En el mundo empresarial, la eficiencia y la calidad son elementos críticos para el éxito. Cada proceso, cada interacción y cada contribución individual dentro de una organización tienen un impacto directo en sus resultados globales. Sin embargo, incluso las empresas más sólidas y bien gestionadas pueden enfrentarse a desafíos y problemas que afectan su competitividad y rentabilidad.
Es en este contexto donde herramientas como el diagrama de Ishikawa emergen como una solución fundamental. Esta metodología, también conocida como diagrama de espina de pescado o diagrama de causa y efecto, ofrece un enfoque sistemático para identificar y abordar las causas subyacentes de los problemas en los procesos corporativos.
Al analizar detenidamente las diversas variables que pueden influir en un resultado no deseado, el diagrama de Ishikawa permite a las empresas comprender mejor sus áreas de mejora y tomar medidas correctivas efectivas.
- Qué es el diagrama de Ishikawa o diagrama de pescado
- Elementos del diagrama de Ishikawa
- Para qué sirve el diagrama de Ishikawa
- 5 ventajas del diagrama de Ishikawa
- 5 aplicaciones del diagrama de Ishikawa
- Cómo hacer un diagrama de Ishikawa
- 8 ejemplos de diagrama de Ishikawa
- Plantillas de diagrama de Ishikawa
- Cómo hacer un diagrama de pescado con las plantillas gratuitas de HubSpot
En muchas compañías ignoran qué elementos bloquean el alcance de sus metas. Si no detectamos qué aspectos son perjudiciales y seguimos repitiendo la forma de hacer las cosas, estaremos replicando los resultados negativos.
Para eso se creó el diagrama de Ishikawa, el cual trata de llegar a la raíz de las fallas. Queda claro que un resultado deficiente no es ocasionado por una sola actividad, sino de varias que se van sumando.
Esta metodología se ha utilizado por más de 70 años debido a su eficacia y funcionalidad. Ha tenido modificaciones y se ha actualizado conforme el contexto y el avance de los procesos corporativos o empresariales, pero su esencia se mantiene. Si la aplicas correctamente seguramente obtendrás resultados excelentes. A continuación, te contaré cómo puedes hacerlo. ¡Comencemos!
Qué es el diagrama de Ishikawa o diagrama de pescado
El diagrama de Ishikawa, o diagrama de pescado, es una herramienta que identifica problemas de calidad y les da solución al representar de forma gráfica los factores que involucran la ejecución de un proceso. También es conocido como diagrama de causa-efecto o de las 6 M.
Kaoru Ishikawa es el creador de esta metodología que desarrolló en 1943. El gran valor que tuvo su idea fue elaborar un análisis gráfico para que fuera más comprensible.
Este esquema también conocido como diagrama de causa-efecto se basa en la premisa de que todo problema tiene una causa; de algo que está mal en un proceso. Entonces hay que identificar de dónde surgen las acciones que están conformando ese problema.
Otro valor del método es su flexibilidad para adaptarse a cualquier industria, actividad, área, contexto o situación.
Para ahondar un poco sobre su definición, puedes ver el siguiente video:
El diagrama de Ishikawa recibe su nombre por su estructura como el esqueleto de un pescado. Esto no es casualidad: cada elemento representa una razón y conlleva a la resolución de los problemas expuestos. Los elementos del diagrama de pescado son:
1. Cabeza
Emerge de la espina central y en esta parte se representan los problemas.
2. Espinas
Salientes de la espina central. Pueden existir muchas o pocas espinas, dependiendo de las posibles causas que estén provocando el problema en cuestión.
3. Espinas menores
Las espinas grandes también incluyen espinas más pequeñas, con las que se determinan las causas menores.
El consejo de Camilo Clavijo | VP de ventas & Country Manager en HubSpot LATAM
”El diagrama de Ishikawa o espina de pescado es una técnica usada para identificar las posibles causas de un problema central, usado también para mejorar procesos y recursos en una organización”.
