La gestión de los clientes es un proceso muy importante para cualquier empresa. Si no lo haces, ¿cómo ofrecerás servicio posventa? ¿Cómo enviarás productos y promociones? ¿Cómo fidelizarás a los clientes? Sobre todo en un panorama donde las empresas que resguardan y analizan los datos son 23 veces más efectivas al adquirir clientes y 6 veces más capaces de retenerlos.

Seguramente tienes tantos clientes que guardar toda la información necesaria será complicado. Sin embargo, si lo haces a mano, tendrías cientos y cientos de papeles archivados con la información relevante de los clientes, y poder encontrar los datos de alguno de ellos sería una labor tediosa y consumiría demasiado tiempo.

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Pero para eso son las bases de datos. En ellas puedes guardar la información y consultarla rápidamente.

La importancia de crear una base de datos para tu empresa

Una empresa sin una base de datos tendrá muchos problemas para acceder a toda la información de sus clientes. Si tienes una base de datos puedes: 

  • Acceder a la información rápidamente. Esto mejorará la productividad del área de atención al cliente, ya que los empleados tardarán menos tiempo al ingresar datos o buscar clientes.
  • Ingresar un número ilimitado de información. A diferencia de almacenar información física, en una base de datos (al ser un programa de ordenador) puedes almacenar toda la información sin ocupar espacio extra. 
  • Varios usuarios pueden acceder a la misma información. Existen muchos programas que guardan la información en la nube, por lo que varias personas pueden revisar la información al mismo tiempo desde cualquier lugar. Esto es muy importante cuando tienes más de un empleado en el área de atención al cliente.
  • Es fácil darle mantenimiento. Los programas de bases de datos tienen opciones fáciles para depurar la información, agregar datos o eliminar información repetida.
  • La información está estructurada. Todos los datos que ingreses tendrán la misma estructura, por lo que no habrá dificultad al tratar de encontrar la información.

En esencia, las bases de datos son importantes para una empresa ya que son el lugar donde puedes almacenar toda la información que quieras y usarla de manera dinámica y sin contratiempos.

Ventajas y desventajas de crear bases de datos en Excel 

Muchas empresas consideran Microsoft Excel como una de las alternativas para crear bases de datos. Pero, ¿qué tan buena idea es?

Ventajas de las bases de datos en Excel

  • Si ya tienes instalada la paquetería de Office, no tienes que comprar un programa y gastar dinero extra.
  • Si el libro de Excel está guardado en OneDrive, varias personas pueden verlo y editarlo desde distintos equipos al mismo tiempo.
  • Excel tiene varias herramientas que te permiten ordenar la información alfabéticamente, por número, etc. Esto facilitará encontrar los datos que necesitas.

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Desventajas de las bases de datos en Excel

  • Crear una base de datos en Excel puede ser complicado. Si no se tienen conocimientos del programa, incluso podría haber errores que corrompan la información y la hagan inutilizable.
  • Los procesos para manejar información no están automatizados, es decir, todo lo tienes que hacer manualmente. Esto puede quitarte tiempo y hacer menos productiva tu labor.
  • Incluso cuando tengas el conocimiento profundo en el programa, el error humano siempre será un factor importante al momento de capturar o vincular datos (que además deberás verificar uno por uno). De hecho, un estudio de Hawaii University indica que el 88% de las hojas de cálculo tiene errores.

Si necesitas crear una base de datos en Excel, te compartimos un instructivo que te dirá, paso a paso, cómo hacerla.

Recuerda que este es solo un ejemplo de base de datos en Excel y puedes hacer tu propia base de datos con la información que necesites; no necesariamente con la que aquí te mostramos.

Sólo sigue estos pasos y rápidamente tendrás tu base de datos para gestionar a tus clientes.

1. Crea tu documento

Crea un archivo de Excel y guárdalo como «Libro de Excel habilitado para macros».

Cómo hacer una base de datos en Excel: guardar archivo

Asegúrate de tener dos hojas en tu libro, una llamada «REGISTRO» y la otra llamada «DATOS».

