¿Qué es el almacenamiento de datos, cómo funciona y qué tipos existen?

Toda la tecnología que usamos hoy en día funciona a partir de la constante transmisión de información, para la cual es esencial el almacenamiento de datos. En el contexto de un negocio, los datos que tiene de sus clientes son una herramienta valiosa para usarla a su favor en el tiempo y lugar adecuados. 

Con el aumento del comercio electrónico, el análisis de datos se ha vuelto parte clave de las estrategias de negocio de una empresa. Por ello, contar con los medios adecuados para el resguardo de su información privada (como la de clientes, empleados, proveedores) debe ser una de sus prioridades.

Por este motivo, consideramos importante conocer y comprender el funcionamiento, los tipos de almacenamiento de datos y sus principales características. 

El almacenamiento de datos es posible gracias a diferentes sistemas informáticos que utilizan el sistema binario para registrar los datos en discos giratorios u otros dispositivos. Principalmente encontramos la tecnología magnética, eléctrica, óptica y de transmisión de datos por red.

Existen dos tipos de dispositivos de almacenamiento de datos que funcionan de forma similar al cerebro humano:

• Los primarios, que se encargan de recabar los datos de forma temporal mientras haya electricidad, de la misma forma que lo hace nuestra memoria a corto plazo; un ejemplo es la memoria de acceso aleatorio (RAM) de una computadora. 
• Los secundarios, los cuales tienen la capacidad de grabar datos de manera permanente y sin perderlos, aun cuando no haya electricidad. De forma similar a nuestra memoria a largo plazo; un ejemplo es el disco duro (HDD) de la computadora.

¿Cómo funciona el almacenamiento de datos?

El almacenamiento de datos se lleva a cabo en diferentes dispositivos que tienen sus propias características, tales como materiales, velocidad y capacidad. Los primeros en popularizarse fueron las cintas magnéticas, hechas de plástico con partículas de metal, las cuales iban girando y, tras recibir los impulsos de la electricidad generada en los cabezales metálicos, creaban un magnetismo específico. Y de esta forma era grababan los datos, ya sea de texto, audio o video. 

Actualmente el funcionamiento del almacenamiento de datos conserva un sistema con las mismas bases; pero con la entrada del lenguaje binario se abrió la posibilidad a optimizar progresivamente este proceso. Las unidades de disco duro (HDD) funcionan con un disco magnético que gira a gran velocidad mientras los cabezales registran los datos en él. 

Por su parte, un disco de estado sólido externo (SSD) tiene una memoria NAND que registra los flash o cargas eléctricas de diferentes voltajes, los cuales son datos en lenguaje binario que se guardan en sus celdas microscópicas. Las memorias USB se valen de esta tecnología. 

De igual manera, el almacenamiento de datos óptico utiliza el lenguaje binario. En su caso registra con rayos láser surcos microscópicos sobre la superficie del disco para ir grabando la información. Como ejemplos tenemos el disco compacto (CD), el disco versátil digital (DVD) y el disco Blue-Ray.

Para qué es el almacenamiento de datos

El almacenamiento de datos sirve para recabar los datos a lo largo del tiempo. Una vez clasificados ordenadamente, es posible acceder a la información que necesites de forma inmediata y sencilla. En los negocios se usa para realizar consultas que faciliten encontrar soluciones, tomar decisiones y crear estrategias.

Una de sus funciones más importantes es permitir a los negocios generar y recabar bases de contactos; información de clientes para analizar sus tendencias de compra; reportes de ventas; descripciones de productos y servicios; estructura de recursos humanos; archivos de la administración, sistemas y procesos de la empresa; contratos con socios e inversionistas. La lista de posibilidades es interminable.

El almacenamiento de datos para las empresas que brindan servicios o venden productos representa una herramienta poderosa que les permite realizar un análisis continuo para identificar nuevas oportunidades de negocio, que a su vez resultarán en mejores experiencias para los clientes.

Otro aspecto primordial es el de la gestión de los datos que se almacenan, ya que este procedimiento permite recaudar, acceder, transportar y distribuir la información de forma inmediata y segura. Basta con tener acceso a los dispositivos o a la red que los contiene.