Para qué sirve el diagrama de Ishikawa
El diagrama de Ishikawa es útil para conseguir diferentes objetivos como analizar, resolver o ser más rápidos y más eficientes en general. Su propósito es identificar las causas de los cuellos de botella que afectan a los procesos organizacionales y operativos de las empresas.
Al hacer un análisis de los procesos, se vislumbra el problema en distintos niveles: desde pequeñas fallas de bajo impacto hasta graves obstáculos que pueden afectar severamente la operatividad, ya sea en un departamento, grupo o hasta en la empresa completa.
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El diagrama de Ishikawa también puede servir para:
- Mejorar la toma de decisiones y, por supuesto, la mejora de procesos
- Contribuir a un mejor ambiente laboral
- Hacer apto un proceso de trabajo para obtener certificaciones
- Identificar áreas que requieran capacitar al personal
- Motivar a tus empleados
- Medir diversas áreas y su desempeño operativo
- Saber dónde invertir
- Aprovechar las áreas de oportunidad
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5 ventajas del diagrama de Ishikawa
- Mejora procesos
- Brinda mayor visibilidad a los problemas
- Es de fácil implementación
- Previene conflictos futuros
- Fomenta el trabajo en equipo
Además de la resolución de problemas, la aplicación del diagrama de pescado ofrece otros beneficios, entre ellos:
1. Mejora procesos
El diagrama de Ishikawa, al exponer claramente las causas de un problema específico, ayuda a determinar dónde existen errores o áreas de oportunidad. De esta manera es más fácil saber en dónde aplicar cambios en estrategias o tácticas.
2. Brinda mayor visibilidad a los problemas
Una empresa contiene muchas áreas, departamentos y colaboradores, y es normal que con el tiempo puedan presentarse conflictos que afecten sus procesos o resultados. Sin embargo, estas problemáticas no siempre son fáciles de visualizar. Con el apoyo de un diagrama de pescado se pueden determinar las causas y los problemas y jerarquizar los que requieren una atención inmediata.
3. Es de fácil aplicación
Aplicar un diagrama de Ishikawa es muy fácil y barato, por eso es una de las técnicas de resolución de problemas preferidas de las empresas. Si bien existen algunas herramientas con las que puedes realizarlo, basta con el uso de una pluma y papel para representarlo (si se trata de una visualización rápida).
4. Previene conflictos futuros
Cuando determinas de dónde provienen la mayoría de los problemas o conflictos de tu empresa es más fácil enfocarte en ellos y así evitar que puedan extenderse o repetirse.
5. Fomenta el trabajo en equipo
Un diagrama de pescado se desarrolla mediante la aportación de ideas de diferentes personas. Esto significa que tus colaboradores tienen la oportunidad de reforzar las prácticas de colaboración y trabajo en equipo. Quizá una sola persona pueda realizar esta técnica, pero los resultados no serían los más objetivos, ya que se requiere la participación y opinión de diferentes empleados para identificar todas las fallas posibles dentro de un proceso con deficiencias.
Sin embargo, es una herramienta que también cuenta con algunas limitaciones:
5 aplicaciones del diagrama de Ishikawa
Con el diagrama de pescado puedes detectar las causas gracias a un análisis profundo (sin distraerte con los síntomas que solo están visibles en la superficie). Este análisis aplica para un área, proyecto, trabajo de grupo o a nivel individual; incluso para toda una industria o sector. A continuación te presento algunas de las aplicaciones prácticas.
1. En las ventas
El departamento de ventas es una de las áreas donde más se ha utilizado el diagrama de Ishikawa, pues existe mucha presión sobre los vendedores y cuando no se alcanzan las metas, se evidencian inmediatamente las fallas. Hay que recurrir a la identificación de las causas por las que una empresa no logra sus objetivos (o por qué no muestra crecimiento). Además este análisis puede utilizarse para revisar los resultados individuales de cada vendedor.
