Las segundas oportunidades para causar una buena primera impresión no existen. Además, cuando esa primera impresión se crea a través de un correo, es aún más difícil. Sin el beneficio de la interacción en persona, no puedes exactamente generar empatía o cambiar tu estrategia si algo que dices no produce la reacción esperada.

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Por lo tanto, es fundamental que ese primer correo sea perfecto. No puedes controlar si tu correo obtiene una respuesta o no, pero puedes, y debes, controlar todo lo demás.

Si la esencia de tu correo es un dato novedoso o un recurso, piensa que tu redacción es su presentación. Aunque seas un experto, será difícil generar credibilidad si tu comunicación en línea está plagada de errores ortográficos y de formato. A continuación, se enumeran los peores errores que harán avergonzar a los representantes de ventas por correo electrónico. ¡Ten cuidado!

Errores en correos de ventas que deben evitarse a toda costa

1) Escribir mal

Según un análisis de Grammarly, las palabras mal escritas fueron, sin duda, el error más común que se cometió en los correos electrónicos en 2017. Usa una herramienta que revise la ortografía a medida que escribes para detectar los errores sin demorarte.

2) Usar “has” y “haz” incorrectamente

Pueden sonar igual, pero no significan lo mismo. Es fácil equivocarse, pero preguntar a tu prospecto "¿Haz podido encontrar un momento libre en tu calendario para conversar mañana?" te hará parecer descuidado y poco profesional.

También debes conocer la diferencia entre "hay", "ahí" y "ay". Por ejemplo, "Hay se realizará la presentación del nuevo producto" o "Todavía no ay una actualización" son errores de ortografía frecuentes que harán que sea más difícil que te tomen en serio.

El uso incorrecto de “tuvo” y “tubo” también pertenece a la categoría de homófonos (palabras que suenan igual pero se escriben de manera diferente) que se confunden habitualmente.

3) Repetir palabras

¿El segundo error más común de 2017? Repetir palabras. Esto se refiere a escribir accidentalmente la misma palabra dos veces, por ejemplo: "¿Cuándo estará listo el el informe?".

No es el fin del mundo, pero tu mensaje, sin duda, parecerá más profesional sin los duplicados.

4) Escribir mal el nombre o la empresa de tu prospecto

Quizá estabas cansado cuando enviaste el correo. Tal vez tenías la visión borrosa de tanto mirar la pantalla. Sin embargo, a tu prospecto no le importará, sino que pensará que no hiciste una buena investigación, que eres descuidado en tu trabajo o, simplemente, que no te preocupas por la precisión. Ninguna de estas opciones augura nada bueno con respecto a tu capacidad de hacer la venta.

5) Escribir mal el nombre de tu propia empresa

Esto es mucho menos ofensivo para un prospecto, ya que has tratado torpemente a tu propia empresa, no la de él, pero también da la sensación de que no te preocupas demasiado.

6) Escribir mal tu número de teléfono

Este es un error que he cometido (y del que aprendí por las malas). Mi firma del correo electrónico incluía mi número de teléfono, pero había escrito mal un dígito. Recibí un email de un cliente que había comenzado un proyecto hacía unos días, en el que expresaba su frustración y exigía saber por qué nunca atendía el teléfono.

Si brindas un medio para que tus prospectos se contacten contigo, asegúrate de que sea correcto. Si tus prospectos toman la iniciativa y te llaman, cerciórate de que no pierdan el tiempo.

7) Confundir una fecha

Programar una reunión por correo electrónico ya es complicado de por sí. Si le solicitas a tu prospecto que se reúnan el “jueves 16 de noviembre” y el 16 de noviembre, en realidad, es miércoles, se genera confusión y se necesitan dos o tres correos adicionales para corregir el error. Asegúrate de consultar un calendario cuando incluyas fechas en tus correos.

8) No usar párrafos

Si el correo tiene solo dos oraciones, esto no representa un problema. Sin embargo, cuando escribas un correo de seguimiento largo o un resumen de una llamada importante, asegúrate de dividir el texto para que a tu prospecto le resulte fácil leerlo.

