Cómo crear una base de datos en Excel paso a paso (con ejemplo)

La gestión de clientes es un proceso indispensable para cualquier empresa. Sobre todo en un panorama donde las empresas que resguardan y analizan los datos son 23 veces más efectivas al adquirir clientes y 6 veces más capaces de retenerlos. Si no lo haces, ¿cómo ofrecerás servicio posventa? ¿Cómo enviarás productos y promociones? ¿Cómo fidelizarás a los clientes?

Seguramente tienes tantos clientes que guardar toda la información es complicado. Si llevas un registro manual, ubicar los datos de alguno sería una labor que consumiría demasiado tiempo. Pero para eso son las bases de datos. En ellas puedes guardar la información y consultarla rápidamente.

Rafael Obando, HSFS BDM L5 HubSpot LATAM

«Las bases de datos son el corazón de cualquier organización moderna. Almacenan, organizan y proporcionan acceso a información crítica que impulsa la toma de decisiones y la eficiencia operativa».

La importancia vital de las bases de datos

En la actualidad, las bases de datos han adquirido una importancia crítica en el funcionamiento de las organizaciones modernas. Actuando como el corazón de estas entidades, las bases de datos no solo almacenan una gran cantidad de información, sino que también desempeñan un papel crucial en la organización y estructuración de esos datos.

Este proceso de almacenamiento organizado resulta fundamental para garantizar que la información crítica esté disponible y accesible en el momento adecuado, lo que, a su vez, facilita la toma de decisiones informadas.

Impulso a la eficiencia y a la innovación organizacional

Además de proporcionar un depósito centralizado para la información, las bases de datos también desempeñan un papel clave en la promoción de la eficiencia operativa y la generación de conocimiento accionable. Al abastecer a los tomadores de decisiones con datos precisos y oportunos, las bases de datos potencian la toma de decisiones estratégicas y fomentan la innovación con análisis en profundidad y perspicacia.

Este entorno dinámico de información permite a las organizaciones operar de manera más eficiente, identificar oportunidades de crecimiento y adaptarse rápidamente a un entorno empresarial en constante evolución.

Rafael Obando, CEO de HSFS BDM L5 HubSpot LATAM

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La importancia de crear una base de datos para tu empresa

Una base de datos te será útil para:

1. Acceder a la información rápidamente.

2. Ingresar un número ilimitado de información.

3. Permitir que varios usuarios puedan acceder a la misma información.

4. Actualizar la base de dates gracias a su fácil mantenimiento.

5. Estructurar la información estratégicamente.

Una empresa sin una base de datos tendrá muchos problemas para tener a su disposición la información de sus clientes. Si tienes una base de datos puedes: 

• Acceder a la información rápidamente. Esto mejorará la productividad del área de atención al cliente, ya que los empleados tardarán menos tiempo al ingresar datos o buscar clientes utilizando herramientas gratuitas de marketing de HubSpot.

• Ingresar un número ilimitado de información. A diferencia de almacenar información física, en una base de datos (al ser un programa de ordenador) puedes almacenar toda la información sin requerir espacio extra. 
• Varios usuarios pueden acceder a la misma información. Existen muchos programas que guardan la información en la nube, por lo que varias personas pueden revisar la información al mismo tiempo desde cualquier lugar. Esto es muy importante cuando tienes más de un empleado en el área de atención al cliente.
• Es fácil darle mantenimiento. Los programas de bases de datos tienen opciones fáciles para depurar la información, agregar datos o eliminar información repetida.
• Estructurar la información estratégicamente, asegurando la seguridad y privacidad de los datos en marketing.

En esencia, las bases de datos son importantes para una empresa, ya que son el lugar donde puedes almacenar toda la información que quieras y usarla de manera dinámica y sencilla.

Ventajas y desventajas de crear bases de datos en Excel 

Muchas empresas consideran Microsoft Excel como una de las alternativas para crear bases de datos. Pero ¿qué tan buena idea es?

Ventajas de las bases de datos en Excel

• Si ya tienes instalada la paquetería de Office, el programa viene incluido por lo que no tienes que gastar más dinero.
• Excel es uno de los programas más utilizados por las empresas, por lo que sus funciones y comandos son conocidos por una gran cantidad de usuarios.
• Si el libro de Excel está guardado en OneDrive, varias personas pueden verlo y editarlo desde distintos equipos al mismo tiempo.
• Excel tiene varias herramientas que te permiten ordenar la información alfabéticamente, por número, etc., y utilizar plantillas de balance general para mejorar la organización.

