Qué es el multitasking: definición, ejemplos, ventajas y desventajas

En la actualidad, existe una palabra que sin duda genera controversia: multitasking.

Y es que, aunque la cualidad de ser multitasking te permite concretar algunos de los pendientes que tienes en la oficina, en ocasiones no será la mejor opción para incrementar tu productividad o la de tus colaboradores.

En este artículo conocerás a fondo qué es la capacidad multitarea, cuáles son sus ventajas y desventajas, así como las alternativas que tienes para lograr tus objetivos del día a día.

En principio, el multitasking se definió en el mundo de la informática como la capacidad de un equipo o computadora de realizar más de un proceso a la vez. De esta definición, podemos saber que los seres humanos pueden ser menos capaces de realizar cómputos de este tipo, por lo que hacemos uso de este término para hablar de la realización de varias labores o pendientes al mismo tiempo.

Ejemplos de multitasking

El multitasking es algo que hacemos todo el tiempo. Por ejemplo, cuando escuchamos un podcast mientras nos arreglamos para el trabajo o cuando hablamos por teléfono mientras aseamos nuestras casas. En el plano laboral existen algunos buenos ejemplos de la gestión multitarea. Revisemos algunos de ellos.

Tomar notas durante una reunión virtual

El multitasking no implica que una persona realice actividades completamente diferentes. Por el contrario, pueden ser tareas que se complementan y ayudan a sacar el mayor provecho de una misma situación.

Por ejemplo, si estás en una reunión virtual por Zoom y no tienes tú la palabra, puedes aprovechar para tomar notas de lo que los demás están diciendo, investigar sobre algún tema que no hayas comprendido o incluso planear tu intervención apoyándote en los comentarios de los demás. 

Imagen de Christina@wocintechchat.com en Unsplash

Enviar correos mientras se espera una llamada

Este es un ejemplo común entre quienes trabajan en centros de atención o que gestionan relaciones con el cliente. Muchas veces, los sistemas automatizados de conexión telefónica no tienen llamadas en espera, por lo que los empleados tienen tiempo muerto entre llamadas entrantes. 

Contestar un correo mientras se espera la siguiente conexión o hacer borradores de comunicaciones más extensas por ese medio son ejemplos de multitasking.

Definir un calendario al mismo tiempo que hablas con un colega

En ocasiones el trabajo en equipo amerita tener la capacidad de dividir nuestra atención entre la interacción con los otros y la realización de tareas. Por ejemplo, cuando tenemos que crear calendarios de entrega y discutir los pendientes de la semana.

Si hablas con tu equipo y además gestionas las reuniones y agendas de todos al mismo tiempo, ya estás aplicando un enfoque multitasking.

Imagen de Marissa Grootes en Unsplash

Recolectar información mientras atiendes a un cliente

Como en el ejemplo anterior, existen casos en los que podemos sacar provecho de una misma situación con la realización de tareas que van de la mano. 

Por ejemplo, si estás atendiendo a un cliente mediante un chat en vivo o una plataforma de redes sociales, puedes revisar su historial de compra, su perfil de usuario o sus datos personales para hacerle preguntas que sean relevantes a la atención que le estás brindando. 

Llenar formatos durante la supervisión de procesos

Este escenario multitasking es muy común entre quienes trabajan en los departamentos de logística. Por ejemplo, imagina que tienes que supervisar que una flotilla esté cumpliendo con las rutas de entrega mediante un localizador GPS. Mientras lo haces y se actualizan las ubicaciones, podrías también llenar formatos o generar reportes.

Imagen de Centre for Ageing Better en Unsplash

Estos ejemplos dejan ver que el multitasking permite optimizar los tiempos para realizar actividades sencillas al mismo tiempo. Aunque ¿esto en verdad te ayudará a aumentar la productividad laboral? Busquemos una respuesta realista a esta pregunta. 

¿El multitasking realmente ayuda a la productividad?

Con el paso de los años han surgido múltiples hipótesis al respecto del multitasking y el rendimiento laboral. En un inicio se consideró como una manera de elevar la productividad optimizando el tiempo en los largos momentos de espera que hay en ciertos trabajos. No obstante, dedicarle la atención a varios asuntos al mismo tiempo puede conducir a una pérdida enorme de la capacidad de concentración, lo que causa malentendidos y repercute en el riesgo de error.

