Silos de datos: qué son, qué los causa y cómo solucionarlos

54% de las empresas reportan que sus operaciones relativas a la experiencia del cliente están manejadas en silos. Eso puede traer efectos secundarios como departamentos desconectados, empleados confundidos e informes que tardan mucho más de lo debido. 

Pero, ¿qué son los silos de datos? ¿Por qué son inconvenientes? ¿Cómo puedes solucionarlos y asegurarte de que no sucedan?

¿Qué son los silos de datos?

Los silos de datos son una colección de datos a la que un departamento tiene acceso, pero otros no. Esto puede provocar una falta de transparencia, eficiencia y confianza dentro de la organización y hacer que el rendimiento empresarial disminuya rápidamente. Los silos de datos también agotan tus recursos a medida que pagas por el almacenamiento de datos adicional y el costo de la ineficiencia. Y los equipos desperdician, en promedio, 20 horas mensuales debido a la comunicación y colaboración inadecuadas.

Al integrar los datos de tu organización y arreglar los silos, puedes resolver problemas urgentes que obstaculizan a tu empresa y poner a tu equipo en la mejor posición para crecer y prosperar. 

¿Cómo identificar los silos de datos?

Si bien los silos de datos no siempre son evidentes, pueden estar detrás de algunos de los contratiempos más difíciles de tu empresa. Estos pueden incluir la falta de cooperación entre departamentos, un ritmo de trabajo lento y dificultades con los informes. 

Algunos de los signos más comunes son que:

• Los miembros del equipo no saben dónde encontrar la información correcta.
• Deben comprobar en varios lugares para encontrar los datos adecuados.
• Hay un pérdida de confianza en la precisión de los datos.
• La empresa tiene demasiado dinero gastado en almacenamiento de datos y software basado en volumen.
• Los datos no coinciden en las diferentes herramientas comerciales.
• Existe una falta de transparencia en el desempeño de otros departamentos.

4 causas comunes de los silos de datos en las empresas

Aunque pueden ser causados por el uso de herramientas o procesos incorrectos, los silos de datos también pueden ser un efecto secundario de acciones que de otro modo serían positivas, como mejorar tus herramientas comerciales o experimentar un crecimiento comercial. Independientemente de la causa, es necesario identificarlos y corregirlos.

Esto es lo que podría estar causando silos de datos en tu empresa:

1. Mantener una cultura empresarial poco colaborativa

Si los departamentos de tu empresa no están acostumbrados a colaborar en proyectos, informarse entre sí y establecer objetivos comunes, pueden surgir silos de datos fácilmente. 

2. Usar la tecnología incorrecta

Las primeras herramientas de una empresa no siempre son adecuadas a largo plazo. Usar las herramientas incorrectas o quedarse atascado con sistemas de papel y hojas de cálculo obsoletos puede dejar a tu equipo sin las herramientas necesarias para administrar una cantidad cada vez mayor de datos. 

3. Emplear la tecnología adecuada de manera incorrecta

Tener una pila tecnológica de alta gama no garantiza que tu equipo utilice las herramientas en todo su potencial o que los silos de datos nunca aparezcan. El uso de herramientas de forma incorrecta o no colaborativa es una forma rápida de crear silos de datos en las empresas.

4. No adaptarse al crecimiento

A medida que tu empresa crece, los silos de datos pueden volverse inevitables. La cantidad de datos que tienes se multiplica, introduces nuevas herramientas y tu equipo también puede aumentar, lo que puede dejar tus datos en un desorden. 

Dicho esto, aunque los silos de datos pueden ser comunes para equipos en crecimiento, no significa que no puedas identificarlos y solucionarlos rápidamente.

¿Cómo eliminar los silos de datos y evitarlos en el futuro?

Para eliminar los silos de datos debes encontrar la mejor manera de organizar tus datos, conectarlos entre los diferentes departamentos y prevenir que surjan nuevos problemas. A continuación, se muestran algunas prácticas recomendadas para eliminar los silos de datos y evitarlos en el futuro.

1. Identifica los datos a los que todos necesitan acceder

Para evitar y corregir los silos de datos desde el principio, asegúrate de que tu empresa tenga clara la información a la que cada departamento necesita acceder. Esto incluye datos fuera de tu propio departamento. 

Es posible que tus representantes de ventas quieran ver cuántos leads calificados estás incorporando en tu equipo de marketing. También que tus especialistas en marketing deseen acceder a los comentarios que los clientes les brindan a los administradores de cuentas. 

Entonces, pregunta continuamente cómo puedes dar acceso a los datos que les ayudarán a hacer mejor su trabajo. 

2. Implementa un CRM central entre departamentos

Un software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) es el núcleo de las empresas más exitosas. Es donde almacenas todos los datos de contacto, rastreas a los clientes a lo largo de su recorrido con tu empresa y recopilas información crucial para informarte sobre el desempeño del negocio.

Cuando se usa bien, el CRM es el lugar al que debe acudir cualquier persona de tu empresa para encontrar información sobre cualquier contacto en tu base de datos. 

3. Limpia y recopila mejores datos

Los resultados que obtienes de los sistemas de gestión de contactos se reducen a la calidad de los datos en cada herramienta. Esto incluye detalles de contacto, historiales de comunicación, información del cliente y cualquier otro dato que hayas recopilado sobre tu base de datos a lo largo del tiempo.

Crea un plan para toda tu empresa con el fin de limpiar los datos de cada departamento y facilitar que cualquiera pueda encontrar lo que es importante, preciso y relevante.

A continuación, identifica en dónde estás recopilando nuevos datos para que puedas mantenerlos más limpios en el futuro. Esto podría incluir formularios en tu sitio web (por ejemplo, formularios de suscripción a boletines o de solicitud de demo), formularios de suscripción a webinars, herramientas de generación de leads y contactos de eventos digitales o ferias comerciales. 

Para cada lugar en el que recopiles datos asegúrate de lo siguiente:

• Los campos de formulario deben coincidir correctamente con las propiedades a las que están conectados y estandarizados. Por ejemplo, ¿se mezcla involuntariamente «nombre» con «nombre completo»?
• Los formularios son fáciles de usar y las personas saben qué datos necesitan brindarte.
• Tienes configuraciones para rechazar datos incorrectos, como correos electrónicos sin el formato preciso.
• Todos los datos se sincronizan con las herramientas adecuadas y las personas apropiadas tienen acceso.

4. Mejora las conexiones dentro de tu pila tecnológica

Una pila de tecnología conectada es saludable. Debes asegurarte de que tus herramientas funcionen bien juntas; de lo contrario, tendrás que lidiar con datos desordenados. Para conectar tus herramientas comerciales puedes hacer lo siguiente:

• Utiliza integraciones nativas que se ofrecen entre aplicaciones. Generalmente se enumeran en las páginas de integración.
• Utiliza el Software de sincronización de datos de HubSpot para crear sincronizaciones bidireccionales entre decenas de aplicaciones y mantener el flujo de datos en tiempo real. Por ejemplo, un uso común es sincronizar los contactos de CRM con una herramienta de email marketing para obtener listas segmentadas.

5. Céntrate en la colaboración

Arreglar y evitar los silos de datos requiere una cultura de colaboración entre y dentro de todos los departamentos. Esto comienza en el nivel de alta dirección y se extiende a todas las funciones. Descubre si puedes responder afirmativamente a estas preguntas:

• ¿Tu equipo tiene reuniones interdepartamentales periódicas?
• ¿Cuentan con dashboards de informes interdepartamentales?
• ¿Se motiva a todos los miembros del equipo a trabajar en colaboración en vez de la incomunicación?

Para liberar a tu empresa de los silos de datos a largo plazo, comienza con asegurarte de tener un entorno colaborativo, operaciones organizadas y herramientas integradas. De esta forma estarás en la mejor posición para unir tus departamentos y alcanzar niveles más altos de desempeño en todos los ámbitos.

Para integrar los datos de tus clientes entre aplicaciones, configura una versión de prueba gratuita del Software de sincronización de datos de HubSpot y comienza a sincronizar los datos bidireccionalmente.