Hemos hablado de la importancia de escribir propuestas comerciales de forma efectiva. Una vez que están listas, el reto reside en la manera de comunicarlas. Lo más probable es que, como la mayoría de las empresas hoy en día, tú y tu equipo comercial utilicen el correo electrónico para enviar propuestas comerciales a sus prospectos y comunicarse con los clientes.

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Pero, ¿cuántos malentendidos y errores básicos pueden pasar al comunicarnos por correo electrónico? No te sientas solo, ya que esto le sucede a todos y en cualquier tipo de empresa.

Escribir un correo electrónico de esta importancia podría llevarte horas. Escribes, revisas, eliminas y dudas de cada palabra y enlace que agregas, incluso de tu firma de correo electrónico

Tu prioridad es asegurarte de que la comunicación de tu equipo sea clara y consistente, de que respondes las solicitudes con facilidad y rapidez, y de que eliminas las dudas que el personal con menos experiencia pueda tener al abordar una situación difícil.

Para hacer esta tarea más fácil, te presentamos cuáles son los elementos que no pueden faltar en tus correos empresariales y las plantillas que tu equipo puede usar para actividades específicas o para responder a los clientes.

Cómo mandar propuestas comerciales por correo electrónico

¿Quieres saber cuáles son las características de un email eficaz? Ten en cuenta estos consejos:

1. Crea un asunto adecuado

Lo primero que verá tu cliente o prospecto en un correo es el asunto y, con base en este, decidirá si lo abre, lo deja para más tarde... o lo elimina. Por ejemplo, se estima que las líneas de asunto con 50 caracteres o menos dan como resultado tasas de apertura un 12 % más altas y tasas de clics un 75 % más altas que los correos electrónicos con líneas de asunto más largas. Por eso debes ser muy preciso en lo que vas a escribir en esta sección para que asegures que tu cliente lo abrirá. 

¿Cómo saber qué es un asunto adecuado?

Para verificar que el asunto que escribiste en tu correo electrónico está cumpliendo su propósito, te recomendamos hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Destaca el mensaje principal? 
  • ¿Las palabras más importantes están al principio de la línea de asunto? 
  • ¿Es claro y específico, es decir, comunica de qué se trata exactamente el correo electrónico?

Un ejemplo de línea de asunto que funciona podría ser:  «¡Contiene código! Has conseguido 30 % de descuento en toda la tienda». Como puedes ver, el mensaje principal destaca; en caso de que el correo sea abierto en un dispositivo móvil, no se corta ningún detalle importante del tema principal y, finalmente, es específico y aclara muy bien de qué va el correo.

2. Personaliza tu mensaje

En el marketing por correo electrónico es importante tratar a los consumidores como personas y no como números. Por eso es importante agregar el nombre de la persona desde el saludo y en las partes del cuerpo de texto donde sea importante apelar a tu cliente de forma directa. El propósito es hacerle sentir que te has tomado el tiempo de hablarle a él y de conocer sus necesidades. Cuanto más interés muestres en su caso en particular, tu cliente sabrá que eres la solución que espera.

Tip profesional: el diseño del correo electrónico puede variar y personalizarlos automáticamente es muy fácil. Con el Software de email marketing de HubSpot es posible crear campañas de email de forma rápida y profesional: puedes personalizar el diseño de los correos electrónicos añadiendo llamadas a la acción (CTA), adaptarlos a cada uno de tus suscriptores e incluir imágenes y colores característicos de tu marca.

3. Redacta una introducción y cuerpo específicos

No des más vueltas. Di quién eres de manera breve, pero siempre pon el énfasis en lo que harás por esa persona. ¿Le ayudarás a tener niveles más altos de conversión? ¿Le ofreces un upgrade que le dará beneficios específicos? En la introducción del correo electrónico es importante que el mensaje sea relevante y claro.

Despierta el interés del lector y sienta las bases del contenido; conecta con el cliente por medio de cosas con las que pueda relacionarse. Por ejemplo, puedes comenzar diciendo «Estamos al pendiente de tus necesidades y queremos ayudarte». El objetivo de la introducción del correo electrónico es crear curiosidad por saber qué es lo que sigue.

4. Haz un llamado a la acción eficaz

Agrega un vínculo hacia la compra, hacia un recurso especializado, hacia una promoción u ofrece una prueba de software. No permitas que ese correo sea un callejón sin salida: busca que el lector interactúe y satisfaga su curiosidad para saber más. El CTA es el factor más importante que te ayudará a lograr el objetivo que estás buscando con tu correo electrónico. Una llamada a la acción efectiva te ayudará a generar más conversiones, descargas, registros, visualizaciones de videos y seguimiento de redes sociales. 

