Qué es un formulario, para qué sirve y características

Una de las técnicas de recopilación de información que sigue vigente desde hace varios años es el formulario. A pesar de ser un documento simple, es muy útil para las empresas. Es fácil de hacer y gracias a este puedes gestionar la información estratégica de tu negocio.

Si quieres conocer un poco más acerca del formulario, su función, características y tipos, sigue leyendo. 

Un formulario puede variar en formato y extensión, pero tiene la intención de, respecto a los usuarios, solicitar algo o iniciar una relación comercial o de servicios y, respecto a las empresas, obtener datos estratégicos que sirvan para cumplir con una meta de gestión o de negocios.

El formulario puede realizarse en diversos medios, dependiendo del nivel de profesionalidad o seriedad que requiera. En concreto, el formulario digital puede elaborarse mediante diversas herramientas y ponerse en lugares estratégicos, por ejemplo, en las redes sociales o en el sitio web de una empresa. 

La diferencia entre cada uno es que en el formulario físico, la recopilación de información se hace de forma manual; con el formulario digital, existen plataformas especializadas que te permiten crearlo e incluso analizar la información obtenida de manera automática.

Para qué sirve un formulario

Un formulario es una herramienta de recopilación de información altamente poderosa. Como ya lo mencionamos, recoge ciertos datos de un interesado. Estos pueden ir desde los más básicos (nombre completo, teléfono y correo electrónico) hasta información más específica (hábitos de consumo o estilo de vida).

El formulario digital ha tomado protagonismo para diferentes objetivos empresariales. Con su auge, ahora existen diversas herramientas que te permiten crear un formulario rápidamente y gratis. Pero esto no es todo, ya que también puedes personalizarlo según tus necesidades o la imagen de tu empresa, y muchos de ellos gestionan la información automáticamente en la base de datos correspondiente. 

Algunas grandes ventajas que te ofrecen los formularios en línea son las siguientes: 

1. Mejor recopilación de datos

Las tareas manuales, por mucha dedicación y detalle que puedan tener, suelen tener equivocaciones, sin contar que debes lidiar con diferentes tipos de escritura, cuyo descifrado podría llevarte más tiempo del que quisieras para almacenar el formulario en tu base de datos. En cambio, con un formulario online, la misma plataforma puede hacer el trabajo por ti. Así, tú o tus colaboradores tendrán el tiempo necesario para ocuparse en actividades más importantes. 

Además, gracias a su tecnología, el margen de error a la hora de recopilar información se reduce considerablemente.

2. Conveniencia para los usuarios

Los formularios web se convierten en una excelente alternativa para mantenerte en contacto con un usuario o conocer su opinión, dado que podrá llenarlo desde cualquier lugar donde se encuentre. Es importante que los formularios tengan un diseño apto tanto para equipos de escritorio como en teléfonos móviles. 

3. Más efectividad 

Actualmente los formularios online son tan inteligentes que incluso pueden rellenar por automático ciertos campos. Así, el usuario puede terminar de contestarlos rápidamente. Esto sucede cuando cuentas con una herramienta de desarrollo de formularios que te permite rastrear y guardar diferentes aspectos de los clientes, por ejemplo: geolocalización, nombre de usuario, datos de contacto y hasta bancarios (si el usuario lo permite).

Estructura básica de un formulario 

Los elementos básicos del formulario se pueden dividir de la siguiente manera: 

1. Encabezado del formulario 

Como su nombre lo indica, es la parte inicial. Podría decirse que esta sección debe ser la introducción de tu formulario. Por lo regular sirve para indicar el nombre del documento, su objetivo, quién solicita los datos y las indicaciones que las personas deben seguir para completarlo correctamente.

2. Identificación 

Esta parte va justo debajo del encabezado y sirve para agregar las preguntas básicas, como nombre, edad, correo electrónico, etc. Si bien esta sección no es obligatoria para todos los formularios, sí funciona como una forma de estructurar la secuencia del documento.