Desventajas de las bases de datos en Excel

• Crear una base de datos en Excel puede ser complicado. Si no se tienen conocimientos del programa, incluso podría haber errores que corrompan la información y la hagan inutilizable.
• Los procesos para manejar información no están automatizados, es decir, todo lo tienes que hacer manualmente. Esto puede quitarte tiempo y hacer menos productiva tu labor.
• Incluso cuando tengas un conocimiento profundo del programa, el error humano siempre es un factor importante al momento de capturar o vincular datos (que debes verificar uno por uno). De hecho, un estudio de Hawaii University indica que el 88 % de las hojas de cálculo tiene errores.

Límites de registro al crear base de datos en Excel

Microsoft Excel tiene ciertos límites en la cantidad de registros que puede manejar. Aquí enumeramos los más importantes:

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Límites de registro al crear base de datos en Excel

1. El número máximo de columnas es 16,384 por hoja, disponible desde Excel 2007.

2. El número máximo de filas es 1,048,576 en la versión más reciente, Excel 2016.

3. Esto implica que la base de datos en Excel puede contener hasta 16,384 x 1,048,576 campos o celdas, ideal para gestionar plantillas de depreciación.

A pesar de estas limitaciones, Excel sigue siendo una herramienta ampliamente utilizada por muchas empresas para registrar datos y gestionar registros. Excel ofrece diversas funciones útiles para ordenar, analizar y resumir datos en una base. A continuación, se mencionan algunas de las más populares:

Entonces, ¿cómo crear una base de datos funcional en Excel? Aprende aquí cómo hacerlo y continúa leyendo:

Si necesitas crear una base de datos en Excel, te compartimos un instructivo paso a paso para hacerla.

Recuerda que este es solo un ejemplo de base de datos en Excel y puedes hacer la tuya con la información que necesites, aprendiendo a presentar datos de manera eficaz.

Solo sigue estos pasos y rápidamente tendrás tu base de datos para gestionar a tus clientes.

1. Crea tu documento

Crea un archivo de Excel y guárdalo como «Libro de Excel habilitado para macros».

Asegúrate de tener dos hojas en tu libro, una llamada «REGISTRO» y la otra llamada «DATOS».

En la hoja «REGISTRO» llena los datos que recolectarás de tus clientes. Nosotros elegimos nombre, edad, correo electrónico, teléfono, domicilio y medio de contacto preferido. Además de la información que decidas agregar en tu base de datos, inserta una celda para el «Código».

También puedes notar que le dimos un nombre a la hoja y agregamos una leyenda recordando al usuario que debe llenar todos los datos del cliente.

Si quieres puedes darle un formato a tu base de datos.

Ahora ve a la hoja «DATOS».

Copia en columnas diferentes los datos que recolectarás de los clientes.

Marca de algún color la fila debajo de estos datos. Esto es para recordar que nadie escriba allí y asegurarnos de que la fórmula que usaremos funcione correctamente.

Selecciona la fila a la que le pusiste color, ve al menú «Vista», haz clic en «Inmovilizar» y elige la opción de «Inmovilizar paneles».

Ahora ya tienes el formato para tu base de datos. Es momento de empezar a llenarla con fórmulas para que sea funcional.

2. Agrega fórmulas para que funcione

Agrega fórmulas para que funcione y aprovecha fórmulas de Excel esenciales para marketing para optimizar tus datos.

En la hoja «REGISTRO» selecciona la celda donde irá el Código de registro. 

Allí introducirás la siguiente fórmula:

=contar(Datos!A5:A10000)+1

(En nuestro caso el código empieza con A5, porque es la celda de la columna «Código» que pusimos de color negro. En tu caso puede ser otra celda, por ejemplo A7).

Donde pusiste el código ahora aparecerá un «1». Vuelve a seleccionar la celda, da un clic derecho y busca la opción «Formato de celdas».

Te saldrá una ventana; asegúrate de estar en la pestaña «Número» y elige la opción que dice «Personalizada».

Donde dice «Tipo», escribe: \A\0000 y da clic en «Aceptar».

