Plan de capacitación de una empresa: fases, objetivos y ejemplos

Contar con un equipo sólido y profesional dentro de las empresas es una prioridad. Cualquier organización que pretenda escalar para alcanzar altos estándares dentro de su mercado de competencia requerirá de talento humano experimentado y comprometido. Esto se logra con un plan de capacitación continuo o permanente.

Ten en cuenta que el personal podría sentirse poco valorado al no encontrar herramientas que le permitan evolucionar dentro del ámbito profesional y laboral. Por ello, implementar de manera adecuada una estrategia de capacitación no solo hará que el trabajador permanezca por más tiempo dentro de la organización, sino que lo impulsará a sentirse más preparado y alineado con los objetivos corporativos.

En otras palabras, elaborar planes de capacitación es una forma de mejorar las habilidades de los miembros de tu equipo. Son beneficiosos no solo para tu empresa, sino para todo el personal al mejorar la tasa de retención de talento y su productividad, volviéndose un círculo virtuoso de ganar-ganar. 

Al implementar un buen plan de capacitación, primero debes asegurarte de conocer muy bien a tu equipo: analiza sus intereses, habilidades y gustos. Esto te permitirá tomar decisiones más estratégicas para el desarrollo de tus objetivos.

Los programas de capacitación te permitirán contar con una plantilla especializada que esté al tanto de las innovaciones, las herramientas y los recursos que se requieren para estar a la vanguardia. 

5 objetivos de un plan de capacitación

El objetivo principal de un plan de capacitación radica en apoyar a los empleados para que alcancen los objetivos estratégicos del área en la que se desempeñan. Sin embargo, de este documento se desprenden otras vertientes que van más allá y que puedes plantearte como metas a conseguir.

1. Incremento de la productividad

A través de un plan de capacitación bien estructurado, se puede contribuir a un rendimiento global de la organización, ya que si un empleado está realmente preparado para realizar la actividad para que fue contratado, podrá completar sus tareas asignadas sin errores y en un tiempo óptimo. 

2. Profesionales altamente calificados 

El valor del talento de los colaboradores aumentará porque tendrán mejores habilidades y se especializarán en las actividades propias de posición. Contar con personal altamente calificado hoy representa un factor de competitividad para las empresas, ya que la plantilla laboral responderá mejor a los cambios que puedan darse en el mercado, proponer soluciones e innovar con impacto positivo. 

3. Oportunidad de crecimiento para los trabajadores

Una empresa que le brinda a sus empleados las herramientas necesarias para dominar su área de trabajo, le otorga a la vez acceso a nuevos caminos y retos profesionales, como ascensos y oportunidades de crecimiento dentro de la compañía.

4. Fomenta la retención de talentos

Implementar un plan de capacitación contribuye también a contar con personal que se sienta reconocido y apoyado, pues de alguna manera aumentará su compromiso y fidelización con su labor y la compañía, al sentirse parte de una entidad que aporta a su crecimiento profesional. Ten en cuenta que cuando no se sienten valorados, el 76 % buscarán una nueva oportunidad laboral. 

5. Mejor respuesta ante las crisis

Incentivar la capacitación laboral en tu empresa te permitirá generar una cultura de aprendizaje continuo. Sin duda, es un gran beneficio para la toma de decisiones en momentos críticos, la generación de nuevas ideas, la adaptación a los cambios tecnológicos e impulsar a los líderes de nuevos proyectos.

Elementos de un plan de capacitación

Antes de implementar un plan de capacitación, debes considerar algunos elementos generales que garantizarán que la capacitación se lleve a cabo de manera adecuada e integral, a fin de cumplir con los objetivos que te hayas propuesto.

Traza los objetivos de aprendizaje 

Como todo plan, necesitas definir los objetivos sobre la capacitación que vas a impartir. Trazar tus objetivos generales será fundamental, así sabrás qué es lo que quieres conseguir y cómo hacerlo.

Necesitas un esquema para llevarlo a cabo

Es importante considerar tiempos, formatos, programas, cronograma y el personal que se hará cargo de todo el procedimiento. Esto te ayudará a configurar el «cómo» se realizará la capacitación. Aquí la comunicación precisa con las personas encargadas será de suma importancia para desarrollar cada uno de los cursos y asegurar el éxito.