Cómo hacer una base de datos en Excel: hojas de registro y datos

En la hoja «REGISTRO» llena los datos que recolectarás de tus clientes. Nosotros elegimos nombre, edad, correo electrónico, teléfono, domicilio y medio de contacto preferido. Además de la información que decidas agregar en tu base de datos, inserta una celda para el «Código».

También puedes notar que le pusimos un nombre a la hoja y que agregamos una leyenda recordando al usuario que debe llenar todos los datos del cliente.

Pasos para una base de datos en Excel: datos

Si quieres puedes darle un formato a tu base de datos.

Formato de base de datos en Excel

Ahora ve a la hoja «DATOS».

Copia en columnas diferentes los datos que recolectarás de los clientes.

Columnas de datos en una base de datos de Excel

Marca de algún color la fila debajo de estos datos. Esto es para recordar que nadie escriba allí y asegurarnos que la fórmula que usaremos funcione correctamente.

Pasos para una base de datos en Excel: columnas de datos

Selecciona la fila a la que le pusiste color, ve al menú «Vista», haz clic en «Inmovilizar» y elige la opción de «Inmovilizar paneles».

Inmovilizar paneles de documento de Excel para base de datos

1.8 Ahora ya tienes el formato para tu base de datos. Es momento de empezar a llenarla con fórmulas para que sea funcional.

2. Agrega fórmulas para que funcione

En la hoja «REGISTRO» selecciona la celda donde irá el Código de registro. 

Allí introducirás la siguiente fórmula:

=contar(Datos!A5:A10000)+1

Cómo hacer una base de datos en Excel: fórmula

(En nuestro caso el código empieza con A5, porque es la celda de la columna «Código» que pusimos de color negro. En tu caso puede ser otra celda, por ejemplo A7).

Cómo hacer una base de datos en Excel: código

Donde pusiste el código ahora aparecerá un «1». Vuelve a seleccionar la celda, da un clic derecho y busca la opción «Formato de celdas».

Cómo hacer una base de datos en Excel: formato de celdas

Dar formato de celdas en documento de Excel para base de datos

Te saldrá una ventana; asegúrate de estar en la pestaña «Número» y elige la opción que dice «Personalizada».

Donde dice «Tipo», escribe: \A\0000 y da clic en «Aceptar».

Formato de celdas personalizado para base de datos en Excel

Después en la hoja «DATOS» selecciona todas las celdas que están debajo de «Código» (sin contar la celda negra). 

Seleccionar celdas para base de datos en Excel

Sigue el mismo proceso para cambiar el formato de celdas.

Cambio de formato de celdas

3. Añade un botón para guardar datos

Ahora crearás unos botones para facilitar todo el proceso.

Ve a «Archivo» y luego a «Opciones». 

Opciones de archivo en Excel para base de datos

Te saldrá la siguiente ventana. 

Opciones generales de Excel

Elige la pestaña «Personalizar cinta de opciones».

Personalizar cinta de opciones en Excel

Y selecciona «Desarrollador». No olvides hacer clic en «Aceptar».

Cinta de opciones de desarrollador en Excel

Podrás ver una nueva pestaña en tu Excel.

Paso a paso para hacer una base de datos en Excel

Ahora, mientras estás en la hoja «REGISTRO», ve a la pestaña «Desarrollador», elige la opción «Insertar» y luego «Insertar botón». Después dibuja donde quieres que esté tu botón.

Botón para base de datos en Excel

Paso a paso para hacer una base de datos en Excel

En la ventana que saldrá después de que dibujes el botón, haz clic en «Aceptar».

Asignar macro en Excel

Tendrás tu primer botón. Para cambiar el texto haz clic derecho en «Modificar texto». Te recomendamos que el botón ahora diga «Guardar».

Modificar texto para base de datos en Excel

Pasos para una base de datos en Excel

4. Programa tu botón para que guarde la información

En la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Macros» y luego en «Grabar macro».

Grabar macro para hacer una base de datos en Excel

En la ventana guarda la macro con el nombre «GUARDAR» y da clic en «Aceptar».

