Cómo hacer un diagnóstico de clima laboral (con ejemplo)

Las empresas constantemente viven con retos y desafíos que pueden afectar su crecimiento. Y más allá de la competencia o los cambios en el mercado, muchos retos provienen del interior de las organizaciones: el entorno laboral. Este entorno o «clima laboral», como también es conocido, tiene un gran peso en la productividad y la obtención de buenos resultados. 

Aunado a esto, el clima laboral es mucho más importante de lo que se pudiera imaginar, pues el síndrome del agotamiento profesional, también conocido como burnout, ya se ha convertido en un padecimiento laboral, reconocido por la Organización Mundial de la Salud (OMS). ¿Cómo prevenir que en tu empresa suceda esto? Mediante un diagnóstico de clima laboral.  

Actualmente, las repercusiones en la salud emocional de los empleados han ido en aumento debido a la situación global; el 45 % de los trabajadores sufre estrés laboral. Mira más acerca de cómo dar el primer paso para prevenir estas situaciones.

El objetivo de un diagnóstico de clima laboral es entender el nivel de satisfacción laboral y descubrir si hay problemas internos que deban resolverse, o detectar si el trabajador está pasando por alguna situación personal que le impide realizar sus actividades cotidianas con entusiasmo. 

Qué aspectos pueden afectar el clima laboral en una empresa

Existen muchos aspectos que pueden perjudicar la motivación de los empleados. Conocerlos te ayudará a determinar si es momento de realizar un diagnóstico de clima laboral. Algunos motivos son los siguientes: 

• Falta de oportunidades de crecimiento
• Carencia de formación o capacitación
• Conflictos internos con compañeros o áreas
• Problemas de comunicación con supervisores o colaboradores

Para comprobar que todo está funcionando bien, existen indicadores para medir el clima laboral en una empresa.

• Sentido de pertenencia: es aquello que genera compromiso con los valores y objetivos de la compañía. 
• Relaciones entre compañeros: debe existir respeto, aceptación y confianza entre todos los colaboradores. 
• Condiciones de trabajo adecuadas: que el entorno físico sea cómodo, organizado y acogedor. 
• Igualdad de oportunidades: trato equitativo sin importar género, raza, religión, etc. 
• Compensación y reconocimiento: que se reconozca, motive y premie el buen desempeño de los trabajadores. 

Realizar un diagnóstico de clima laboral oportunamente puede generar cambios muy positivos para la empresa; por ejemplo, ayuda a construir mejores relaciones entre todos los empleados y fomenta un compromiso mayor de su parte. Además, invertir en un buen clima laboral puede aumentar la rentabilidad de tu empresa. 

Ahondemos un poco más para entender por qué un diagnóstico de clima laboral es realmente benéfico para tu negocio. 

Cómo saber si el clima laboral en tu empresa es bueno 

Hay algunas acciones y situaciones dentro de tu empresa que te permiten conocer si el clima laboral es saludable o no. Algunos de los indicadores de clima laboral positivos son los siguientes: 

• Mayor índice de emprendimiento 
• Ambiente cómodo y sin fricciones
• Satisfacción laboral constante 
• Comunicación fluida 
• Sentido de pertenencia 

¿Cómo mantener este entorno positivo, agradable y funcional para todos? El departamento de Recursos Humanos debe realizar constantemente diagnósticos de clima laboral para asegurarse de que todo funciona correctamente. Aunque es complicado lograr que todos estén felices, conviene dar seguimiento a las experiencias de los colaboradores, lo cual propicia que el clima laboral positivo sea algo habitual. 

Para qué sirve hacer un diagnóstico de clima laboral

Estos diagnósticos exhaustivos son pertinentes para tratar diferentes situaciones complejas dentro de una empresa que puedan perjudicar el buen funcionamiento de un negocio, tales como: 

• Constante rotación de personal
• Poca participación para emprender proyectos
• Conflictos internos 
• Alto nivel de absentismo laboral

De igual forma, un diagnóstico de clima laboral puede ser útil para procesos más específicos o estratégicos como: 

• Reestructuración interna de personal
• Adquisición de nuevos talentos humanos
• Cambios en las políticas de Recursos Humanos
• Cambios en el mercado u orientación de la empresa
• Cambios en los equipos directivos

Cuando el clima laboral de tu empresa es bueno son menores las probabilidades de que ocurran fugas de talento. Piensa en los empleados que se destacan por su productividad, iniciativa y emprendimiento. Ahora, visualiza qué consecuencias tendría para tu compañía si ellos renunciaran. Por lo tanto, resulta mejor mantener a tus empleados satisfechos, que correr el riesgo de perder a colaboradores valiosos. 

