Planificación organizacional: definición, etapas y tipos

Una empresa prevenida vale por dos, ¿no lo crees? Estos últimos dos años de pandemia y contingencia han evidenciado una necesidad muy importante para las empresas: estar preparadas ante todo. Y la planificación organizacional es una herramienta óptima para lograrlo. 

Sí, puede que la encomienda suene inalcanzable e incluso expresa un toque de dramatismo, pero si antes de 2020 alguien te hubiera mencionado que en tan solo unos meses tendrías que hacer frente a retos con los que jamás habías tenido que lidiar, ¿lo habrías creído?, ¿tu empresa habría estado lista?

La prevención y planificación no solo deben implementarse para encarar ciertas situaciones imprevistas. Una empresa que se estructura y organiza a tiempo tendrá una mejor estabilidad y sabrá cómo hacer frente a retos diarios e inusuales. 

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Si deseas que tu empresa goce de estos beneficios, quédate para saber qué es la planificación organizacional y de qué manera ponerla en funcionamiento con éxito. 

Si bien una planificación organizacional se utiliza para el mejoramiento general de una empresa, también puede enfocarse hacia un área específica, por ejemplo: financiera, manufactura de productos o fuerza laboral. En esto radica que existan diferentes tipos de planificación organizacional, de los cuales te hablaremos a detalle en breve. 

¿Por qué es importante la planificación organizacional? 

Cuando conoces la definición de qué es la planificación organizacional, su importancia y beneficios pueden resultar más claros. Cuanto más organizada esté una empresa desde el principio, mejor será su desempeño a corto, mediano y largo plazo. 

La planificación organizacional les permite a las empresas desarrollar un plan estructurado, eficaz y enfocado en la obtención de resultados, para llegar a metas determinadas. Este alto nivel de preparación también ayuda a que una compañía esté bien definida: saber quiénes son los encargados o responsables principales, qué roles existen dentro de la organización, entre otros. Así, el seguimiento de actividades y alcances es mucho más sencillo de monitorear. 

Además, una empresa preparada «para todo» puede encarar mucho más fácil cualquier reto que se le ponga enfrente. De igual manera, la planeación estratégica es una herramienta esencial para detectar deficiencias, conflictos o áreas de oportunidad. 

Ahora que conoces qué es la planificación organizacional y por qué es importante, te compartimos una lista detallada de los modelos de planificación organizacional que puedes usar en tu empresa. 

1. Planificación organizacional estratégica

La planificación organizacional estratégica consiste en crear una estructura de atención general para todas las áreas de una empresa. La definición de objetivos se realiza con base en un lapso corto, mediano o largo, y garantiza que dichos objetivos estén alineados con los valores empresariales, así como con su misión y visión. 

Este tipo de planificación organizacional suele ser ejecutada por los altos mandos de una empresa, pues se involucran todas las áreas de una compañía y las decisiones deben ser más estratégicas. Sin embargo, hay negocios más pequeños que optan por incluir a todos sus empleados para que aporten valor a la definición de objetivos.

2. Planificación organizacional táctica

Este tipo de planificación organizacional tiene por función describir la forma en que una empresa va a implementar su plan estratégico. Por lo tanto, puede tomarse como una extensión del primer modelo de esta lista. No obstante, el plan táctico es más específico y se compone por varios objetivos a corto plazo que respaldan el plan estratégico; su tiempo de acción y cumplimiento suele ser entre 1 año o menos. 

La organización táctica suele estar liderada por gerentes intermedios que dan seguimiento a dichos objetivos a corto plazo, y deben implementar estrategias, acciones y delegar responsabilidades para alcanzar las metas establecidas. 

3. Planificación organizacional operacional 

Un plan operacional es la visión y el seguimiento de los detalles diarios en la planificación organizacional. Este se compone por actividades del día a día y puede incluir labores de operación, como regulaciones de trabajo, horarios, cumplimiento de políticas y estándares empresariales; además de verificar que las asignaciones, tareas y actividades se realicen eficazmente y los responsables de ellas actúen de forma acorde a lo determinado por la compañía. 

4. Planificación organizacional de contingencia 

Como pudiste notar, los tres primeros modelos de planificación organizacional se relacionan y complementan entre sí, para la obtención de objetivos específicos que conduzcan al cumplimiento de metas generales. Sin embargo, existe otro tipo de planificación que no se utiliza de forma regular, a menos que sea estrictamente necesario. Este es el plan de contingencia. 

El plan de contingencia, como su nombre lo indica, está diseñado para que tu compañía salga avante cuando se encuentre ante una situación inusual, como una crisis o un imprevisto. Si bien puede ser un plan que las empresas esperan nunca utilizar, es importante contar con él para que el abordaje de desafíos y retos resulte más estructurado y funcional. 

Una planificación organizacional de contingencia tiene en cuenta una gran variedad de situaciones y escenarios en los que podría encontrarse la empresa y dota de respuestas y acciones que resuelven el problema en cuestión. Su intención puede ir desde un simple fallo en el funcionamiento de un software hasta el plan de acción ante un desastre natural, una crisis financiera o un ataque a los datos internos de la organización. 

Ya que revisamos los modelos de planificación organizacional existentes, estás listo para descubrir de qué manera implementarlos en tu empresa según sus etapas. 

5 etapas de la planificación organizacional

La planificación organizacional se compone por diferentes etapas o fases que conforman un ciclo perfecto para la obtención de resultados. Te los explicamos a detalle a continuación. 

1. Desarrollo del plan estratégico 

Esta etapa de la planificación organizacional se compone por pasos generales, como: 

• Revisión y análisis de la misión, visión y valores empresariales, para determinar si estos aún son vigentes para la situación actual de tu empresa o requieren modificaciones. 
• Recopilación de datos internos de la empresa que indiquen el rendimiento en diferentes áreas, para saber si los objetivos y metas planteadas actualmente están cubriéndose o qué ha impedido su alcance. 
• Análisis interno y externo de la compañía para corroborar la situación en la que se encuentra y a lo que podría enfrentarse. Para ello, un análisis FODA puede ser una excelente herramienta a usar. 
• Establecimiento de objetivos generales que puedan desprenderse de la revisión interna y externa de la empresa. 

En esta etapa lo principal es saber en dónde está la empresa, qué necesita, cuáles son sus fortalezas y oportunidades y cuáles son los posibles retos a corto, mediano y largo plazo con lo que debe o podría lidiar en su contexto o sector.

2. Establecimiento de tácticas para la realización de estrategias generales

Una vez que hayas documentado la situación actual de tu empresa, es tiempo de hacer un desglose de los objetivos establecidos para determinar las tácticas que pueden emprenderse para su alcance y designar a los responsables de dar seguimiento para lograrlos. Por lo tanto, en esta etapa las acciones cruciales son las siguientes: 

• Definición de objetivos a corto plazo para cada área de la empresa de forma separada. Recuerda que estos pequeños objetivos dan paso al cumplimiento de los objetivos generales. 
• Establecimiento de un plan de revisión de acciones para conocer el avance de las tácticas emprendidas y asegurarse de que todo se está cumpliendo como lo esperabas y que las áreas de la empresa estén llegando a sus pequeñas metas iniciales. 
• Desarrollar un plan de contingencia para la rápida resolución de problemas que podrían suceder en esta etapa táctica, por ejemplo: fallas en las herramientas y la tecnología de trabajo o filtración y pérdida de datos internos. 

Esta etapa es la que brinda mayor atención a los detalles de la planificación organizacional general. Los pequeños pasos dados en esta fase permiten encaminar de mejor forma a toda la empresa, para que su futuro sea más estable y seguro. 

3. Planificación de operaciones diarias 

Ningún objetivo o acción estratégica podría realizarse si no se cuenta con un plan operacional que les indique a los responsables cuáles son sus roles y las actividades que deben realizar de manera cotidiana. 

Esta etapa es mucho más técnica, pues los gerentes deben idear un plan de trabajo eficaz para el alcance de los objetivos tácticos y generales. Esto puede ir desde el diseño de un horario de trabajo óptimo para todos, hasta el establecimiento de objetivos individuales para cada equipo o colaborador. 

4. Ejecución de los planes de organización empresarial 

Para este momento ya cuentas con las acciones a emprender a corto y mediano plazo para la obtención de los objetivos de tu empresa a largo plazo. Todos tienen claro cuáles son sus responsabilidades y saben que las actividades asignadas son cruciales para que la empresa llegue a sus metas finales. Por lo tanto, en esta etapa se da inicio a la planificación organizacional. 

5. Seguimiento de los planes emprendidos 

Todo plan debe ser revisado periódicamente para determinar si se va por un buen camino o es tiempo de hacer una pausa y reconsiderar algunos aspectos. Cuando la planificación organizacional de una empresa es monitoreada a tiempo, es posible detectar errores o aspectos que podrían mejorar. De esta manera, se garantiza que el rumbo hacia la meta final esté despejado y los pasos diarios puedan realizarse sin problemas.

Organiza cada 2 o 3 meses reuniones con tu equipo para ver qué objetivos ya están alcanzando o con qué limitaciones se han encontrado para realizar sus actividades en tiempo y forma. Es posible que se requiera un reajuste en los flujos de trabajo o algún departamento demande la implementación de tecnología que lo ayude a mejorar su productividad. Cualquier contratiempo o área de oportunidad debe ser atendido lo más pronto posible para evitar retrasos en el alcance de los objetivos generales. 

Ya conoces la importancia que tiene la planificación organizacional en tu empresa, así que te animamos a desarrollar tus planes de acción para que tu negocio sea más estable y logre los resultados que espera a largo plazo. 

Recuerda que estos planes se trabajan con la cooperación de todos los involucrados en tu empresa, para que así todos estén en el mismo canal y sepan hacia dónde dirigirse.