¿Qué es la tasa de retención de clientes y cómo calcularla?

Quizá la primera respuesta que nos venga a la mente es realizar ventas a más personas. Pero eso es solo una parte del proceso (y ni siquiera la más importante). Aquí es donde entra en juego la retención de clientes. 

Una vez que hayas creado un producto excepcional e identificado tu mercado objetivo, tu empresa puede comenzar a crecer. En este punto es muy importante dedicar la misma cantidad de recursos a la retención de los clientes existentes y a la obtención de nuevos compradores. 

El objetivo principal de tu equipo de éxito del cliente es ayudar a los consumidores a percibir valor y alcanzar las metas que desean con tu producto o servicio. Sin embargo, no basta solo con responder sus llamadas y ayudarlos a implementar tu software. También es importante crear, desde el principio de la relación, un proceso que promueva la comunicación, la confianza y el crecimiento mutuos. 

Esta guía te brindará toda la información que necesitas saber sobre la retención de clientes: cómo medirla, por qué es importante y cómo mejorar tus prácticas con cada nuevo cliente que atraigas. 

Para lograr que el público continúe consumiendo los productos que oferta una compañía deben generase estrategias que eviten la pérdida de audiencias (ya sea porque cancelaron su suscripción, porque no realizaron una nueva compra o porque no renovaron un contrato). 

¿Qué es la tasa de retención de clientes? 

Se trata de un porcentaje que mide cuántos clientes conserva una empresa al final de un plazo determinado, después de comparar la adquisición de nuevos clientes contra el número de clientes que se perdieron. 

Antes de que comiences a desarrollar una estrategia de retención debes comprender cuál es tu actual tasa de retención de clientes. 

En primer lugar, necesitas definir un periodo (ya sea, mensual trimestral o anual). A continuación, sigue la fórmula que te presentamos: 

Podrías descubrir qué clientes con un determinado presupuesto o empresas de cierto tamaño tienen más probabilidades que otros de terminar la relación con tu marca. También evalúa la posibilidad de agregar preguntas de calificación a tu proceso de ventas o revisar los perfiles de tus buyer personas para corroborar que incluyen las características de tus clientes más leales. 

Los números no mienten: la retención de clientes supone grandes ventajas económicas para las empresas. 

Estos son algunos motivos por los que la retención de clientes es tan importante para el crecimiento y el éxito de todas las empresas.  

• Asequibilidad: adquirir un cliente nuevo cuesta entre 5 y 25 veces más que retener a un cliente existente. 
• Retorno de inversión: un aumento en la retención de clientes de apenas un 5 % puede incrementar las ganancias entre un 25 % y un 95 %. 
• Lealtad: los clientes que logras mantener conocen el valor que ofrece un producto o servicio y regresan por él una y otra vez. Además, la probabilidad de que los clientes recurrentes prueben un producto nuevo es 50 % más alta y gastan 31 % más que los clientes nuevos. 
• Recomendaciones: los clientes leales y satisfechos presentan más probabilidades de recomendar una marca a sus amigos y familiares, lo que redundará en nuevos clientes para tu empresa, sin ninguna inversión. 

Podría resultar bastante obvio, ya que todas las empresas quieren retener a sus clientes. Pero cuando las organizaciones comienzan a crecer rápidamente y no implementan un programa sólido de asistencia al cliente, es probable que no ayuden a los clientes existentes de manera proactiva. 

En los sectores que Statista analizó para el estudio, observamos una tasa de retención promedio de 75,46 % a nivel global.  

Cuando las empresas invierten tiempo, recursos y creatividad para mejorar su retención, no solo aumentan la satisfacción de sus clientes, sino también incrementan el éxito de su marca. A continuación, incluimos algunas estrategias que te ayudarán a potenciar tu retención de clientes. 

Cómo retener clientes: 13 estrategias clave 

1. Menciona casos de éxito durante el proceso de ventas 

Una gran parte del proceso de ventas debería dedicarse a determinar si tu empresa y el prospecto son compatibles (tanto en lo personal como en lo profesional). 

Comparte casos de éxito que muestren el estilo de comunicación y colaboración de tu empresa con los clientes y los resultados que les has ayudado a alcanzar. También podrías compartir testimonios de clientes actuales para que los prospectos vean de una manera más familiar tu nivel de compromiso. 

Esto es similar al proceso de investigación previo a cualquier decisión de compra importante. Antes de cerrar el trato, primero debes conocer todo sobre la empresa. Si el cliente lo sabe de antemano, es probable que luego tenga las expectativas correctas y quede más satisfecho con la experiencia. 

