Qué son las estructuras organizacionales: sus 9 tipos, ventajas y beneficios

Crea la estructura organizacional de tu empresa con nuestra guía
Shelley Pursell
Shelley Pursell

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Elegir la mejor estructura organizacional para tu empresa, división o equipo de trabajo es muy parecido a escoger un automóvil nuevo: además de que cumpla su objetivo, llevarte del punto A al punto B sin ningún problema, hay otras opciones a considerar. Por ejemplo, si será automático o manual, si tendrá GPS incorporado o interiores de cuero.

Diagrama y estructuras organizacionales

En el caso de las estructuras organizacionales, las opciones entre las que puedes elegir son el tamaño de la cadena de mando, el rango de control y la centralización en cuanto a la toma de decisiones, por nombrar algunos ejemplos. Para comenzar, te mostraré qué es una estructura organizacional.

La estructura organizacional proporciona un marco claro para la gestión de la empresa, facilitando la asignación de recursos, la definición de autoridad y la clarificación de las relaciones entre los miembros de la organización.

Tal vez ahora te preguntas: «¿Qué sentido tiene una estructura organizacional? ¿Necesito una en mi empresa?». Si consideras que tener una estructura clara te ayudará a definir elementos clave de cómo debería operar tu negocio, la respuesta es un rotundo sí. 

En la medida que tu empresa crece, una estructura organizacional también resulta útil para los empleados de nuevo ingreso. De esta forma se familiarizan rápidamente con la estructura del corporativo y con quién gestiona tal o cual proceso.

Además, si necesitas hacer cambios estructurales en la organización, tener una estructura definida te permite visualizar y entender cómo funcionarían los flujos de trabajo a raíz de dichas modificaciones, ya sea por una renovación en el modelo del negocio o porque la competencia así lo exige. 

En pocas palabras, la estructura organizacional es como un mapa que explica el funcionamiento de tu empresa, cómo están organizados los roles dentro de ella y lo que significa cada uno de esos elementos para tu organización.

Beneficios de tener una estructura organizacional bien definida

Una estructura organizacional bien definida ofrece una serie de beneficios que contribuyen al funcionamiento eficiente y efectivo de una empresa.

Beneficios de una estructura organizacional
Claridad en las responsabilidades
Una estructura organizacional define claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, lo que ayuda a evitar confusiones y superposiciones de tareas.
Mejora de la comunicación
Con roles y jerarquías claras, la comunicación dentro de la organización tiende a ser más fluida y efectiva, facilitando la coordinación entre departamentos y equipos.
Eficiencia operativa
Una estructura organizacional bien diseñada promueve la eficiencia al eliminar redundancias, minimizar la burocracia y optimizar los flujos de trabajo.
Adaptabilidad al crecimiento
Una estructura organizacional flexible y escalable puede adaptarse fácilmente a medida que la empresa crece o experimenta cambios en su entorno empresarial.
Mayor enfoque en los objetivos
Al distribuir claramente las responsabilidades y establecer líneas de autoridad, los empleados pueden concentrarse en alcanzar los objetivos de la empresa sin distraerse por la ambigüedad organizacional.
Facilita la toma de decisiones
Una estructura organizacional bien definida establece canales claros para la toma de decisiones, lo que agiliza el proceso y permite una respuesta más rápida a los desafíos empresariales.
Fomenta el desarrollo profesional
Al ofrecer claridad en las oportunidades de crecimiento y desarrollo dentro de la organización, una estructura organizacional bien definida motiva a los empleados a alcanzar sus metas profesionales y contribuir al éxito de la empresa.

 

El consejo de Rob Giglio, Chief Customer Officer en HubSpot

Una estructura organizacional efectiva es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Ya que define cómo se comunican los equipos, quién es responsable de qué tarea y cómo se toman las decisiones.

1. Muestra cómo se toman las decisiones

La estructura organizacional expresa claramente si es centralizada o descentralizada, dependiendo de la forma en que se toman las decisiones: si vienen desde los altos cargos de la compañía, o de los empleados. 

