Automatización CRM: la guía definitiva

Si la prioridad es el crecimiento de tu negocio y escalarlo, implementar un software CRM es algo que debes hacer. Para empresas de todos los tamaños, las hojas de cálculo y el mantenimiento manual de registros pertenecen a la edad de piedra. El uso de un CRM te facilita la vida y ayuda a que crezca tu negocio: las investigaciones muestran que los representantes de ventas que trabajan en empresas que utilizan software CRM móvil alcanzaron el 65% de sus cuotas de ventas, en comparación con el 22% en empresas que no utilizan software CRM móvil.

No obstante, las cosas se complican a medida que tu equipo y tu lista de contactos se expanden. Cuanta más información estés rastreando en tu CRM y cuantos más miembros del equipo estén involucrados en él, más complicado será el rastreo de la información de tu lead.

Si te preguntas cómo mantener los sistemas simples a medida que tu empresa y tu lista de contactos crecen, la respuesta es la automatización de CRM. Creamos esta guía para ayudarte a mejorar la eficiencia mediante la automatización de las funciones de tu software CRM.

CRM o automatización de marketing: ¿cuál es mejor para ti?

Aunque el software CRM puede realizar algunas tareas de automatización de marketing, es posible que tu CRM por sí solo no sea la solución adecuada para automatizar todos tus procesos de marketing. Analicemos las diferencias clave entre CRM y el software de automatización de marketing.

Las funciones del software de automatización de marketing

Los sistemas dirigidos a los profesionales del marketing están diseñados para realizar campañas de marketing. Estas herramientas ayudan a los especialistas en marketing a atraer leads a través de la entrega automatizada de contenido, lo que agiliza el proceso de creación de los especialistas en marketing para generar tráfico dirigido y comprometido que los equipos de ventas pueden convertir en clientes.

Aquí te dejamos cuatro características clave del software de automatización de marketing:

• Nutrición de leads: el software debe crear correos electrónicos basados ​​en plantillas para entregar contenido a los leads adecuados en el momento adecuado. Al crear una campaña automatizada enfocada en leads, puedes usar tu CRM para enviar correos electrónicos programados desde el momento en que un lead ingresa a tu lista, nutriéndolos a través del proceso de calificación de leads.

• Entrega freemium: tu software debe enviar automáticamente contenido cerrado a nuevos leads cuando optan por recibir notificaciones de marketing de tu empresa. Cuando configuras una automatización, no tienes que enviar contenido manualmente a los leads; tu software CRM lo hace por ti e inicia el proceso de desarrollo de leads automáticamente.

• Flujos de trabajo personalizados: el software también te permite crear flujos de trabajo específicos que respalden las campañas de marketing y personalizarlas fácilmente para adaptarse a la audiencia y el producto que se ofrece.

• Análisis de campañas: finalmente, el software crea automatizaciones que miden periódicamente los datos que muestran el rendimiento de la campaña.

La automatización del marketing agiliza el proceso de desarrollo de leads. Cuando el lead es calificado, la integración con el CRM de tu empresa ayuda a tu equipo a cerrar la venta.

Las funciones del software de automatización CRM

Si bien el software de automatización de marketing está diseñado para ayudar a los especialistas en marketing a entregar contenido de manera eficiente, el software CRM está diseñado para ayudar a los profesionales de ventas y servicio al cliente a rastrear y administrar su participación con los clientes.

Si deseas ahorrar tiempo, interactuar con más leads y lograr la venta más rápido, aquí te dejo cuatro formas de usar el CRM para automatizarlo.

• Automatiza la entrada de datos: los vendedores dedican el 17% de su día a la entrada de datos. La implementación de la automatización de datos a través de tu sistema CRM representa un ahorro de tiempo importante para quienes trabajan en ventas.

• Configura secuencias de correo electrónico personalizadas: crea secuencias de correo electrónico para interactuar con leads al usar tus datos de CRM y así personalizarlas fácilmente sin volver a crear contenido manualmente.

• Registra todas las interacciones con los clientes automáticamente: tu herramienta CRM registra automáticamente las llamadas telefónicas y las interacciones por correo electrónico con tus leads. Al mantener tus registros de contactos actualizados con la automatización, tendrás la información actualizada sobre la posición de un lead durante el proceso de ventas.

• Automatiza el servicio al cliente: si tu empresa utiliza software de chatbot para interactuar con leads y clientes por problemas relacionados con el servicio, esta información debe registrarse automáticamente en tu CRM para una mayor visibilidad de las consultas relacionadas con el servicio.

Ahora, analicemos si tu empresa necesita solo una solución de automatización o CRM y automatización de marketing para prosperar.

¿Tu organización necesita un software de automatización de marketing y un CRM independientes?