Cada empresa fija la clasificación de su información por áreas; esto le permite tener una mejor organización. De nada sirve tener un cúmulo de datos sin ninguna estructura que los respalde. A grandes rasgos, es posible agrupar los datos en tres grandes áreas:

• Información de la empresa. Abarca todas las operaciones que hace diariamente una empresa durante su funcionamiento de forma interna y externa. Es decir, ventas, campañas, pagos, contratos, datos fiscales, contrataciones, etc.  
• Información financiera. Esta incluye todos los movimientos financieros que realiza la compañía a lo largo del tiempo. Guardar esta información sirve para una administración oportuna de los recursos de tu negocio.
• Información de los clientes. Incluye las bases de datos de los clientes que contienen su nombre, correo electrónico, número telefónico, entre otros. Recordemos la relevancia de las medidas de protección de datos.

A esto se suman las estadísticas que arrojan las aplicaciones de análisis de datos.

1. Almacenamiento de datos en la nube

El almacenamiento de datos en la nube está en pleno auge. Su sistema consiste en resguardar datos en los servidores de un proveedor de servicios, gracias a la transmisión de datos por internet. Es decir, tus datos estarán en un lugar externo a tu equipo, por lo que no ocuparán espacio en él, pero podrás acceder a ellos cuando y desde donde tú quieras. 

2. Almacenamiento de datos en red

Este tipo de almacenamiento cuenta con una gran velocidad de transmisión de datos en una red. Existen tres tipos:

• Storage Area Network (SAN). Consiste en un almacenamiento de la red usando varios dispositivos conectados a internet y a una unidad de control, que a su vez transmite los datos a una cabina de almacenamiento. 
• Network Attached Storage (NAS). También conocida como almacenamiento conectado en red, tiene un sistema operativo propio y permite el acceso a usuarios privados. 
• Direct Attached Storage (DAS). Su almacenamiento se conecta con los dispositivos de forma directa para la transmisión de datos en una red privada.

3. Almacenamiento de datos de objeto

Este método de almacenamiento resguarda datos sin ningún tipo de jerarquía o clasificación por carpetas. Se encarga de procesar los datos como unidades diferenciadas u objetos en un solo nivel de agrupación. Este tipo de almacenamiento es probablemente el más económico, pero no es conveniente para datos que se están editando continuamente. 

4. Almacenamiento de datos de archivo

Opuesto al caso anterior, este tipo de almacenamiento de datos se basa en una jerarquía de árbol, que dentro de una primera carpeta (el identificador único) incluye más carpetas. Funciona como el explorador de archivos de una computadora. Para este modelo es necesario que tengas una organización y clasificación rigurosa para encontrar los datos con facilidad. 

5. Almacenamiento de datos por bloque

Consiste en dividir tus datos en grupos y cada grupo contará con un identificador único. Se usa para organizar los datos, apartados unos de otros; pero al ser solicitados por el usuario se ensamblan de nuevo sin ningún problema. Frecuentemente el almacenamiento por bloque se usa para datos que están en constante edición, aunque este es el método más costoso de todos. 

6. Almacenamiento de datos definido por software

Se encarga de desvincular el software de almacenamiento de los dispositivos (SDS), lo que a su vez permite una mayor flexibilidad y escalabilidad. Así es posible acceder a los datos con un único centro para administrarlos y automatizarlos. De esta forma ya no tienes que lidiar con la incompatibilidad de sistemas operativos. 

Concentrar tus datos es una forma eficaz de tener todos la información tus clientes en un sola plataforma. Una excelente opción es la sincronización de datos de HubSpot, la cual coordina las herramientas que utilizas para atender a tus clientes o crear estrategias de marketing. Es compatible con Intercom, Dynamics 360, Aircall, entre otras aplicaciones. 

Esta función es parte del software de operaciones del CRM HubSpot que te permite coordinar diferentes áreas de tu empresa, tales como contactos, conversaciones, campañas de marketing, ventas, servicio al cliente e informes de tu negocio. Así tus colaboradores podrán acceder a esta base para brindar una mejor atención al cliente y lograr más conversiones. 

Ahora ya conoces con más detalle en qué consiste el almacenamiento de datos, su importancia en el entorno digital, cómo favorece a tu empresa y cómo es posible disfrutar de sus beneficios.