2. Establece las expectativas desde el primer momento 

Si no estableces las expectativas adecuadas ni las comunicas correctamente, es posible que los clientes se molesten. Quizá piensen que con tu ayuda pueden alcanzar ciertos resultados de inmediato, cuando, en realidad, esos objetivos podrían lograrse a lo largo de varios meses o con iniciativas y trabajos adicionales. 

Además, es probable que tus clientes provengan de empresas muy diferentes. Tal vez alguno considere que tus tarifas son elevadas y, por lo tanto, espera un nivel de experiencia demasiado alto y un servicio de atención al cliente de trato diferencial. O quizá otro considera a tu empresa como uno más de sus partners y le interesa más tu capacidad para colaborar que la atención por su marca. 

Para garantizar que las expectativas se cumplan, es fundamental comprender estos puntos de vista y comunicar información importante, como plazos límite, el progreso en torno a los objetivos, lo que se incluye en un proyecto, tu proceso, el estilo de comunicación, etc. De esta manera tus clientes estarán satisfechos con la relación con tu marca y continúen con ella. 

3. Comunica los resultados con frecuencia 

Es más probable que los clientes se queden en tu empresa por más tiempo si tu producto o servicio les ayuda a generar buenos resultados y un retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) positivo. Si un cliente sabe que, gracias a tu empresa, pudo aumentar su número de leads, MQL, SQL, el valor del ciclo de vida, su propia tasa de retención, etc., las posibilidades de que quiera finalizar la relación son mínimas. 

Eso significa que necesitas un sistema eficaz para monitorizar y generar informes sobre las métricas que son realmente importantes para el cliente y que deberían estar relacionadas con los objetivos que estableciste con él. Sé transparente en cuanto a las actividades que llevaste a cabo el mes pasado, los resultados que obtuviste, en qué áreas crees que se puede seguir mejorando y en qué trabajarás el próximo mes. Además, usa una herramienta de gestión de proyectos para que el cliente pueda ver fácilmente el avance del equipo en un proyecto determinado. 

4. Crea un plan para el futuro de la relación 

A menudo se compara el vínculo entre clientes y empresas con una relación romántica. Esta comparación no es para nada desacertada, sobre todo si pensamos en el ciclo de la mayoría de las relaciones. En algún momento, una de las personas en la relación desea saber si esta tiene futuro; es decir, si hay un plan a largo plazo. 

Este deseo de saber si lo que se hace en el presente tiene futuro también se aplica a las relaciones comerciales. Es muy fácil que la relación entre clientes y empresas se vuelva rutinaria: todo marcha correctamente, sabes qué trabajo espera (y aprobará) el cliente y sabes qué hacer para alcanzar sus objetivos. Sin embargo, esta rutina se vuelve aburrida rápidamente y es posible que el cliente un día reflexione sobre la falta de motivación e inspiración de tu equipo. 

Las y los managers del éxito del cliente de tu empresa deberían elaborar un plan de la relación y revisarlo con frecuencia. Desarrolla los pasos de iniciativas y proyectos nuevos que ambas partes puedan observar, de modo que compartan el entusiasmo por el presente y el futuro de la relación. 

5. Haz que los éxitos compartidos sean memorables 

Según diversas investigaciones, las personas suelen recordar los eventos negativos con más claridad que los positivos. Incluso si los hechos buenos superan los malos, estos últimos son los que quedarán más tiempo en la memoria de los clientes (quienes también suelen compartir esas vivencias negativas en las redes sociales). 

Por eso, los equipos de éxito del cliente deben evaluar cómo pueden crear experiencias más memorables de los éxitos y eventos positivos. Cuando ocurre algo negativo (por ejemplo, un objetivo o plazo no cumplido), el equipo de la empresa se pone en contacto con el cliente muchas veces, comunica nuevos planes para solucionar el problema ocurrido o se disculpa en exceso. Ese mismo énfasis es el que deberían emplear cuando sucede algo realmente bueno.  

6. Solicita feedback y tenlo en cuenta 

No es posible mejorar la retención de clientes sin primero comprender los motivos por los que abandonan tu empresa. Una vez que conozcas las razones y las señales relacionadas, puedes trabajar para evitar la pérdida de clientes abordando los problemas de manera proactiva. 

Solicita feedback de manera regular a todo el equipo del cliente, incluido el responsable de tomar las decisiones. Usa una herramienta de feedback para monitorizar tendencias en los clientes. Por ejemplo, si haces un seguimiento por proyecto, podrías identificar tendencias en la satisfacción del cliente y trabajar para mejorar los procesos o solicitar comentarios sobre qué es exactamente lo que reduce la satisfacción.  

