Si quieres establecer sesiones de lluvia de ideas o brainstorming que conduzcan a propuestas más interesantes y creativas, debes tener en cuenta el número exacto de participantes que asistirán a la reunión.

Nuestro primer consejo es que sigas la «regla de la pizza». Por si no la conoces, esta regla estipula que si en una reunión hay más participantes de los que puedes alimentar con una pizza, entonces ese número es demasiado alto para que esa reunión resulte productiva.

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Lo mismo se aplica a las sesiones de lluvia de ideas o brainstorming. Si hay 12 empleados en tu mesa de reuniones, puedes esperar una lista interminable de ideas relativamente mediocres.

Pero ¿qué más puedes hacer, además de invitar a un grupo de 2 a 6 empleados con pizza para que generen buenas ideas? Ya que te lo preguntas, te invito a seguir leyendo.

Alex F. Osborn fue quien creó el concepto de lluvia de ideas, que es útil tanto para equipos especializados como para entornos más informales. Estos son algunos de sus principios:

  • Permitir que las ideas surjan de manera espontánea.
  • Moderar los juicios para no interrumpir esa espontaneidad.
  • Priorizar la colaboración, en vez del afán por dar la idea más aplaudida.

¿Para qué sirve la lluvia de ideas?

La lluvia de ideas te permitirá encontrarte con nuevos puntos de vista por parte de los compañeros que ves todos los días, pero que quizá no siempre reconoces como tus aliados en la creatividad.

Además, es una de las mejores herramientas para desbloquear la inventiva, sea la tuya o la de los miembros de tu equipo. Dado que tiene por principio lograr un ambiente de colaboración y más relajado que el habitual, puede brindarte resultados sorprendentes. Una vez que establezcas esa atmósfera de confianza, es posible que hasta el más tímido exprese lo que piensa acerca de un tema.

Lo mejor es que puedes darle diversos enfoques, tanto en el tema a abordar y su acotación (¿quieres hablar de cuáles son las ideas que tienen para el departamento de marketing en general, o sobre las tácticas a seguir con tu cliente más nuevo?) como hacer sesiones de acercamiento a esta técnica o para un proyecto urgente.

Veamos algunas de las ventajas y desventajas de hacer una lluvia de ideas con tus colaboradores.

Ventajas y desventajas de la lluvia de ideas

Ventajas

  1. Pone a tu disposición ideas diversas, donde algunas serán muy valiosas para tus proyectos.
  2. Promueve la crítica, que es necesaria incluso cuando las actividades de un equipo o departamento marchan adecuadamente.
  3. Te ayuda a eliminar los obstáculos en la creatividad de un equipo respecto de un asunto más o menos puntual.
  4. Permite que se reduzcan las barreras entre sus participantes, ya sea por su grupo de trabajo o por su jerarquía.
  5. Influye positivamente en las dinámicas de trabajo al ser un momento extraordinario en el día a día.

Desventajas

  1. Así como deja ver ideas valiosas, es probable que la mayoría no sean relevantes para el proyecto que tienes en mente.
  2. Puede fomentar el desorden si las ideas no se enfocan en el tema requerido.
  3. Es probable que algunas personas, por miedo a hablar en público o a equivocarse, no expresen sus comentarios.
  4. A menudo, sucede que solo algunos colaboradores participan activamente, mientras que otros solo dirán «sí» o «no» a sus propuestas por pereza para involucrarse.
  5. Si no haces una selección adecuada, podrías seguir una idea que no es tan conveniente. Recuerda que incluso la innovación requiere ciertas reglas.

Verás que si utilizas los siguientes consejos para organizar tu sesión de brainstorming, potenciarás los efectos positivos de esta técnica.

1. Promueve la diversidad en el grupo

Si los miembros de tu equipo colaboran en los mismos proyectos, asisten a las mismas reuniones, trabajan en la misma oficina y están juntos todo el día, no hace falta que te digamos que las ideas que producirán serán bastante homogéneas.

Invita a empleados de otros equipos a tus sesiones de lluvia de ideas o brainstorming. Intenta que posean diversas habilidades y experiencias, ya que esto te ayudará a salir de la rutina y ver todo desde otro ángulo. Tendrás una excelente combinación de nuevas perspectivas y conocimientos contextuales que te conducirán a ideas originales y factibles.

2. Mantén reuniones de 22 minutos (aproximadamente)

Nicole Steinbok promueve esta técnica: tener un límite de tiempo resulta eficaz, en especial para quienes trabajan mejor bajo presión.

