¿Qué es un data mart? Características y ejemplos

Mantener tus datos centralizados, accesibles y seguros es un requisito para gestionar de forma adecuada las operaciones dentro de tu empresa y las relaciones con tus clientes, especialmente en el mercado de hoy, para el cual los datos son la materia prima para la toma de decisiones comerciales y operativas.

Algunos estudios confirman que las empresas que utilizan los datos como el centro de sus operaciones alcanzan sus objetivos comerciales más rápido y adquieren hasta un 162 % más de probabilidades de superar sus expectativas, que quienes no utilizan los datos para la toma de decisiones. No obstante, este enfoque también conlleva tomar algunas previsiones antes de utilizar los datos como motor empresarial.

Por ejemplo, los volúmenes de información pueden ser tan elevados que a un gestor o representante empresarial le puede resultar complicado encontrar aquello que sí es relevante para tomar decisiones; sin embargo, para ello existe el data mart, y en este artículo te hablaremos de las características que lo hacen una excelente opción para obtener el mayor provecho de tus datos.

¿Para qué sirve un data mart?

El principal objetivo de un data mart es hacer accesible un conjunto de información para los grupos y agentes encargados de tomar decisiones en una organización, sin saturarlos de datos que no son relevantes para su función.

Suele creerse que estos reservorios de información hacen más simple la automatización del análisis de datos para hallar relaciones significativas entre ellos, pero la realidad es que al utilizar data mart se sacrifica tener un panorama total de los datos, a cambio de la seguridad y la privacidad de la información intraempresarial y la facilidad para encontrar los datos necesarios que los expertos requieran.

Diferencias entre data mart y data warehouse

Como su nombre lo indica, una data warehouse es un almacén general de información; en estos espacios se resguardan los paquetes de datos completos relevantes para una empresa de forma centralizada e integral. Su gran ventaja radica en que permiten conservar los datos en un solo lugar e integrarlos para ser utilizados por la empresa.

Imagina una de las bodegas de Amazon. En ella encontraremos una gran cantidad de productos: ropa, comestibles, teléfonos móviles, juguetes y artículos para el lugar, entre muchos otros. Naturalmente, estas mercancías están ordenadas por grupos para que sea más fácil encontrarlas cuando las solicita un cliente. Además, los trabajadores de Amazon pueden acceder a diferentes zonas para agregar los productos solicitados. Básicamente ese es el funcionamiento de una data warehouse.

Pero en estos almacenes también pueden existir zonas especiales, donde se resguardan los artículos comprados frecuentemente o pertenecientes a un sector especializado, así como algunas zonas reservadas, ya sea por el valor de los productos o por su escasez. Podemos comparar estas secciones con los data mart, que son subconjuntos del almacén completo y que resguardan cierto tipo de información útil para tareas o departamentos específicos. 

6 características de un data mart

1. Aporta información contextualizada 

Debido a que los data mart resguardan información de interés para la realización de ciertas tareas y para cubrir las necesidades de un área empresarial, los datos que contienen solo tienen una utilidad para un contexto determinado.

Esto representa una gran ventaja para las empresas que cuentan con sucursales en diferentes países. Es probable que la información recopilada sobre los clientes en las tiendas en Europa no sea útil para pronosticar el comportamiento del público latinoamericano. Al resguardar información local, se pueden hacer mejores planes de venta, productos y estrategias para la generación de lead hechos a la medida del mercado de interés.

2. Responde a preguntas específicas

Los colaboradores de una empresa pueden acceder fácilmente a la información que les interesa cuando los volúmenes de datos no son tan elevados y se encuentran estructurados adecuadamente. Por ello, un data mart es la mejor solución para responder a preguntas específicas de forma rápida, simple e, incluso, automatizada.

Es común que los data mart estén acompañados de sistemas basados en lenguajes de consulta estructurada (SQL, por sus siglas en inglés), por lo que es realmente sencillo administrar la información y recuperar los datos necesarios para tomar una decisión específica. Si esto está asociado con un sistema inteligente, la búsqueda a través de lenguaje natural puede hacer más sencilla la resolución de solicitudes.

3. Contiene información limpia

Una ventaja de los data mart (en comparación con una data warehouse) es que contienen información filtrada y específica para un área de negocios, ya sea contable, de ventas o gestión al cliente. Contrariamente, en los almacenes generales de información suele haber datos en crudo, sin procesar y, en muchos casos, sin una utilidad real.