Hay estudios y estadísticas que se posicionan tanto a favor como en contra de la multitarea en el mundo laboral. Aunque sabemos que no todos los campos se prestan a esta manera de trabajar, es indudable que varias veces ha beneficiado a las industrias. La optimización lograda se ha reflejado no solo en la productividad laboral sino también en los rendimientos económicos. 

Gerald Weinberg, autor y profesor en desarrollo de software y antropología, sostiene en su libro Quality Software Management que al realizar 5 tareas bajo el esquema multitasking, el 75 % de tu trabajo se perderá debido al desgaste mental que implica el intercambio entre las labores.

A continuación, te presentamos a detalle varias ventajas y desventajas del multitasking o multitarea, a fin de que determines si es el elemento que necesitas para aumentar la productividad, así como las alternativas a esta modalidad de trabajo.

Ventajas del multitasking

De acuerdo con lo que hemos visto, el multitasking ayuda a las personas a hacer más en menos tiempo. Pero, más allá de eso, existen algunas otras ventajas que puedes aprovechar de un enfoque multitarea. Veamos cuáles.

Aprovechas mejor los tiempos

Al llevar a cabo más de una tarea en un mismo plazo de tiempo, te seguras de que estás sacando el mayor provecho de tu jornada o plazos de entrega. Pero esto no significa que tengas que tener una mano en una tarea y la otra en alguna distinta. Por el contrario, implica que puedes usar los tiempo muertos entre una y otra para adelantar pendientes o terminar con los detalles de otra asignación.

Incrementas tu productividad

Al optimizar el proceso de trabajo y realizar dos o más actividades a la vez puedes elevar tu productividad y entregar resultados con mayor frecuencia. Por supuesto, esto exige que gestiones bien tus habilidades y tiempos, ya que el objetivo es entregar resultados de calidad y no solo mucho de ellos aunque deficientes. 

Adquieres responsabilidades

Cuando una persona desarrolla habilidades para la multitarea se vuelve más capaz de asumir responsabilidades y, por tanto, de aceptar nuevos retos. Esto es algo que puede generar una buena impresión de los trabajadores, ya que se percibe su buena disposición y como un elemento que ofrece un buen rendimiento laboral.

Promueves la flexibilidad mental

Hacer más de una cosa a la vez también puede mejorar la capacidad cerebral para reaccionar ante más de una situación. Esto se debe a que cuando hacemos actividades analíticas y creativas o manuales y teóricas al mismo tiempo, activamos partes diferentes de nuestro cerebro. Así, enfrentas los problemas con una visión nueva y puedes complementar diferentes capacidades de tu mente.

Desarrollas más habilidades

Otra de las ventajas que te da la capacidad de concentrar tu atención en varios pendientes a la vez es que te hace más dinámico y abierto a las necesidades de un equipo. Si eres multitarea, podrás desarrollar habilidades en paralelo y de forma mucho más rápida que el resto de tus colaboradores. 

Desventajas del multitasking

Los beneficios que acabamos de revisar podrían hacer pasar al multitasking como algo siempre ventajoso, pero la realidad es que aplicarlo indiscriminadamente puede generar más problemas que bondades. Veamos cuáles.

Prolongación del tiempo de entrega

Si bien el multitasking busca que las personas aprovechemos el tiempo para realizar dos o más tareas a la vez, lo cierto es que esto puede significar que entreguemos todos los resultados en un plazo más largo. Esto se debe a que el tiempo normal de entrega se verá dilatado por la intromisión de otras tareas. Incluso si no se alarga demasiado, es un punto a considerar, especialmente si tienes agendas muy apretadas.

Disminución en la calidad del resultado

Cuando ponemos atención en un único objetivo es mucho más fácil centrar todo nuestro esfuerzo en él, pero si tenemos más de una meta o tenemos que cumplir con varios proyectos, es posible que pasemos por alto alguna exigencia o bien que no pongamos tanta atención a los detalles. Esto disminuye la calidad de nuestros productos.

Desórdenes psicoemocionales

El multitasking también puede generar estrés y ansiedad cuando la carga de trabajo es muy alta y las cosas no salen como lo habíamos planeado. En algunos casos, esto puede derivar en burnout y en la saturación de la mente de las personas, que no dejarán de pensar en los proyectos pendientes.