Tener un plazo estipulado para producir ideas solo tiene buenos resultados si todos los participantes están preparados para la reunión (volveremos a este tema más adelante). Otros dos principios en los que Steinbok insiste son: no llevar ordenadores portátiles y evitar las digresiones. Si bien algunos están en desacuerdo, descubrimos que tener límites de tiempo agresivos ayuda a mantener la concentración en la tarea y, como resultado, a producir mejores ideas.

3. Integra a todos y evita los comportamientos dominantes

Sabemos que hay miembros en tu equipo cuya personalidad es cautivadora y que, además, comparten sus opiniones a menudo. Aunque su presencia ayuda a animar el ambiente, no permitas que dominen la situación.

Es probable que los colaboradores más callados tengan muy buenas ideas, especialmente si son observadores, así que debes lograr el equilibrio por medio de una técnica muy sencilla, donde únicamente requieres escoger un objeto que funcionará como una señal para hablar. Pásalo a todos los miembros del equipo en desorden, pero cuidando que todos tengan la voz por un momento. Establece un tiempo de 1 a 2 minutos para cada participante. Así ayudarás a que todos se integren y nadie pase desapercibido.

4. Establece el contexto y los objetivos con tiempo

«Con tiempo» no significa la misma mañana de la reunión. Ofrece la información pertinente al menos dos días laborables previos para que el equipo tenga la oportunidad de prepararse.

Además de proporcionar la información contextual o el material de lectura que ayuden a definir el motivo de la sesión de lluvia de ideas o brainstorming (y de pedirle explícitamente al equipo que lo lea), describe el resultado ideal de la reunión. De esta manera, los empleados conocerán con antelación los objetivos que se intentan alcanzar con ella. Verás que pierdes menos tiempo dando instrucciones y podrás comenzar la sesión de inmediato.

Si fuera necesario, lleva a cabo lo que hace Jeff Bezos de Amazon y dedica 30 minutos exclusivamente a leer la información en grupo para poner a todos en sintonía, sobre todo si no tienen tiempo de leer antes de la reunión.

5. Pide a tu equipo que piense algunas ideas de antemano

Por lo general, las mejores ideas no surgen cuando tú lo decides. Aparecen en el camino de vuelta a casa, en la ducha o mientras miras televisión. Básicamente, en cualquier momento cuando no estás realizando deliberadamente esta tarea.

Este es uno de los motivos por los que resulta eficaz dar algunos días de ventaja antes de la reunión, pero también por los que debes pedir explícitamente que piensen en ideas de antemano. Con este enfoque, tendrás buenas propuestas desde el comienzo de la reunión y el grupo podrá hacer sus aportes y modificaciones para mejorarlas aún más. En un estudio que llevó a cabo la Universidad de Pennsylvania se demostró que era más eficaz este enfoque híbrido para producir ideas.

Cuando todos llegan sin preparación a la reunión, a menudo el resultado es una larga lista de ideas carentes de originalidad. Como mínimo, quien esté a cargo de la reunión deberá aportar algunas buenas ideas a modo de ejemplo para comenzar la sesión.

6. Di «no» a las malas ideas, y hazlo rápido

En una práctica como la lluvia de ideas o brainstorming, recomendar que las malas ideas se eliminen parece contradictorio, pero todos hemos sido testigos de muchas sesiones que se desviaron de su objetivo por miedo a decir «no». Esto es relevante si estás tratando de llevar a cabo una sesión rápida, aunque también es un tanto arriesgado, ya que condenar las malas ideas puede hacer que los empleados tengan miedo de hablar y, en consecuencia, algunas buenas propuestas se queden en el camino. Pero si les das el mismo mérito a todas las ideas, perderás fácilmente el foco de la reunión y acabarás en un mar de propuestas mediocres.

Una sesión más productiva te dará tiempo para nutrir las mejores ideas. Esto nos lleva a nuestro próximo consejo...

7. Promueve un entorno donde tener malas ideas es aceptable

Sí, tienes que descartar las malas ideas, pero también hay que recordarle al equipo que está bien tenerlas. Menciona tus propias malas ideas. Para lograrlo, comienza los primeros diez minutos de las sesiones de lluvia de ideas dejando salir malas ideas para darle entender a tu equipo tu intención. Esto te ayudará a establecer un tono mucho más abierto y divertido a la vez. Si todos pueden expresarse libremente sin sentirse avergonzados, tendrás más propuestas y, por ende, más probabilidades de hallar una buena.