Por ejemplo, si tienes una oferta en tus productos y quieres hacer una llamada a la acción en lugar de escribir: «Compre este software», te recomendamos agregar una frase mucho más atrayente como: «Obtenga 1.000 leads calificados en tiempo récord».

Tip profesional: logra más oportunidades de venta y descubre cuáles enlaces y documentos se abrieron y cuándo a través del Software de email tracking de HubSpot. Te permite personalizar tu enfoque y concretar más ventas a través del seguimiento de correos electrónico y te envía notificaciones en el momento en que un prospecto abre tu correo electrónico. También conoce de manera automática el flujo integrado de actividades registrado en el historial de cada oportunidad de venta dentro de tu navegador o en HubSpot Sales.

5. Utiliza el diseño como una ventaja

Crea un encabezado con los colores de tu marca, una firma electrónica o incluso emplea un diseño para el correo entero con el fin de que el texto esté equilibrado de manera visual. De esa manera, captarás la atención de quien está al otro lado de la pantalla. Tener un buen diseño de correo electrónico te ayudará a llamar la atención de tus destinatarios de correo electrónico y atraerlos. 

Puede ser que tengas un excelente cuerpo de correo y una línea de asunto muy atractiva, pero si el diseño de tu correo electrónico es aburrido es muy poco probable que tus clientes se conviertan. Utiliza la jerarquía visual para que todo el contenido de tu correo electrónico sea escaneado y entendido de manera óptima, y sea dirigido a los elementos más importantes. 

1. Correo para enviar una cotización online

Cuerpo de correo para enviar una cotización

>Asunto: Gracias por su interés en [nombre de la empresa]

Hola, [nombre]:

[nombre de la empresa] es una empresa líder en desarrollo de [tipo de servicios], ofrecemos una amplia gama de soluciones a sus necesidades de [punto crítico].

Basado en su solicitud de cotización, adjunto en este email nuestra lista de precios completa.

Por favor, avíseme si tiene alguna pregunta respondiendo a este correo electrónico o llamándome al [número del remitente].

Saludos cordiales,

2. Correo para hacer un seguimiento de cotización

Cuerpo de correo para enviar cotización: seguimiento

>Asunto: ¿Alguna pregunta?

Hola, [nombre]:

Quiero hacer un seguimiento y verificar la cotización que envié el [día], con respecto a las soluciones que podemos ofrecer a [nombre de la empresa del contacto] para ayudarlo a mejorar [punto crítico].

¿Tiene alguna pregunta?

¡Estoy atento a cualquier comentario!

3. Correo para vender un producto

Cómo redactar un correo para ofrecer un producto

>Asunto: [centrado en la solución]

Hola, [nombre]:

Soy [nombre], representante de [nombre de la empresa]. Somos una compañía que se especializa en [oferta primaria] con el fin de [solución a los problema de tus clientes].

Sabemos que usted se interesa por conocer más acerca de [tema donde compartió su contacto]. Actualmente, hemos ayudado a nuestros clientes para optimizar su rendimiento en ese rubro, tal como fue el caso de [testimonios] por medio de [producto].

Le envío estos recursos que sé que le serán útiles para [obstáculo o necesidad]: [enlaces a contenidos especializados.]

Esta misma semana me comunicaré con usted para atender sus dudas y ofrecerle orientación personalizada, y así ayudar a [aspecto que el cliente quiere mejorar].

Muchas gracias. 

[Tu nombre y cargo].

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4. Correo para responder a un prospecto que pide una propuesta

Ejemplo de correo electrónico para ofrecer servicios

>Asunto: Siguientes pasos

Hola, [nombre]:

Le agradecemos el interés mostrado por [nombre de la empresa]. Hemos trabajado con muchas empresas que experimentaban dificultades con [desafío clave]. Si desea leer los casos de éxito de nuestras relaciones comerciales anteriores, puede consultarlas en [enlace] y [enlace].

En esta etapa del proceso no creamos propuestas, ya que somos una empresa que se centra en los resultados, así que necesitamos conocer mejor su compañía, desafíos y necesidades para poder determinar si podremos ayudarle y cómo lo lograremos. Como tenemos este enfoque, solo podemos atender a cierto número de cuentas nuevas al año: los clientes que están seguros de que podremos generarles buenos resultados.  

