Higiene de datos: por qué es una prioridad para tu empresa

Sin duda, uno de los principales retos que trajo consigo la transformación digital fue la necesidad de una mejor higiene de datos. Tiene sentido: la higiene de datos abre las puertas al desarrollo de estrategias que impulsan no solo la creación de reportes más exactos, sino la ejecución correcta de mejores prácticas de ventas y el desarrollo de pronósticos más precisos.

Aun así, cuando se trata de tener cada vez mejores datos, es decir: datos actualizados, sin duplicados y dentro de una única fuente de referencia, es más fácil decirlo que hacerlo.

Hoy en día, muchas empresas invierten demasiado tiempo en ingresar los datos manualmente en su CRM. Esto, por supuesto, genera errores y evita que tus equipos empleen tiempo valioso desarrollando sus actividades. Imagina a tu equipo de ventas, por ejemplo, gastando una cantidad considerable de horas al mes para ingresar los datos manualmente a tus herramientas. No suena muy alentador, sobre todo cuando al menos 30% de las actividades relacionadas con las ventas podrían ser automatizadas.

Los equipos de cualquier organización (marketing, ventas, servicio o gestión de ingresos) no deben acumular hojas de cálculo que se actualizan manualmente, crear informes descentralizados o recopilar datos de manera dispar. Esto representa una pérdida de tiempo. Por el contrario, deberían dedicar sus esfuerzos en la toma de decisiones con base en reportes confiables para respaldar el crecimiento de la empresa.

En este contexto, una plataforma CRM que no sirva como fuente única de referencia representa un riesgo para cualquier organización. De la misma manera, los procesos de automatización a medias, los reportes con datos inexactos y los silos de datos no contribuyen al  funcionamiento correcto de la empresa, pues las decisiones se toman con base en datos imprecisos.

Unifica tus sistemas de datos y elimina la fricción entre procesos

A medida que las empresas se transforman, los sistemas que funcionaban muy bien para una organización pequeña comienzan a fallar. En raras ocasiones se trata de una falla total o catastrófica. Sin embargo, cada equipo desarrolla procesos propios, más complejos, los datos quedan aislados y la eficacia disminuye hasta cierto punto, de manera tal que lo que antes funcionaba muy bien, hoy es motivo de problemas.

Para desarrollarse a la par que la empresa, los equipos de operaciones necesitan soluciones que los involucren en ese crecimiento desde el principio. Esa solución es un CRM, por supuesto.

Ya sea que formes parte de un equipo central de gestión de ingresos o que realices operaciones para un solo departamento, requieres contar con procesos y herramientas unificadas que conecten las aplicaciones, organicen los datos de los clientes y automaticen los procesos empresariales. Esto te permitirá tener una organización eficaz, alineada y flexible. Y, en consecuencia, una experiencia de primer nivel de cara al cliente.

Pensemos en los equipos encargados de la gestión de ingresos, por ejemplo: con un sistema unificado, el equipo de gestión de ingresos puede alinearse en torno a números confiables y predecir los ingresos de manera más eficaz. La implementación de una estrategia de operaciones y el desmonte de los silos de información puede generar resultados más consistentes con el objetivo del negocio.

Pero, ¿cómo saber qué solución es la adecuada? ¿O por dónde comenzar? Uno de los componentes críticos que toda solución de operaciones y gestión de ingresos debe tener es, sin duda, la capacidad de eliminar la fricción en los procesos. 

¿Cómo reducimos la fricción en los procesos? Una de las formas más sencillas es a través de la sincronización de datos, la cual es uno de los ejes que simplifica el funcionamiento conjunto de sistemas diferentes. 

La mayoría de las empresas almacena los datos en varias herramientas, y si estas no se comunican entre sí, los datos quedan aislados, formando silos o compartimentos cerrados a los cuales solo tienen acceso algunas personas en puestos estratégicos de la empresa. Puede que en términos de seguridad esto suene muy bien, pero es perjudicial para la operatividad de una empresa, debido a la fricción que produce entre procesos y áreas al momento de buscar la circulación de dichos datos.