2. Cumple objetivos

Cada empresa es distinta; por lo tanto, cuando crea su estructura lo hace teniendo en cuenta las herramientas que utiliza, las tecnologías que aprovecha y, lo más importante, el tipo de metas y objetivos que desea alcanzar. Gracias a ese aspecto, es posible tener bien claro lo que necesita y el tipo de talento que conviene sumar a los diferentes puestos

Esto lleva a la siguiente característica.

3. Define las áreas y puestos

La definición más sencilla de la estructura organizacional es pensarla como el mapa que ilustra cómo se divide la empresa y cuántas personas están involucradas en las labores diarias. Gracias a que se muestra gráficamente, permite echar un vistazo rápido a la manera en que cada departamento se relaciona, cuáles dependen de otros y los que funcionan de manera más independiente.

Así también es más fácil identificar a los responsables de áreas y a quién responde cada empleado.

4. Representa cómo trabaja la empresa

Como ya mencionamos, al mostrar las conexiones que hay entre diferentes áreas se entiende mejor cómo funcionan los procesos de colaboración o dependencia. Uno de los beneficios es que los integrantes de estos equipos están más conscientes de las repercusiones de su trabajo y las razones por las que es tan importante que logren sus objetivos en tiempo en forma.

Es imprescindible hacerles saber que son parte de una maquinaria más grande, que se mantiene en funcionamiento con el esfuerzo de todos y cada uno de los integrantes de la organización.

5. Está en movimiento continuo

Por supuesto, la estructura organizacional está viva: puede crecer, transformarse y adaptarse a diferentes circunstancias. Es una de sus características más importantes.

Al mostrar cómo trabaja la empresa, cómo se realizan las colaboraciones entre áreas y quiénes toman decisiones, da también una idea de lo que tiene que modificarse en caso de que haya un crecimiento importante, ya sea porque el mercado lo exija o el contexto lo permita. Claro que será más fácil cuanto más pequeña sea la empresa, pero no significa que sea imposible. 

Vale la pena mencionar unos aspectos que, junto a los puntos que acabamos de mencionar, la estructura organizacional es tan necesaria en cualquier compañía.

Tres elementos clave de la estructura organizacional

Cadena de mando

La cadena de mando explica cómo se delegan las tareas y se aprueba el trabajo en tu empresa. La estructura organizacional te permite definir cuántos escalones debe tener un departamento o línea de negocio en particular. Es decir, quién dice qué hacer y a quién, así como la manera en que se comunican los problemas, solicitudes y propuestas hacia arriba y hacia abajo de la escalera.

Rango de control

El rango de control se refiere a dos aspectos: cuántas personas están bajo la responsabilidad de un gerente y qué tareas debe desempeñar un departamento. En el primer caso hay que agregar que, a mayor número de subalternos, el gerente tendrá un mayor rango de control, y viceversa. En el caso de que el grado de control sea cuantioso, los colaboradores de dicha gerencia tendrán mayor libertad para tomar decisiones, pues se dificulta la administración minuciosa.

Centralización

La centralización describe los puestos donde se toman las decisiones en última instancia. Una vez que hayas establecido tu cadena de mando, deberás considerar qué personas y departamentos tienen voz en cada decisión. Una empresa puede inclinarse hacia la centralización, donde las decisiones finales las toman solo una o dos entidades; o descentralización, donde las decisiones finales se toman dentro del equipo o departamento encargado de asumir esa responsabilidad.

Considera que es posible que no necesites una estructura organizacional de inmediato, y por esto nos referimos al momento de creación de tu empresa. Pero cuanto mayor sea tu producción y más personas contrates para que la empresa cumpla la demanda de productos o servicios, más difícil será liderar tu empresa sin esta herramienta. 

En el artículo presente exploraremos cómo puedes combinar dichos componentes para formar diferentes tipos de estructuras organizacionales. También destacaremos los beneficios e inconvenientes de los diferentes tipos de estructura para que puedas evaluar cuál es la mejor opción para tu empresa, división o equipo. 