3. Cuerpo 

Aquí se añaden todas las casillas con las preguntas a realizar. Puede ser tan extenso como se requiera, solo que debe contener cuestiones claras y fáciles de responder. Considera que:

• El color del texto debe ser negro o gris muy oscuro. Escoge un tipo de letra legible en pantallas, especialmente en las de tamaños pequeños.
• El tamaño del texto utilizado para las respuestas debe ser el mismo que el de las preguntas.
• El color de fondo de un formulario debe ser blanco, preferentemente, a menos que se necesite un color diferente para mejorar la usabilidad. Si el fondo tiene un color, procura que sea en un matiz claro.
• Si incluyes una imagen, asegúrate de que tenga un texto alternativo adecuado.

4. Campo de texto

A excepción de las fechas, es mejor dejar solo un campo de texto por pregunta. En el caso de las tarjetas de crédito o folios, verifica qué es mejor para la experiencia del usuario, ya que a veces es más fácil dividirlos en segmentos de tres o cuatro caracteres.

5. Indicador de progreso

Muestra un indicador de progreso cuando un formulario tiene más de un paso de ingreso de datos. La excepción es cuando el formulario se ve en una pantalla pequeña o móvil. En este caso, el indicador de progreso puede ser una etiqueta simple que indique en qué paso se encuentra el usuario, y el número total de pasos contenidos en el formulario, por ejemplo, «Paso 1 de 5», «Paso 2 de 5» y así sucesivamente.

6. Pie de página 

Aquí es recomendable dejar un agradecimiento y un botón de «Enviar formulario», «Compartir formulario», «Compartir respuestas», entre otros.

4 características de los formularios 

1. Muestran preguntas 

Sin ellas, no habría nada que recopilar. Estas preguntas pueden ser muchas o pocas, según sea el nivel de extensión de tu formulario. Cada una debe ser breve, clara y relacionada con el tema u objetivo.

2. Van de lo más básico a lo más detallado

Esto significa que un formulario debe seguir una secuencia. En su inicio, lo más prudente es preguntar datos esenciales como nombre, edad y género, para después desarrollar preguntas más específicas o detallistas, por ejemplo, sobre los hábitos de consumo en línea, si se trata de una agencia de marketing o marca comercial. 

3. Tienen una redacción a prueba de errores 

Como ya lo dijimos, los formularios tienen que ser muy claros. Esto no solo se aplica a las preguntas, sino a cualquier texto que contengan.

Si vas a incluir instrucciones, lo mejor es que sean breves pero bien explicadas, con el fin de que la persona que lo conteste no tenga dudas de lo que tiene que hacer. De lo contrario, quizá se confunda y prefiera ignorarlo. 

4. Cuentan con espacio para contestar 

En el caso de los formularios digitales, puedes establecer que las respuestas sean sin límite de caracteres. De no hacerlo, prepárate para descifrar respuestas a medio contestar o con texto encimado.

Tipos de formularios digitales más relevantes para las empresas

1. Contacto: en estos formularios, los posibles clientes dejarán su información para ser atendidos por ventas. Así pasarán a formar parte de tu base de datos como leads.
2. Registro: un formulario de registro será útil si buscas que alguien se suscriba a tu producto o servicio, o que dé de alta una prueba gratuita, por ejemplo.
3. Servicio al cliente: se utiliza para formularios de encuesta, solicitudes de garantía, peticiones de servicio e informes de incidentes, entre otros objetivos.
4. Contabilidad: funciona para órdenes de compra, solicitud de facturas, informes de gastos, solicitudes de gastos, reembolsos y demás.
5. Recursos humanos: sirven para cambios de puestos, solicitudes de vacaciones, hojas de horarios y revisiones de empleados.
6. Producto: se utilizan para el seguimiento de defectos, órdenes de cambio y solicitudes de mejora de productos.
7. Operativos: guardan la certificación de capacitación de empleados, inspecciones de seguridad, solicitudes de cambio de documentos o variaciones de garantías de calidad.

Cómo funcionan los formularios de HubSpot

Las características populares de los formularios de HubSpot incluyen:

• Analítica para entender cómo interactúan tus clientes con tus formularios.
• Partición para mantener los datos de formularios específicos separados para cada equipo individual.
• Llamadas a la acción personalizables que animan a los usuarios hacia los comportamientos deseados.
• Editor «lo que ves es lo que obtienes» tanto para formularios como para las páginas de destino que diseñes para ellos. Es decir, sus módulos son de arrastrar y soltar y no requieren de diseñadores especializados en HTML.
• Integración directa entre Salesforce y las herramientas CRM de HubSpot, lo que facilita mantener los datos de tus clientes organizados y actualizados.

