Cómo usar las reglas SI/ENTONCES para un negocio más productivo

Las «reglas» condicionales de tipo si-esto–entonces-aquello son más comunes de lo que podrías pensar. Significan que si A es cierto, entonces debes tomar la acción B. De lo contrario, tienes que tomar la acción C. Piénsalo con una analogía sobre tu próximo fin de semana: si hace bastante sol, entonces irás a la playa, si no, te quedarás en casa.

Tan solo piensa un poco en dónde puedes encontrar las reglas si / entonces. Te darás cuenta de que están en todas partes de las decisiones que tomas día a día.

Pero ¿sabías que también puedes aplicarlas en tu negocio? Establecer reglas claras de tipo si / entonces en tu empresa es una de las mejores formas de impulsar la productividad y optimizar los procesos, además de una parte fundamental de cualquier estrategia de automatización.

La razón de esta mejora en la productividad tiene que ver con que determinar reglas claras que activen acciones automatizadas en el momento adecuado eliminará la necesidad de tomar decisiones caso por caso. Como resultado reducirás mucho la cantidad de decisiones repetitivas que puedes tener ahora en tu agenda y liberarás tiempo para el trabajo que requiere de atención y concentración.

Por eso en este artículo analizaremos cómo puedes introducir este tipo de reglas si / entonces para agilizar tus procesos y brindar más eficacia a tu negocio.

Cómo utilizar las reglas si / entonces en tu negocio

Piensa en la estructura de un workflow

Un workflow o flujo de trabajo es la forma en que realizas tu trabajo. Si lo visualizas mentalmente, es una serie de pasos que deben completarse en secuencia. Lo mismo pasa con las reglas condicionales de si / entonces. Por lo tanto, piensa en aquellos flujos de trabajo que utilizas con mayor frecuencia.

Por ejemplo, aquí hay una lista de correos electrónicos que puedes enviar a un lead para impulsarlo a convertirse en cliente que sigue el siguiente flujo:

1. Alguien encuentra tu empresa en una búsqueda de Google.
2. Se suscribe a tu lista de correo electrónico.
3. Envías un correo de bienvenida al instante.
4. Envías un correo electrónico con contenido nuevo después de 1 semana.
5. Envías un correo electrónico nuevo después de 2 semanas.

Con la herramienta adecuada, puedes automatizar estos pasos para que los correos electrónicos correctos se envíen en el momento indicado sin que tengas que hacerlo manualmente.

Si alguien se suscribe a tu lista de correo, entonces tu herramienta de email marketing envía por automático una secuencia de mensajes personalizados a intervalos predeterminados.

Esto reduce radicalmente el tiempo y costo de adquirir nuevos clientes.

A continuación te mostramos un ejemplo de un workflow de correo electrónico automatizado. Esta herramienta envía el correo electrónico correcto a las personas adecuadas, según sus suscripciones e intereses:

También puedes crear workflows de trabajo internos automatizados para procesos comunes en tu empresa como:

• Asignar y distribuir tareas a los miembros adecuados del equipo.
• Enviar correos electrónicos para notificar a los colaboradores cuando los clientes potenciales toman ciertas acciones.
• Agregar notas a los contactos en tu CRM.
• Añadir datos de contacto a otras aplicaciones cuando ciertas condiciones se cumplen.

Las herramientas con amplias funciones de automatización como HubSpot hacen que la creación de estos flujos de trabajo internos sea muy sencilla. Con un generador de workflows de trabajo con opciones de arrastrar y soltar, puedes realizar rápidamente flujos de trabajo adecuados para manejar tus propias reglas de si / entonces:

Enumera las acciones comunes que realizan tus clientes

Otra forma de aplicar las reglas si / entonces en tu empresa es pensando en tu customer journey.

Incluso antes de considerar la automatización, podría serte útil enumerar los pasos comunes que toman la mayoría de las personas antes de convertirse en clientes. Esto te permite estar presente para tus leads en el momento justo.