1. Estructura organizacional funcional

Es una de las estructuras organizacionales más comunes. Su objetivo es departamentalizar una organización de acuerdo con las funciones laborales comunes. 

Una empresa con un organigrama funcional agruparía, por ejemplo, a todos los especialistas en marketing en un departamento, a todos los vendedores en un departamento separado y a todas las personas de servicio al cliente en un tercer departamento.

Ejemplo de organigrama funcional

2. Estructura organizacional divisional basada en productos

Una estructura organizacional divisional se compone de múltiples estructuras funcionales más pequeñas, es decir, cada división dentro de una estructura divisional puede tener su propio equipo de marketing, su propio equipo de ventas, etc.

Ejemplo de organigrama divisional basado en productos

3. Estructura organizacional divisional basada en el mercado

Otra variedad de estructura organizacional es la basada en el mercado; en ella las divisiones de una organización se fundamentan en mercados, industrias o tipos de clientes. 

Ejemplo de diagrama organizacional basado en el mercado

4. Estructura organizacional divisional geográfica

La estructura organizacional geográfica establece sus divisiones con base en la ubicación geográfica. Específicamente en las divisiones de una estructura geográfica se pueden incluir territorios, regiones o distritos.

Ejemplo de diagrama organizacional geográfico

5. Estructura organizacional de procesos

Para comprender completamente el diagrama a continuación debes mirar de izquierda a derecha. El proceso de adquisición de clientes no puede comenzar hasta que tengas un producto completamente desarrollado para vender. Del mismo modo, el proceso de cumplimiento de pedidos no puede iniciar hasta que los primeros clientes realicen una compra.

Ejemplo de diagrama organizacional basado en procesos

6. Estructura empresarial de matriz

A diferencia de los otros tipos de estructura organizacional que hemos analizado hasta ahora, una estructura de matriz no sigue el modelo tradicional jerárquico.

Ejemplo de diagrama organizacional de matriz

7. Estructura organizacional circular

Si bien puede parecer drásticamente diferente de otros diagramas organizacionales destacados en esta sección, la estructura organizacional circular aún se basa en la jerarquía, con empleados de nivel superior ocupando los anillos internos del círculo y empleados de nivel inferior ocupando los anillos externos.

Ejemplo de diagrama organizacional circular

8. Estructura organizacional plana

Si bien una estructura organizacional tradicional se asemeja a una pirámide con múltiples niveles de supervisores, gerentes y directores, la estructura plana tiene ciertos elementos distintos.

Ejemplo de diagrama organizacional plano

9. Estructura organizacional de red

Normalmente se crea una estructura de red cuando una empresa trabaja con otra para compartir recursos.

Sin embargo, esta lista no es definitiva y puede modificarse pronto. Especialmente por que el año 2020 impulsó un cambio importante en las estructuras organizacionales, gracias a los hábitos que debieron adaptarse a la pandemia y la crisis sanitaria que causó el COVID-19. A continuación, te comparto algunas tendencias a las que hay que seguir de cerca.

Estructura mecánica y orgánica

Las estructuras organizacionales van de lo «mecánico» a lo «orgánico». Considera de antemano que las estructuras mecánicas se refieren a arreglos centralizados de las actividades, regidas por manuales, procedimientos y otros mecanismos, de ahí su nombre. Mientras que las estructuras orgánicas poseen un menor grado de centralización y especialización.

Los diagramas que te muestro, a continuación, muestran una comparación de ambas estructuras organizacionales. El diagrama mecánico representa el enfoque tradicional de arriba abajo o vertical. Por su parte, los diagramas orgánicos representan un enfoque más colaborativo y flexible. 

Ejemplo de diagrama organizacional mecánico y orgánico

Desglosaré ambos extremos del espectro, sus ventajas y desventajas, además de qué tipos de negocios son adecuados para cada uno de ellos.

Diagrama mecánico

Los diagramas mecánicos, también llamados burocráticos, son conocidos por tener tramos de control estrechos, una alta centralización, especialización y formalización. También son bastante rígidos en cuanto a lo que los departamentos específicos están autorizados a hacer en la empresa.

