No importa si eres capaz de definir a la perfección las tareas, los objetivos principales y los plazos de cada proyecto; los imprevistos: están a la orden del día: los clientes no envían la información que necesitas, un empleado clave abandona la empresa o tienes un problema técnico que requiere una reformulación de la estrategia. 

Estas situaciones pueden salirse fácilmente de control si el único material de consulta es una hoja de cálculo con códigos de color y un confuso hilo de mensajes de correo electrónico. 

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Según el Informe de Crecimiento para Agencias de Marketing 2018, no contar con un sistema de gestión de proyectos es uno de los principales problemas que las agencias enfrentan todos los días, ya que esto les impide administrar el tiempo y los proyectos con eficacia. Se estima que un 20% de las agencias jamás ha usado un software de gestión de proyectos hasta la fecha.

Las consecuencias pueden ser preocupantes: el 43% de las agencias no logra hacerse el tiempo para llevar a cabo tareas administrativas, como la incorporación de personal, la adquisición de clientes y nuevas inversiones de negocios, entre otras; el 29% de las agencias enfrenta problemas a la hora de mantener los flujos de efectivo; y el 35% tiene dificultades para contratar y administrar personal.

Un 55% de las agencias no puede mejorar sus esfuerzos de marketing y ventas debido a prácticas de gestión de tiempo ineficientes, un 24% lucha por diferenciarse en el mercado, y la falta de procesos y organización ha impedido que un 18% de las agencias logre retener a sus clientes. Es por eso que tantas agencias invierten en software de gestión de proyectos.

Necesitan una interfaz fácil de usar para monitorizar plazos, tareas, tiempo y presupuestos. Necesitan algo que las personas realmente quieran usar cotidianamente. Además, cada agencia es diferente, y esto significa que deben adoptar un sistema de gestión de proyectos adecuado para ellas.

10 preguntas que debes hacerte antes de invertir en un sistema de gestión de proyectos

Hemos recopilado una lista de algunas de las mejores plataformas pensadas para agencias. Mientras revisas la lista, considera lo siguiente:

1) ¿La posibilidad de ampliación es un problema clave? 

¿Tu agencia crece rápidamente y quieres que siga así? ¿Las herramientas pueden ampliarse para adaptarse a ese crecimiento?

2) ¿Es fácil de usar?

¿A tu personal le gustará usar la interfaz para programar proyectos, monitorizar el tiempo y mantenerse actualizado sobre el estado de los clientes?

3) ¿Es flexible?

¿Cómo se integra la herramienta con los otros softwares que usa tu agencia? ¿Quieres que el software funcione con tus procesos de facturación, software de monitorización de tiempo, CRM o herramienta de automatización del marketing?

4) ¿Brinda suficientes opciones de personalización?

¿Qué tipo de informes y características son imprescindibles para tu empresa? ¿El software te permite hacer hincapié en ellos como parte de tu experiencia? ¿Necesitas colaborar con tus clientes desde la plataforma? ¿Quieres que el branding de tu agencia aparezca en la vista de tus clientes?

5) ¿Cuáles son las características más importantes?

Hay sistemas de gestión de proyectos que cuentan con todas las funciones que te imagines, mientras que hay otros que se centran en una sola función y destacan en ella. ¿Qué necesita tu agencia realmente para que los proyectos sean más fáciles de gestionar?

6) ¿Cómo usarán los clientes la herramienta?

¿El sistema de gestión de proyectos será fácil de usar para los clientes? ¿Qué niveles de permisos se pueden personalizar? ¿Tiene opciones de comunicaciones públicas y privadas? Si tus clientes usan Microsoft, ¿el producto se verá igual en Internet Explorer?

7) ¿Necesitas que se integre con el correo electrónico?

¿Has probado otros sistemas de gestión de proyectos y los usuarios continúan evitándolos? Piensa si necesitas algo que los empleados puedan usar en sus clientes de correo electrónico. 

8) ¿Tus empleados necesitan usarlo de manera remota?

