Elegir la mejor estructura organizacional para tu empresa, división o equipo de trabajo es muy parecido a escoger un automóvil nuevo: además de que cumpla su objetivo, llevarte del punto A al punto B sin ningún problema, hay otras opciones a considerar. Por ejemplo, si será automático o manual, si tendrá GPS incorporado o interiores de cuero.

En el caso de las estructuras organizacionales, las opciones entre las que puedes elegir son el tamaño de la cadena de mando, el rango de control y la centralización en cuanto a la toma de decisiones, por nombrar algunos ejemplos. Para comenzar, veamos qué es una estructura organizacional. 

Tal vez ahora te preguntas: ¿Qué sentido tiene una estructura organizacional? ¿Necesito una en mi empresa? Si consideras que tener una estructura clara te ayudará a definir al menos tres elementos clave de cómo debería operar tu negocio, la respuesta es un rotundo sí. 

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En la medida que tu empresa crece, una estructura organizacional también resulta útil para los empleados de nuevo ingreso. De esta forma se familiarizan rápidamente con la estructura del corporativo y con quién gestiona tal o cual proceso.

Además, si necesitas hacer cambios estructurales en la organización, tener una estructura definida te permite visualizar y entender cómo funcionarían los flujos de trabajo a raíz de dichas modificaciones, ya sea por una renovación en el modelo del negocio o porque la competencia así lo exige. 

En pocas palabras, la estructura organizacional es como un mapa que explica el funcionamiento de tu empresa, cómo están organizados los roles dentro de ella y lo que significa cada uno de esos elementos para tu organización.

Tres elementos clave de la estructura organizacional

Cadena de mando

La cadena de mando explica cómo se delegan las tareas y se aprueba el trabajo en tu empresa. La estructura organizacional te permite definir cuántos escalones debe tener un departamento o línea de negocio en particular. Es decir, quién dice qué hacer y a quién, así como la manera en que se comunican los problemas, solicitudes y propuestas hacia arriba y hacia abajo de la escalera.

Rango de control

El rango de control se refiere a dos aspectos: cuántas personas están bajo la responsabilidad de un gerente y qué tareas se encuentran bajo la responsabilidad de un departamento. En el primer caso hay que agregar que a mayor número de subalternos, el gerente tendrá un mayor lapso de control, y viceversa. En el caso de de que el lapso de control sea cuantioso, los colaboradores de dicha gerencia tendrán mayor libertad para tomar decisiones, pues se dificulta la administración minuciosa.

Centralización

La centralización describe los puestos donde se toman las decisiones en última instancia. Una vez que hayas establecido tu cadena de mando, deberás considerar qué personas y departamentos tienen voz en cada decisión. Una empresa puede inclinarse hacia la centralización, donde las decisiones finales las toman solo una o dos entidades; o descentralización, donde las decisiones finales se toman dentro del equipo o departamento encargado de llevar a cabo esa decisión.

Considera que es posible que no necesites una estructura organizacional de inmediato, y por esto nos referimos al momento de creación de tu empresa. Pero cuanto mayor sea tu producción y más personas contrates para que la empresa cumpla la demanda de productos o servicios, más difícil será liderar tu empresa sin esta herramienta. 

En el artículo presente exploraremos cómo puedes combinar dichos componentes para formar diferentes tipos de estructuras organizacionales. También destacaremos los beneficios e inconvenientes de los diferentes tipos de estructura para que puedas evaluar cuál es la mejor opción para tu empresa, división o equipo. 

Estructura mecánica y orgánica

Las estructuras organizacionales van de lo «mecánico» a lo «orgánico». Considera de antemano que las estructuras mecánicas se refieren a arreglos centralizados de las actividades, regidas por manuales, procedimientos y otros mecanismos, de ahí su nombre. Mientras que las estructuras orgánicas poseen un menor grado de centralización y especialización.

Los diagramas que verás a continuación muestran una comparación de ambas estructuras organizacionales. El diagrama mecánico representa el enfoque tradicional de arriba abajo o vertical. Por su parte, los diagramas orgánicos representan un enfoque más colaborativo y flexible. 

Ejemplo de diagrama organizacional mecánico y orgánico

A continuación desglosamos ambos extremos del espectro, sus ventajas y desventajas, además de qué tipos de negocios son adecuados para cada uno de ellos. 

