracciones y fomentar la participación de los integrantes.

Para determinar qué tan formal será la agenda de reunión es importante tomar en cuenta cuál es el propósito de esta junta.

A continuación te presentamos una lista con las ventajas que te otorgará implementar una agenda en tus reuniones.

  • Aumenta el aprovechamiento del tiempo: con un documento como este evitarás que se discutan temas irrelevantes en la reunión y el tiempo será aprovechado al máximo en temas importantes. Además, la agenda de reunión garantizará a todos los participantes que la reunión comenzará y terminará a tiempo. 
  • Aumenta la participación: la agenda de reunión permite a los asistentes estar preparados sobre los temas que se van a tratar. Gracias a esto les das oportunidad de prepararse para que aporten información relevante respecto a los temas a tratar. Esto otorga mayor seguridad a todos los participantes para que expresen sus puntos de vista.
  • Reduce el número de reuniones: tratar los temas importantes en las reuniones es clave para disminuir las veces que hay que reunirse. Cada vez que alguien quiere tratar algún tema no previsto, la agenda de reunión te permite identificarlos y considerarlos para convocar a reuniones futuras necesarias —y evitar las reuniones innecesarias. 

Si es la primera vez que haces una agenda de reunión, guíate con nuestra plantilla gratuita de agenda de reunión de HubSpot que te ayudará a tomar en cuenta los elementos más importantes para comenzar a desarrollar tu propia agenda de reunión. 

1. Aclara el propósito de la reunión

Para garantizar que la reunión sea eficaz, empieza por establecer el propósito de la misma. Es importante que plantees una meta realista que se ajuste al marco del tiempo de la reunión. Te recomendamos abordar un solo objetivo en lugar de varios que pudieran entorpecer el propósito de la reunión, tener un solo propósito te guiará para determinar el enfoque de la reunión. 

Como dijo Stephen Covey en los 7 hábitos de las personas altamente efectivas «Comienza con el fin en mente», esto determinará el contenido de la agenda de reunión; lo siguiente es que escribas la fecha en la que se llevará a cabo y la hora. Al seleccionar el nombre de la reunión, considera que este es el que determina el propósito de la misma.

Si te cuesta trabajo identificar el objetivo, recuerda que dentro de los objetivos más comunes para convocar a una reunión se encuentran: comunicar u obtener información, realizar una decisión, planificar proyectos o generar ideas. 

2. Señala a los participantes

Una vez que has decidido el propósito de la reunión es importante detallar quiénes serán convocados a la reunión. No todos los empleados deben participar en todas las reuniones, por eso invitar a los participantes adecuados aumentará las probabilidades de éxito para tu reunión.

Averigua quiénes pueden ayudar a resolver un problema o aportar nuevas ideas: proporcionar datos o compartir actualizaciones desde su experiencia. Como regla general, cuantas menos personas invites a una reunión mejor. Para ayudarte a este proceso, puedes seguir la regla de las pizzas de Jeff Bezos en donde señala que «si un equipo no puede alimentarse con dos pizzas, entonces es demasiado grande». 

Si no cuentas con una agenda de reunión, los participantes no sabrán cuál es la intención para la cual los has convocado y estarán perdidos. Formaliza la agenda por escrito a través de un documento utilizando la plantilla de agenda y envíala a los asistentes cuando esté lista —al menos un día antes de la reunión.

Actualmente las empresas en todo el mundo están adoptando entornos de trabajo remoto, por ello deberás señalar en qué plataforma se reunirán para que no haya confusiones (a través de Zoom, Hangouts de Google, Outlook, entre otras opciones). 

3. Proporciona información relevante

En este paso debes describir toda la información importante que se tomará en cuenta en la reunión para completar el propósito establecido. Una agenda de reunión puede contemplar entre los puntos de discusión temas de negocios antiguos —que implican una revisión de actividades y eventos en curso o realizados en el pasado— y temas sobre una actividad o evento nuevo —que está por realizarse. 

Los negocios anteriores pueden derivar en actividades comerciales que están en curso. Por ejemplo, si tu empresa tiene un evento pendiente, en la reunión se discutirán los planes y las responsabilidades previas al evento, así como estrategias llevadas a cabo con anterioridad que pueden repetirse debido a su efectividad. Si por otro lado se trata de negocios nuevos, pueden discutir propuestas sobre los próximos pasos que han planteado los gerentes para poner en marcha estos nuevos eventos.

4. Describe las tareas por cumplir

En este punto es importante detallar las tareas o elementos en que se espera que los participantes de la reunión destaquen, ya sea que realicen una acción o aporten argumentos importantes para avanzar en el proceso. Por ejemplo, el desglose del presupuesto para un periodo de tiempo establecido o las mejoras en estrategias comerciales.

Especifica lo que deseas averiguar respecto a cada tema a tratar y recuerda que cada una de las tareas listadas debe tener un propósito. Este enfoque le permitirá a los participantes conocer en qué momento pueden participar con información relevante y cómo pueden establecer acciones para cumplir el objetivo principal.

Por último en esta sección, no te olvides de asignar las tareas adecuadas a las personas adecuadas —selecciona a los expertos en los temas y tareas a tratar.