¿El producto ofrece apps de iPhone o Android? ¿Qué funciones de trabajo a distancia resultan indispensables para un equipo o personal de trabajo remoto en distintas oficinas?

9) ¿Necesitas asistencia técnica y capacitación?

Una herramienta más compleja y personalizable podría requerir configuración, capacitación y asistencia técnica constante. ¿Qué reputación tiene el servicio de atención al cliente de la empresa? ¿Qué días de la semana y en qué horarios estarán disponibles los miembros del equipo para brindar asistencia y asesoramiento?

10) ¿Cuál es el objetivo de utilizar un sistema de gestión de proyectos?

¿Quieres optimizar los procesos o mejorar la eficiencia y la rentabilidad? ¿La herramienta te ayudará a conocer mejor los tipos de clientes y proyectos que quieres conseguir? ¿Te ayudará a entregar un producto de mayor calidad? Ten en cuenta tus objetivos y cómo puedes monitorizar el retorno de la inversión.

19 sistemas de gestión de proyectos para agencias de marketing que merece la pena investigar

Si estás buscando un nuevo software de gestión de proyectos o quieres implementar tu primera herramienta, echa un vistazo a estas opciones:

1) Basecamp

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Basecamp es la primera opción de muchas agencias que buscan un software de comunicación y gestión de tareas eficaz y fácil de usar. 

Las características incluyen:

  • Asignación de tareas a una o más personas
  • Paneles de mensajes para debatir sobre un proyecto o una idea
  • Función de chat para la comunicación con otros miembros del equipo
  • Informes para entender mejor la capacidad del equipo y los proyectos
  • Pantalla separada para gestionar proyectos con un cliente

Precio: $99/mes con todas las características para toda la empresa 

2) Workamajig workamajig-1.png

Workamajig permite la colaboración entre los departamentos de contaduría, gestión de clientes, nuevos negocios, material creativo, medios de comunicación, tráfico y producción en una única plataforma de software. 

Las características incluyen:

  • Integración con STRATA y SmartPlus para facturación de medios
  • Posibilidad de ver a todos los prospectos en el pipeline de una agencia con un widget de oportunidades
  • Creación de informes de cuentas por cobrar
  • Plantillas para calcular presupuestos con precisión
  • Posibilidad de ver la disponibilidad del equipo para la planificación de recursos
  • Monitorización de proyectos por acuerdos de retención

Precio: $50/mes/usuario para hasta 5 usuarios, $38/mes/usuario para hasta 10 usuarios, $34/mes/usuario para hasta 50 usuarios, $32/mes/usuario para más de 50 usuarios.

3) FunctionPoint

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FunctionPoint proporciona herramientas para diversos departamentos, como las áreas de nuevos negocios, contaduría, servicios de clientes, tráfico y material creativo. 

Las características incluyen:

  • Uso compartido de archivos y workflows de aprobación
  • Cronogramas y asignación de tareas, y administración de cargas de trabajo individuales
  • Informes financieros y facturación
  • Panel de proyectos y tareas para organizar plazos y rentabilidad de proyectos

Precio: $34/usuario/mes.subscribe-agency-post

4) 10,000ft Plans

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10,000ft es una herramienta de gestión y planificación de proyectos con una interfaz atractiva e interactiva. La empresa también ofrece un software de colaboración para diseñadores con herramientas de pensamiento del diseño incorporadas y una manera de recopilar datos y efectuar análisis para presentar la lógica detrás de un diseño a los clientes. 

Las características incluyen:

  • Una interfaz de arrastrar y soltar que permite a los mánagers ajustar plazos y proyectos en función de las necesidades que surjan
  • Un panel que permite a los mánagers ver el estado de cada proyecto según los plazos, las tarifas y los gastos
  • Informes gráficos para tener una visión general del desempeño de los equipos, clientes y proyectos en función de los objetivos

Precio: $10/usuario/mes para Basic, $20/usuario/mes para capacidades de integración y requisitos de TI adicionales, $45/usuario/mes para contar con un mánager de cuenta personal.

5) Teamwork Projects

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Teamwork es una herramienta de gestión de proyectos para equipos que se especializa en reunir a trabajadores remotos. Nota: Teamwork es un partner de integración de HubSpot.

Las características incluyen:

  • Navegación personalizable para mostrar lo que más les importa a los equipos
  • Diagrama de Gantt para visualizar objetivos, y una interfaz de arrastrar y soltar para cronogramas cambiantes
  • Mensajería privada para individuos o para un grupo, e integración con el correo electrónico
  • Selección de determinados proyectos para que sean privados
  • Actualizaciones de estado de los miembros de los equipos para que los equipos remotos y flexibles conozcan la disponibilidad de los demás

Precio: gratis para entre 2 y 5 usuarios, $9/mes/usuario para entre 5 y 100 usuarios; empresas más grandes, contactar con la empresa.

6) iMeet Central

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iMeet Central (antes Central Desktop) es una herramienta de colaboración en línea que ayuda a toda la agencia a centrarse en una tarea y a mantenerse informada sobre el estado de un proyecto. 

Las características incluyen:

  • Moodboard en línea para compartir inspiración entre creativos 
  • Workflows personalizados que asignan tareas automáticamente
  • Característica de reuniones para programar eventos, cargar notas y compartir documentos
  • Capacidad de hacer que solo los empleados de la agencia puedan ver ciertos archivos y carpetas
  • Sistema centralizado de opiniones, que organiza los comentarios y muestra quién revisó, aprobó o ignoró una notificación 

Precio: $45/usuario/mes para profesionales del marketing + agencias, $25/usuario/mes para empresas.

7) Zoho Projects

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Zoho proporciona herramientas para una variedad de funciones empresariales, incluidas finanzas, recursos humanos, ventas y marketing, y gestión de proyectos. La herramienta Zoho Projects ofrece a los equipos de agencias una manera fácil de administrar la comunicación y monitorizar el progreso.

Las características incluyen:

  • Posibilidad de los empleados de cargar horas facturables y no facturables
  • Capacidad de ver el tiempo de los proyectos estimado y real que se necesitó para alcanzar objetivos específicos
  • Integración con G-Suite para una colaboración más eficiente
  • Salas de chat públicas o privadas por proyecto

Precio: gratis para un proyecto, $25/mes para 20 proyectos, $50/mes para 50 proyectos, $100/mes para proyectos ilimitados.

8) WorkflowMax

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WorkflowMax es un completo sistema de gestión de proyectos que brinda a las agencias la capacidad de gestionar, además, finanzas y facturación, oportunidades de venta y ventas, y productividad. Nota: WorkflowMax es un partner de integración de HubSpot.

Las características incluyen:

  • Informes para detectar ineficiencias y los proyectos y clientes más rentables de una agencia
  • Sistema de costos por proyecto para hacer un seguimiento de todos los gastos por proyecto y los gastos proyectados y reales, y así entender mejor la rentabilidad
  • Creación de campos personalizados para adaptarse mejor a las necesidades de la agencia
  • Herramienta para enviar presupuestos precisos a los prospectos con rapidez

Precio: $15/mes para 1 usuario, $49/mes para entre 2 y 5 usuarios, $110/mes para entre 6 y 10 usuarios, $170/mes para entre 11 y 20 usuarios, $250/mes para entre 21 y 50 usuarios.

9) Brightpod 

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Brightpod tiene una interfaz similar a Trello que permite a los usuarios monitorizar proyectos, ideas y tareas. 

Las características incluyen:

  • Workflows personalizados para distintos tipos de proyectos 
  • Un calendario editorial para mánagers que monitorizan planes de contenido y redes sociales 
  • Paneles individuales para que los miembros del equipo puedan monitorizar los aspectos de mayor prioridad todos los días
  • Registro de tiempo por tarea y creación de tareas recurrentes
  • Capacidad de agregar tareas, mensajes y archivos por correo electrónico

Precio: $29/mes para 10 usuarios, $69/mes para 25 usuarios, $129/mes para 50 usuarios, $199/mes para usuarios ilimitados.

10) FunctionFox

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FunctionFox proporciona tres niveles distintos de software de gestión de proyectos, desde una simple monitorización del proyecto y el tiempo, hasta un sistema de informes y gestión de proyectos avanzado. 

Las características incluyen:

  • Un mánager de cuenta exclusivo que ayuda a las agencias a configurar el software y brinda asistencia técnica a medida que la empresa cambia y crece
  • Informes basados en clientes y proyectos
  • Un panel para que los líderes puedan ver la rentabilidad y la productividad
  • Campos personalizados para añadir información exclusiva para tu agencia
  • Calendarios grupales e individuales 

Precio: $35/mes para 1 usuario + $5/mes por usuario adicional para registros de control y monitorización de proyectos, $50/mes para 1 usuario + $10/mes por usuario adicional para gestión avanzada de proyectos, $100/mes para 1 usuario + $15/mes por usuario adicional para equipos de creativos internos.

11) DoInbound

DoInbound ofrece un marco para que las agencias puedan vender y entregar servicios de inbound marketing. Desglosa los proyectos en tareas más pequeñas y repetibles, lo que permite mejorar la eficiencia y la eficacia del equipo. 

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Las características incluyen:

  • Gestión de proyectos por campaña, tarea y producto final
  • Posibilidad de compartir archivos, monitorizar los plazos y organizar las comunicaciones en la campaña o tarea asociada
  • Capacitación para ayudar a las agencias a documentar procesos y crear plantillas para poder predecir mejor el trabajo

Precio: $99/mes para 3 usuarios, $199/mes para 20 usuarios, $299/mes para usuarios ilimitados.

12) Workfront

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Workfront es una herramienta personalizable que permite a las agencias establecer prioridades, asignar tareas, gestionar proyectos y mantener actualizadas a las partes interesadas. La empresa adquirió ProofHQ, lo que permitió a los equipos optimizar la edición y aprobación de contenido y material creativo. 

Las características incluyen:

  • Vías de aprobación incorporadas para poner en marcha un proyecto más rápido
  • Visibilidad de los recursos en todo el equipo para gestionar mejor las cargas de trabajo
  • Característica de órdenes de trabajo atrasadas para organizar y priorizar solicitudes de material creativo
  • Posibilidad de marcar a los equipos como "Ágiles" para organizar el trabajo en historias o puntos

Precio: contactar con la empresa para solicitar información sobre los precios.

13) Podio

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Podio ayuda a organizar todas las comunicaciones de un equipo en una única herramienta fácil de personalizar.

Las características incluyen: 

  • Miles de integraciones y extensiones, como SmartGantt, y la opción de crear una integración personalizada
  • Aplicaciones que pueden agregarse al producto principal para adaptar el sistema de gestión de proyectos a la manera en que trabaja un equipo
  • Workflows automatizados que se activan con la finalización de una tarea
  • Creación de formularios web para recopilar información que se enviará directamente a la herramienta

Precio: $9/mes para Basic, $14/mes para Plus, $24/mes para Premium, precios personalizados para empresas.

14) LiquidPlanner

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Liquid Planner tiene una metodología diferente para la gestión de proyectos, ya que establece cronogramas basados en estimados. Luego te da una fecha límite realista en función del mejor y el peor escenario. También ofrece un programador basado en prioridades para que los equipos sepan qué proyectos deben priorizar y así poder finalizar todo y enviarlo al cliente a tiempo.  

Las características incluyen:

  • Características de monitorización de tiempo que se integran con una hoja de calificación
  • Pantalla de gestión de recursos para ver quién tiene disponibilidad y quién puede aceptar más proyectos
  • Características de notas para añadir los obstáculos que impiden la realización de los proyectos
  • Tableros de comunicación específicos para las tareas 

Precio: $10/usuario/mes para 5 usuarios, $45/usuario/mes para Professional, $69/usuario/mes para Enterprise.

15) Traffic LIVE

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TrafficLIVE ofrece a mánagers de cuenta, profesionales de ventas, mánager de finanzas y líderes las herramientas que necesitan para brindar servicios a los clientes con más eficacia y aumentar así la rentabilidad. 

Las características incluyen:

  • Integración con MS Project para que los mánagers de cuenta puedan importar y exportar fácilmente los planes de proyectos 
  • Tablero gráfico donde se observa un desglose del tiempo dedicado, el dinero invertido, excesos de gastos, fechas límite, entregas y otros aspectos de cada proyecto 
  • CRM nativo para el desarrollo del negocio y monitorizar clientes y prospectos 
  • Tarjetas de calificación personalizables que se pueden aplicar a los proyectos de clientes nuevos
  • Gráficos de uso para que los propietarios de agencias puedan determinar las necesidades de personal

Precio: contactar con la empresa para solicitar información sobre los precios.

16) Advantage

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Advantage asigna a cada cuenta un especialista en implementación, por lo que este software de gestión de proyectos es perfecto para aquellos que necesitan capacitación y asistencia más profundos, o que buscan asesoramiento personal. 

Las características incluyen:

  • Plantillas preestablecidas para crear cronogramas de manera automática
  • Capacidad de cambiar cronogramas y tareas para varios proyectos al mismo tiempo
  • Gráficas de tasa de gastos y resumen de análisis de riesgos para descubrir qué proyectos están en riesgo 
  • Asistencia al departamento de medios con diagramas de flujo, plantillas y formularios de autorización
  • Panel para propietarios de proyectos con vistas de saldo de efectivo, honorarios y pronósticos 

Precio: contactar con la empresa para solicitar información sobre los precios.

17) Clients & Profits

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Clients & Profits proporciona cuatro niveles de su herramienta para las agencias que crecen y cambian.

Las características incluyen:

  • Herramientas de gestión contable, tales como informes creativos, solicitudes de cambio, informes de estado y un CRM
  • Portal web para que el cliente tenga acceso al estado del trabajo, el calendario y los informes
  • Administrador de materiales, informes de producción y listas de comprobación para nuevos trabajos
  • Hojas de horarios, workflows de aprobación e informes de productividad
  • Múltiples trabajos, acuerdos de retención y facturación de medios

Precio: $49/mes/usuario para Studio, $69/mes/usuario para Marcom, $99/mes/usuario para Agency.

18) Workbook

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Workbook es un software de gestión de proyectos que permite a las agencias personalizar la plataforma en función de sus necesidades. Se parte de un plan básico y se agregan características, como facturación, órdenes de proveedores y solicitudes de compra, finanzas y contabilidad, portal del cliente o CRM y pipeline. 

Las características incluyen:

  • Suma de todos los costos, incluidos viáticos y gastos personales, para un proyecto 
  • Amplio sistema de informes financieros con 300 informes incorporados
  • Capacidad de transacciones entre empresas y facturación automática 
  • Pipeline ponderado para mostrar el flujo de caja potencial de una agencia 
  • Capacidad de convertir a un prospecto del CRM en un proyecto

Precio: $19/usuario/mes + opción de precios modulares.

19) COR

Cor gestión de proyectosCOR ha desarrollado todo un panel de tareas, donde podrás asignar responsables, poner deadlines, orden de prioridad, subir archivos y mensajes y marcar el estado en el que se encuentra cada una de tus tareas. Además, en la sección MIS TAREAS podrás organizar tu semana como más te guste con nuestra función de drag and drop. COR de manera intuitiva, llevará a este panel aquellas tareas que estén por vencer para que no las pierdas de vista.

En la sección de PROYECTOS podrás encontrar una manera sencilla de previsualizar el avance de los mismos, el equipo a cargo, el estado, su frecuencia, el presupuesto asignado para cada uno y su rentabilidad calculada en base a una rentabilidad proyectada y rentabilidad actual.

En una sola vista, COR te ofrece la comprensión de la salud de tus proyectos con una amigable carita feliz, nula o triste; esto será el producto de la estimación sobre la entrega a tiempo de tu proyecto y su proyección de rentabilidad.

Precio: Desde 15 USD

 

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Publicado originalmente el 28 de marzo de 2018, actualizado el 15 de julio de 2022

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Agencia Digital