Después de las risas, podrán enfocarse en las ideas que verdaderamente podrían funcionar.

8. Usa los obstáculos en tu beneficio

Si tienes todos los recursos y las oportunidades del mundo a tu disposición, la creatividad se apagará por naturaleza. Define los desafíos a los que te enfrentas en términos de objetivos y recursos a la hora de poner en práctica una idea. Luego trata de ver esos desafíos como oportunidades para despertar la creatividad en lugar de verlos como obstáculos que impedirán el surgimiento de buenas ideas.

9. Hazte amigo del silencio

Todo aquel que trabaja en ventas lo sabe: el silencio es poderoso. En una sesión de lluvia de ideas o brainstorming, el silencio indica momentos de reflexión de los empleados sobre sus propias ideas y sobre cómo mejorar la última propuesta.

Además, alienta a las personas a expresarse para romper ese silencio tan incómodo.

10. Aprende de los fracasos... fuera de la sesión de brainstorming

Si recompensas a tus empleados por correr pequeños riesgos con sensatez (independientemente del resultado), aprenderán a distinguir mejor aquellas ideas que merecen la pena ponerse en práctica de aquellas que es mejor desechar; y al hacerlo continuamente, desarrollarán una mayor percepción para estas cuestiones.

Un equipo con una cultura de experimentación pensará mejores propuestas que un equipo que se encuentra estancado. Comprobarás que las sesiones de lluvia de ideas o brainstorming donde surgen propuestas más creativas, inteligentes y un poco arriesgadas son las más productivas.

11. Acepta que quizá es mejor no tener una reunión

En ocasiones, las reuniones presenciales no son el formato adecuado a la hora de buscar nuevas ideas. Algunas sesiones de brainstorming son más eficaces si se llevan a cabo de manera digital, sobre todo en equipos donde algunos miembros dominan las conversaciones o en grupos más amplios. Además, existen diferentes plataformas en las cuales puedes tener un brainstorming remoto de manera efectiva e incluso divertida.

Por ejemplo, a menudo recurrimos a los documentos de Google o a Slack cuando tenemos que seleccionar la temática o el título de una publicación del blog y el equipo de trabajo es muy numeroso. No hay necesidad de sacar a todos de sus tareas para que participen en una reunión de este estilo. La principal ventaja es que los empleados pueden intervenir cuando se sienten realmente preparados y ansiosos por contribuir con sus ideas, y no a una hora específica.

Además de esas dos herramientas, hay otras que te harán la vida más fácil al momento de realizar tus sesiones en línea:

Aplicaciones para hacer lluvia de ideas

  • WiseMapping: si te parece más fácil hacer un mapa con imágenes para tu lluvia de ideas, en este sitio podrás realizarlo de forma colaborativa. Prueba primero con su versión personal para que conozcas sus funciones.
  • Coggle: aquí tienes otra alternativa para crear mapas mentales de forma rápida y sencilla. En esta plataforma podrás trabajar con tu equipo en tiempo real y te da la posibilidad de exportar tu información en PDF o Microsoft Visio.
  • IdeaBoardz: crea tus pizarras de ideas, recibe retroalimentaciones vía Twitter o dentro de la plataforma, y exporta cada documento en PDF. Es una de las opciones más completas para hacer un brainstorming no presencial.
  • Lucidchart: desarrolla mapas mentales con tu equipo de trabajo sin necesidad de bajar algún programa o aplicación. Cuenta con diferentes tipos de plantillas con las que también podrás crear líneas de tiempo, diagramas de procesos, diagramas de Gantt, entre otros.
  • Ideorama: esta aplicación para Android es la respuesta si quieres una opción aún más desenfadada. Asigna turnos a cada participante, con lo que tendrás la opinión de todos los miembros, incluso de los más reservados.
  • Generador de ideas rápidas: esta herramienta es excelente cuando tu equipo se ha quedado sin inspiración. Tan solo tendrán que introducir ideas o problemas que estén discutiendo y colocarlas en alguna de las categorías con las que cuenta para generar alternativas a discutir.
  • MindGenius: esta es una herramienta de mapas conceptuales que brindará mayor dinamismo a tus sesiones en línea. Cada integrante podrá agregar sus ideas relacionadas con un concepto o un tema, e incluso establecer distintos niveles de prioridad y colaboradores asignados.