Una versión simple para un ecommerce podría ser:

1. Una persona visita tu sitio web.
2. Envías anuncios de retargeting que les recuerde sobre tu tienda.
3. Vuelven a tu tienda y hacen clic en el botón «Comprar ahora» cuando están listos.
4. Envías correos electrónicos personalizados que muestran otros productos que podrían interesarles.

Una vez que comprendes el customer journey de tu cliente, puedes identificar áreas en las que puedes aplicar automatizaciones basadas en las reglas condicionales de si / entonces.

Por ejemplo, si uno de tus clientes solicita zapatos de bebé en tu tienda de ropa en línea, entonces tu herramienta de email marketing puede enviarle un código de descuento para ciertos conjuntos de ropa para niños.

4 ejemplos de reglas si / entonces para usar en tu negocio

1. Si un cliente envía un ticket de soporte, entonces dar aviso al gerente de cuenta

Algunos software de soporte al cliente más populares como Zendesk o Freshdesk, ofrecen opciones integradas para crear workflows que alertan a las personas adecuadas cuando se cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, nos encanta cómo Freshdesk describe su funcionalidad de automatización como «A sorting hat for every ticket» (Un sombrero de clasificación para cada ticket).

Una regla común de si / entonces para los equipos de soporte es alertar al gerente de cuentas cuando uno de los clientes envía un ticket. Esto para que puedan garantizar una respuesta oportuna.

Un ejemplo similar es alertar a un administrador de cuentas cuando un cliente envía una puntuación NPS negativa y así dé el seguimiento indicado para solucionar los problemas subyacentes.

2. Si un nuevo lead ingresa al sistema CRM, entonces agregarlo a la lista de correo

Al conectar tu CRM y tu herramienta de email marketing puedes confiar en que los datos de los nuevos leads se sincronizan de forma inmediata en los lugares correctos.

El software de sincronización de datos de HubSpot está diseñado para resolver reglas si / entonces de este tipo. Por ejemplo: si un contacto está en HubSpot, entonces lo sincroniza de dos maneras entre el mismo software y Mailchimp:

3. Si un cliente completa un pedido, entonces darle un código de descuento

Si estás utilizando una plataforma de ecommerce, como WooCommerce o Shopify, puedes gozar de una opción incorporada para enviar correos electrónicos automatizados a través de tu proveedor de servicios de correo electrónico integrado.

Enviar códigos de descuento automatizados es una regla sencilla de si / entonces para recompensar a los clientes de tu tienda y alentarlos a que regresen. 

4. Si un usuario no desea ser contactado, entonces cambiar su estado de suscripción en otras herramientas

Cuando conectas tu herramienta de email marketing con otras aplicaciones de marketing puedes mantener actualizado el estado de suscripción entre ellas en tiempo real.

Por ejemplo: si un contacto está marcado como «No contactar» en Pipedrive, entonces se debe actualizar el estado de su suscripción en Mailchimp. Esta regla proporciona una manera fácil de adherirse a las políticas de GDPR y respetar las preferencias de contacto de tu audiencia. Como por ejemplo:

Integra tus aplicaciones con el software de sincronización de datos de HubSpot para usar reglas si / entonces que aumentan la productividad

¿Qué es el software de sincronización de datos de HubSpot? Es una solución de sincronización bidireccional que mantiene los datos correctos perfectamente conectados entre tus aplicaciones comerciales favoritas, como tu CRM y tu plataforma de email marketing.

Con las reglas si / entonces que determinan cómo se sincronizan tus aplicaciones, el software permite que tus herramientas comerciales se comuniquen entre sí e intercambien datos según las condiciones claras que establezcas.

Adicionalmente, con el software de automatización de HubSpot podrás olvidarte de las interminables tareas de limpieza de datos y corregir automáticamente las propiedades de fecha, los nombres de formato y mucho más con nuevas automatizaciones listas para usar.