Si identificas y abordas estos problemas de inmediato, podrás evitar la pérdida de clientes. La opinión del cliente es una herramienta de retención muy poderosa; no la desaproveches. 

7. Establece una experiencia del cliente consistente 

La consistencia genera confianza en los clientes. Saben qué esperar y confían en que tu equipo completará el trabajo y logrará los resultados esperados. 

Sin consistencia, la mayoría de las interacciones son impredecibles, y a los clientes no les gustan las sorpresas (incluso si afirman querer colaborar con una «empresa más innovadora, divertida y que asuma riesgos»). 

Crea procesos para incorporar a los clientes nuevos y reuniones iniciales para generar una experiencia del cliente agradable. Elabora programas para las reuniones. Desarrolla flujos de operación en torno a los proyectos y compártelos con los clientes. Contar con un proceso para cada una de estas actividades ayudará a tu equipo a ser más eficiente y el cliente sabrá qué se debe hacer y cuándo. 

8. Crea una estrategia de marketing con base en la relación con el cliente 

¿Alguna vez has evaluado cómo es la comunicación de tu empresa con un cliente una vez que este se une a ti? Quizá envíe correos electrónicos y trabaje junto con la manager de éxito del cliente, pero ¿con qué frecuencia el director comercial, que lo convenció de comprar tu servicio o producto, se pone en contacto con el cliente? 

Considera crear un boletín informativo y enviarlo en nombre del CEO de la empresa todos los meses o trimestres. Evalúa si hay capacitaciones o materiales educativos que el cliente pudiera necesitar. Emplea maneras interesantes y sutiles para seguir desarrollando la credibilidad de tu marca. 

9. Mantén un registro del historial de comunicaciones y problemas pasados 

La cultura, el liderazgo y las prácticas comerciales de tu empresa contribuyen a la retención de clientes. Sin embargo, otra manera de evitar los problemas relacionados con los cambios de personal es adoptando un sistema de CRM, donde puedas almacenar notas de reuniones y llamadas telefónicas, problemas recurrentes, preferencias personales de los clientes y mucho más. 

Si cuentas con notas detalladas y un historial completo de la interacción con un cliente, un nuevo manager del éxito podrá ponerse al día de inmediato y continuar desarrollando una buena relación con cada cliente. 

10. Asegúrate de que el cliente se relacione con todo el equipo 

Por lo general, los clientes se comunican principalmente con su manager. Entablan una relación a lo largo de cientos de reuniones, llamadas y correos electrónicos. Saben cuáles son sus restaurantes preferidos, qué deportes juegan sus hijos y otro tipo de información que no está relacionada con el trabajo. 

Cuando ocurren cambios, estos pueden poner en riesgo las relaciones y, con ello, también tu tasa de retención de clientes. Si el manager del éxito del cliente deja tu empresa o cambia de puesto, la relación se debilita yes probable que el cliente no logre estar satisfecho con nadie más (sobre todo si hubo mucha confianza entre ellos).

En definitiva, si la conexión de los clientes con tu empresa se basa en una sola relación, es probable que aumenten las tasas de pérdida de clientes durante los periodos de rotación de personal (que es una parte natural del desarrollo profesional de una organización que los clientes no siempre conocen). 

Si esto sucede en tu empresa, tu tasa de retención de clientes podría verse afectada. Por eso, debes trabajar para que los clientes se relacionen con varios miembros del equipo. Envía a los clientes imágenes de todo el equipo que trabajó en el último proyecto o, siempre que haya una reunión con el cliente, asegúrate de que esté presente otro miembro del equipo. 

11. Usa la reciprocidad para aumentar la fidelidad 

Se ha descubierto que la reciprocidad es una construcción social que aumenta la fidelidad. Los actos de amabilidad crean una sensación de obligación en la otra persona, quien instintivamente desea retribuir con otra acción amable. 

Existen dos tipos de reciprocidad: sorpresa y anunciada. Ambos tipos pueden usarse en el servicio de atención al cliente para aumentar la fidelidad. 

La reciprocidad sorpresa es, obviamente, un regalo o acción que no se espera. Un ejemplo podría ser cuando tu empresa envía entradas para un evento deportivo o cuando se logra un objetivo antes de lo esperado. 

La reciprocidad anunciada sucede cuando la persona que ofrece el beneficio lo hace de una manera que revela que está yendo más allá de lo esperado. Eso no significa que debas documentar y anotar todos las acciones positivas en un informe mensual, pero sí que lo hagas de modo que el cliente sepa que eso supera los límites de la relación.