Me encantaría programar una llamada o reunión en persona para conocer más información sobre sus objetivos de marketing y ventas para el año, actividades actuales de marketing y de qué forma nuestra empresa podría trabajar para mejorar los resultados de [nombre de la empresa].

A continuación le muestro algunas fechas y horarios disponibles:

  • [Fecha y hora]
  • [Fecha y hora]
  • [Fecha y hora]

Espero poder conversar con usted pronto.

Saludos,

5. Correo para responder a un cliente que solicita un trabajo que está fuera del alcance de su contrato

Ejemplo de correo para clientes: trabajo que está fuera de tu alcance

>Asunto: Proyectos adicionales de contenido

Hola, [nombre]:

Gracias por enviar la información sobre el material adicional de contenido que le gustaría que elaboráramos antes del lanzamiento de su nuevo sitio web. Es una gran idea y creo que añadirá mucho valor para las visitas que no conocen su marca ni sus productos.

Para acelerar el proceso, actualicé el alcance del trabajo en [enlace o archivo adjunto] para incluir estos nuevos proyectos de contenido que podrá observar en la versión actualizada de la tarifa. El precio de las ofertas de contenido adicional es de [$X.000]. Analice esta información y, si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo. Cuando usted apruebe el alcance del trabajo nuevo, añadiré esos dos proyectos a [herramienta de gestión de proyectos], donde podrá revisar y supervisar la línea de tiempo de la fecha de entrega y aprobación final.

Gracias,

6. Correo para solicitar la aprobación de un proyecto

Ejemplos de correos para clientes: aprobación

>Asunto: Comparaciones de los diseños para el sitio web

Hola, [nombre]:

¡Espero que esté listo!

El equipo acaba de terminar los diseños de comparación para el rediseño de su página de inicio y tengo muchas ganas de mostrárselos. Creo que, si bien las dos versiones son muy diferentes, ambas resuelven el problema que tienen sus visitas para entender la facilidad de implementar su solución.

Pero primero queremos abordar algunos aspectos del informe creativo que se aprobó para establecer el proceso:

  • [Audiencia objetivo]
  • [El problema que debería resolver el diseño]
  • [Las acciones que deberían tomar las visitas]
  • [La emoción/sentimiento que las personas deberían tener al visitar el sitio web]

A continuación le envío las réplicas de diseño acompañadas con una descripción sobre por qué se tomaron ciertas decisiones.

  • Versión 1 [enlace]
  • Versión 2 [enlace]

Después de analizarlas, díganos si tiene comentarios sobre cada uno de los siguientes aspectos de los diseños:

  • ¿Qué destaca más?
  • ¿Cuál cree que cautivará más a su audiencia objetivo?
  • ¿El mensaje está alineado con las necesidades y los desafíos de sus visitas?
  • ¿La llamada a la acción es cautivadora y clara? ¿Podríamos hacer algo para mejorarla?
  • ¿Cuál cree que tendría un mejor desempeño con sus visitas objetivo?

Como mencionamos en nuestra última reunión, pensamos que sería útil realizar una prueba de mapa de calor en estas dos versiones para determinar cuál tiene una tasa de conversión mayor. En este [enlace] está la descripción del proyecto y el precio de la prueba.

Si desea que charlemos por teléfono para abordar este asunto, haga clic aquí [enlace al calendario de reservaciones online] para programar una cita en mi calendario.

Gracias,

7. Correo para dar seguimiento a un cliente

Ejemplo de correo electrónico para ofrecer servicios: seguimiento

>Asunto: Seguimiento de las comparaciones de diseños

Hola, [nombre]:

Me pongo en contacto con usted para ver si le gustaría hacer algún comentario de las comparaciones de diseños que le envié la semana anterior. Si tiene alguna sugerencia, pregunta o si quiere informarme que ya aprobó uno de los diseños, hágamelo saber.

Para cumplir con la fecha de lanzamiento del día [fecha], por lo menos necesitaremos [X días o semanas] para el desarrollo y la etapa de pruebas. Si no recibo su aprobación para el día [fecha], tendremos que posponer el comienzo de la Fase II del proyecto, lo cual modificará la fecha final de entrega.

Me comunicaré con usted por teléfono si no recibo su respuesta para mañana por la mañana.

Gracias,

8. Correo para crear sensación de urgencia

Ejemplos de correos para clientes: sentido de urgencia

>Asunto: ¿Puedo cerrar su archivo?

Hola, [nombre]:

Desafortunadamente, mi empresa está limpiando nuestro canal de ventas. Como no hemos tenido noticias suyas, supongo que ya no está interesado o no necesita [servicios].