12. Ofrece un espacio para las propuestas anónimas

Para algunos, el mejor formato son las propuestas anónimas. Dale a tu equipo la posibilidad de hacer aportes «de incógnito», antes y después de la reunión. A veces, se nos ocurren ideas que no queremos expresar frente al grupo. Sería una pena que estas se pierdan por culpa de la timidez y la vergüenza, o simplemente porque preferimos escribirlas en lugar de decirlas en voz alta. Con los formularios de Google, puedes resolver este problema fácilmente.

13. Transforma los equipos grandes y caóticos en subgrupos efectivos

Si tu equipo es demasiado amplio o quieres contar con la ayuda del departamento de sistemas y de ventas, por ejemplo, organizar tu lluvia de ideas puede ser una tarea inalcanzable. Entonces, lo mejor es que asignes un problema a equipos más pequeños, donde te asegures de que sean interdisciplinarios para sacar más provecho a la sesión.

Si el tema a tratar es «Optimizar nuestro servicio al cliente en el próximo año», puedes crear un subgrupo dedicado al servicio vía email, otro a las recompensas por fidelidad y otro más para retener más clientes.

14. Invita a que estructuren los conocimientos adquiridos

Esta es una de las maneras en que darás mayor equilibrio al caos creativo de una sesión de brainstorming, ya que podrás extraer conclusiones grupales y acuerdos valiosos para llevar a la práctica las ideas que generaron.

Haz que cada miembro, en menos de 3 minutos, diga cuáles son las ideas que le parecieron más valiosas y que exprese, de manera espontánea, una forma de implementarlas. En tanto que la lluvia de ideas es la primera fase de un proceso estratégico, este tipo de cierre será útil para dar forma a los pasos siguientes, donde ya definirás un curso de acción.

15. Divide y construye ideas

Si tu equipo ha reunido pocas ideas, una forma de convertirlas en mayores recursos es dividiéndolas y volviéndolas a construir. Por ejemplo, si comienzan con un tema muy general, intenta dividirlo en varias partes y analiza si puedes formular otras ideas. También funciona haciendo lo opuesto, es decir, construir una idea que cubra una perspectiva más amplia.

Para llevar a cabo con éxito este consejo puedes pedir que cada persona en la reunión anote más de dos ideas en una hoja de forma individual. Una vez hecho esto, pídeles que intercambien las hojas con otros miembros del equipo y empiecen a construir la idea plasmada por otra persona. Este intercambio puede ser tantas veces como sea necesario hasta que nuevas ideas surjan.

16. Juega con las palabras

Los juegos de palabras pueden ser muy útiles para que tu equipo elimine su pensamientos tradicionales, los cuales solo podrían generar ideas poco originales. Por ejemplo, si estás tratando de deshacerte de una mala idea, añade un par de juegos para inspirar a colaboradores.

Crea una «lluvia de palabras». Escribe una y después deja fluir una serie entera de palabras que pasen por tu mente a partir de la primera. Para que te sea más fácil el flujo de ideas, puedes pensar en cómo luce esa palabra, para qué se utiliza y qué pensamientos o metáforas están asociadas a ella. Cuando dejas que tu mente fluya con naturalidad estarás logrando un ejercicio creativo para dejar de pensar demasiado y enfocarte en pensar asertivamente.

Cuando tengas toda tu lluvia de palabras lista, agrúpalas conforme la relación que tengan una con otra. El punto es que esas palabras o frases puedan inspirar o abrir la mente de tu equipo para relacionarlas al proyecto en el que estén trabajando.

Ocupa hojas de papel o incluso alguna herramienta en línea de lluvia de palabras en donde puedas jugar con los colores y tipografías, exportarla y después compartirla con tu equipo al finalizar la reunión.

Otra alternativa es crear mapas mentales que te ayuden a visualizar tus ideas y los términos relacionados con tu lluvia de palabras. Para hacerlo, desarrolla un diagrama comenzando con una idea principal y a partir de ella empieza a asignar los subtemas relevantes en diferentes ramas. Una herramienta en línea que te puede ayudar a crearlo es MindMeister.

17. Crea un collage de ideas

La combinación de imágenes, colores y demás recursos visuales-espaciales es perfecta para despertar tus emociones y sentimientos, lo que por automático puede hacerte pensar en ideas originales y nuevas. Los collages de ideas pueden parecer una táctica muy simple, pero son funcionales sobre todo cuando se trata de crear nuevos conceptos de marca y diseño.