Estas acciones podrían incluir algo tan simple como sacar fotos entre bastidores durante la grabación de un video y presentarlas en forma de regalo para el equipo del cliente. 

12. Crea un programa de fidelidad del cliente 

Una de las maneras más inteligentes de promover la fidelidad y retención de clientes es ofreciéndoles más valor, y aquí es donde entran en juego los programas de fidelización o lealtad de clientes. 

Contenido generado por el usuario, bonificaciones por fidelidad, ludificación y recompensas a cambio de recomendaciones de clientes: todo esto son herramientas de retención sencillas que pueden ofrecerte mucho beneficios a largo plazo en cuanto a la fidelidad. 

13. Capacita a tus clientes con las herramientas que necesitan para tener éxito 

A nadie le gusta esperar por apoyo o asistencia, o sentarse a buscar cómo realizar tareas específicas por su cuenta. Por tanto, en lugar de crear largas esperas para dar atención tras una queja o gestionar el servicio al cliente en general (y aumentar la carga de trabajo del equipo de soporte), dales las herramientas y los recursos que necesitan para tener éxito. 

Existe una amplia gama de formas en las que puedes capacitar a tus clientes para que se ayuden a sí mismos y encuentren el apoyo que necesitan individualmente. Para hacer esto, puedes enviar correos electrónicos o boletines con tutoriales que cubran detalles sobre tu empresa o las características más nuevas de tu producto o servicio. También puedes compartir una lista de artículos de tu blog para ayudarlos a lograr sus objetivos comerciales específicos. 

1. HubSpot 

Ofrecer una buena experiencia de atención al cliente es fundamental para hacer que tus consumidores se sientan cómodos e importantes para tu empresa. Por ello, desarrollar los mejores canales de comunicación es esencial para retener a tus clientes. 

HubSpot te ofrece un servicio de atención al cliente que facilita las operaciones de tu empresa. A través de Service Hub puedes incorporar los datos de tus nuevos consumidores para construir una relación cada vez más sólida y cercana con la clientela.  

El software cuenta con diferentes herramientas conversacionales, como chats en directo y centro de llamadas, y está optimizado con un servicio de asistencia con un alto grado de automatización. Gracias a esta plataforma tus clientes podrán consultar información, resolver dudas o compartir reseñas sobre la calidad del servicio ofrecido.

Además, Service Hub puede integrarse con otras herramientas de software como SurveyMonkey o Facebook para no perder el seguimiento de tu clientela y gestionarla de manera familiar y sencilla. 

El software de HubSpot puede ser descargado de manera gratuita. Cuenta con algunas funcionalidades disponibles exclusivamente para sus suscriptores de paga. Service Hub puede adquirirse en cualquiera de los siguientes planes:  

• Gratuito: permite la gestión de contactos, la creación de tickets y el chat en directo, entre otras características populares básicas. 
• Starter: además de lo incluido en el plan gratuito cuenta con direccionamiento de conversaciones, automatización de tickets y un kit de desarrollo de software de llamadas. La suscripción a este plan tiene un costo de 45 USD al mes. 
• Pro: además de las características del plan Starter, este paquete cuenta con el centro de ayuda automatizado, base de conocimientos y encuestas de feedback. La suscripción a este plan tiene un costo de 360 USD al mes. 
• Enterprise: el plan más completo de Service Hub incluye todas las herramientas de los otros planes, más guías prácticas, funciones de usuarios y analíticas de conversaciones para facilitar la gestión de datos. La suscripción a este plan tiene un costo de 1200 USD al mes. 

Sin duda, Service Hub es la solución más completa para la gestión de clientes en el mercado. El software es además un excelente aliado para potenciar tu retención de clientes, pues ofrece las mejores experiencias de atención y seguimiento. 

2. Zendesk 

Zendesk es otra opción de software para la atención al cliente. Si bien esta herramienta no está diseñada específicamente para promover la retención de clientes, cumple con ofrecer herramientas para el seguimiento de la clientela y para mantener el control de su gestión. 

El software de Zendesk para el servicio de atención al cliente es especialmente útil por la simplicidad de su uso. Esta plataforma sacrifica algunas herramientas y funcionalidades con el fin de proveer un programa intuitivo y con los elementos básicos para la atención al cliente y el análisis de la información. 