Guardar macro en Excel

Es importante que todos los siguientes pasos los hagas sin ningún cambio.

Ve a la hoja «DATOS», selecciona toda la fila que se encuentra debajo de las celdas color negro y realiza las siguientes acciones:

Pasos para una base de datos en Excel

Cómo hacer una base de datos en Excel

Cómo hacer una base de datos en Excel: selección de celdas

Dar mismo formato en celdas de Excel

Luego regresa a «REGISTRO». Selecciona la celda del «Código» y en tu teclado haz clic en «CTRL+C».

Añadir código de cliente en base de datos de Excel

Base de datos de Excel para gestión de clientes

Luego en la hoja «DATOS» usa «CTRL+V» en la columna de «Código».

Cómo hacer una base de datos en Excel

Repite este paso con todos los datos a llenar del registro. Cuando hayas terminado, regresa a la hoja «REGISTRO» y de una en una selecciona cada celda de los datos (nombre, correo, etc.) y ve presionando «Delete» en cada una (a excepción de «Código»). 

Seleccionar celdas para base de datos en Excel

Cuando hayas terminado haz clic en «Guardar documento».

Guardar documento en Excel para base de datos

Luego en la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Detener grabación».

Detener grabación en Excel para base de datos

Ahora da clic derecho en el botón «GUARDAR» que tú creaste y elige la opción «Asignar macro».

Agregar macro en Excel

Elige la opción «GUARDAR» que creaste y acepta.

5. Prueba tu base de datos

¡Lograste crear una base de datos en Excel! 

Es momento de que la pruebes. 

Llena el formulario con información.

Prueba de base de datos en Excel

Luego haz clic en el botón «GUARDAR». Verás cómo los datos que pusiste desaparecieron.

Cómo hacer una base de datos empresarial en Excel

Ve a la hoja «Registros», allí encontrarás la información.

Comprobación de base de datos en Excel

Ahora, podrás llenar los datos de cada uno de tus clientes.

¿Cuál es la mejor alternativa a Excel para crear bases de datos?

Como puedes ver, si bien Excel te permite crear una base de datos, es un proceso que lleva tiempo que podrías invertir en otras tareas. Si esto no fuera poco, una base de datos en Excel tiene funcionalidades básicas, y si tu empresa quiere ofrecer un buen servicio de atención al cliente necesitas algo mejor.

Excel no es la mejor alternativa para conseguir resultados: es mejor utilizar un programa CRM (Customer Relationships Manager) o programa de gestión de clientes. Este tipo de software te permite manejar a tus clientes actuales y leads, y así aumentar tus ventas de una manera fácil y organizada. Un CRM es fundamental para las empresas que quieren crecer.

Estos programas incluyen bases de datos automatizadas que son más sencillas de entender y usar, además de que incluyen historiales de contactos y secciones para incluir notas sobre citas, negociaciones o problemas a resolver.

Por si esto no fuera suficiente, un CRM también puede crear reportes automáticos, cuenta con notificaciones y te permite importar o exportar la información de los clientes.

Beneficios de utilizar un CRM en vez de Excel

Una de las alternativas más convenientes a una base de datos en Excel es el CRM HubSpot, el cual no solo es gratuito, sino que:

  1. Gestiona los datos de tus clientes: en vez de registrar las actividades de forma manual, podrás gestionar todos los datos de manera automatizada. Así encontrarás la información que necesitas en cada etapa de compra.
  2. Segmenta tus contactos: en Excel es complicado, y casi imposible, llevar una segmentación adecuada. En este CRM conocerás los datos finos que hacen la diferencia al lograr más ventas y dar seguimiento.
  3. Produce reportes en un instante: ¿el director quiere ver los avances en la gestión de clientes? ¿Necesitas información para tu próxima estrategia? Con HubSpot CRM obtendrás reportes especializados en segundos.
  4. Resguarda la información: un archivo de Excel puede caer en las manos incorrectas, pues basta con compartirlo. En cambio, el CRM es tu mejor opción para garantizar la seguridad de los datos de tus clientes, estés donde estés.
  5. Logra más ventas (hasta un 29%): en estos tiempos, vender no significa ir de puerta en puerta, sino utilizar la información para crear una estrategia. Un documento de Excel, la mayoría de las veces, será un callejón sin salida; mientras que este CRM será tu aliado para encontrar los patrones y sintetizar lo más relevante en cada una de las etapas de compra.
  6. Reduce el error al mínimo y potencia a tu área de atención: la automatización te permite reducir el error humano al mínimo. Además, los representantes tienen un mejor desempeño cuando pueden dedicarse a sus actividades sustanciales, en vez de pasar más de la mitad del día en cuestiones administrativas.
  7. Lleva a tu compañía al siguiente nivel: dado que el CRM de HubSpot mejorará todas las áreas de gestión de clientes, aumentará las ventas y activará el potencial de tus representantes; tendrás la base para que tu empresa aumente en capacidad y alcance.

Plantilla gratuita CRM para Excel y Google Sheets de HubSpot

De igual forma, otra opción que puedes tomar en cuenta es la plantilla CRM Mini para Excel y Google Sheets, la cual funciona como una hoja de cálculo con la que podrás realizar un seguimiento adecuado de tus ventas e interacciones con los clientes. Esta es una solución ideal para cuando aún no estás 100% listo para utilizar un software CRM. 

Para empezar a usarla solo sigue las siguientes indicaciones: 

1. Descarga la plantilla 

Entra a este sitio y descárgala de forma gratuita con tan solo llenar el formulario correspondiente. Una vez hecho, da clic en «Descargar plantilla».

Plantilla base de datos-CRM de HubSpot

2. Sigue las instrucciones correspondientes

Cuando haya terminado de descargar, abre el archivo de Excel y sigue las instrucciones que aparecen en la primera pestaña llamada «Inicio».

Herramienta CRM Mini de HubSpot

3. Agrega las organizaciones de tu interés 

Como primer apartado encontrarás la pestaña llamada «Organizaciones» donde tendrás que colocar toda la información que tengas acerca de las empresas, agencias o instituciones con las que te gustaría tener contacto para crear una relación comercial. 

Cómo usar una plantilla de base de datos en Excel: opción CRM Mini

4. Comienza a listar tus contactos 

En la pestaña «Contactos», tal como lo indican las instrucciones, comienza a llenar la tabla con los nombres y contactos con los que tengas actualmente una relación de negocios. 

Cómo usar una plantilla de base de datos en Excel: lista de contactos

5. Ingresa tus oportunidades 

En esta pestaña ingresarás todas las oportunidades de venta con las que podrías cerrar un trato comercial. 

Oportunidades en plantilla de CRM Mini de HubSpot

6. Registra tus interacciones 

En la siguiente pestaña encontrarás otra tabla en la que agregarás las interacciones que tienes con tus contactos; por ejemplo: llamadas telefónicas, contacto por redes sociales, visita física, correo electrónico, entre otras. Es importante que esta tabla la mantengas siempre actualizada para tener un monitoreo eficiente de tu equipo de ventas. 

Registro de interacciones en plantilla de CRM-base de datos en Excel

7. Agrega más elementos si lo consideras necesario 

Cada una de las tablas integradas contiene columnas importantes a llenar para que tu base de datos esté completa: prioridad, nombre completo, tipo, encargado de cuenta, organización, posición, etapa, fuente, valor, probabilidad, fechas y notas extras. Sin embargo, si consideras que falta algún elemento, tan solo inserta otra fila en el lugar que consideres óptimo. Para mantener el formato, te sugerimos que no lo hagas después de la última fila de la lista.  

Insertar elementos en CRM Mini de HubSpot

Esperamos que este artículo te haya ayudado a la hora de crear una base de datos para tu negocio. Recuerda que una buena gestión de tus clientes es clave para el éxito y crecimiento de tu empresa.

Fórmulas de Excel para medir Marketing

 Excel

Publicado originalmente el 04 de enero de 2021, actualizado el 10 de noviembre de 2021

Topics:

CRM Software de CRM