Presupuesto de insumos y materiales 

Según el método de capacitación que selecciones, es posible que debas proporcionar materiales específicos a quienes vas a capacitar. En ese sentido, contar con un presupuesto para cubrir los insumos de la capacitación es indispensable para que esta se lleve a cabo de la manera más adecuada.

Contenidos de capacitación

Este es un elemento esencial de cualquier capacitación. El contenido para impartir el conocimiento será la clave para que los capacitados obtengan realmente lo que necesitan. Definir el contenido adecuado es fundamental, por lo que se debe considerar extensión de la información, los temas, categorías, subtemas específicos, datos, fuentes, prácticas, guías y todo lo que sea indispensable para lograr una capacitación exitosa.

En este sentido, puedes usar diferentes medios o vías, por ejemplo con una plataforma para crear campañas de email marketing con contenido educativo.

1. Haz un diagnóstico de necesidades 

Si bien ya tendrás una idea general de la dinámica o lo que quieres para tu capacitación, el primer paso del plan debe ser conocer las necesidades de la organización o entidad que capacita. Al hacer un diagnóstico de lo anterior, podrás ir personalizando y configurando el contenido medular de los programas para ejecutarlos. 

Debes saber cuál es tu audiencia o público a capacitar, el número de personas, si es presencial o virtual, entre otros aspectos. No es lo mismo brindar capacitación a un grupo de 5 personas que a un equipo de 20 integrantes.

Puedes obtener información sobre tu público mediante encuestas o entrevistas para analizar cuáles son las habilidades y destrezas, lo cual te ayudará a definir el nivel de capacitación; seguramente habrás visto algunos cursos que empiezan por lo básico y van subiendo de nivel según los conocimientos de los interlocutores. 

2. Establece objetivos del plan

Una vez definidas las necesidades de capacitación, tus objetivos deben responder al desarrollo de conocimientos, habilidades, destrezas o aptitudes que deseas que tu personal alcance, tanto de manera general como específica.

Recuerda que es fundamental saber qué buscas con esa capacitación, quizá quieres incrementar la productividad de un área específica, tal vez tener el personal con las habilidades para un nuevo proyecto o que el personal asimile una nueva tecnología.

3. Piensa en qué formato impartirás la capacitación

Ahora es tiempo de que definas cómo impartirás la capacitación. Si es presencial, piensa en el tipo de sala y los materiales; por ejemplo, podrás necesitar un proyector y tal vez algunos documentos impresos. En otro caso, podrías hacerlo virtual y por igual requerirás materiales de apoyo, como brindar una guía en PDF. 

El formato también implica cómo entregarás estas capacitaciones; por ejemplo, por módulos, secciones o con un temario. Determina si lo puedes hacer en una sola sesión o en varios días.

4. Diseña el programa y sus contenidos 

Identificando lo anterior es momento de diseñar las sesiones y el programa que se cubrirá en el plan de capacitación. Esto es clave porque se convertirá en la parte medular sobre la que se desarrolle y evolucione tu curso. Es fundamental para establecer el contenido y las estrategias de enseñanza que van a impartirse.

Con base en las secciones o el temario, tendrás que desarrollar todo el contenido que explicarás.

5. Define quiénes impartirán la capacitación 

Con base en el punto anterior, es importante indicar quiénes serán los expertos o especialistas que impartirán la capacitación. Deben tener conocimiento sobre el tema y habilidades de comunicación y manejo de grupo.

Toma en consideración que el contenido puede ser desarrollado por varias personas relacionadas con las temáticas, pero la capacitación deberá estar a cargo de aquellos que dominan este proceso. Por lo general es una persona, pero dependiendo de tu formato, podrías tener un especialista por módulo o por tema. 

6. Desarrolla un calendario o cronograma

Hasta el momento ya habrás aterrizado tu capacitación, así que en tu plan es importante señalar cuándo se realizará, qué días, horarios y quiénes serán los responsables.

El ejemplo consiste en un cronograma simple porque es una capacitación de 2 días para un tema muy específico; pero podría abarcar unas semanas, meses o hasta un plan anual de capacitación. Nota cómo hay dos especialistas para cada uno de los días. 

7. Señala los recursos y requerimientos

Según sea el tipo de capacitación que necesitas implementar y el formato, podrías agregar un apartado de recursos o materiales. En él indica qué tipo de elementos requieres para la capacitación, sobre todo cuando debes presentar el plan, con el fin de obtener el presupuesto para su ejecución.