Para crear un data mart es importante seleccionar la información que estará contenida en ella o, al menos, aplicar algunos filtros para asegurarse de que los datos tendrán un valor real para la toma de decisión. Además, estas bases de datos se irán complementando con la información que se recopile en futuras gestiones con el cliente, por lo que se estandariza y mantiene una unidad sintáctica y de contenido.

4. Provee mayor seguridad y control

Los data mart han sido ideados para seccionar una parte del volumen total de información de una empresa para potenciar su uso en tareas específicas. Esto tiene como consecuencia que los administradores de la información restrinjan el acceso a los datos únicamente a ciertos agentes y representantes, haciendo que su manejo sea más seguro y confidencial.

Por ejemplo, puedes configurar tus diferentes data mart para que solo sean visibles para tu personal de recursos humanos, ventas, atención al cliente o de las áreas administrativas. Así, no se cruza información y se asegura el control integral de acceso, uso y disposición de los datos.

5. Se optimiza con el uso

Como hemos visto, los data mart operan a través del filtrado de información. Pero esto solo ocurre en un inicio. Conforme el equipo responsable consigue más clientes, cierra más tratos o recaba más información de los consumidores, la base de datos se hace cada vez más robusta, pero mantiene la misma estructura.

Esto facilita que el sistema encuentre información rápidamente, estime probabilidades con mayor precisión y encuentre relaciones significativas en un mismo cluster de datos. Si utilizas herramientas automatizadas de análisis de datos, cada vez se hará más precisa la evaluación y se obtendrán mejores y más certeros resultados.

6. Opera online y offline

Hoy en día muchas de las soluciones de almacenamiento operan a través de plataformas en línea, como la nube. Esto tiene ventajas evidentes, ya que los bancos de información pueden actualizarse desde múltiples direcciones; se puede acceder a los datos desde cualquier sitio y se tiene la certeza de que existe un respaldo de ellos.

Uno de los beneficios de los data mart es que pueden utilizarse offline (si prefieres mantener la información privada) y servirte de estos datos para tareas concretas que no perjudiquen tu base de datos original. Además, no afecta al data warehouse en su conjunto.

Todos los data mart poseen las mismas características esenciales de las bases de almacenamiento, y al mismo tiempo, pueden tener una gran variedad de usos. Una forma de categorizarlos es en función de relación con el área para la que fueron creados: la distinción entre diferentes tipos de data mart tiene que ver con el vínculo que guardan con la base de datos principal de tu empresa, o bien con la data warehouse. Revisemos cada tipo:

1. Data mart dependiente

Se refiere a aquellos data mart cuyo funcionamiento depende íntegramente de una base de datos madre, que bien puede ser una data warehouse. Este tipo de almacenamiento se anida dentro de un conjunto más grande de información, por lo que siempre debe estar conectado y solo se recuperan los datos solicitados durante cada proceso.

Ventajas de los data mart dependientes

La principal ventaja de este tipo de base de datos es que siempre se mantienen actualizados y siguen formando parte de la base de datos general, por lo que no necesitas tener diferentes sistemas de almacenamiento de datos.

Desventajas de los data mart dependientes

Los data mart dependientes corren el riesgo de quedar inoperantes por algún fallo o falta de conexión con la base de datos principal. Además, este tipo de almacenamiento generalmente requiere conexión a internet.

2. Data mart independiente

Los data mart independiente se destacan por ser bases de datos extraídas del conjunto principal de información, y no guardan una relación de dependencia respecto a ella ni a sus sistemas de almacenamiento. Asimismo, este tipo de bases de datos no se relaciona con ningún otro data mart y mantiene su autonomía integral.

Ventajas de los data mart independientes

Este tipo de almacenamiento ayuda a mantener el control total de la información y es un excelente recurso para las empresas que quieren mantener su información dentro de sus paredes. 

Desventajas de los data mart independientes

Requieren un trabajo de configuración especializado, ya que cuentan con un sistema exclusivo de almacenaje. Esto también puede tener como consecuencia un mayor gasto. Por otro lado, al migrar la información a una base de datos general, se debe adecuar su formato y, si hablamos de volúmenes de información significativos, puede ser un proceso tardado.

3. Data mart híbrido

Los data mart híbridos recuperan lo mejor de los sistemas dependientes e independientes. Como su nombre lo sugiere, son conjuntos de información que mantienen un buen grado de autonomía respecto a la base general, pero que pueden ser actualizados de forma constante y alimentar la data warehouse ininterrumpidamente.

Estas bases de datos también pueden ser utilizadas sin conexión a la red principal, aunque pueden ser mejor aprovechadas en línea.

Prueba las distintas variantes del data mart y asegúrate de que estás manejando tus datos de la mejor manera posible.