El costo de la rotación de empleados es muy alto y este implica dos gastos directos importantes: la selección y los días de entrenamiento o inducción, sin considerar los costos de la liquidación, cuando es el caso. Además, esta acción negativa repercute directamente en la moral de tus otros colaboradores y en la reputación de tu empresa. Así que si deseas evitar pérdidas de talento y dinero, realiza un diagnóstico laboral que te ayude a ver cómo mejorar la experiencia del empleado.

A continuación, te presentamos una serie de pasos a seguir para hacer un diagnóstico laboral efectivo. 

1. Fija los objetivos del diagnóstico de clima laboral 

Tal como lo mencionamos, la función principal de este análisis es medir la percepción de los empleados en el entorno laboral. Para implementarlo, tú y tu equipo de Recursos Humanos deberán definir con qué objetivo harán el diagnóstico. 

Quizás últimamente los conflictos internos hayan aumentado y se requiere dar solución definitiva a ello. Otra razón puede ser la búsqueda de una mejor cultura organizacional con la que establezcan normas y valores que definan a la empresa.

Por ejemplo, durante 2009 Netflix instauró una cultura freedom and responsabilty, con la que los empleados pueden actuar con libertad y flexibilidad, siempre y cuando respondan creando valor para la empresa y los clientes. Para ello realizaron un diagnóstico con el que determinaron qué necesitaban para mejorar la motivación e innovación por parte de sus empleados.

Esto significó ir más allá de hacer revisiones anuales y dar bonificaciones. El documento interno de Netflix ¡tardó 10 años en redactarse!, pero hoy en día es un elemento fundamental para sus nuevas incorporaciones. Durante todo el periodo de elaboración, el equipo encargado se reunía constantemente con los empleados para preguntarles si lo que estaban implementando se ajustaba a sus necesidades, si lo creían justo, etc.

Así que, sea cuál sea el objetivo para realizar un diagnóstico de clima laboral en tu empresa, recuerda ser paciente. Las transformaciones de fondo suelen tomar tiempo, pero si se invierte constancia y esfuerzo los resultados serán inigualables. 

2. Determina las herramientas de medición

Una vez que delimites el propósito de tu análisis, el siguiente paso es definir qué herramientas te ayudarán a medirlo. Algunas de las opciones más funcionales son: 

• Encuestas: este recurso es muy útil para recolectar información de tus empleados. Además, si está redactada con base en puntajes o calificaciones, permitirá identificar fácilmente las necesidades y áreas de mejora. Además, puedes hacerlas anónimas, para que tus empleados no sientan desconfianza de expresar lo que piensan.
• Grupos focales: las charlas de entre 6 a 12 personas en las que un moderador expone diferentes situaciones o cuestionamientos ayudarán a conocer de primera mano lo que la empresa necesita saber. Este tipo de debates permite la retroalimentación entre los colaboradores y revela los estados de ánimo que algún tema o conflicto causa.
• Entrevistas: pueden ser grupales o de forma individual. En estas puedes preguntar a los empleados qué consideran que puede mejorar en su área (en términos de comunicación, equipo, presupuesto, etc.), qué notan de otras áreas (desde fuera), qué pueden aportar, qué necesitan, qué conflictos tienen, por qué se generan, cómo los resolverían, entre otras. Este es un mecanismo un poco más directo para detectar los problemas que existen en los procesos de negocio o el entorno laboral.

Sin importar qué herramienta de medición y obtención de información utilices, es importante llevar un registro para después analizarla. 

3. Detecta los aspectos críticos de tu clima laboral 

Para detectar los factores o componentes que están perjudicando el clima laboral, mídelos desde su nivel afectación y sus causas. La consultora Hay Group en Venezuela identificó seis dimensiones críticas del clima laboral que midió a través de su Estudio de Clima Laboral (ECO). Este expone que los siguientes aspectos son los más importantes a evaluar en tu diagnóstico a fin de conocer el verdadero sentir de tus empleados: 

• Claridad: todos los empleados saben cuáles son sus actividades y lo que se espera de ellos. 
• Estándares: la empresa precisa los objetivos de cada área o colaborador, los cuales, a pesar de ser competitivos, son alcanzables. 
• Responsabilidad: los empleados cuentan con autoridad, conocimientos y elementos para lograr sus objetivos. 
• Flexibilidad: la empresa confía en el libre albedrío de sus trabajadores, por lo que no tiene que imponer reglas ni procedimientos innecesarios. 
• Reconocimiento: los logros de todos los colaboradores se tienen en cuenta y son recompensados. 
• Espíritu de equipo: todos pueden trabajar en armonía y ayudarse entre sí; los empleados se sienten orgullosos de representar a la empresa. 

Cuando los empleados obtienen una puntuación alta significa que sí se sienten motivados. Su lugar de trabajo los hace sentir reconocidos, tienen todos los recursos necesarios para realizar sus actividades sin complicaciones y ser productivos, y están comprometidos para dar lo mejor de sí mismos. 