9) Usar listas en una misma línea en lugar de viñetas

Para facilitar aún más el trabajo de tu prospecto, separa las listas en viñetas para que resulte más fácil analizarlas. ¿Preferirías que te pregunten si puedes asistir a una reunión el "lunes a las 15.00, el martes a las 12.00, el martes a la 13.45, el miércoles a las 9.00, el miércoles a las 16.00 o el jueves a las 12:20" o recibir el siguiente correo?

Avíseme si alguno de los siguientes horarios le resulta conveniente:

  • Lunes a las 15.00
  • Martes a las 12.00
  • Martes a las 13.45
  • Miércoles a las 9.00
  • Miércoles a las 16.00
  • Jueves a las 12.30

¿Prefieres la segunda opción? Yo también.

10) No usar un formato adecuado

En una conversación real, puedes usar el lenguaje corporal, el tono de voz y distintos gestos para resaltar los puntos importantes. Sin embargo, transmitir el tono en un correo es más difícil; si tu correo tiene más de un párrafo y contiene información que tu prospecto debe leer atentamente, escríbela en negrita o cursiva para asegurarte de que llame su atención.

Una advertencia: no exageres. Un email en el que una de cada dos palabras está en negrita o subrayada resulta molesto para leer y se ve poco profesional.

11) Incluir demasiada información

Puedes aprovechar el consejo anterior para poner a prueba este punto. Si escribiste 800 palabras, pero solo sentiste la necesidad de resaltar con negrita una oración, reflexiona por un momento si realmente debes incluir todo lo que has escrito. Ahorra a tu prospecto el mayor tiempo posible yendo directo al grano; sin duda, te lo agradecerá.

12) Ocultar tu pregunta

No obstante, en algunas ocasiones, necesitarás escribir un correo más largo. En este caso, asegúrate de expresar tu pregunta en un párrafo o línea aparte para que no se pierda en el resto del texto.

13) No incluir una pregunta

Ya sea que preguntes si dispone de 10 minutos para hablar sobre los recursos que recién enviaste u ofrecer una demostración de un producto, cada acción que lleves a cabo debe estar diseñada para ayudar a un prospecto a avanzar en el proceso de ventas, si es conveniente para ambos.

14) Preguntar demasiado

Desde luego, lo que preguntes debe ser razonable. Si es la primera vez que hablas con un prospecto, es ridículo preguntarle con qué términos contractuales se sentiría cómodo. Adapta tu pregunta a la etapa del recorrido del comprador en la que se encuentre tu prospecto.

15) Incluir enlaces rotos

Incluir uno o dos enlaces en tu email de ventas es muy bueno, cuando resulta útil. Ofreces más contenido y la oportunidad de visitar tu sitio y aprender más sobre tu producto. Asegúrate de que esos enlaces estén actualizados y funcionen bien, en especial si usas una plantilla; si tu prospecto está lo suficientemente interesado para hacer clic, debes brindarle una buena experiencia. Además, lo que es igualmente importante, parecerás poco profesional y desprolijo si incluyes enlaces que no funcionan.

16) Ser impreciso

La imprecisión no solo es irritante, sino también ineficaz. Tu destinatario tiene que esforzarse más por comprender lo que dices, y a veces, incluso debe solicitar más información. Haz todo lo que puedas para ser específico. En lugar de decir "¿Le interesa conocer mis opiniones sobre su estrategia?", pregunta "¿Desea dedicar 15 minutos a revisar sus planes de generación de oportunidades de venta para 2018?".

17) Copiar y pegar

¿Alguna vez has recibido un email donde una sección es mucho más pequeña que las otras o aparece en otra fuente? Si es así, sabes que puede causar mucha distracción. Este aspecto raro es el resultado de copiar y pegar sin eliminar el formato.

Para asegurarte de que esto no ocurra con tus correos, resalta las secciones que hayas pegado y haz clic en el botón Eliminar Formato del navegador de correo electrónico.

Si usas Inbox o Gmail, también puedes eliminar el formato resaltando una sección y presionando comando + la tecla de la barra invertida (\). Los usuarios de Outlook deben presionar control + espacio.

Escribir correos de ventas adecuados es un arte y una ciencia. Diferentes líneas de asunto y estrategias darán mejores resultados para distintos prospectos y sectores. Los correos son los componentes básicos de la correspondencia profesional. Perfecciona tu redacción para que puedas concentrarte en las ventas.

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Publicado originalmente en agosto 6 2018, actualizado