5. Identifica los próximos pasos

Luego de que hayas establecido lo temas y las tareas por cumplir, es hora de planificar los pasos a seguir para cumplir con los objetivos establecidos durante la reunión.

Este paso te ayudará a comprobar que todos los asistentes hayan comprendido las decisiones y acciones realizadas durante la reunión y también te permitirá verificar que la información tratada durante la reunión está clara.

Todos deben saber exactamente lo que deben hacer al terminar la reunión. Asegúrate de dejar un espacio en el documento en donde se puedan establecer los pasos a seguir. 

15 tips para que logres cumplir con tu agenda de reunión 

Para que tu agenda de reunión logre cumplir cada una de las tareas planteadas sigue los consejos siguientes. Verás que aumentarán la productividad y eficacia de tu agenda. 

  1. Asegúrate de que tu asistente tome notas durante la reunión: te servirá como un registro escrito sobre lo que se discutió en la reunión. Puedes agregarlas en el documento y luego de que la reunión termine, compartirlas con los asistentes.
  2. Busca fomentar la participación de los asistentes a la reunión: haz preguntas o pide sus opiniones respecto a los temas que se tratan, así lograrás que no se sienta que la comunicación es unidireccional y todos estarán cien por ciento enfocados en la reunión.
  3. Envía la agenda de reunión con anticipación: así los asistentes estén preparados
  4. Utilizar elementos visuales para mantener la atención: durante la reunión puedes usar videos, gráficos o una presentación para mantener la atención de los asistentes en la reunión.
  5. Realiza un seguimiento durante el debate: conforme vayas discutiendo cada elemento propuesto en la agenda de reunión asegúrate de realizar un seguimiento para que no pasen desapercibidos los acuerdos a los que se lleguen.
  6. Comprueba que haya acuerdo para las fechas de actividades que se planteen: asegúrate de que todos estén de acuerdo con las fechas para realizar las actividades próximas de tus proyectos y anótalas. Esto te ayudará a mantener al equipo enfocado en un propósito en común y en aprovechar el tiempo de manera productiva
  7. Verifica que hayas abordado todos los puntos de la agenda: es importante que confirmes que todos los asuntos en la agenda se hayan tratado y que las asignaciones de acciones posteriores hayan quedado claras a quienes les corresponden.
  8. Calcula el tiempo máximo asignado a cada tema: para que los participantes adapten sus participaciones al tiempo previsto y la reunión resulte más efectiva, es conveniente que hagas un cálculo del tiempo que les llevará tratar cada punto en la agenda. 
  9. Asegúrate de que el tema a tratar en la reunión sea claro: acompáñalo con información adicional si es posible —ya sean documentos relevantes, estadísticas o sitios web.
  10. Antes de que termine la reunión pregunta si alguien tiene alguna duda: esto te permitirá asegurarte de que todos hayan entendido la información tratada en la reunión.
  11. Planifica tu reunión de acuerdo a tus necesidades: es importante que organices todo en tu reunión con base en el horario y el entorno de trabajo que tiene tu equipo de trabajo.
  12. Sé conciso y busca ser entretenido: la información clara y breve es el mejor modo de comunicar en una reunión. También es importante que las introducciones y presentaciones sean dinámicas para que los asistentes a la reunión no se pierdan ni confundan con algún tema.
  13. Considera que una reunión debe ser colaborativa: no se trata de una charla por lo que deberás asegurarte que los asistentes participen y se sientan incluidos
  14. No cierres una reunión sin hablar de los siguientes pasos o acciones a seguir: para cumplir los objetivos propuestos deben plantearse paso por paso las acciones necesarias que deben llevarse a cabo.
  15. Sé claro y transparente: las reuniones bien ejecutadas son la oportunidad de generar confianza y cultura organizacional, por eso te recomendamos que seas claro y no ocultes ninguna información. Antes, durante y después de la reunión, este elemento facilitará la comprensión y confianza de los asistentes. 

Cómo utilizar la plantilla de agenda de reunión 

La plantilla de agenda de reunión de HubSpot te ayudará a reunir los elementos necesarios para tu próxima reunión y será una guía que te permitirá cumplir con los propósitos establecidos. 

Sigue los pasos a continuación para utilizar nuestra plantilla de agenda de reunión y crea una para tu próxima junta:

  1. Introduce tus datos y haz clic en descargar plantilla

Llena el formulario para descargar la plantilla de agenda de reunión de HubSpot

  1. Elige el formato que más te convenga, sea PDF o Excel.

Elige el formato para editar la plantilla de agenda de reunión de HubSpot

  1. Describe cada uno de los elementos propuestos en el formato y, una vez terminado el documento, no olvides enviarlo a todas las personas que asistirán a la reunión.

Ejemplo de agenda de reunión hecha con la plantilla de HubSpot

Independientemente del tipo de reunión que estés convocando, una agenda de reunión siempre te ayudará a concentrar la información importante y ayudará a que las reuniones sean productivas y todos los asistentes resuelvan el propósito por el cual fueron convocados. Además, evitará que los asistentes sientan que fue una pérdida de tiempo. Contar con una agenda de reunión te ayudará a administrar la comunicación y la información antes, durante y después de la reunión. 

Agenda

 Agenda reunión

Publicado originalmente el 27 de octubre de 2020, actualizado el 27 de octubre de 2020

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Productividad