En cambio, si los puntajes son bajos quiere decir que la percepción de los empleados es negativa, por lo cual la productividad será menor, habrá un alto nivel de rotación de personal y se generarán más conflictos internos. 

Algunas variables que te ayudarán a medir estas dimensiones críticas son: la claridad organizacional, el progreso y desarrollo, la comunicación, las remuneraciones, el sentido de cooperación entre áreas o departamentos, el entorno físico, el nivel de participación y la seguridad interna. 

Hay que aclarar que estas dimensiones pueden ser tomadas únicamente como una referencia. Así que, si tú como miembro del área de Recursos Humanos ya tienes determinados los aspectos específicos que quieren medir, esta alternativa será útil parcialmente. Después de todo, un buen diagnóstico laboral requiere una investigación mucho más profunda que se complemente con varias medidas, iniciativas o soluciones. 

4. Analiza el entorno físico de tu empresa 

Este punto puede ser considerado superficial, pero es relevante. El entorno físico y la distribución del espacio pueden afectar el rendimiento de las personas. No importa si tu espacio de trabajo es grande o pequeño, ya que hay muchas formas de optimizarlo para hacer sentir más cómodos y felices a los empleados. Algunos aspectos de estilo o decoración que pueden mejorar el clima laboral de tu empresa son los siguientes: 

• Mobiliario: la decoración de una oficina puede mejorar el estado anímico y aumentar la productividad de tus empleados. Aunque no lo creas, una silla y un escritorio diseñados especialmente para trabajar hacen una gran diferencia. Por ello, asegúrate de que todo el mobiliario esté en buen estado y que el espacio esté optimizado para concentrarse, pero también para descansar o distraerse. 
• Colores: aunque este aspecto debe ir de acuerdo con la imagen de la empresa, los mejores colores para una oficina son el blanco, azul, gris, verde, rojo y amarillo. Estas tonalidades brindan una mayor sensación de confort e influyen positivamente en el estado de ánimo de los empleados.
• Iluminación: los beneficios de la luz natural en un espacio de trabajo son más trascendentes de lo que piensas. La buena iluminación contribuye a crear una sensación de bienestar, reduce el cansancio y fomenta un ambiente de trabajo positivo y satisfactorio. 

Es importante que el entorno físico en el que se desenvuelvan tus empleados sea fresco, amplio, ordenado y ofrezca condiciones favorables para realizar sus actividades. Identifica cuáles son esos pequeños o grandes cambios que puedes emprender en tu oficina y mejóralos.

5. Interpreta los datos obtenidos 

Cuando hayas recopilado la información necesaria es tiempo de analizarla para obtener conclusiones puntuales. En este sentido, puedes generar tablas comparativas que te ayuden a determinar diversos factores. En la imagen siguiente presentamos un ejemplo de una comparación entre un puesto y el apoyo a otras áreas. 

Puedes elaborar fácilmente estas tablas en Excel con todos los aspectos que hayas tocado.

Una vez que hayas terminado de calificar las tablas podrás tener una mejor visualización de dónde está el problema o la carencia, y partir desde allí. Estas tablas pueden ser un excelente complemento para las opiniones por escrito. Así tendrás dos tipos de resultados: cuantitativos y cualitativos.

Ejemplo de diagnóstico de clima organizacional 

Al tener en cuenta la serie de pasos de cómo hacer un diagnóstico de clima laboral, te mostramos un ejemplo de una situación laboral ficticia, en la que te puedes apoyar al realizar tu propio análisis. 

1. Objetivos de tu diagnóstico de clima laboral 

Una agencia de call center ha presentado una fuerte rotación de personal que la ha llevado a tener muchas pérdidas y gastos, por verse en la necesidad de contratar y liquidar de forma constante a muchos empleados. Esto la ha hecho determinar que hay un problema interno que está provocando esta situación. 

Tras realizar una entrevista interna de clima laboral con los empleados actuales, determinaron que una de las principales razones de rotación también se debe a que los agentes consideran que no cuentan con las herramientas adecuadas para realizar su trabajo de forma más productiva. 

Por lo tanto, el diagnóstico de clima laboral tiene por objeto conocer cuáles son los principales problemas o limitaciones que tienen los empleados para hacer su trabajo de forma más sencilla. 

2. Herramientas de medición 

Para conocer las opiniones de los empleados actuales, la empresa determinó que una entrevista individual era la mejor opción. Es una compañía pequeña que puede permitirse una charla personal con cada uno de los agentes y así registrar la información recopilada.

3. Aspectos críticos

Con base en el Estudio de Clima Laboral (ECO) mencionado anteriormente, expondremos los factores que están perjudicando el clima laboral de la empresa de call center. 

• ¿Todos los empleados saben cuáles son sus actividades? 14 de 15 empleados pudieron explicar claramente cuáles son sus actividades diarias y qué es lo que espera la agencia de ellos. 
• ¿Todos los empleados conocen cuáles son los objetivos a los que deben llegar? 14 de 15 empleados confirmaron que saben cuáles son las metas a cumplir, pero todos coincidieron en que no son realistas, debido a que no cuentan con lo necesario para llegar a ellas.
• ¿Todos los empleados cuentan con lo necesario para realizar sus actividades? 5 de 15 empleados confirmaron que se sienten a gusto con el equipo electrónico con el que trabajan, el resto destacó problemas técnicos y fallas en el software de llamadas. 
• ¿Todos los empleados consideran a la agencia como un lugar flexible de trabajo? 15 de 15 empleados confirmaron que se sienten a gusto con sus horarios, pero no reciben el reconocimiento necesario por parte de sus superiores por sus logros, tomando en consideración los problemas técnicos que presentan, que en ocasiones les impide destacarse más o incluso llegar a sus metas. 
• ¿Todos los empleados se sienten reconocidos por sus superiores? 15 de 15 empleados determinaron que no han sido reconocidos por sus superiores, pues no suelen cumplir sus objetivos; todos destacaron que no han podido lograrlo, por los problemas en el software de llamadas.
• ¿Todos los empleados se sienten felices con su lugar de trabajo y sus compañeros? 10 de 15 empleados confirmaron que la agencia pasa constantemente por periodos negativos o de mucho estrés, debido a la falta de cumplimiento de objetivos de los agentes; un aspecto que también repercute en los momentos de relajación, los cuales son pocos. 

Para este momento podemos determinar que los empleados se sienten un poco frustrados y pocos reconocidos, pero todo se debe a una falla con sus herramientas de trabajo, lo cual no les permite cumplir con lo esperado en sus actividades. 

4. Análisis del entorno físico de la empresa

Después de las entrevistas individuales con cada agente, es tiempo de hacer un análisis general de los aspectos físicos con los que cuenta la agencia. 

• Mobiliario: no hay áreas libres para la recreación entre empleados. Además, los escritorios y sillas no se han cambiado hace más de 10 años, lo que genera incomodidad y cansancio al personal. En cuanto a los equipos electrónicos, la mayoría tiene un bajo rendimiento y no existe el soporte necesario para el software de llamadas. Muchos de los audífonos también presentan fallas. 
• Colores: la decoración de la oficina luce un tanto descuidada y hace tiempo que no se renueva el color de los espacios. En general, el lugar de trabajo se percibe triste y no hay nada que inspire a una mayor productividad. 
• Iluminación: la oficina no cuenta con iluminación natural, por lo que se ha recurrido a luces artificiales, las cuales no reúnen las características adecuadas para no cansar la vista de los empleados. 

5. Interpretación de datos

Para este ejemplo de diagnóstico de clima laboral resulta claro cuál es el principal problema por el que pasa esta agencia. También puedes realizar una tabla para sumar los puntos obtenidos y así tener un análisis más claro y puntual.

Al tomar como referencia la tabla anterior, una forma de obtener datos cuantitativos es sumar los resultados y sacar porcentajes. Estas cifras pueden representar lo siguiente: 

• Si el porcentaje ronda entre el 100 - 75 % significa que el clima laboral en tu empresa es saludable y las estrategias que has emprendido en materia de recursos humanos han sido las indicadas. 
• Si los porcentajes están entre 75 - 50 % pueden indicar que el clima laboral es bueno, pero deben atenderse las razones por las que las cifras están disminuyendo. Es posible que requieras hacer unos cuantos cambios para que tus empleados se sientan más a gusto. Todo dependerá de sus respuestas. 
• Si los resultados apuntan a un porcentaje menor al 50 % es tiempo de reunirte con tu departamento de Recursos Humanos para contemplar una nueva estrategia, pues es claro que tus trabajadores no están satisfechos. Concéntrate en sus inquietudes principales. 

Cuando presentes estos resultados, el área de Recursos Humanos, la gerencia y los directivos podrán definir las intervenciones óptimas para dar solución a lo que afecta el entorno laboral. 

Recuerda que, aunque las personas se sientan bien dentro de tu empresa, no significa que no debas realizar diagnósticos de clima laboral periódicamente. Para que continúes ejecutando tus  estrategias con éxito, debes mantener la puerta abierta para que tus empleados acudan en caso de tener algún problema o simplemente quieran aportar nuevas ideas. 

Además, los análisis internos te ayudarán a mejorar poco a poco cada área y, por ende, a la empresa en general. De esta manera, evitarás muchos conflictos y construirás un equipo fuerte, capaz de enfrentar cualquier reto que se presente en el futuro.