Depende de las necesidades únicas de tu empresa. Como organización de ventas, como mínimo debes tener un sistema optimizado para administrar los datos y la comunicación de los clientes. Recomendamos comenzar con un CRM con el que tu equipo se sienta completamente cómodo antes de implementar otros sistemas. Tu CRM debe servir como base sobre la cual se construye toda la otra automatización.

Si tu organización tiene un CRM ampliamente adoptado, aquí hay algunas señales de que también podrías beneficiarte de la automatización del marketing:

• Los leads se están escapando entre las grietas: si descubres que no hay una forma estructurada para que el equipo de marketing comparta la información y el contexto del lead con el equipo de ventas para un seguimiento exhaustivo, puedes beneficiarte al agregar la automatización de marketing a tu CRM.

• La presentación de informes se vuelve tediosa: para muchos representantes de ventas, las tareas administrativas y de presentación de informes pueden ser una gran pérdida de tiempo. En cambio, con la automatización de CRM, no tiene por qué ser así. En el caso de que los representantes de ventas pasen horas cada semana ejecutando informes o administrando datos manualmente, crear una automatización que exporte datos periódicamente desde tu CRM podría ser una solución simple que pagará dividendos cuando se trata de ahorrar tiempo.

CRM con automatización de marketing 

Si bien el software CRM a menudo está dirigido a los profesionales de ventas, muchas plataformas ofrecen funciones que agilizan los procesos entre los equipos de marketing y ventas, creando una mejor sinergia entre organizaciones opuestas.

Cuando toda la información de marketing y ventas se almacena por separado, puede crearse una interrupción en la comunicación que puede hacer que ambas organizaciones pierdan el rumbo de tus objetivos. De hecho, las empresas que tienen equipos de ventas y marketing alineados tienen un 36% más de retención de clientes.

La incorporación de capacidades de automatización de marketing con tu software CRM existente permite a tu equipo de marketing acceder a información sobre tu canal de ventas, para que pueda crear contenido y material adicional que atraerá a los leads adecuados en consonancia con las prioridades de ventas.

Por ejemplo, después de pasar años subcontratando servicios de correo electrónico y sentirte desconectado de tus clientes, United Supermarkets comenzó a utilizar HubSpot para desarrollar una estrategia de marketing por correo electrónico.

Cuando implementaron su estrategia digital y comenzaron a usar flujos de trabajo automatizados, pasaron de enviar comunicaciones masivas que no obtenían engagement a implementar la automatización dirigida con la creación de su popular programa de fidelización de clientes.

Con su enfoque actualizado de la automatización del marketing, United Supermarkets está mejorando la experiencia de sus clientes existentes y llega a nuevos leads.

Cómo configurar la automatización de CRM

Ahora analicemos qué procesos debes comenzar a automatizar. Aquí están nuestras recomendaciones para comenzar con las mejores automatizaciones de CRM que ahorran tiempo.

• Activa nuevas entradas de CRM a partir de envíos y compras de formularios en línea: si un lead completa un formulario en el sitio web de tu empresa o realiza una compra directa, haz que su información se agregue automáticamente a tu CRM.

• Segmenta automáticamente los contactos en listas de correo electrónico específicas: tener una gran lista de contactos puede ser un dolor de cabeza al momento de clasificar. Intenta configurar una automatización que segmente los contactos en listas relevantes basadas en compras anteriores e intereses de productos.

• Fomenta nuevos contactos de CRM: establece relaciones con leads con campañas de bienvenida automáticas.

• Crea recordatorios de seguimiento: si deseas tener controles periódicos con leads y clientes, puedes configurar recordatorios automáticos para comunicarte e interactuar con ellos.

Tu software CRM debe tener integraciones con otras herramientas que puedan crear automatización para facilitar tu trabajo. Si encuentras que existe una automatización que no puedes crear mediante la integración incorporada, utiliza una plataforma como Zapier para conectar tus herramientas favoritas a tu CRM. Estas son algunas de nuestras integraciones de CRM favoritas:

• Gmail: realiza un seguimiento de los correos electrónicos enviados desde Gmail dentro de su CRM.

• Intercom: envía automáticamente leads calificados desde su chatbot a tu lista de contactos de CRM.

• Salesmsg: envía y recibe mensajes de texto de leads dentro de tu CRM.

• Proposify: crea, edita y envía propuestas dentro de tu CRM. Guarda automáticamente los datos de la propuesta en los contactos asignados.

El uso de funciones de automatización con tu software CRM puede ayudarte a obtener mucho más de la plataforma. Si quieres encontrar tu CRM ideal, visita nuestra entrada acerca de sus tipos y funciones específicas.