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2. En la gestión empresarial
La metodología es sencilla por su representación gráfica, pero puede ser tan compleja o profunda y brindar tantas soluciones como una compañía lo requiera. De ahí que sea una excelente herramienta para la gestión de empresas.
Se puede llevar a cabo un diagrama de Ishikawa global y una serie de diagramas por sectores con la finalidad de obtener una pila de fallas que estarán conectadas. Como resultado, podrías llegar a soluciones integrales que mejoren los procesos, productos y servicios de todo el negocio.
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3. En control de calidad
Si hay un resultado u optimización que se impulsará con este diagrama es la calidad. Por eso se usa constantemente en las áreas de producción y supervisión, para identificar rápidamente problemas y darles solución. El departamento dedicado a la calidad suele usar esta metodología como punto de partida para establecer procesos óptimos de supervisión e impulsar certificaciones para la empresa.
4. En servicio al cliente
El servicio, atención y soporte del cliente son piezas clave para una compañía, por eso detectar posibles obstáculos en sus mecanismos o protocolos es fundamental. El diagrama de causa-efecto brinda un amplio panorama de qué se está haciendo mal para modificarlo y mejorarlo. En general, permitirá refinar los aspectos que causan fricción en la experiencia del cliente.
5. En marketing
Aunque no suele formar parte de los esquemas que integran los análisis en el área de marketing, aplicarlo representa una gran oportunidad para las métricas e indicadores con que evalúan sus campañas.
El diagrama de Ishikawa puede ayudar a detectar resistencias, procesos lentos, materiales que no están funcionando; a visualizar fallas y a proponer una solución. Por ejemplo, podrías ver en un esquema de espina de pescado los objetivos que no se están logrando en una campaña, darles un giro y alcanzar las metas.
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Ahora que ya te he hablado de algunas definiciones y propósitos del diagrama de Ishikawa, te mostraré cómo hacerlo a continuación:
Cómo hacer un diagrama de Ishikawa
- Escoge un problema
- Piensa en términos de las 6M
- Dibuja el pescado
- Analiza los resultados y da seguimiento
Lo mejor de esta metodología es su facilidad para ejecutarla, aunque hay que estar atentos en no hacer un análisis superficial, sino realmente investigar para identificar las causas. La representación visual de espina de pescado nos ayuda a ordenar fallas primarias y secundarias y cómo se van integrando hasta generar un problema.
1. Escoge un problema
Tus guías son los objetivos, metas e indicadores (KPI), ya que si no se logran tienes un verdadero problema. Piensa en cuál es la situación problemática a la que se enfrenta tu equipo.
Algunos ejemplos de problemas concretos serían: «alcance de solo 50 % en la cuota del mes», «15 % de rotación de vendedores al mes» o «decrecimiento de la rentabilidad del departamento».
2. Piensa en términos de las 6M
En el esquema original, Kaoru Ishikawa hablaba de 6M o grandes bloques que todo negocio posee para su funcionamiento. Puedes usarlos, omitir algunos o hacer tus propias categorías.
Los 6 bloques o grandes áreas donde se pueden alojar las causas de un problema son:
- Método: se refiere a las acciones que llevas a cabo para ejecutar un proceso.
- Maquinaria: se trata del equipo técnico o tecnológico que se requiere para ese proceso.
- Mano de obra: implica al personal involucrado en ese proceso.
- Materiales: cualquier accesorio, instrumento o material que se ocupa para que el proceso se realice.
- Medición: aquí se contempla el control para lograr el proceso.
- Medio ambiente: hablamos más bien del contexto, espacio o lugar.
3. Dibuja el pescado
Tu diagrama debe verse así:
Primero, haz una línea recta: esta es la columna vertebral del pescado; al extremo derecho, en lo que sería la cabeza, anota el problema (efecto). Posteriormente, dibuja unas líneas hacia arriba y otras hacia abajo (como vertientes). Justo esas líneas representan las espinas o cada una de las categorías o bloques, es decir, las 6M. Luego en cada uno de esos bloques anota las causas que se suman a la columna y generan el problema. Por ejemplo:
- En método, puede ser la falta de control de calidad.