Recuerda que tu plan es personalizado, así que deberá responder a las necesidades particulares de tu organización o tipo de capacitación. Por ejemplo, en algunas empresas se elabora anual, que incluye la formación obligatoria y opcional para ciertas áreas o miembros dentro de la organización; así llevan un control de que se han llevado cabo conforme a lo planeado.

8. Ejecuta tu plan 

Luego de cubrir los puntos anteriores, ya podrás ejecutar las actividades de capacitación. Básate en una guía que bien podría lucir así:

En este punto es primordial mantenerte al pendiente de cualquier imprevisto para tener la posibilidad de solventarlo en caso de que se presente, tanto en la capacitación como por problemas técnicos. Anticipa el escenario en el que estarás para cuidar detalles ambientales o técnicos; por ejemplo, si es virtual, proporciona una buena conexión de internet; si es físico, ten insumos a la mano para invitarles a los capacitados.

Practica la capacitación para que veas cómo fluye el contenido, si te ajustas al tiempo y si estás abarcando todo lo necesario.

9. Evalúa los resultados y realiza ajustes

Utiliza instrumentos para saber si tus objetivos específicos se cumplieron y si los capacitados adquirieron los conocimientos esperados. Evaluar los resultados te ayudará a saber si tu esfuerzo tuvo éxito y para ello puedes usar encuestas y exámenes.

Si en tus resultados percibes que hay aspectos por corregir, realiza esos ajustes para que tu plan sea cada vez mejor. Este momento también es propicio para evaluar aspectos relacionados con las sesiones de capacitación y sus instructores.

10. Reconoce o certifica a los participantes

Al finalizar cada curso, entrega un reconocimiento o certificados a los participantes. Es una excelente forma de mantenerlos motivados y contribuir a su crecimiento personal y profesional; es una especie de recompensa por el esfuerzo y tenacidad para asistir a cada una de las sesiones. Estas certificaciones también te permiten contar con elementos tangibles en caso de auditorías o si requieres reforzar la implementación de alguna política de calidad. 

No olvides comunicar y difundir tu plan de capacitación, ya sea internamente si el objetivo es ejecutarlo con los integrantes de tu empresa, o promoverlo externamente cuando se trata de una capacitación que brindarás a terceros.

3 ejemplos de planes de capacitación exitosos

Dentro de las empresas se pueden aplicar una infinidad de planes de capacitación, ya sea permanentes o cíclicos. Mediante ellos se puede orientar al personal hacia la adquisición de nuevas habilidades, la especialización o el compromiso social con la compañía. Aquí tienes algunos ejemplos de planes de capacitación en empresas.

1. GB University 

Un buen ejemplo de planes de capacitación es el desarrollado por Grupo Bimbo: por medio de la plataforma interna de formación continua GB University, trabaja día a día para actualizar a sus empleados en diferentes ramas laborales y personales; se enfoca en temas institucionales y contenidos especializados, conforme con los diferentes perfiles de sus colaboradores.

2. Sistema de Desarrollo Social FEMSA

A través de este sistema, FEMSA busca impulsar el desarrollo integral de sus empleados con programas de capacitación permanente, no solo en rubros especializados para la operación de la compañía, sino para el fomento de valores, tales como la igualdad y los derechos humanos, así como el desarrollo de talentos. Todos están alineados a los valores de la empresa, así como al bienestar de sus trabajadores.

3. Programa de Formación y Desarrollo de Personal Partners de Starbucks

Con este programa la compañía más grande de cadenas de cafeterías, insta a su personal a mantenerse en constante crecimiento, profesional y personal. El contenido de sus cursos van desde la preparación como barista hasta un plan desarrollado específicamente a las necesidades de cada uno de sus trabajadores; ofrece un amplio catálogo de cursos, talleres y seminarios.

Como has podido observar, la cultura de la capacitación —mediante la implementación de planes— es una de las inversiones más rentables que puede hacer una empresa. Así que asumir una política de capacitación permanente será una de las mejores herramientas para que los equipos de trabajo mejoren su desempeño. Considera crear un sitio web con cursos al que tus colaboradores puedan acceder en todo momento, como una plataforma virtual que les dará la flexibilidad que necesitan para aprender.