Después, en la hoja «DATOS» selecciona todas las celdas que están debajo de «Código» (sin contar la celda negra). 

Sigue el mismo proceso para cambiar el formato de celdas.

3. Añade un botón para guardar datos

Ahora crearás unos botones para facilitar todo el proceso.

Ve a «Archivo» y luego a «Opciones». 

Te saldrá la siguiente ventana. 

Elige la pestaña «Personalizar cinta de opciones».

Y selecciona «Desarrollador». No olvides hacer clic en «Aceptar».

Podrás ver una nueva pestaña en tu Excel.

Ahora, mientras estás en la hoja «REGISTRO», ve a la pestaña «Desarrollador», elige la opción «Insertar» y luego «Insertar botón». Después dibuja donde quieres que esté tu botón.

En la ventana que saldrá después de que dibujes el botón, haz clic en «Aceptar».

Tendrás tu primer botón. Para cambiar el texto haz clic derecho en «Modificar texto». Te recomendamos que el botón ahora diga «Guardar».

4. Programa tu botón para que guarde la información

En la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Macros» y luego en «Grabar macro».

En la ventana guarda la macro con el nombre «GUARDAR» y da clic en «Aceptar», aprovechando plantillas de recolección de datos para organizar toda tu información.

Es importante que todos los siguientes pasos los hagas sin ningún cambio.

Ve a la hoja «DATOS», selecciona toda la fila que se encuentra debajo de las celdas de color negro y realiza las siguientes acciones:

Luego regresa a «REGISTRO». Selecciona la celda del «Código» y en tu teclado haz clic en «CTRL+C».

Luego en la hoja «DATOS» usa «CTRL+V» en la columna de «Código».

Repite este paso con todos los datos a llenar del registro. Cuando hayas terminado, regresa a la hoja «REGISTRO» y, de una en una, selecciona cada celda de los datos (nombre, correo, etc.) y ve presionando «Delete» en cada una (a excepción de «Código»). 

Cuando hayas terminado haz clic en «Guardar documento».

Luego en la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Detener grabación».

Ahora da clic derecho en el botón «GUARDAR» que tú creaste y elige la opción «Asignar macro».

Elige la opción «GUARDAR» que creaste y acepta.

5. Prueba tu base de datos

¡Lograste crear una base de datos en Excel! Es momento de que la pruebes. Llena el formulario con información.

Luego haz clic en el botón «GUARDAR». Verás cómo los datos que pusiste desaparecieron.

Ve a la hoja «Registros», allí encontrarás la información.

Ahora, podrás llenar los datos de cada uno de tus clientes.

Ejemplo de una base de datos en Excel

Esta es la base de datos de una empresa hipotética llamada Manilla Nogal, la cual se dedica a vender madera para muebles en varios países. Enseguida puedes ver su formulario donde ingresa los datos de contacto de sus clientes. 

Luego, en la hoja de Datos está el código, nombre, correo electrónico, edad, ciudad y medio de contacto de todos sus clientes. 

Cuál es la mejor alternativa a Excel para crear bases de datos

Como puedes ver, si bien Excel te permite crear una base de datos, es un proceso que lleva tiempo que podrías invertir en otras tareas. Además, una base de datos en Excel tiene funcionalidades básicas, y si tu empresa quiere ofrecer un buen servicio de atención al cliente necesitas algo mejor.

Excel no es la mejor alternativa para conseguir resultados: es mejor utilizar un CRM (o Customer Relationships Manager, por sus siglas en inglés) o programa de gestión de clientes. Este tipo de software te permite manejar a tus clientes actuales y leads, y así aumentar tus ventas de una manera fácil y organizada. Un CRM es fundamental para las empresas que quieren crecer.

Estos programas incluyen bases de datos automatizadas, que son más sencillas de entender y usar, además de que incluyen historiales de contactos y secciones para incluir notas sobre reuniones, negociaciones o problemas a resolver.

Un CRM también puede crear reportes automáticos, cuenta con notificaciones y te permite importar o exportar la información de los clientes.