Con estrategias de sincronización bidireccionales y en tiempo real, los datos siempre podrán estar sincronizados en tu CRM, lo que te garantiza el acceso continuo a la información precisa y actualizada. 

Con las soluciones de integración de datos de HubSpot es muy fácil eliminar por completo la fricción en tus procesos comerciales, ya que permite la conexión entre aplicaciones gracias a su ecosistema tecnológico; también permite que las bases de datos estén sincronizadas todo el tiempo; y, por si fuera poco, las opciones de sincronización son completamente personalizables.

Así pues, para que los datos de tu negocio puedan ir de un lado a otro sin ningún tipo de fricción ocasionada por un proceso, es importante que desarrolles estrategias de automatización que te permitan consultar los datos en tiempo real.

De esta forma, tus decisiones ya no dependerán de datos potencialmente obsoletos. Para garantizar que tus datos se actualicen automáticamente en tu fuente única de referencia (tu CRM) lo más recomendable es que cambies la manera en cómo tratas los datos.

La higiene de datos es una prioridad para tu empresa

La calidad de datos no solo está relacionada con la tecnología: en gran medida la limpieza o higiene de las bases de datos garantiza dicha calidad. Esta consiste en las medidas de limpieza, mantenimiento y revisión continua de las bases de datos, que son el patrimonio informático de tu empresa.

Algunas ventajas de la higiene de datos son:

• Garantiza la inversión de la empresa en tecnología: al contar con datos precisos y actualizados tienes un margen más amplio para un retorno de inversión óptimo. Ten en cuenta que te costará 1 dólar limpiar un registro cuando acaba de ser ingresado en tu CRM; 10 dólares limpiarlo después y 100 dólares no hacer nada (ya que habrás perdido ingresos).
• Optimiza los recursos de cada departamento: dale a tus equipos de marketing, ventas, servicios y demás operaciones toda la información que necesitan para dar la mejor experiencia y lograr la más alta productividad.
• Reduce los tiempos de los procesos comerciales: por ejemplo, tus agentes no tendrán que verificar los datos de forma repetida, lo cual les permitirá resolver para más clientes, ayudarles a cerrar un trato o darles un servicio más personalizado.
• Potencia los procesos de decisión en la empresa: tus directoras y directores, gerentes y más tomadores de decisiones tendrán la base de la información precisa para guiar el rumbo del negocio.

Por el contrario, si una empresa no puede garantizar la calidad de los datos, los equipos no pueden tener visibilidad ni acceso a las estadísticas de la actividad que desarrollan los colaboradores para la posterior toma de decisiones, análisis de riesgos y medidas de mejora.

Lo que queremos decir es que no basta con invertir en la tecnología apropiada para tu empresa con miras a crear una fuente única de referencia que permita la conectividad de los datos de cada área operativa de tu empresa. Después de esto, lo más importante es cuidar la higiene de tus datos como una prioridad empresarial.

La automatización y la sincronización bidireccional de datos elimina el ingreso manual de información por parte de los miembros de tu equipo, lo que les da más tiempo para desarrollar sus labores y te permite, como líder del negocio, reducir costos operativos y los riesgos de tener informes imprecisos o silos de información. Para esto es vital tener certeza acerca de la manera en que se integra el CRM con las demás herramientas.

El Software de operaciones de HubSpot es ideal para llevar el control de tus actividades diarias con la ventaja que te permite sincronizar los datos de los contactos y automatizar los procesos de la empresa con facilidad. De esta forma, cada uno de los equipos de tu empresa se mantendrá alineado mediante una fuente de datos organizada y conectada, a la vez que como corporativo se adaptarán a las necesidades en constante cambio de la audiencia.

Incluye la sincronización de datos, la automatización del tratamiento de los datos y la personalización de los campos asociados a toda la información comercial de tus leads y clientes. Estas opciones favorecen la higiene de los datos de manera activa, y permiten que cada empresa personalice la información necesaria para optimizar sus procesos comerciales.