Si ese es el caso, ¿está bien si cierro su archivo? Si todavía está interesado, [sugiere los siguientes pasos]?

Gracias por su ayuda.

9. Correo para posponer una fecha de entrega

Ejemplos de correos para clientes: posponer fechas

>Asunto: Información importante de la fecha de lanzamiento del sitio web

Hola, [nombre]:

Me pongo en contacto con usted para informarle de algunas noticias del proyecto. Hasta ahora todo va muy bien, como pudo ver durante nuestra conversación de la semana anterior, pero hemos encontrado un problema que afectará a la fecha de lanzamiento original. No podremos cumplir con el plazo original porque [lista de razones]. Si bien durante la definición del alcance del proyecto contemplamos que este posible riesgo podría afectar a la fecha de lanzamiento, esperábamos que se pudiera evitar. Estamos haciendo todo lo posible por reducir su impacto, así que hemos [incluir las acciones que se han tomado].

Ajusté los logros en la línea de tiempo del proveedor, donde incluí sus fechas de revisión y aprobación en [herramienta de gestión de proyectos]. La nueva fecha de entrega final se fijó para [fecha].

Si esto ocasiona consecuencias negativas en su agenda, le pido disculpas. Me gustaría hablar con usted para saber cómo podemos contribuir a reducir el impacto de cualquier problema que ocasione este cambio.

Si lo desea, póngase en contacto conmigo para hablar sobre esto o programe una cita aquí [enlace al calendario de reservaciones online].

Saludos,

10. Correo para pedir un testimonio

Ejemplos de correos para clientes: pedir testimonio

>RE: Resultados de junio

Hola, [nombre]:

Al igual que seguramente le sucedió a usted, me entusiasmó ver los resultados del análisis sobre el impacto que produjo el rediseño del sitio web en el tercer trimestre en las áreas de marketing y ventas.

Con respecto a esto último, me preguntaba si sería posible que nos diera su aprobación para mostrar el proyecto en nuestro sitio web. De ser así, ¿podría escribir unas 4 o 5 oraciones que describan su experiencia al trabajar con nosotros? ¿Qué le gustó de trabajar con nosotros? ¿Qué resultados ha obtenido? ¿Por qué otros clientes como usted disfrutarían de trabajar con nuestro equipo? Nos encantaría mostrar el proyecto, su testimonio y su nombre o fotografía en una sección de nuestro sitio web. Si le gustaría obtener inspiración, aquí tiene algunos ejemplos [enlace] de lo que otros clientes han aportado.

Si tiene preguntas o necesita más información, hágamelo saber. Disfrutamos mucho trabajando con usted en este proyecto.

Gracias,

11. Correo para enviar información adicional

Cómo redactar un correo para ofrecer un producto: información adicional

>Asunto: Aquí hay más información sobre [función específica]

Hola, [nombre]:

Disfruté de nuestra conversación anterior. Estoy entusiasmado con la posibilidad de trabajar con [nombre de la empresa del contacto] y ayudar con [punto de dolor].

Como le prometí en nuestra última conversación, adjunto información adicional sobre [característica específica]. Por favor, avíseme si tiene alguna pregunta respondiendo a este correo electrónico o llamándome al [número del remitente].

Saludos,

12. Correo para continuar la relación con el cliente luego de cerrar un trato

Ejemplos de correos para clientes: ofrecer seguimiento

>Asunto: ¡Bienvenido a [nombre de la empresa]

Hola, [nombre]:

¡Encantado de que su empresa esté utilizando [nombre de la empresa] He enviado un mensaje en CC a [nombre] de Servicio al Cliente en este correo electrónico para ayudarlo con la incorporación, pero todavía estoy aquí para responder cualquier pregunta o inquietud que pueda tener.

Además en este correo adjunto algunos recursos para ayudarlo a orientarse con nuestros servicios.

Contácteme en cualquier momento a través de este canal. Esperamos poder ayudarle con [la función principal de su producto / servicio].

Saludos,

Esperamos que estas plantillas te sirvan para utilizar tus recursos de manera más eficiente y productiva. Si deseas aprender sobre la importancia de centrarte en el valor de tu agencia y no en los precios, cómo calificar a tus prospectos, forjar tus relaciones y empezar a actuar como un partner, descarga la guía de sobré cómo crear propuestas de negocios que funcionan.

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Publicado originalmente el 22 de julio de 2021, actualizado el 20 de mayo de 2022

Topics:

Propuesta Comercial