Con HubSpot Forms, puedes elegir fácilmente si quieres que tu formulario actúe como una ventana emergente que aparece cuando se cumplen varios criterios (que tú defines). 

Por lo tanto, si un visitante está leyendo un artículo, puedes configurar el pop-up para que aparezca después de que haya estado leyendo durante más de un mínimo de 10 segundos. 

También puedes optar por ubicar el formulario en páginas específicas de tu sitio web, donde podría ser apropiado ofrecer al visitante un contenido en particular, en una página de producto, por ejemplo.

El módulo de formularios en HubSpot ofrece una amplia gama de plantillas que puedes usar, como formularios de contacto, formularios de encuestas, formularios de registro, etc. Puedes diseñar los formularios para satisfacer tus propias necesidades agregando los campos que consideres necesarios. Al diseñar el formulario, puedes adaptarlo para que aparezca de manera diferente para los clientes existentes, los desconocidos o incluso los competidores. 

Esto es posible con la función inteligente que HubSpot denomina «campos progresivos». Disponible con HubSpot Professional y Enterprise, esta función te permite poner en cola los campos del formulario para evitar preguntar lo mismo dos veces, obteniendo así más información sobre los contactos existentes. Esto se consigue utilizando el mismo formulario en varios lugares.

Por ejemplo, si ofreces ebooks, guías y seminarios web a un usuario al principio del recorrido del cliente, puede utilizar el mismo formulario en todos los lugares. 

A continuación, asegúrate de que tus flujos de trabajo se activan cuando el contacto rellena el formulario en una landing page específica, de modo que los contactos reciban el contenido que solicitaron. De este modo, puedes enriquecer los datos de tu CRM con más y más datos a lo largo del tiempo sin desanimar al contacto debido a que le pides demasiada información a la vez. Así:

Supongamos que ya conoces el nombre y la empresa de alguien que está a punto de introducir sus datos de contacto en tu formulario de HubSpot: no es necesario volver a pedírselos. 

En este caso, es mejor pedir alguna información nueva y más relevante, como el cargo o el número de empleados en su empresa, para que puedas aprender más sobre tu cliente actual o potencial. De este modo, refuerzas tu CRM con nueva información y facilitas la segmentación y priorización de tu trabajo de perfilación de leads.

Todos los campos de formulario están vinculados directamente a propiedades en el CRM de HubSpot. Las propiedades son los campos de datos de tu CRM donde se almacena toda la información sobre contactos, empresas y tratos. Esto significa que toda la información de tu formulario va automáticamente a los campos correctos de tu CRM, de forma sencilla y sin complicaciones.

Para garantizar aún más la calidad de los datos en el CRM, puedes definir una validación de la entrada del usuario. 

Por ejemplo, que el campo sólo pueda contener números, o que deba constar de un número definido de caracteres (por ejemplo, para números de teléfono). También puede crear su propiedad/campo de formulario como un desplegable, de forma que se proteja contra errores ortográficos o diferentes grafías. 

Por ejemplo, si un campo como «País» es de escritura libre (y así lo es por defecto), verás que cometer un error es muy fácil. Por ejemplo: «Brasil» puede escribirse de varias maneras: «Brasil», «Brazil», etc. Al ofrecer sólo un número limitado de opciones, se asegura de que sus datos son coherentes en todos los ámbitos, de modo que puede segmentar fácilmente a todas las personas que pusieron «Brasil» si desea enviar un correo electrónico en portugués, por ejemplo, sin tener que tener en cuenta las variaciones ortográficas.

También puede añadir un texto de ayuda emergente a cada campo para guiar al usuario en el entendimiento de lo que se espera de la respuesta.

Crea ya formularios efectivos para tu sitio web

El creador gratuito de formularios online de HubSpot te hará todo más fácil. Olvídate de los errores y potencia la capacidad de tu negocio.

Si tienes dudas de cómo se ve un formulario efectivo, te dejamos ejemplos de formularios de contacto que seguro te inspirarán. Puedes ser tan creativo como lo desees. El punto es que tus visitantes puedan verlos, completarlos y enviarlos sin complicaciones.