Diagrama mecánico

Los diagramas mecánicos, también llamados burocráticos, son conocidos por tener tramos de control estrechos, una alta centralización, especialización y formalización. También son bastante rígidos en cuanto a lo que los departamentos específicos están diseñados y autorizados a hacer para la empresa.

Este diagrama organizacional es mucho más formal que el diagrama orgánico; utiliza estándares y prácticas específicas para gobernar cada decisión que se toma en la empresa. Aunque este modelo hace que el personal sea más responsable de su trabajo, puede convertirse en un obstáculo para la creatividad y la agilidad necesarias para que la organización se mantenga al día con los cambios en el mercado.

En este modelo la cadena de mando siempre es clara, ya sea larga o corta. A medida que la empresa crece, debes asegurarte de que todos los equipos sepan lo que se espera de ellos. En otras palabras, debe haber transparencia en los reglamentos, normas y procedimientos para evitar duplicidad de funciones o traslapes innecesarios en las actividades.

Mantener un organigrama mecánico es muy útil para que un negocio despegue en sus primeras etapas, pero conforme se suman personas y proyectos, eventualmente tienes que hacer ajustes en el diagrama organizacional para que refleje el estado actual de tu empresa. 

Diagrama orgánico

El diagrama orgánico (también conocido como diagrama plano) es conocido por su rango de control más amplios, descentralización, baja especialización y departamentalización flexible. Esto significa que el modelo en cuestión permite que varios equipos respondan a un solo gerente, que asuman proyectos según su importancia y capacidades, en lugar de ceñirse a un reglamento de operaciones que limite la carga de trabajo a aspectos burocráticos, por ejemplo.

Este diagrama organizacional es mucho menos formal que el mecánico y se enfoca más en las necesidades del negocio. Esto provoca que la cadena de mando, ya sea larga o corta, sea difícil de descifrar; como resultado, los líderes pueden dar luz verde a los proyectos más rápido pero a expensas de causar confusión si no administran cuidadosamente la división del trabajo.

No obstante, la flexibilidad que permite una estructura orgánica puede ser extremadamente útil para una empresa que navega en una industria cambiante o que simplemente intenta estabilizarse después de un trimestre difícil. También permite a los empleados probar cosas nuevas y desarrollarse como profesionales, lo que hace que la fuerza laboral sea más creativa a largo plazo. Las empresas emergentes son candidatos excelentes para la estructura orgánica, ya que recién inician sus actividades y son más propensas a experimentar y apostar por la creatividad.

Ahora es momento de descubrir más sobre diagramas organizacionales, la mayoría de las cuales se encuentran del lado tradicional y mecánico.

1. Estructura organizacional funcional

Es una de las estructuras organizacionales más comunes. Su objetivo es departamentalizar una organización de acuerdo a las funciones laborales comunes. 

Una empresa con un organigrama funcional agruparía, por ejemplo, a todos los especialistas en marketing en un departamento, a todos los vendedores en un departamento separado y a todas las personas de servicio al cliente en un tercer departamento.

Ejemplo de organigrama funcional

La estructura organizacional funcional permite un alto grado de especialización para los empleados y es fácilmente escalable, en caso de que la organización crezca. Posicionar al personal en departamentos basados en habilidades puede permitirles profundizar en su campo y descubrir en qué son buenos.

Desventajas

Esta estructura organizacional de naturaleza mecanicista tiene el potencial de inhibir el crecimiento de un empleado. También tiene el potencial de crear barreras entre distintas funciones, y puede ser ineficiente si la organización tiene una variedad de productos o mercados objetivo diferentes. Las barreras creadas entre departamentos también pueden limitar el conocimiento y la comunicación de las personas con otros departamentos, especialmente aquellos que dependen de otros departamentos para tener éxito.

2. Estructura organizacional divisional basada en productos

Una estructura organizacional divisional se compone de múltiples estructuras funcionales más pequeñas, es decir, cada división dentro de una estructura divisional puede tener su propio equipo de marketing, su propio equipo de ventas, etc. En este caso cada división dentro de la organización está dedicada en una línea de productos en particular. 

Ejemplo de organigrama basado en productos

Este tipo de estructura es ideal para organizaciones con múltiples productos y puede ayudar a acortar los ciclos de desarrollo para cada oferta. Esto permite que las pequeñas empresas salgan al mercado con ofertas novedosas rápidamente.

Desventajas

Puede ser difícil escalar bajo una estructura de división basada en productos, y la organización podría terminar con recursos duplicados a medida que diferentes divisiones se esfuerzan por desarrollar nuevas ofertas. 