Este diagrama organizacional es mucho más formal que el diagrama orgánico; utiliza estándares y prácticas específicas para gobernar cada decisión que se toma en la empresa. Aunque este modelo hace que el personal sea más responsable de su trabajo, puede convertirse en un obstáculo para la creatividad y la agilidad necesarias para que la organización se mantenga al día con los cambios en el mercado.

En este modelo la cadena de mando siempre es clara, ya sea larga o corta. A medida que la empresa crece, debes asegurarte de que todos los equipos sepan lo que se espera de ellos. En otras palabras, debe haber transparencia en los reglamentos, normas y procedimientos para evitar duplicidad de funciones o traslapes innecesarios en las actividades.

Mantener un organigrama mecánico es muy útil para que un negocio despegue en sus primeras etapas, pero conforme se suman personas y proyectos gradualmente tienes que hacer ajustes en el diagrama organizacional para que refleje el estado actual de tu empresa. 

Diagrama orgánico

El diagrama orgánico (también conocido como diagrama plano) es conocido por su rango de control más amplio, descentralización, baja especialización y departamentalización flexible. Esto significa que el modelo en cuestión permite que varios equipos respondan a un solo gerente, que asuman proyectos según su importancia y capacidades, en lugar de ceñirse a un reglamento de operaciones que limite la carga de trabajo a aspectos burocráticos, por ejemplo.

Este diagrama organizacional es mucho menos formal que el mecánico y se enfoca más en las necesidades del negocio. Esto provoca que la cadena de mando, ya sea larga o corta, sea difícil de descifrar; como resultado, los líderes pueden dar luz verde a los proyectos más rápido pero a expensas de causar confusión si no administran cuidadosamente la división del trabajo.

No obstante, la flexibilidad que permite una estructura orgánica puede ser extremadamente útil para una empresa que navega en una industria cambiante o que simplemente intenta estabilizarse después de un trimestre difícil.

También permite a los empleados probar cosas nuevas y desarrollarse como profesionales, lo que hace que la fuerza laboral sea más creativa a largo plazo. Las empresas emergentes son candidatos excelentes para la estructura orgánica, ya que recién inician sus actividades y son más propensas a experimentar y apostar por la creatividad.

Es momento de descubrir más sobre diagramas organizacionales, la mayoría de los cuales se encuentran del lado tradicional y mecánico.

Cómo modificar o cambiar una estructura organizacional existente

Modificar o cambiar una estructura organizacional existente puede ser un proceso complejo pero necesario para adaptarse a nuevas circunstancias o mejorar la eficiencia.

 
Pasos para modificar una estructura organizacional existente
Evaluación de la estructura actual: analizar qué aspectos están funcionando bien y cuáles podrían mejorarse es fundamental para identificar áreas de cambio.
Identificación de necesidades: determinar qué impulsa la necesidad de cambio, ya sea el crecimiento de la empresa, cambios en el mercado o problemas internos.
Consulta con el equipo: involucrar a los empleados y a los líderes en el proceso de cambio puede generar ideas valiosas y aumentar la aceptación de las nuevas estructuras.
Diseño de la nueva estructura: desarrollar una estructura que aborde las necesidades identificadas, ya sea mediante la reorganización de departamentos, la implementación de equipos multifuncionales o la creación de nuevas unidades de negocio.
Comunicación clara: es fundamental comunicar los cambios de manera clara y transparente a todos los miembros de la organización, explicando los motivos del cambio y cómo se verán afectados.
Implementación gradual: es posible que sea necesario implementar los cambios de manera gradual para minimizar la interrupción en las operaciones y permitir que el personal se ajuste a las nuevas estructuras.
Monitoreo y ajuste: una vez implementados los cambios, es importante monitorear su efectividad y realizar ajustes según sea necesario para garantizar que la estructura organizacional siga siendo relevante y eficaz.