Reducción de la eficacia

Al hacer muchas tareas al mismo tiempo es probable que te enfrentes con una reducción de tu productividad, ya que no tendrás claridad respecto a qué es lo más importante o urgente. El inadecuado procesamiento de la información y la poca concentración significan que deberás abrir tu agenda constantemente o que necesitarás más tiempo para concluir las tareas.

Problemas de atención y memoria

Otra de las desventajas que representa el multitasking es que, a la larga, afecta la memoria y atención. Así lo demuestra un estudio llevado a cabo por Melina Uncapher y Anthony Wagner, investigadores en el campo de la psicología y la neurociencia, quienes observaron que la mitad de los trabajadores que se someten a un rendimiento multitarea intenso ven disminuida su memoria y también su capacidad de retención.

Cómo manejar el multitasking o trabajo multitarea

Como hemos visto, ser multitasking conlleva algunas ventajas, pero puede incidir negativamente en tu papel como trabajador. Es por ello que un enfoque multitarea debe asumirse con cuidado o bien buscando mejores alternativas de trabajo. Los siguientes consejos te ayudarán a encontrar fórmulas que realmente funcionen para ti.

Define tus objetivos 

Saber por qué quieres llevar a cabo muchas tareas a la vez es esencial para evaluar si es una modalidad de trabajo que funciona para ti o no. En primer lugar, deberías reconocer las ventajas que tiene el hecho de ejercer varias tareas a la vez. Si solo lo haces por ansiedad puede que esta no sea la mejor opción para ti.

Recuerda que ser multitarea solo funciona si cumples con tus objetivos y lo haces con calidad. De otro modo, puede que te sientas más productivo, aunque no necesariamente seas eficiente.

Ve por partes y de forma ordenada

En contraposición al multitasking, existen otros enfoques de trabajo que afirman que lo mejor es ir paso a paso, poniendo toda nuestra atención en una única tarea y, una vez terminada, dirigirnos al siguiente pendiente.

A esta manera de trabajar se le llama unitasking, y es una alternativa que puede implementarse en tareas realmente importantes en el trabajo. Este modo de abordar los pendientes difíciles conduce hacia mejores resultados de productividad en comparación con lo que haría el multitasking.

Prioriza y da jerarquías a tus tareas

El multitasking suele comprometernos con que dos o más tareas pueden realizarse a la vez. Y esto genera que no le demos la importancia debida a cada una. Lo mejor es hacer una lista de pendientes y designar importancia o urgencia a cada una de ellas. Así, te verás conducido a terminar una tarea antes de comenzar otra. 

Ten en cuenta las observaciones de Uncapher y de Wagner quienes, después de sus estudios, no hablan de abandonar el multitasking, pero sí de dejarlo a un lado cuando te topes con una labor pendiente muy importante para ti o para la empresa.

Evita las distracciones

Si estás realizando una tarea, pero tienes el constante recordatorio de que hay un pendiente más, lo más seguro es que dividas tu atención en ambas cosas. Es recomendable deshacerte de esas distracciones, ya sea que se trate de una ventana en tu equipo o una nota pegada en tu escritorio.

De esta manera, desconectar el móvil de la red wifi, configurarlo para que no suene o mantenerlo un rato alejado de tu vista te ayudará cuando realices una tarea difícil.

Apóyate en herramientas de productividad

Existen herramientas de productividad con las que podrás organizar tus labores y marcarlas cuando estén completas. Así medirás tus tiempos y evitarás que una tarea poco importante te impida terminar un proyecto relevante para tu día.

Haz del descanso un hábito 

Muchas veces el multitasking está acompañado de una necesidad de productividad que nos orilla a querer hacer más en menos tiempo. De este modo, queremos utilizar cualquier tiempo muerto para hacer otras cosas que, al final, quedan inacabadas. Por el contrario, puedes ver al tiempo entre actividades como un espacio de distracción o relajamiento físico y mental. 

Para lograr hacer este cambio de enfoque puedes utilizar técnicas como la Pomodoro, con las que podrás disponer de tu tiempo de una manera focalizada, sin ir de un asunto a otro y con espacios de desconexión regulares. 

Si equilibras el tiempo en que haces multitasking con el que utilizas en otras técnicas, verás que tu productividad personal y la de tu equipo se verá beneficiada. ¡Utiliza estos consejos cuanto antes!