3. Estructura organizacional divisional basada en el mercado

Otra variedad de estructura organizacional es la basada en el mercado, en la que las divisiones de una organización se fundamentan en mercados, industrias o tipos de clientes. 

Ejemplo de diagrama organizacional basado en el mercado

El diagrama basado en el mercado es ideal para una organización que tiene productos o servicios que son exclusivos de segmentos de mercado específicos. Es particularmente eficaz si esa organización tiene un conocimiento avanzado de esos segmentos. También mantiene al negocio al tanto de los cambios de demanda entre sus diferentes segmentos de audiencia. 

Desventajas

Demasiada autonomía dentro de cada equipo basado en el mercado puede llevar a que las divisiones desarrollen sistemas que sean incompatibles entre sí. Las divisiones también podrían terminar duplicando inadvertidamente actividades que otras divisiones ya están realizando. 

4. Estructura organizacional divisional geográfica

La estructura organizacional geográfica establece sus divisiones con base en la ubicación geográfica. Específicamente en las divisiones de una estructura geográfica se pueden incluir territorios, regiones o distritos. 

Ejemplo de diagrama organizacional geográfico

Este tipo de diagrama se adapta mejor a las organizaciones que necesitan estar cerca de fuentes de suministro o clientes (por ejemplo, para entregas o para soporte in situ). También reúne muchas formas de experiencia empresarial, lo que permite que cada división geográfica tome decisiones desde puntos de vista diversos. 

Desventajas

La desventaja principal de una estructura de organización geográfica es que la toma de decisiones se descentraliza en cierto grado, ya que las divisiones geográficas (que pueden estar a cientos, si no es que miles de kilómetros de la sede corporativa) a menudo gozan de autonomía. Cuando se tiene más de un departamento de marketing, uno por cada región, se corre el riesgo de crear campañas que compiten y debilitan a otras divisiones en los canales digitales.

5. Estructura organizacional de procesos

Las estructuras organizacionales basadas en procesos están diseñadas en torno al flujo de diferentes procesos de un extremo a otro, como «investigación y desarrollo», «adquisición de clientes» y «cumplimiento de pedidos». A diferencia de una estructura estrictamente funcional, una estructura basada en procesos considera no solo las actividades que realizan los empleados, sino también cómo interactúan entre sí. 

Para comprender completamente el diagrama a continuación debes mirar de izquierda a derecha. El proceso de adquisición de clientes no puede comenzar hasta que tengas un producto completamente desarrollado para vender. Del mismo modo, el proceso de cumplimiento de pedidos no puede iniciar hasta que los primeros clientes realicen una compra. 

Ejemplo de diagrama organizacional basado en procesos

Los diagramas organizacionales basados en procesos son ideales para mejorar la velocidad y la eficiencia de una empresa. Es el más adecuado para aquellas industrias que cambian rápidamente, ya que se adapta con facilidad.

Desventajas

Al igual que en algunos otros modelos de esta lista, la estructura basada en procesos puede erigir barreras entre los diferentes grupos de procesos. Esto genera problemas para comunicarse y entregar el trabajo a otros equipos y empleados. 

6. Estructura empresarial de matriz

A diferencia de los otros tipos de estructura organizacional que hemos analizado hasta ahora, una estructura de matriz no sigue el modelo tradicional jerárquico. En cambio, todos los empleados (representados por los recuadros verdes) tienen relaciones de informes duales. Normalmente, hay una línea de informes funcional (mostrada en azul), así como una línea de informes basado en productos (mostrada en amarillo). 

Cuando se mira un diagrama de estructura de matriz, las líneas continuas representan relaciones sólidas de informes directos, mientras que las líneas de puntos indican que la relación es secundaria o no tan fuerte.

Ejemplo de diagrama organizacional de matriz

El principal atractivo del diagrama de matriz es que puede proporcionar flexibilidad y una toma de decisiones más equilibrada (ya que hay dos cadenas de mando en lugar de una sola). Tener un solo proyecto supervisado por más de una línea de negocio también crea oportunidades para que estas líneas de negocio compartan recursos y se comuniquen más abiertamente entre sí, algo que de otro modo no podrían hacerse con regularidad.

Desventajas

El principal problema con la estructura de matriz es su complejidad, ya que cuantas más capas de aprobación tengan que pasar los empleados, más confundidos pueden estar sobre a quién se supone que deben responder. En última instancia, esta confusión puede causar frustración debido a la falta de claridad sobre quién es responsable cuando las cosas salen mal. 