Zendesk ofrece su software para pequeñas y grandes empresas. Sus planes y costos varían en función de las necesidades de cada compañía y tienen las siguientes tarifas:  

• Suite Team: por un pago de 49 USD al mes puedes acceder a un centro de ayuda único, almacenamiento de datos estándar y algunas respuestas automáticas generadas por IA, entre otras características. 
• Suite Growth: por 79 USD al mes tienes acceso a un centro de ayuda múltiple y a una mayor capacidad de almacenamiento y respuesta automática. 
• Suite Professional: con el plan más popular de la compañía, puedes acceder por 99 USD al mes a una plataforma integral para la gestión de datos y personalización de la experiencia de los clientes. 
• Suite Enterprise: diseñado especialmente para grandes empresas. Cuenta con espacios de trabajo, analíticas avanzadas y otras características que pueden expandirse. El costo va de los 150 USD al mes y tiene planes adicionales que comienzan en 215 USD mensuales. 

3. QualtricsXM 

En contraposición al software de Zendesk, Qualtrics ofrece una herramienta más integral que no tiene por objetivo solamente dar seguimiento y atención a los clientes. En cambio, el software de la empresa parte de que la atención es solamente una parte de la experiencia del cliente. 

Por ello, el software de gestión de experiencia del cliente y el software de retención están diseñados para obtener toda la información posible de la opinión de los consumidores con el fin de buscar tendencias, preferencias y percepciones comunes de las compañías. Por ello, este sistema no está centrado tanto en la atención al cliente, sino en la captura y medición de datos.  

Por medio de una clara presentación de este información, las empresas pueden tomar acción para retener a sus consumidores, respondiendo a sus intereses y necesidades. 

4. CleverTap 

Llevar a cabo un análisis de las tendencias, preferencias y sentimientos de los clientes no tiene sentido si no es para implementarlos en estrategias reales que respondan a las exigencias del mercado. Por ello, es necesario contar con herramientas que permitan pasar de datos a acciones. 

CleverTap busca solucionar este problema mediante la combinación de analíticas en tiempo real, poderosos motores de segmentación y herramientas de retención. La compañía sabe que la retención depende en gran medida de un buen plan de marketing y seguimiento. Por ello la complementación de estos recursos permite automatizar procesos y ofrecer respuestas de marketing innovadoras para retener al cliente. 

La herramienta permite:  

• Predecir el comportamiento del mercado y facilitar la toma de decisiones de marketing. 
• Definir el perfil de tus compradores para crear campañas de marketing dirigidas. 
• Detectar el éxito de las campañas de publicidad para optimizar las mejores estrategias. 
• Automatizar la comunicación con los clientes a través de campañas de correo y mensajería. 
• Manejar amplias cantidades de información desde una misma plataforma. 

El software está disponible en tres planes: el de crecimiento, el avanzado y el empresarial.  

5. Qualaroo 

Una de las herramientas más populares para la retención de clientes es Qualaroo. Este software ha sido empleado por empresas de talla internacional, como Ebay, Udemy y LinkedIn por su simplicidad de uso y los grandes beneficios que trae a las empresas. 

La plataforma de Qualaroo tiene un sencillo objetivo: conseguir información por parte de los clientes. Mediante un programa diseñado para la creación y envío de encuestas las empresas pueden reunir una importante cantidad de datos.  

Ya sea que quieras conocer la percepción de un elemento en específico (como la calidad de los productos que vendes, la interfaz de tu página web o la percepción de tu imagen empresarial), o que quieras comprender a detalle la experiencia de tus clientes, Qualaroo te permite crear encuestas que puedes compartir dentro de tu página o aplicación en formato de pop-ups o ventanas emergentes. Adicionalmente, gracias a sus motores de Inteligencia Artificial, el programa puede detectar patrones que te ayudarán a diagnosticar problemas en la calidad de tu servicio o áreas de oportunidad a mejorar que impulsen tu retención de clientes. 

En contraste con el software de QualtricsXM, Qualaroo es altamente intuitivo y puede personalizarse para dirigir preguntas a cada tipo de comprador de acuerdo con su perfil. Además no requiere conocimientos de programación y tiene planes de suscripción más accesibles. Estos son:  

• Essentials: plan básico que por 100 USD al mes permite crear notificaciones de correo electrónico y dar seguimiento hasta a 100.000 interacciones en sitios web. 
• Premium: el plan más popular de Qualaroo ofrece un mayor número de licencias de administración, elaboración de preguntas más complejas y analíticas avanzadas de datos. 
• Enterprise: plan diseñado de acuerdo con las necesidades de las grandes compañías, que ofrece adicionalmente almacenamiento y protección de la información, así como seguimiento de un número ilimitado de interacciones por parte de los clientes. 

¿Listo para comenzar a aumentar la satisfacción de tus clientes y mejorar los resultados de tu empresa? Echa un vistazo a ejemplos de empresas reales que usan estas estrategias de retención de clientes.