Nuevas tendencias en estructuras organizacionales

1. Simplificación de las estructuras

Cuando la crisis sanitaria obligó a muchas organizaciones a separar físicamente sus equipos de trabajo, muchas personas descubrieron que había procesos que estaban impregnados de costumbres heredadas que no respondían ya a las herramientas disponibles. Es decir, que cierta burocracia reinaba en el avance del trabajo y que ya era urgente eliminarla para disminuir fricciones que entorpecían el trabajo.

De pronto, la autonomía que el trabajo a distancia otorgó a personas acostumbradas a consultar cada avance o problema, por muy pequeño que pareciera, a sus superiores se convirtió en un beneficio para mejorar la productividad o la organización de los tiempos. Eso además aumentó la confianza en el trabajo de los equipos y demostró que la horizontalidad es una buena idea para organizaciones más sanas.

2. Apertura a las colaboraciones remotas

Ya no es necesario que todos trabajen en el mismo edificio para que se consideren parte del equipo. Ahora puede estar disperso en varias ciudades del país, o fuera de él, sin necesidad de instalar una nueva sede en un territorio nuevo.

La tecnología es capaz de ampliar el espectro de opciones para quien contrata y quien busca trabajo. Esta es una opción que muchas empresas ya consideran al momento de abrir vacantes: incluir a una o más personas que trabajen a distancia. Es una versión un poco más moderada de la que ocupa el siguiente punto.

3. Surgimiento de la redarquía

Si bien el concepto es de 2017, la pandemia del COVID-19 lo puso en boca de muchos profesionales de recursos humanos. Según plantea el autor del término, José Cabrera Rodríguez, «las redes son el nuevo organigrama y la redarquía es el nuevo orden emergente.

Un nuevo orden que no está basado en el poder y la autoridad de la jerarquía formal, sino en las relaciones de participación y los flujos de actividad», en donde las colaboraciones ocurren de manera más orgánica, pero que también exigen nuevos modelos para el seguimiento del desempeño de equipos, medición de resultados más allá de las cifras y nuevas formas de afianzar los lazos entre colaboradores a distancia.

4. Nuevos puestos y nuevas estructuras organizacionales

Gracias a la eliminación de algunos procesos que burocratizaban las tareas, como mencionamos más arriba, y a que se comenzaron a adoptar con mayor apertura herramientas digitales que automatizan algunas actividades, los puestos de trabajo han tenido que reacomodarse.

Y no sólo eso, sino que las habilidades y perfiles de profesionales ya no son los mismos que hace un par de años, ya que se comprobó que ciertas capacidades se habían ignorado o disminuido en importancia, como la empatía, la capacidad de comunicación interpersonal, la colaboración con equipos, además de la urgencia que hay en el análisis de datos, conocimiento web y el uso de la inteligencia artificial en la rutina diaria.

Eso concluye la exploración de los diferentes tipos de estructuras organizacionales. Ten en cuenta que lo que acabas de ver son simplemente arquetipos. En las aplicaciones del mundo real, las organizaciones a menudo usan estructuras híbridas, es decir, toman prestados elementos de múltiples tipos de estructuras.

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El consejo de Kipp Bodnar, CMO en HubSpot

Las estructuras organizacionales flexibles y adaptables son cruciales en el mundo del marketing moderno. Con la rápida evolución de las tecnologías y las expectativas del cliente, las organizaciones deben ser ágiles para responder a los cambios del mercado. Una estructura que fomente la innovación, la creatividad y la colaboración entre equipos es esencial para mantenerse relevante y competitivo.

Preguntas frecuentes sobre las estructuras organizacionales

En resumen, comprender las estructuras organizacionales y sus diferentes tipos es fundamental para el diseño efectivo de una organización. Cada tipo de estructura tiene sus propias ventajas y beneficios, que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.

Desde la jerarquía tradicional hasta las estructuras matriciales y en red, cada enfoque ofrece oportunidades únicas para fomentar la eficiencia, la comunicación, la colaboración y la innovación dentro de la organización.

Al elegir la estructura más adecuada y aprovechar sus ventajas, las empresas pueden optimizar su funcionamiento, potenciar el talento de sus colaboradores y posicionarse para el éxito en un entorno empresarial en constante evolución.


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