El collage de ideas colecciona imágenes, palabras y texturas al azar que estén relacionadas con el tema o proyecto en discusión. Este recurso es similar a los mapas mentales, pues requiere de componentes visuales para empezar a ramificar los subtemas más relevantes.

Para hacer tu propio collage de ideas tienes diferentes opciones: tableros físicos que pueden estar hechos de corcho o papel, virtuales o por medio de alguna aplicación como Canva que te ayude a recopilar, organizar y compartir todos los elementos visuales que necesites en tu tablero.

18. Realiza juegos improvisados

Los juegos son una gran forma de hacer que la creatividad sobresalga, sobre todo si estos son improvisados. Cuanto más relajado y alegre sea el ambiente en una reunión, tu equipo se sentirá más cómodo y empezará a compartir ideas libremente. Solo recuerda no confundir la ocasión y permitas que se distraigan del objetivo de la lluvia de ideas.

Si tu equipo puede relajarse y reír por un buen momento, la energía creativa surgirá para enfocarla en el trabajo que tienen por hacer.

19. Haz garabatos

¿Sabías que los garabatos pueden ser de gran beneficio? Estos, además de tener ventajas en tu salud, también te ayudan a estimular una visión creativa, aumentar la capacidad de atención y liberar la memoria de corto y largo plazo.

La neurocientífica Anne Churchland considera que los movimientos repetitivos (como los garabatos) están estrechamente vinculados a la actividad cerebral y la toma de decisiones. Por lo tanto, para muchos tipos de comportamientos cognitivos, la forma de poner en marcha su creatividad y pensamiento es moviéndose.

Si bien muchas sesiones de lluvias de ideas solo se basan en hablar y leer, hacer garabatos podría ayudar a que las personas se olviden de sus pensamientos tradicionales y abran su mente a ideas fuera de lo común e incluso inesperadas.

Algunos garabatos que puedes hacer son los siguientes: toma un objeto y divídelo visualmente en sus partes pequeñas. Por ejemplo, si comienzas con la palabra «gato», puedes comenzar a dibujar sus patas, la cola y su cuello. Piensa en todos los elementos que lo conforman y el entorno en el que podría encontrarse. Esto te permitirá tener una perspectiva diferente a la usual.

Si no cuentas con una hoja de papel para garabatear, puedes hacerlo en línea con alguna herramienta de dibujo.

20. Cambia el entorno físico

Modificar un poco el entorno en el que te desenvuelves puede ayudarte a tu cerebro funcione mejor. Existen diseños arquitectónicos que traen muchas ventajas, por ejemplo, los beneficios del diseño biofílico en los espacios de trabajo son disminución del estrés, aumento de la productividad y concentración; además, potencian la innovación y la creatividad. Esto significa que sí es importante en qué lugar ocurren tus lluvias de ideas.

Trata de realizar estas reuniones creativas en habitaciones que no estén relacionadas con las actividades regulares de los miembros de tu equipo. En caso de que no cuentes con esta opción, intenta modificar algo en el entorno para estimular el cerebro. Una buena idea es cambiar el orden de las sillas o colocar algunos cuadros en las paredes. También puedes invitar a que tu equipo permanezca de pie y camine alrededor de la sala mientras la lluvia de ideas se realiza.

21. Prepárate para no llevar a cabo ninguna idea tras una reunión

No te sientas obligado a elegir y poner en práctica una idea. Que no haya surgido ninguna propuesta interesante no significa que la reunión haya sido una pérdida de tiempo. Pero sí estarías perdiendo el tiempo si te concentraras en algo que no vale la pena. Elegir el menor de los males no es la solución.

En cambio, reflexiona un poco acerca de por qué dichas ideas todavía no están listas para salir al mundo, y decide si conviene analizarlas más detenidamente antes de desecharlas. Quizá un equipo diferente vuelva a mencionarlas en otra reunión, o incluso lo haga el mismo equipo una vez que haya tomado algo de distancia de ellas. Y cuando las ideas hayan comenzado a fluir, una segunda sesión podría ser una buena oportunidad para obtener propuestas más interesantes.

Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad para despertar la creatividad de tu equipo. Si quieres conocer otras estrategias diferentes al brainstorming, te recomendamos que también leas 10 ejercicios alternativos a la lluvia de ideas.

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Publicado originalmente en diciembre 8 2020, actualizado diciembre 08 2020

Topics:

Creatividad