- En maquinaria, el mantenimiento ineficiente de las computadoras.
- En mano de obra, disponer de poco personal.
- En medición, quizá no se han establecido indicadores de ventas.
- En materiales, puedes tener proveedores que no entregan a tiempo.
- En medio ambiente, una oficina con poca luz y espacios reducidos.
4. Analiza los resultados y da seguimiento
Con lo anterior, tu esquema ya está listo para que realices la investigación. Organiza reuniones de equipo entre los colaboradores o todos los involucrados en el proceso para examinar qué los obstruye, qué falta o qué sobra mediante una lluvia de ideas.
En este momento ya contarás con un panorama amplio y podrás hacer un análisis más profundo, ya que cada causa se nutre de fallas menores o causas secundarias. Genera grupos que tengan que ver con cada una de ellas para hallar siempre una causa primaria. Puedes generar encuestas, entrevistas, enviar un mailing interno, preguntar a clientes o hablar con proveedores; todo es válido para que tu investigación sea más robusta.
Cuando ya has llenado tu diagrama de Ishikawa, llega la hora de determinar las acciones necesarias para corregir desde las fallas pequeñas hasta las mayores. Haz un plan, delega las funciones para que quede claro qué resuelve cada quien, qué aspectos se modifican, qué se deja de hacer o qué novedad se implementa.
Después de planificar y ejecutar las acciones, es necesario que lleves un control de seguimiento y verificación; realiza una nueva junta en el tiempo establecido para revisar un cambio progresivo o el resultado total. Será momento de que vuelvas a tu diagrama de Ishikawa y, junto con tu equipo, verifiques qué se ha hecho. Una vez que el problema esté resuelto, la cabeza (efecto) habrá cambiado de ser un problema a un factor de competencia o una mejora.
Por otro lado, si deseas:
- Simplificar tus tareas
- Tomar mejores decisiones
- Optimizar tu tiempo
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8 ejemplos de diagrama de Ishikawa
Cada problema, proceso y empresa son diferentes, por eso el diagrama de Ishikawa debe modificarse para cada negocio. Aquí te brindaré algunos ejemplos para que tengas referentes de cómo se ve y cómo se determinan las causas de un efecto:
1. Ejemplo de diagrama de Ishikawa con las 6M para analizar ventas estancadas
En este ejemplo se utilizan las categorías originales para revisar las causas que están llevando a tener las «ventas estancadas». Podría haber más causas y fallas secundarias, pero incluso con estos elementos puedes ver cómo opera el esquema.
2. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para analizar la rotación de personal
Puedes utilizar menos categorías como en este ejemplo sobre la «alta rotación de personal».
3. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para analizar baja productividad
Los bloques con causas representan áreas de la empresa, sectores o actividades, por lo que también puedes aplicar este diagrama utilizando otras categorías que te funcionen para llegar a la solución de un problema; en este caso el de una «baja productividad».
4. Ejemplo de diagrama de Ishikawa simple para analizar clientes insatisfechos
En ciertos momentos puedes recurrir al diagrama de Ishikawa para hacer un análisis más simple o rápido y profundizar después. Es una herramienta que brinda visibilidad de lo que está pasando al instante, como puedes observar en este ejemplo sobre «clientes insatisfechos».
5. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para analizar el retraso en la entrega de productos
El diagrama de pescado también puede ser una excelente manera de detectar problemas en los envíos de artículos de tu empresa, ya que especifica fácilmente cuáles son las áreas en las que se están cometiendo más errores o retrasos.
6. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para determinar la falta de creatividad entre colaboradores
Muchas veces las empresas pueden estar tan sumergidas en sus políticas, problemas del día a día o descuidos: olvidan fomentar la creatividad en sus equipos. En estos casos, el diagrama de Ishikawa puede ayudar a ver en dónde están las fallas y dar soluciones para reactivar la chispa creativa y el ánimo.
7. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para analizar un accidente de trabajo
El diagrama de Ishikawa puede ayudarte a analizar los motivos por los que algún colaborador sufrió un accidente dentro de sus horas laborales. Esto te permitirá hacer los cambios necesarios para mejorar las medidas de seguridad.
8. Ejemplo de diagrama de Ishikawa para la organización de un evento
No todo en las empresas son problemas sin resolver. A veces un diagrama de pescado también puede ser muy útil para mantener el orden cuando se organiza un evento empresarial como una cena con empleados o clientes, o reuniones anuales relevantes para tu industria.
Plantillas de diagrama de Ishikawa
En cuanto al aspecto gráfico, este diagrama permite una gran libertad de diseño: desde algo sencillo hasta algo más complejo. Estos tres casos muestran la versión estándar, la versión simple y la versión de las 4S.
Diagrama de Ishikawa estándar
La mayoría de las veces, los equipos al interior de las empresas utilizan la versión estándar del diagrama de Ishikawa. Al concentrarse en las 6 categorías anteriormente mencionadas (material, maquinaria, método, mano de obra, medio y medida), los equipos cubren los aspectos principales que engloban cualquier tipo de operación, lo que les permite hallar todas las causas del problema.
Diagrama de Ishikawa simple
Esta versión del diagrama de Ishikawa no incluye categorías predeterminadas, por lo cual es el más flexible de todos. En vez de incluir categorías como método o materiales, permite a los diferentes equipos desarrollar sus propias categorías. Es ideal para los equipos que desean utilizar un diagrama de espina de pescado en cualquier situación.
Diagrama de Ishikawa de las 4S
El diagrama de Ishikawa de las 4S (por sus siglas en inglés: surroundings, suppliers, skills y systems) hace referencia a categorías predeterminadas como los proveedores, los sistemas, el ambiente y las habilidades. Este diagrama es especialmente útil para los equipos de servicio que desean tener a mano una herramienta para la solución de problemas.
Cómo hacer un diagrama de pescado con las plantillas gratuitas de HubSpot
Ahora ya sabes qué es un diagrama de pescado o de causa y efecto, cómo aplicarlo y qué elementos considerar. Con nuestras plantillas gratuitas ya tienes listo el diseño de pescado y sus espinas, solo necesitas completarlo con tu información. Veamos el paso a paso para hacer un diagrama de Ishikawa con las plantillas de HubSpot.
1. Descarga las plantillas
Accede a nuestro link de descarga y dale clic a «descargar».
2. Elige tu plantilla
Ingresa al documento de Power Point. Posteriormente navega y selecciona el slide en el que trabajarás:
3. Sigue los pasos que ya vimos sobre cómo aplicar un diagrama de pescado
En este punto deberás trabajar con la investigación para obtener una solución al desafío planteado. Así que deberás seleccionar el área o problema y pensar en tus 6M. Con esos datos, llena tu esquema:
Empieza por el título y modifícalo para que aborde tu problema:
Luego, anota el «efecto» que es el resultado de las causas que estás detectando en tu diagrama. En este caso sería tardanza y deficiencia en las entregas. En este ejemplo, el restaurante ha notado muchas quejas en su servicio de delivery.
Registra las categorías que pueden ser las 6M: método, maquinaria, mano de obra, materiales, medición y medio ambiente.
Enseguida, define las causas de cada categoría.
Cuando hayas consignado todo, tendrás tu diagrama de Ishikawa para hacer el análisis y seguimiento respectivo.
4. Seguimiento y análisis
Con base en el diagrama de pescado que has creado, identifica las actividades que se llevarán a cabo, quiénes serán los responsables de ejecutarlas y cómo medirás los resultados.
Usa el diagrama de Ishikawa cuanto antes y descubre cuáles son los aspectos a mejorar en tus procesos. Y si lo que quieres es plantear metas adecuadas en tus áreas y proyectos, descarga nuestra plantilla gratuita para definir tus objetivos SMART
Impulsando la calidad y la eficiencia empresarial: utilizando HubSpot como aliado en la implementación del diagrama de Ishikawa
En el contexto de la gestión de la calidad y la identificación de causas raíz de problemas, contar con herramientas tecnológicas adecuadas puede potenciar la efectividad del Diagrama de Ishikawa.
