Cómo crear un plan de comunicación digital eficaz (con ejemplo)

En el mundo actual, la presencia en línea es fundamental para cualquier empresa que desee tener éxito. Sin embargo, no es suficiente simplemente establecer un sitio web y publicar contenido. Para conectar con su audiencia, es necesario tener un plan de comunicación digital efectivo. En este artículo, compartiremos contigo los pasos esenciales para crear un plan de comunicación digital eficaz que te permitirá alcanzar tus objetivos de negocio y mejorar la experiencia del usuario.

Como te imaginarás, hacer un plan de comunicación para acciones digitales les posibilita a las marcas ganar visibilidad en línea.

Cada empresa o marca es distinta. Por esta razón, el plan de comunicación digital debe personalizarse de acuerdo a la operación particular de dicha compañía. A continuación, te decimos cómo crear un plan de comunicación digital eficaz paso a paso y te damos un ejemplo para que empieces a crear el tuyo. ¡Comencemos!

Qué es un plan de comunicación digital

El plan de comunicación digital es un documento que contiene objetivos y acciones a realizar para lograrlos, por lo que es una herramienta estratégica que guiará a los especialistas de marketing, pues considera los canales de comunicación, los eventos que deben suceder y quiénes son los involucrados.

Un plan de comunicación digital sirve para promover una marca, producto o servicio en los terrenos digitales. Desde el comienzo, debes definir muy bien los objetivos y el público meta para establecer las estrategias y canales adecuados para difundir un mensaje.

Es imprescindible que el plan también incluya un calendario de actividades y una matriz de responsabilidades, herramientas que organizarán a todos los equipos y personas dentro del proyecto y estos sabrán qué les corresponde revisar o ejecutar.

1. Revisa tu buyer persona y define tu audiencia

Como en todo plan y estrategia de marketing, comunicación o ventas hay que revisar las bases antes de empezar con cualquier acción. Dado que, el primer paso, será revisar tu buyer persona y optimizarlo o actualizarlo, si es el caso.

Con base en esta información, podrás definir la audiencia o público objetivo; es decir, a quién quieres llegar con una comunicación en particular, que es el propósito de tu plan. 

2. Establece objetivos

Necesitas tener muy claro qué buscas y qué quieres lograr. Definir bien tus objetivos SMART será la parte medular de tu plan y la esencia del documento estratégico.

Recuerda que los objetivos son la guía que vinculará el mensaje con las acciones y los canales. Además, estos permitirán que los equipos responsables estén alineados. 

3. Crea una portada

Es momento de darle forma a tu documento. Para iniciar, crea una portada en donde indiques de qué va este plan, así como quién es el propietario del mismo, la fecha de su creación, la versión y quién lo aprueba. 

Tener una portada no es solamente un aspecto visual, sino que cumple una funcionalidad, debido a que cualquier persona que revise este plan sabrá que está autorizado y también qué tan actualizado se encuentra. Por eso, aclara de qué versión del documento se trata, porque este tipo de planes suele nutrirse o actualizarse periódicamente. 

4. Define los canales de comunicación y tareas a realizar

Posteriormente puedes realizar un calendario de comunicaciones, en este definirás cuáles son las acciones o tareas necesarias para lograr los objetivos planteados y qué medios o canales se utilizarán. Es fundamental indicar las fechas de inicio y de término de cada acción, porque esto permitirá la organización de los equipos involucrados. 

Si tus tareas son recurrentes, es recomendable que tengas una columna en el que señales la tasa de recurrencia. 

5. Establece las acciones con base en tu calendario de comunicaciones

Lo siguiente para lograr un plan de comunicación digital eficaz es elaborar un calendario de eventos, donde indiques cada uno de los sucesos que deben pasar según tu calendario de comunicaciones.

Considera que en esta parte es fundamental tener una descripción clara de cada evento, que incluya a todos los miembros del equipo. También, explicar el propósito de cada evento para asegurar la comprensión de los objetivos del proyecto, los roles, responsabilidades y plazos.

6. Delega funciones y crea una matriz de responsabilidades

Con la finalidad de evitar dudas en las funciones y tareas, puedes realizar una matriz de responsabilidades, en la que enumeres a los miembros del equipo y asignes sus tareas concretas en el proyecto. 

Te recomendamos utilizar claves para describir la función de cada miembro del equipo, por ejemplo: «L» si es el líder de la actividad o el proyecto; «R» si su función es revisar, y «M» si se trata de un monitor.

7. Comunica tu plan y comienza la marcha

Listo, ya tienes tu plan de comunicación digital. Difúndelo con las partes involucradas, explícalo y ponlo en acción.

Siempre hay que buscar maneras de mejorar la comunicación empresarial, por este motivo, cualquier plan siempre será perfectible y en el camino podrás realizar ajustes. Se recomienda una revisión constante de este con los equipos. De igual manera, después de concretar las acciones y obtener tus objetivos, puedes evaluar los resultados y optimizar tu documento para cuando lo vuelvas a requerir. 

Ejemplo de plan de comunicación digital

Para ejemplificar este proceso, utilizaremos la plantilla gratuita de HubSpot, que puedes descargar para hacer tu propio plan. El documento se divide en 4 apartados principales: portada, calendario de comunicaciones, calendario de eventos y matriz de responsabilidades. Llénalos apoyándote de las sugerencias en cada pestaña y lo tendrás listo.

Pensemos en un plan de comunicación digital para un ecommerce especializado en ropa para mujer. Su buyer persona está correctamente definido y su mercancía se enfoca en mujeres de 20 a 40 años, que gustan de la moda a precios accesibles. 

Pensamos reforzar la presencia de esta tienda en línea en terrenos digitales. El objetivo es aumentar la visibilidad y el conocimiento de la marca en un 30 % en los próximos 6 meses.

En la portada se colocan los datos del propietario del documento, quién lo autoriza y en qué versión va.

Se establecen los canales de comunicación y los responsables. A partir de estos, se desprenderán las acciones para ganar visibilidad digital, en este caso, a través un evento digital, redes sociales y la automatización de correos electrónicos. 

Luego, se desarrolla el calendario de eventos. Puedes observar la parte de las reuniones, donde los equipos aterrizan las ideas y mensajes, así como la producción de contenidos. En la descripción, se indica quién estará presente y, en el propósito, qué se busca con ese evento en particular.

Al final, elaboramos la matriz de responsabilidades de las tareas, eventos y canales que figuran en los calendarios anteriores. Puedes observar, por ejemplo, que el Director de Marketing lidera la reunión principal y después, solamente se dedica revisar y dar seguimiento, por otro lado, el Gerente de Contenidos y el Gerente de Social Media lideran solo los puntos relacionados con la planeación y generación de contenidos.   

 Ahora ya sabes qué es un plan de comunicación digital y cómo puedes hacer uno de manera fácil. Utiliza la plantilla gratuita de HubSpot y comienza a desarrollar este documento fundamental para organizar los equipos y concretar acciones estratégicas.