9 consejos para organizar tu tiempo como gerente

La gestión del tiempo es una de las partes más difíciles del trabajo de un gerente. Ya sea que administres un equipo, un activo de la empresa o ambos, es difícil equilibrar tu propia producción y las necesidades de tu equipo.

Encontrar este equilibrio tiene mucho que ver con saber jerarquizar y dar prioridad a cada una de las actividades. ¿Tienes tiempo para estar disponible y ayudar a tu equipo hoy? ¿O necesitas encerrarte en una sala de conferencias y trabajar en un gran proyecto? Si surge algo urgente, ¿qué se puede mover de todo lo que tienes que hacer? Al final, el objetivo es que puedas mantenerte al tanto de tus objetivos a corto y largo plazo.

Pero eso es más fácil decirlo que hacerlo. ¿Quieres saber cómo administran su tiempo los gerentes efectivos? Estos son algunos de los mejores consejos de excelentes gerentes en HubSpot.

Cómo organizar tu tiempo como gerente

1. Utiliza un sistema para el correo electrónico

El correo electrónico puede ser un aspecto que te haga perder tiempo, pero también sigue siendo una de las mejores formas para comunicarte con otras personas, incluyendo a los miembros de tu equipo. Como gerente, es especialmente importante estar al tanto de lo que llega a tu bandeja de entrada y priorizar de manera efectiva.

Existen muchos software que pueden ayudarte a gestionar tus correos electrónicos y todos tienen sus ventajas, lo fundamental es que cuentes con uno.

«Mi mayor desafío solía ser el correo electrónico», admite Nataly Kelly, Vicepresidente de Marketing de Localización de HubSpot. «Pero simplifiqué radicalmente mi bandeja de entrada hasta el punto en que solo tengo tres carpetas: 1. Acción necesaria 2. Leer más tarde 3. Referencias. Todo en mi bandeja de entrada se mueve a una de esas carpetas, y tengo filtros configurados para enrutar automáticamente ciertos mensajes a la carpeta adecuada para que pueda leerlos cuando tenga tiempo», dice.

Conoce más métodos para alcanzar (y mantener) la bandeja de entrada en cero.

Laura Silva, Directora Senior de Acquisition en HubSpot Latam, sugiere reservar un tiempo específico para el correo electrónico y tratar de no mirarlo fuera de ese lapso, especialmente si tienes mucho trabajo para hacer ese día. «Trato de revisar una hora por la mañana y una hora por la noche», dice ella.

Finalmente, hay algunas herramientas efectivas de correo electrónico que pueden ayudarte a optimizar tus esfuerzos de envío de correos electrónicos. Boomerang para Gmail es uno de los favoritos de Melissa Miller, quien lidera al equipo de Operaciones de Marketing de HubSpot. 

Boomerang es un complemento de Gmail que te permite archivar correos electrónicos que luego volverán a aparecer en tu bandeja de entrada como un mensaje no leído, puedes programar respuestas, contar con recordatorios, entre otras cosas. Miller lo usa para asegurarse de que hace un seguimiento de los correos electrónicos que requieren una respuesta en un periodo de tiempo específico.

Si no has encontrado una herramienta que funcione para ti, es hora de encontrar una. Aquí tienes una opción para organizar tu email, así como una solución para agilizar el proceso de tu fuerza de ventas, incluyendo el manejo de contactos y la gestión efectiva de los correos electrónicos.

2. Reserva un tiempo para hacer cosas y establece bloqueos

Los gerentes a menudo tienen presión desde muchos ángulos, y puede ser casi imposible encontrar tiempo para trabajar en tus propios proyectos, por lo que es necesario que reserves un tiempo para hacerlo.

En HubSpot, algunos gerentes literalmente suelen poner bloqueos de tiempo en su calendario con una etiqueta como «tiempo apartado» para que la gente sepa que no deben programar nada durante ese lapso.

Meghan Anderson, quien fungió como Vicepresidenta de Marketing en HubSpot, recurre a reservar sus espacios propios.

«Quiero que mi equipo se sienta cómodo agendando un espacio para lo que sea que necesiten. Como resultado, cualquier espacio sin reservar en mi calendario tiende a llenarse con bastante rapidez. Para tener tiempo para mí, me aseguro de reservar mi propio espacio».

En tanto, Nataly Kelly señala que trabajar desde casa algunos días la ayuda a concentrarse mejor cuando lo necesita. «Cuando trabajo en la oficina, mis días están repletos de reuniones», dice. «Cuando trabajo desde casa, mis días son mucho más productivos. Esos son los días en los que normalmente hago reuniones por video o encuentros con nuestras oficinas en otras zonas horarias».

Otro método es aislarte físicamente de las distracciones. «Siempre quiero estar disponible para mi equipo cuando me necesiten en cualquier momento del día, así que trato de estar mucho tiempo en mi escritorio», dice Sibley. «Pero si hay algo que debo hacer en un día, por ejemplo, una presentación a nuestro Chief Marketing Officer, apago el correo electrónico y me encierro en una habitación durante una hora más o menos hasta que esté terminada».

3. Agenda tus reuniones uno a uno en fragmentos

Aquí hay un truco rápido: al mismo tiempo que estás reservando tu propio tiempo en tu calendario, aparta tus reuniones individuales de forma continua. Esto te ayudará a llevar tus reuniones de manera más fluida sin interrumpir otras partes de tu día.

«Hago todas mis reuniones individuales los martes y jueves», dice Debbie Farese, quien fuera Directora de Marketing en HubSpot. «De esa manera, ningún día está completamente reservado y, por otro lado, no están completamente repartidos a lo largo de la semana».

4. Obtén tiempo para trabajar cuando otros no lo hacen

Para algunos gerentes, la mejor manera de reservar un tiempo es hacerlo cuando los demás no están trabajando, puedes usar las mañanas y las tardes para escribir, enviar una serie de correos electrónicos o hacer algo de pensamiento crítico y planificación.

«Dependiendo de si eres una persona madrugadora o un ave nocturna, tómate un tiempo para sentarte y trabajar mientras el resto del mundo está dormido», sugiere Nathaniel Eberle, quien fuera director de Relaciones Públicas y Marca de HubSpot. «Si estás más activo durante el día, establece bloqueos en el calendario para asegurar ese tiempo. Simplemente desconecta el internet y pon el teléfono en modo avión».

Kelly siente lo mismo. «Algunas personas piensan que deberías desconectarte del trabajo por las noches, pero eso en realidad me estresa más», dice. «Normalmente me pongo al día con el correo electrónico y las redes sociales por las tardes y planifico el día».

5. Aprende a priorizar efectivamente durante el día

Los gerentes más efectivos pueden reconocer qué tareas deben realizarse de inmediato y cuáles pueden esperar, y por cuánto tiempo.

La matriz de Eisenhower puede ayudarte para saber cómo darle prioridad a las actividades que te van surgiendo durante el día:

Para mantenerte al día, trata de asignar los elementos de tu lista de tareas pendientes a cada uno de esos cuadros al comienzo del día. Cuando las cosas surgen, en lugar de buscar hacer todo a la vez o de dejarte llevar por el estrés, usa esta matriz para evaluar qué tan rápido necesitas responder.

Una buena práctica como gerente es que siempre que puedas sitúa en primer lugar a las personas que te reportan, así no serás un obstáculo para tu equipo de trabajo.

Ahí es donde se puede complicar el lograr un equilibrio entre las necesidades de tu equipo y las tuyas. «Ten en mente tus objetivos», sugiere Sibley. «Pregúntate a ti mismo en un momento dado: ¿estás 100 % disponible para ayudar a tu equipo? ¿O también necesitas estar atento para otra actividad? Planifica tus días en consecuencia en función de lo que debes hacer ese día».

6. Deja un espacio para el ejercicio físico

Es muy común que las personas pongan los negocios en primer lugar, incluso por encima de la familia, los amigos y, especialmente, la salud. Pero es importante que no descuides la parte de tu salud. Cuando dejas de hacer ejercicio, pones en riesgo tu salud física y mental. Con la pérdida de ambos, podría disminuir tu productividad y eficacia como gerente.

«Empiezo casi todas las mañanas muy temprano, alrededor de las 4:30 a. m., con un entrenamiento», dice Kelly. «Ese es mi consejo número 1 para equilibrar el día, aunque sea difícil encajarlo. En los días que no hago ejercicio, el día no es tan productivo».

7. Mantén tus reuniones enfocadas en la acción

Nada es más frustrante que una reunión improductiva. Como gerente, a menudo te encontrarás dirigiendo estas reuniones, y depende de ti asegurarte de que todo lo que hables tenga un propósito.

Ryan Bonnici, quien se desempeñó como Director de Marketing de HubSpot para Asia, sugiere preparar una agenda para la reunión y enviarla a los asistentes con anticipación. «No me gusta hacer reuniones sin tener un contexto de antemano o una agenda de lo que estamos discutiendo, etc. De esa manera, todos podemos aprovechar al máximo nuestro tiempo».

Kelly aconseja prepararse para las reuniones creando una tabla simple de tres columnas en un documento de Google u otra plantilla.

«Cuando comienza la reunión, en la columna de la izquierda, anota el tema. En la parte media, agrega los principales puntos de discusión. En la columna de la derecha, añade los elementos de acción. Esto asegura que nunca haya una discusión sin un elemento de acción claro».

Cuando termina la reunión, puedes enviar las notas de la misma en un correo electrónico.

8. Practica la gratitud

Llevar un diario de gratitud es un buen hábito que aumenta la productividad.

Así es como funciona: Escribir las cosas por las que estás agradecido aumenta la felicidad. La felicidad aumenta la productividad . Entonces, practicar la gratitud es una de las herramientas más subestimadas para aumentar la productividad.

«Lo creas o no, realmente creo que la gratitud crea un día más equilibrado», dice Kelly. «Me gusta usar la aplicación Postagram para iPhone. La uso para tomar una foto rápida, escribir una nota de agradecimiento rápida para alguien y luego reciben una tarjeta física real. En un mundo donde todo es digital, esto te ayuda a brindar un mensaje tan importante como un agradecimiento».

9. Usa herramientas de productividad

Cada persona y cada equipo tiene su propio estilo, pero todos deberían utilizar algún tipo de herramienta de gestión de proyectos. Algunos de nuestros equipos usan Trello, por ejemplo, que te permite arrastrar, soltar, codificar con colores y manipular los elementos de la lista de tareas pendientes de una manera que muchas de las otras herramientas no hacen. Además, Trello es compatible con el software de HubSpot.

Herramientas que te permiten organizar tu tiempo como gerente

HubSpot

El CRM de HubSpot hará que todas las actividades de tu equipo estén organizadas y fluyendo. Esto no solo ayudará a que gestiones adecuadamente tu tiempo, sino que tus colegas estarán en sintonía y logrando más objetivos.  Además, el panel de informes te dará lo que necesitas para orientar las actividades conforme a objetivos.

El CRM es gratuito y apto para todo tipo de empresas, ya sea que trabajes en una pyme o en una gran compañía.

Google Drive

Google Drive es una herramienta simple, pero muy poderosa para los gerentes. Te permite diferentes acciones, desde tomar notas durante tus reuniones individuales hasta el seguimiento de objetivos y hojas de cálculo de presupuesto. ¿La mejor parte? Puedes acceder a él en cualquier dispositivo. 

Asana

Asana es una herramienta de productividad personal y de equipo. Es una aplicación fácil de usar creada por el cofundador de Facebook, Dustin Moskovitz, que te permite crear tareas, asignarlas a miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento, agregar notas, adjuntar archivos, crear listas de verificación internas y comunicarte con otros por medio de comentarios.

ClickUp

ClickUp es una plataforma de productividad todo en uno que te ayuda a administrar proyectos, realizar un seguimiento de los objetivos, crear listas de tareas pendientes y tareas, y colaborar sin problemas con tu equipo, todo en un solo lugar.

Con ClickUp puedes administrar el tiempo de tu equipo con sus funciones de seguimiento de tiempo, chatear con tus compañeros de trabajo con su función de chat en la aplicación, probar y anotar imágenes, y crear informes y paneles para las partes interesadas.

Slack

La mayoría de los gerentes encuentran que los equipos se benefician del uso de un servicio de mensajería interna, como Slack.

Slack tiene una plataforma particularmente simple y flexible que funciona en muchos dispositivos diferentes. Además, tiene una gran capacidad de búsqueda y gestión de archivos cargados, lo que la convierte en la opción preferida de muchos.

Ahora, comienza a aplicar estos consejos y utilizar las herramientas que te darán más tiempo y libertad como gerente. No solo estarás haciendo algo por ti, sino por tus colaboradores.