HubSpot puede ser un valioso aliado en el proceso de implementación de esta herramienta de análisis. Al aprovechar las capacidades de HubSpot en la recopilación y análisis de datos, las empresas pueden optimizar sus esfuerzos para identificar y abordar eficazmente las causas subyacentes de los problemas empresariales.
Integrar HubSpot en la estrategia de calidad y mejora continua no solo facilita la detección de áreas de mejora, sino que también promueve la toma de decisiones fundamentadas y orientadas a resultados en toda la organización.
Preguntas frecuentes sobre el Diagrama de Ishikawa
Estas son algunas de las preguntas que nuestros usuarios se hace con mayor frecuencia sobre el Diagrama de Ishikawa:
Cómo ayuda el diagrama de Ishikawa a identificar las causas raíz de un problema
El diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de espina de pescado o diagrama de causa y efecto, es una herramienta efectiva para identificar las causas subyacentes de un problema específico. Al organizar las posibles causas en categorías como personas, procesos, equipos, materiales y entorno, este enfoque sistemático permite a las empresas examinar exhaustivamente todas las áreas relevantes que podrían contribuir al problema.
Al profundizar más allá de los síntomas superficiales, el diagrama de Ishikawa ayuda a comprender las variables fundamentales que afectan un resultado no deseado, lo que facilita la identificación de las causas raíz y el desarrollo de soluciones efectivas.
Cómo promueve el diagrama de Ishikawa el trabajo en equipo y la colaboración dentro de una organización
Una de las ventajas del diagrama de Ishikawa es su capacidad para fomentar el trabajo en equipo y la colaboración dentro de una organización. Al involucrar a personas de diferentes áreas y niveles jerárquicos en la elaboración del diagrama y en el análisis de las causas potenciales, se aprovechan una variedad de perspectivas y conocimientos.
Este enfoque no solo enriquece el proceso de identificación de causas, sino que también promueve un sentido de propiedad compartida y responsabilidad en la búsqueda de soluciones. Al trabajar juntos para comprender y abordar los desafíos, los equipos pueden generar ideas innovadoras y desarrollar estrategias más efectivas para la mejora continua.
Cómo facilita el diagrama de Ishikawa la toma de decisiones informadas en una organización
El diagrama de Ishikawa proporciona una base sólida para la toma de decisiones informadas en una organización. Al comprender completamente las causas subyacentes de un problema, las empresas están mejor equipadas para desarrollar y priorizar estrategias de mejora efectivas.
Al asignar recursos de manera más eficiente, implementar soluciones con mayor precisión y monitorear el progreso a lo largo del tiempo, las empresas pueden tomar decisiones más fundamentadas y lograr resultados empresariales mejorados. En última instancia, el diagrama de Ishikawa permite a las organizaciones identificar áreas de oportunidad, tomar medidas correctivas efectivas y mantener un enfoque proactivo hacia la mejora continua de la calidad y la eficiencia.
En resumen, el Diagrama de Ishikawa es una herramienta visual poderosa utilizada para identificar y analizar las causas raíz de un problema o situación en una organización.
Su estructura permite visualizar de manera clara las posibles causas que contribuyen a un resultado no deseado, facilitando así la toma de decisiones informadas y la implementación de soluciones efectivas. Aprender a crear y utilizar un Diagrama de Ishikawa puede mejorar significativamente la capacidad de una empresa para resolver problemas, optimizar procesos y promover la mejora continua.
Al emplear ejemplos y guías prácticas, este artículo ha proporcionado las herramientas necesarias para aplicar con éxito esta metodología en diversos contextos empresariales. ¡No dudes en incorporar el Diagrama de Ishikawa en tu estrategia de mejora continua y calidad para impulsar el éxito y la eficiencia en tu organización!