Beneficios de utilizar un CRM en vez de Excel

Una de las alternativas más convenientes a una base de datos en Excel es el CRM HubSpot, el cual no solo es gratuito, sino que:

1. Gestiona los datos de tus clientes: en vez de registrar las actividades de forma manual, podrás gestionar todos los datos de manera automatizada. Así encontrarás la información que necesitas en cada etapa de compra.
2. Segmenta tus contactos: en Excel es complicado, y casi imposible, llevar una segmentación adecuada. En este CRM conocerás los datos finos que hacen la diferencia al lograr más ventas y dar seguimiento.
3. Produce reportes en un instante: ¿el director quiere ver los avances en la gestión de clientes? ¿Necesitas información para tu próxima estrategia? Con HubSpot CRM obtendrás reportes especializados en segundos.
4. Resguarda la información: un archivo de Excel puede caer en las manos incorrectas, pues basta con compartirlo. En cambio, el CRM es tu mejor opción para garantizar la seguridad de los datos de tus clientes, estés donde estés.
5. Logra más ventas (hasta un 29 %): en estos tiempos, vender no significa ir de puerta en puerta, sino utilizar la información para crear una estrategia. Un documento de Excel, la mayoría de las veces, será un callejón sin salida; mientras que este CRM será tu aliado para encontrar los patrones y sintetizar lo más relevante en cada una de las etapas de compra.
6. Reduce el error al mínimo y potencia tu área de atención con recursos profesionales de marketing que automatizan y mejoran tus procesos: la automatización te permite reducir el error humano al mínimo. Además, los representantes tienen un mejor desempeño cuando pueden dedicarse a sus actividades sustanciales, en vez de pasar más de la mitad del día atendiendo cuestiones administrativas.
7. Lleva a tu compañía al siguiente nivel: dado que el CRM de HubSpot mejorará todas las áreas de gestión de clientes, aumentará las ventas y activará el potencial de tus representantes; tendrás la base para que tu empresa aumente en capacidad y alcance.

Plantilla gratuita CRM para Excel y Google Sheets de HubSpot

Otra opción que puedes tener en cuenta es la plantilla CRM Mini para Excel y Google Sheets, la cual funciona como una hoja de cálculo con la que podrás realizar un seguimiento adecuado de tus ventas e interacciones con los clientes. Esta es una solución ideal para cuando aún no estás 100 % listo para utilizar un software CRM. 

Para empezar a usarla, sigue las indicaciones: 

1. Descarga la plantilla 

Descárgala de forma gratuita al llenar el formulario correspondiente. Luego, da clic en «Descargar plantilla».

2. Sigue las instrucciones correspondientes

Cuando haya terminado de descargar, abre el archivo de Excel y sigue las instrucciones que aparecen en la primera pestaña llamada «Inicio».

3. Agrega las organizaciones de tu interés 

Como primer apartado encontrarás la pestaña «Organizaciones», donde tendrás que colocar toda la información que tengas acerca de las empresas, agencias o instituciones con las que te gustaría tener contacto para crear una relación comercial. 

4. Comienza a listar tus contactos 

En la pestaña «Contactos», tal como lo indican las instrucciones, comienza a llenar la tabla con los nombres y contactos con los que mantengas actualmente una relación de negocios. 

5. Ingresa tus oportunidades 

En esta pestaña ingresarás todas las oportunidades de venta con las que podrías cerrar un trato comercial. 

6. Registra tus interacciones 

En la siguiente pestaña encontrarás otra tabla en la que agregarás las interacciones que tienes con tus contactos; por ejemplo: llamadas telefónicas, contacto por redes sociales, visita física, correo electrónico, entre otras. Es importante que esta tabla la mantengas siempre actualizada para llevar un monitoreo eficiente de tu equipo de ventas. 

7. Agrega más elementos si lo consideras necesario 

Cada una de las tablas integradas contiene columnas importantes a llenar para que tu base de datos esté completa: prioridad, nombre completo, tipo, encargado de cuenta, organización, posición, etapa, fuente, valor, probabilidad, fechas y notas extras. Sin embargo, si consideras que falta algún elemento, inserta otra fila en el lugar que consideres óptimo. Para mantener el formato y las fórmulas, te sugerimos que no lo coloques después de la última fila de la lista.  

Esperamos que este artículo te haya ayudado a la tarea de crear una base de datos para tu negocio. Recuerda que una buena gestión de tus clientes es clave para el éxito y crecimiento de tu empresa.

Preguntas frecuentes acerca de las bases de datos

A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema: