Planeación estratégica: qué es, elementos, etapas y ejemplos

La falta de dirección clara en las empresas provoca que los empleados tengan un bajo nivel de compromiso y su rendimiento se vea limitado. En cambio, cuando hay una planeación estratégica, esta les permite estar centrados y trabajar rumbo a los mismos objetivos de manera productiva. En otras palabras, toda empresa necesita un plan estratégico para cumplir con sus metas en tiempo y forma.

Para que implementes este documento en tu empresa, comencemos con los conceptos básicos y, más adelante, veremos el cómo aprovechar las plantillas gratuitas de planeación estratégica que hemos puesto a tu disposición. No olvides descargarlas.

El objetivo principal de una planeación estratégica es que tú y tus colaboradores puedan responder del mejor modo ante los desafíos y oportunidades que se presenten, así como avanzar juntos hacia una misma meta gracias a las acciones adecuadas.

Objetivos de la planeación estratégica

La planeación estratégica es un proceso que permite establecer los objetivos y la dirección general de una organización a largo plazo. Algunos de los objetivos que se pueden plantear con la planeación estratégica son los siguientes. 

• Establecer la dirección y el propósito: ayuda a la organización a definir su misión, visión y valores fundamentales. Estos elementos determinan la dirección general y el propósito de la organización, brindando una guía clara para la toma de decisiones y la asignación de recursos.
• Identificar oportunidades y desafíos: las organizaciones analizan su entorno interno y externo para identificar oportunidades y desafíos. Esto les permite anticipar y adaptarse a los cambios del mercado, las tendencias de la industria, las demandas de los clientes y otros factores relevantes.
• Establecer metas: definir metas y objetivos proporciona un marco para orientar las actividades y los esfuerzos de la organización, y permite evaluar su progreso y éxito.
• Priorizar recursos y actividades: puedes identificar las áreas clave en las que se debe enfocar la inversión y determinar las actividades más importantes para alcanzar los resultados deseados.
• Mejorar la toma de decisiones: al tener una visión clara de los objetivos y la dirección estratégica, las decisiones pueden tomarse de manera más informada y coherente, evitando acciones complacientes o contradictorias.
• Evaluar y ajustar el desempeño: la planeación estratégica establece indicadores clave de desempeño y mecanismos de seguimiento para evaluar el progreso hacia los objetivos estratégicos. Esto permite identificar áreas de mejora, realizar ajustes y tomar medidas correctivas cuando sea necesario para garantizar el éxito a largo plazo.

La planificación organizacional está integrada por varios pasos y en cada etapa será fundamental tener orden y una amplia visión para poder implementar con éxito cualquier acción. No está de sobra decir que contar con una planeación organizacional ayuda a las empresas a lograr sus objetivos.

La importancia de la planeación estratégica

La planeación estratégica es una pieza clave para el crecimiento de tu empresa: te ayuda a tener una visión realista del futuro de tu negocio y a enfocar todos tus esfuerzos para cumplir los objetivos de mediano y largo plazo. Estos, a su vez, te llevarán a expandir tus estrategias comerciales.

Además, es fundamental que tu empresa cuente con un documento que señale la ruta a seguir para alinear las actividades de tu organización y establecer objetivos.

Para qué sirve la planeación estratégica

Estos son otros de los beneficios que brinda realizar una planeación estratégica:

• Permite que tu toma de decisiones sea más eficiente, tanto a nivel directivo como operativo.
• Alinea tus actividades a la visión y misión de la empresa.
• Te ayuda a posicionarte en el mercado, de acuerdo con el estado actual.
• Facilita que dirijas de manera eficaz tus esfuerzos de ventas y marketing para obtener mejores resultados.
• Describe metas y objetivos medibles que hacen más sencillo evaluar el progreso de tu negocio.

Características de la planeación estratégica

1. Requiere de la participación de toda la compañía

De acuerdo con Indeed, la planificación estratégica precisa del liderazgo activo de la mesa directiva, así como de la compenetración entre las gerencias y los colaboradores operativos para lograr el éxito.

2. Es la base para las actividades

Dado que provee una guía general, es el fundamento de las decisiones mensuales y bimestrales de los gerentes y coordinadores, así como de las acciones cotidianas de los empleados. Idealmente, las actividades deben cumplir directa o indirectamente los objetivos del plan.

3. Tiene componentes medibles

El nivel de rendimiento de las actividades puede vigilarse por medio de indicadores o KPI. Por eso, es esencial el aspecto cuantitativo de los objetivos, a fin de evaluar cuál es el nivel de avance en cada uno.   

Aunque cada tipo de planeación estratégica reúne ciertos elementos particulares, aquí listaremos los más comunes.

1. Visión, misión y objetivos

La planeación estratégica requiere partir de la visión general de la empresa (¿qué es lo que quiere lograr a largo plazo?), su misión (¿por qué existe?) y los objetivos concretos que le dan sentido a sus actividades (¿qué debe lograr para alcanzar la visión, conforme a la misión?).

2. Socios clave

Los socios clave son todas aquellas partes interesadas que posibilitan la consecución de los objetivos. Pueden ser grandes clientes o empresas con las que se colabora, así como ciertos organismos, etc.

3. Producto, precios, distribución y proveedores

En este punto, se definen las características del producto y el modelo de precios, así como las cadenas de distribuidor y proveedores clave.

Aquí es útil basarse en un método de gestión de la producción, como es el caso del cálculo de requerimiento de materiales que se realiza en un MRP (Material Requirements Planning).

4. Mercado y clientes

Para la planeación estratégica, es necesario partir de un amplio conocimiento acerca de la clientela, así como hacer un análisis de investigación de mercado que tenga en cuenta las oportunidades actuales y el estado de la competencia.

5. Estrategias de marketing

En este elemento se definen las estrategias de marketing y publicidad conforme a las características y necesidades de los clientes, así como el tipo de posicionamiento que se buscará (digital, offline, una combinación de ambos...).

6. Análisis del estado de la empresa

Es vital analizar la situación actual de la empresa. Así se sabrá con qué se cuenta para lograr los objetivos, misión y visión, y reajustar las actividades cada vez que sea necesario.

Escenarios en el proceso de planeación estratégica

Cuando hablamos de una planeación estratégica para tu empresa, nos referimos a proyectar diferentes escenarios que te ayuden a clarificar la toma de decisiones y acciones conforme a lo que pueda ocurrir. 

Los escenarios permiten identificar retos posibles, tendencias y oportunidades de mercado para tu negocio. Existen diferentes tipos de escenarios como:

Escenario probable

También conocido como escenario factible, alude a todos los sucesos que puedan acontecer; en este escenario hay que considerar factores causales.

Escenario posible

Son aquellos que aparentemente son válidos o factibles que sucedan, sin importar si su probabilidad es alta o baja.

Escenario deseable

Son los escenarios a donde buscas llegar. Sin duda, se trata del lugar conveniente para tu empresa. Forman parte de los escenarios posibles, ya que pueden suceder o no suceder.    

Las matrices de la planeación estratégica son herramientas que te permiten seleccionar el plan estratégico adecuado para tus productos o servicios. Te ayudan a facilitar el trabajo cuando estableces las metas y los objetivos, ya que indican la posición de tus productos o servicios respecto a la competencia (y así podrás aprovechar mejor las oportunidades que se te presenten).

A continuación, mencionamos algunas de las matrices para que las uses como herramientas adicionales en la planeación estratégica de tu empresa.

1. Matriz de factores externos

Esta herramienta, también conocida como EFE, te permite evaluar los factores que determines como amenazas y oportunidades; facilita las oportunidades y minimiza los peligros externos. Para realizar esta matriz deberás elaborar una lista de los 10 factores externos más importantes que impactan en el éxito de tu marca. Entre los más comunes se encuentran componentes económicos, sociales, culturales políticos, legales, tecnológicos y las marcas que son competencia. 

Asigna un puntaje que vaya de lo menos importante a lo más importante y determina el valor ponderado. Involucra a las personas adecuadas en este análisis para que lo enriquezcan a través de sus opiniones y experiencia profesional. 

2. Matriz de factores internos

Esta herramienta sirve para analizar lo que influye de manera negativa y positiva en la empresa. Te ayuda a comprender tus fortalezas y debilidades mediante una auditoría interna; es recomendable hacerla antes de que crees la planeación estratégica. La matriz de factores internos también es conocida como MEFI y detalla las fortalezas y debilidades de tu empresa que muchas veces suelen pasar desapercibidas; te permite hacer una reflexión de la situación actual de tu negocio.

3. Matriz interna y externa

Esta herramienta está diseñada para la toma de decisiones estratégicas de carteras de negocios. Se basa en los totales ponderados de la matriz EFI y los totales ponderados de la matriz EFE.

4. Matriz de posición competitiva

Esta herramienta te permite hacer un estudio comparativo con tu competencia, detalla los factores clave para el éxito y define lo que se quiere examinar. En virtud de que tu empresa tiene una fuerte influencia en el comportamiento de los demás competidores, es importante tener en cuenta los factores internos de las empresas a analizar y comparar los resultados, con el propósito de definir la posición competitiva entre ellas. 

5. Matriz FODA

La matriz o análisis FODA es una herramienta de análisis que determina las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que podrían ayudarte a llegar a los objetivos de tu empresa. Te permitirá tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual y futura de tu negocio. Los factores externos e internos cambian con el paso del tiempo, por eso te aconsejamos realizar análisis sucesivos de esta matriz tomando como referencia la primera que hagas. 

Los resultados que arroje este análisis te permitirá utilizar las fortalezas y aprovechar las oportunidades de tu negocio, con el fin de definir la planeación estratégica que más le convenga a tu empresa. 

6. Matriz de la gran estrategia

Esta herramienta sirve para formular diferentes alternativas a las estrategias a partir de la posición de tu empresa y de sus cuadrantes (como crecimiento de mercado y posición competitiva). Además, indica si una estrategia debe ser agresiva, conservadora, defensiva o competitiva con base en los factores internos y externos.

Dentro de los factores internos a considerar se encuentran la fortaleza financiera y la ventaja competitiva; en los factores externos, la estabilidad del ambiente macro que rodea tu empresa y la fortaleza de la industria. 

7. Matriz cuantitativa MPCE

Esta herramienta evalúa las estrategias alternativas de forma objetiva. Te ayuda a clasificar las estrategias para elaborar una lista de prioridades y te indica cuáles son las mejores estrategias alternativas para tu empresa.

La matriz cuantitativa te permite valorar series de estrategias en secuencia o de forma simultánea, con base en factores críticos internos y externos. Así podrías evaluar las estrategias a nivel corporativo, después de divisiones y, por último, de funciones.

La cantidad de estrategias que se pueden analizar con la matriz MPCE no tiene límites. Se puede aplicar a cualquier tipo de organización, ya que permite considerar muchos factores clave y estrategias al mismo tiempo.

8. Matriz de Ansoff

Es una de las principales herramientas de la estrategia empresarial. Fue creada por Igor Ansoff en 1957 y te ayuda a determinar la dirección estratégica de crecimiento de tu empresa. Es una guía que te servirá si tu meta es crecer en tu mercado actual o en otros mercados. Su objetivo principal es identificar oportunidades de crecimiento y consiste en relacionar productos y mercados de acuerdo con su relevancia. A través de esta matriz se pueden rastrear posibles escenarios y hacer proyecciones. 

La matriz de Ansoff puede interpretarse como una derivación del análisis FODA, que implica un análisis de las oportunidades empresariales. Utiliza esta información junto con la de tu empresa y la del mercado para comparar los resultados y explotar mejor el potencial de tu negocio. 

9. Matriz de crecimiento BCG

La matriz de crecimiento es una herramienta que te ayuda a determinar la función de los productos en cuanto a la rentabilidad a futuro. Se encarga de analizar el crecimiento y la cuota de los productos y proporciona una visión estratégica de tu negocio en su conjunto. Esta matriz fue desarrollada por el Grupo Boston Consulting Group en la década de 1970 y aún es vigente.

Consiste en analizar el portafolio de la compañía con base en dos factores: la tasa de crecimiento de mercado y la participación del mercado. Su objetivo es ayudar en la toma de decisiones con distintos enfoques para que tengas una mejor perspectiva sobre en qué áreas debes invertir o dejar de hacerlo.

También te puedes apoyar en herramientas de planeación estratégica que están desarrolladas justo para esta labor.    

Para que no te pierdas en el proceso de hacer una planeación estratégica, sigue los pasos a continuación y utiliza la plantilla de planeación estratégica gratuita de HubSpot. 

1. Establece la misión, visión y objetivos

En la primera etapa es importante generar un resumen de la empresa, como la misión y visión que estableciste, así como los objetivos que quieres alcanzar con este plan estratégico. Es importante involucrar a las y los gerentes, jefes de departamento o socios que estarán elaborando este documento con información valiosa. 

2. Describe los servicios, productos y procesos de tu empresa

Después, detalla el tipo de servicios y productos de tu empresa, profundiza en tus procesos internos (aquellos que te impulsan a orientar tus esfuerzos de ventas o de distribución) y otros aspectos que te ayuden a lograr una posición más fuerte en el mercado.

3. Evalúa tu mercado

Para evaluar el mercado deberás tomar como punto de partida la misión de tu empresa y determinar los factores estratégicos que puedan tener un impacto relevante y significativo para tu negocio (todo esto con base en tus productos o servicios). Dichos factores pueden estar relacionados con el aspecto económico, la tecnología, la distribución, los productos o servicios, las actividades de comercialización, la situación demográfica y social, etc. 

La finalidad de este paso es disponer de información relevante que te ayude a definir acciones para aprovechar las oportunidades y reconocer tus limitaciones.

4. Determina las metas de marketing

A continuación, establece la meta del marketing, ya sea para posicionar un producto o destacarlo por encima de la competencia. En esta etapa es importante detallar los esfuerzos a realizar para posicionar tu marca, que deben corresponder con tus objetivos. Al diseñar una estrategia, enfócate en incluir los siguientes aspectos:

5. Realiza el análisis con la matriz FODA

Por último, realiza el análisis del FODA para describir tanto la situación interna de tu empresa como el papel que ejerce sobre ella el ambiente externo. Recopila los datos que te ayuden a conocer el perfil de operaciones de tu empresa. Este análisis es una herramienta importante en la planeación estratégica que involucra factores políticos y sociales, así como el estudio de la competencia. 

Entonces, recordemos las etapas para llevar a cabo una planeación estratégica.

1. Ejemplo de planeación estratégica de una pyme de ropa ecológica

En este ejemplo verás los elementos que tiene en cuenta una empresa de ropa ecológica, que se dirige a un grupo de consumidores de ingresos medios y busca crecer sus ventas en un entorno altamente competitivo.

2. Ejemplo de planeación estratégica de una agencia de publicidad

Esta agencia busca tener un mejor posicionamiento entre su público, que son las pymes, y debe sortear la falta de personal para crecer. Su aliado puede ser un software que le ayude a gestionar y potenciar su base de clientes.

3. Ejemplo de planeación estratégica de una gran empresa de venta minorista

Esta empresa minorista busca ponerse al día en su presencia digital. Tiene como ventaja su sólida red de distribución, pero debe mantenerse actualizada para ganar más clientela que prefiere las compras en línea.

4. Ejemplo de planeación estratégica de una distribuidora de refacciones automotrices

En este ejemplo la empresa comercializa refacciones automotrices, cuenta con buenas alianzas con marcas de calidad, pero quiere ganar más visibilidad. Por ello sus acciones se enfocan a que más personas la ubiquen; la compañía considera que es un gran momento para hacerlo porque hay una alta demanda de partes automotrices. 

5. Ejemplo de planeación estratégica de un estudio fotográfico

Este estudio fotográfico confía en la calidad de su trabajo, pero cada vez más ve crecer a la competencia, sobre todo por los fotógrafos independientes. Por lo anterior, hace una planeación estratégica para posicionarse mejor sin olvidar sus valores de lograr una experiencia de excelencia.

6. Ejemplo de planeación estratégica de un fabricante de calzado deportivo

Este fabricante de calzado deportivo busca expandir su mercado a nivel nacional e internacional. Cuenta con excelentes alianzas y una gran tecnología, así que su planeación estratégica se centra en la innovación como factor de diferenciación.

Cómo evaluar y mitigar riesgos en la planeación estratégica 

Evaluar y mitigar riesgos en la planeación estratégica es una parte crucial del proceso para asegurar el éxito de la implementación de la estrategia. Aquí hay algunos pasos que puedes seguir para hacerlo:

• Identificar los riesgos potenciales: realiza un análisis exhaustivo del entorno interno y externo de la organización para identificar los posibles riesgos que podrían afectar la implementación de la estrategia. 
• Evaluar la probabilidad e impacto: evalúa la probabilidad de que ocurran los riesgos identificados y el impacto que tendrían en la organización si se materializan. Asigna una calificación o puntaje a cada riesgo en función de su probabilidad e impacto; esto te ayudará a priorizar y enfocar tus esfuerzos de mitigación.
• Desarrollar estrategias de mitigación: estas estrategias pueden incluir acciones preventivas para reducir la probabilidad de que ocurran los riesgos, así como acciones de contingencia para mitigar el impacto si los riesgos se materializan.
• Asignar responsabilidades y recursos: asigna responsabilidades claras a las personas o equipos encargados de implementar las estrategias de mitigación. 
• Monitorear y revisar regularmente: establece un proceso de monitoreo continuo para identificar cualquier cambio en el entorno que pueda afectar los riesgos identificados. Realiza revisiones periódicas de los riesgos y las estrategias de mitigación para asegurarte de que sigan siendo relevantes y efectivas.
• Ajustar y adaptar: a medida que avances en la implementación de la estrategia, mantente abierto a ajustes y adaptaciones en las estrategias de mitigación. Si surge un nuevo riesgo o cambian las circunstancias, modifica tus estrategias de mitigación en consecuencia.

Ahora que conoces todo lo que necesitas, recuerda que cuanta mayor comunicación exista en todas las etapas del proceso, la planeación estratégica de tu empresa será más fuerte y te acercará más al éxito. 

Para saber más sobre cómo mejorar las perspectivas de tu negocio, revisa nuestro artículo sobre planificación organizacional; en él encontrarás su definición, etapas y tipos.