Hemos hablado de la importancia de escribir propuestas comerciales efectivamente y, una vez que están listas, el reto está en la manera de comunicarlas. Lo más probable es que, como la mayoría de las empresas hoy en día, tú y tu equipo comercial utilicen el correo electrónico para enviar propuestas comerciales a sus prospectos y comunicarse con los clientes.

Pero, ¿cuántos malentendidos y errores básicos pueden pasar al comunicarnos por correo electrónico? No te sientas solo, ya que esto le pasa a todos y en todo tipo de empresa.

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Escribir un correo electrónico de esta importancia podría llevarte horas. Escribes, revisas, eliminas y dudas de cada palabra y enlace que agregas, incluso de tu firma de correo electrónico. 

Tu prioridad es asegurarte de que la comunicación de tu equipo sea clara y consistente, de que respondes a las solicitudes con más facilidad y rapidez, y de que eliminas las dudas que el personal con menos experiencia pueda tener al abordar una situación difícil.

Para hacer esta tarea más fácil, te presentamos cuáles son los elementos que no pueden faltar en tus correos empresariales y las plantillas que tu equipo puede usar para actividades específicas o para responder a los clientes.

 

Cómo mandar propuestas comerciales por correo electrónico

¿Quieres saber cuáles son las características de un email eficaz? Ten en cuenta estos consejos:

1. Crea un asunto adecuado

Lo primero que verá tu cliente o prospecto respecto de un correo es el asunto y, con base en este, decidirá si lo abre, lo deja para más tarde...o lo elimina. Si es un cliente de hace tiempo, di algo directo como «Propuesta de enero», pero si es un prospecto reciente, opta por algo llamativo como «La solución empresarial a tu medida».

2. Personaliza tu mensaje

Agrega el nombre de la persona desde el saludo y en las partes del cuerpo de texto donde sea importante apelar a tu cliente de forma directa. Mientras más le muestres el interés que tienes por su necesidad y su caso particulares, sabrá que eres la solución que espera. 

3. Redacta una introducción y cuerpo específicos

¡No des vueltas! Di quién eres de manera breve, pero siempre pon el énfasis en lo que harás por esa persona. ¿Le ayudarás a tener niveles más altos de conversión? ¿Le ofreces un upgrade donde habrá beneficios específicos? Da un mensaje relevante y claro.

4. Haz un llamado a la acción

Agrega un vínculo hacia la compra, hacia un recurso especializado, hacia una promoción u ofrece una prueba de software. No permitas que ese correo sea un lugar sin salida: busca que el lector interactúe y satisfaga su curiosidad para saber más. 

Además, redacta la oferta de manera interesante, pues «Compre este software» es una frase mucho menos atrayente que «Obtenga 1000 leads calificados en tiempo récord».

5. Utiliza el diseño en tu ventaja

Crea un encabezado con los colores de tu marca, una firma electrónica o incluso emplea un diseño para el correo entero con el fin de que el texto esté balanceado de manera visual.

De esa manera, captarás la atención de quien está al otro lado de la pantalla.

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Ejemplos de correos para clientes y prospectos: 7 plantillas gratuitas para tus propuestas comerciales

A continuación, te brindamos un punto de partida para empezar a crear tu colección de correos electrónicos personalizables. Úsalas para aumentar la eficiencia de la comunicación con tus clientes.

 

1. Cuando quieres vender un producto

>Asunto: [centrado en la solución]

Hola, [nombre]:

Soy [nombre], representante de [nombre de la empresa]. Somos una compañía que se especializa en [oferta primaria] con el fin de [solución a problema de tus clientes].

Sabemos que usted se interesa por conocer más acerca de [tema donde compartió su contacto]. Actualmente, hemos ayudado a nuestros clientes para optimizar su rendimiento en ese rubro, tal como fue el caso de [testimonios] por medio de [producto].

Le envío estos recursos que sé que le serán útiles para [obstáculo o necesidad]: [enlaces a contenidos especializados.]

Esta misma semana me comunicaré con usted para atender sus dudas y ofrecerle orientación personalizada, y así ayudar a [aspecto que el cliente quiere mejorar].

Muchas gracias. 

[Tu nombre y cargo].

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2. Cuando un prospecto pide que le hagas una propuesta

>Asunto: Siguientes pasos

Hola, [nombre]:

Le agradecemos el interés mostrado por [nombre de la empresa]. Hemos trabajado con muchas empresas que experimentaban dificultades con [desafío clave]. Si desea leer los casos de éxito de nuestras relaciones comerciales anteriores, puede consultarlas en [enlace] y [enlace].

En esta etapa del proceso no creamos propuestas, ya que somos una empresa que se centra en los resultados, así que necesitamos conocer mejor su compañía, desafíos y necesidades para poder determinar si podremos ayudarle y cómo lo lograremos. Como tenemos este enfoque, solo podemos atender a cierto número de cuentas nuevas al año: los clientes que están seguros de que podremos generarles buenos resultados.  

Me encantaría programar una llamada o reunión en persona para conocer más información sobre sus objetivos de marketing y ventas para el año, actividades actuales de marketing y de qué forma nuestra empresa podría trabajar para mejorar los resultados de [nombre de la empresa].

A continuación le muestro algunas fechas y horarios disponibles:

  • [Fecha y hora]
  • [Fecha y hora]
  • [Fecha y hora]

Espero poder conversar con usted pronto.

Saludos,

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3. Cuando el cliente solicita un trabajo que está fuera del alcance de su contrato

>RE: Proyectos adicionales de contenido

Hola, [nombre]:

Gracias por enviar la información sobre el material adicional de contenido que le gustaría que elaboráramos antes del lanzamiento de su nuevo sitio web. Es una gran idea y creo que añadirá mucho valor para las visitas que no conocen a su marca ni sus productos.

Para acelerar el proceso, actualicé el alcance del trabajo en [enlace o archivo adjunto] para incluir estos nuevos proyectos de contenido que podrá observar en la versión actualizada de la tarifa. El precio de las ofertas de contenido adicional es de [$X.000]. Analice esta información y, si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo. Cuando usted apruebe el alcance del trabajo nuevo, añadiré esos dos proyectos a [herramienta de gestión de proyectos], donde podrá revisar y supervisar la línea de tiempo de la fecha de entrega y aprobación final.

Gracias,

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4. Cuando debes solicitar la aprobación de un proyecto

>Comparaciones de los diseños para el sitio web

Hola, [nombre]:

¡Espero que esté listo!

El equipo acaba de terminar los diseños de comparación para el rediseño de su página de inicio y tengo muchas ganas de mostrárselos. Creo que, si bien las dos versiones son muy diferentes, ambas resuelven el problema que tienen sus visitas para entender la facilidad de implementar su solución.

Pero primero queremos abordar algunos aspectos del informe creativo que se aprobó para establecer el proceso:

  • [Audiencia objetivo]
  • [El problema que debería resolver el diseño]
  • [Las acciones que deberían tomar las visitas]
  • [La emoción/sentimiento que las personas deberían tener al visitar el sitio web]

A continuación le envío las réplicas de diseño acompañadas con una descripción sobre por qué se tomaron ciertas decisiones.

  • Versión 1 [enlace]
  • Versión 2 [enlace]

Después de analizarlas, díganos si tiene comentarios sobre cada uno de los siguientes aspectos de los diseños:

  • ¿Qué destaca más?
  • ¿Cuál cree que cautivará más a su audiencia objetivo?
  • ¿El mensaje está alineado con las necesidades y los desafíos de sus visitas?
  • ¿La llamada a la acción es cautivadora y clara? ¿Podríamos hacer algo para mejorarla?
  • ¿Cuál cree que tendría un mejor desempeño con sus visitas objetivo?

Como mencionamos en nuestra última reunión, pensamos que sería útil realizar una prueba de mapa de calor en estas dos versiones para determinar cuál tiene una tasa de conversión mayor. En este [enlace] está la descripción del proyecto y el precio de la prueba.

Si desea que charlemos por teléfono para abordar este asunto, haga clic aquí [enlace al calendario de reservaciones online] para programar una cita en mi calendario.

Gracias,

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5. Cuando quieres dar seguimiento a un cliente

>Seguimiento de las comparaciones de diseños

Hola, [nombre]:

Me pongo en contacto con usted para ver si le gustaría hacer algún comentario de las comparaciones de diseños que le envié la semana anterior. Si tiene alguna sugerencia, pregunta o si quiere informarme que ya aprobó uno de los diseños, hágamelo saber.

Para cumplir con la fecha de lanzamiento del día [fecha], por lo menos necesitaremos [X días o semanas] para el desarrollo y la etapa de pruebas. Si no recibo su aprobación para el día [fecha], tendremos que posponer el comienzo de la Fase II del proyecto, lo cual modificará la fecha final de entrega.

Me comunicaré con usted por teléfono si no recibo su respuesta para mañana por la mañana.

Gracias,

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6. Cuando necesitas posponer una fecha de entrega

Información importante de la fecha de lanzamiento del sitio web

Hola, [nombre]:

Me pongo en contacto con usted para informarle de algunas noticias del proyecto. Hasta ahora todo va muy bien, como pudo ver durante nuestra conversación de la semana anterior, pero hemos encontrado un problema que afectará a la fecha de lanzamiento original. No podremos cumplir con el plazo original porque [lista de razones]. Si bien durante la definición del alcance del proyecto contemplamos que este posible riesgo podría afectar a la fecha de lanzamiento, esperábamos que se pudiera evitar. Estamos haciendo todo lo posible por reducir su impacto, así que hemos [incluir las acciones que se han tomado].

Ajusté los logros en la línea de tiempo del proveedor, donde incluí sus fechas de revisión y aprobación en [herramienta de gestión de proyectos]. La nueva fecha de entrega final se fijó para [fecha].

Si esto ocasiona consecuencias negativas en su agenda, le pido disculpas. Me gustaría hablar con usted para saber cómo podemos contribuir a reducir el impacto de cualquier problema que ocasione este cambio.

Si lo desea, póngase en contacto conmigo para hablar sobre esto o programe una cita aquí [enlace al calendario de reservaciones online].

Saludos,

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7. Cuando quieres pedir un testimonio

RE: Resultados de junio

Hola, [nombre]:

Al igual que seguramente le sucedió a usted, me entusiasmó ver los resultados del análisis sobre el impacto que produjo el rediseño del sitio web en el tercer trimestre en las áreas de marketing y ventas.

Con respecto a esto último, me preguntaba si sería posible que nos diera su aprobación para mostrar el proyecto en nuestro sitio web. De ser así, ¿podría escribir unas 4 o 5 oraciones que describan su experiencia al trabajar con nosotros? ¿Qué le gustó de trabajar con nosotros? ¿Qué resultados ha obtenido? ¿Por qué otros clientes como usted disfrutarían de trabajar con nuestro equipo? Nos encantaría mostrar el proyecto, su testimonio y su nombre o fotografía en una sección de nuestro sitio web. Si le gustaría obtener inspiración, aquí tiene algunos ejemplos [enlace] de lo que otros clientes han aportado.

Si tiene preguntas o necesita más información, hágamelo saber. Disfrutamos mucho trabajando con usted en este proyecto.

Gracias,

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Esperamos que estas plantillas te sirvan para utilizar tus recursos de manera más eficiente y productiva. Si deseas aprender sobre la importancia de centrarte en el valor de tu agencia y no en los precios, cómo calificar a tus prospectos, forjar tus relaciones y empezar a actuar como un partner; descarga la guía de sobré cómo crear propuestas de negocios que funcionan.

 

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Publicado originalmente en agosto 6 2019, actualizado septiembre 10 2020

Topics:

Propuesta Comercial