7. Estructura organizacional circular

Si bien puede parecer drásticamente diferente de otros diagramas organizacionales destacados en esta sección, la estructura organizacional circular aún se basa en la jerarquía, con empleados de nivel superior ocupando los anillos internos del círculo y empleados de nivel inferior ocupando los anillos externos.

Dicho esto, no se considera que los líderes o ejecutivos de una organización circular estén sentados en la cima de la organización, enviando directrices por la cadena de mando. En cambio, están en el centro de la organización, difundiendo su visión hacia fuera. 

Ejemplo de diagrama organizacional circular

Desde una perspectiva práctica, un diagrama circular está destinado a promover la comunicación y el libre flujo de información entre diferentes partes de la organización. Mientras que el diagrama tradicional muestra diferentes departamentos o divisiones que ocupan ramas individuales y semiautónomas, el diagrama circular exhibe todas las divisiones como parte de una misma estructura. 

Desventajas

Desde la perspectiva práctica, la estructura circular puede resultar confuso, especialmente para los nuevos empleados. A diferencia de una estructura vertical más tradicional, una estructura circular puede dificultar que los empleados averigüen a quién informan y cómo encajan en la organización. 

8. Estructura organizacional plana

Si bien una estructura organizacional tradicional se asemeja a una pirámide con múltiples niveles de supervisores, gerentes y directores, la estructura plana limita los niveles de administración, por lo que todo el personal está a solo unos pasos del liderazgo. Como mencionamos anteriormente, se trata de una forma de la «estructura orgánica». 

Ejemplo de diagrama organizacional plano

Este organigrama es probablemente uno de los más detallados. Se cree que los empleados pueden ser más productivos en un entorno donde hay menos presiones relacionadas con la jerarquía. Este diagrama organizacional también puede hacer que el personal sienta que los gerentes son sus pares o miembros del equipo, en lugar de sentirse intimidados por los superiores.

Desventajas

Si hay un momento en el que los equipos de una estructura plana no están de acuerdo en un proyecto, puede ser difícil encaminar el proyecto sin las decisiones ejecutivas de un líder o gerente. Debido a lo complicado que es el diseño de esta estructura, se dificulta determinar a qué gerente debe acudir un empleado si necesita aprobación o una decisión ejecutiva. Por lo tanto, si eliges una estructura plana para tu empresa, necesitas un nivel de gestión o una ruta claramente marcada a la cual los empleados puedan referirse cuando se encuentren en estos escenarios. 

9. Estructura organizacional de red

Normalmente se crea una estructura de red cuando una empresa trabaja con otra para compartir recursos. Si tu empresa tiene varias ubicaciones con diferentes funciones, también puedes utilizar esta estructura para explicar los flujos de trabajo de tu empresa. Así mismo funciona si parte de tu personal o servicios están subcontratados o son autónomos.

El diagrama de red se ve casi igual que el diagrama divisional, que mostramos arriba. Sin embargo, en lugar de oficinas, puede incluir servicios subcontratados o ubicaciones satélite fuera de la oficina.

Si tu empresa no hace todo el trabajo bajo un mismo techo, esta es una excelente manera de mostrar a los empleados y a las partes interesadas cómo funciona la subcontratación de procesos externos. Por ejemplo, si un empleado necesita la ayuda de un desarrollador web y los desarrolladores web de la empresa están subcontratados, este diagrama ayudaría a identificar qué oficina o persona está a cargo de esa tarea.

Desventajas

La forma del gráfico puede variar según la cantidad de empresas o ubicaciones con las que trabaja tu corporación. Si no se mantiene simple y claro, puede haber mucha confusión en el caso de que varias oficinas o autónomos desarrollen tareas similares. Si subcontratas o tienes varias oficinas, asegúrate de que tu diagrama indique claramente dónde se encuentra cada función laboral específica; así cualquiera podrá comprender los procesos básicos de tu empresa.

Eso concluye nuestra exploración de los diferentes tipos de estructuras organizacionales. Ten en cuenta que lo que acabamos de ver son simplemente arquetipos. En las aplicaciones del mundo real, las organizaciones a menudo usan estructuras híbridas, es decir, toman prestados elementos de múltiples tipos de estructuras.

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Estructura Organizacional

 Estructura organizacional

Publicado originalmente en diciembre 3 2020, actualizado diciembre 03 2020

Topics:

Estrategia Empresarial