Qué es BPM y para qué sirve: todo sobre el business process management

Cuando compras un producto electrónico para el hogar o un mueble que contiene diferentes piezas, muy seguramente lo primero que haces (antes de sacar todo su contenido) es consultar el manual de instrucciones con el fin de verificar los pasos a seguir, así el proceso de armado será correcto.

Esto logra que evites omitir algún paso importante o una pieza clave (lo que puede ocasionar que el producto no te brinde los resultados que esperabas). Lo mismo pasa con los procesos de un negocio.

Si cuentas con una guía que te indica cómo debes manejar y mejorar tu negocio, tendrás una visualización de posibles sucesos o deficiencias y puedes asegurarte de que el presente y futuro de tu empresa irán por buen camino.

Para conseguir este manual y tener claros los puntos clave de apoyo, requieres implementar un BPM o gestión de procesos de negocio que te ayude a identificar, optimizar y monitorear tus procesos. 

Conoce más acerca de esta estrategia a continuación.

Esta gestión o business process management es una de las mejores formas para que una empresa cree, edite y analice procesos predecibles que constituyan el núcleo del negocio.

Esto no significa que toda la organización debe ser modificada, sino que cada área que la conforma tiene la oportunidad de hacer una introspección para detectar problemas actuales o posibles acontecimientos. Así se podrán determinar las acciones y herramientas más adecuadas para mejorar.

Por qué es importante la BPM

Los procesos desorganizados crean caos. Sin embargo, las áreas de una empresa no siempre tienen la capacidad de visualizar un panorama completo e individual de sus procesos y de cómo cada acción tiene una reacción tanto buena como mala. 

La BPM es importante precisamente para brindar una visualización total de los procesos: desde donde comienzan hasta donde terminan. Esto provee información clave para detectar cuellos de botella e ineficiencias que estén entorpeciendo la buena gestión y la productividad. Dicho de otra manera, es útil para evitar la desorganización en las empresas.

Su acción es esencial en el entorno empresarial moderno, ya que proporciona un enfoque sistemático y estructurado para analizar, diseñar, ejecutar y optimizar los procesos organizacionales. De esta forma, las compañías pueden identificar fallos, eliminar redundancias y mejorar la colaboración interdepartamental, lo que resulta en una mayor agilidad y eficacia operativa.

Cuando hay una adecuada gestión de proceso es más fácil que una organización se adapte a los cambios del mercado y a las demandas de los clientes. Finalmente, es importante porque la BPM contribuye a incrementar la satisfacción del cliente al garantizar la entrega de productos y servicios de alta calidad en tiempo y forma. 

Para qué sirve la BPM o gestión de procesos de negocio

Ayuda a:

• Lograr que los departamentos como Finanzas, Ventas y Recursos Humanos puedan procesar grandes cantidades de información y analicen los datos que los lleven a su mejoramiento.
• Combinar la información para facilitar el acceso, análisis y mejora en los momentos más oportunos.
• Diseñar modelos digitales personalizados para los escenarios únicos del proceso.  
• Realizar un seguimiento puntual de todos los empleados y asegurarse de que se cumplan los cambios que se realicen en el sistema.
• Alertar a los departamentos de ineficiencias existentes.
• Conocer de manera total cómo se está desempeñando el proceso de negocios actual.
• Crear flujos de trabajo más manejables, productivos y rentables.

Como puedes notar, la BPM es esencial para saber qué está bien o mal en tu empresa en este momento: permite hacer mejoras que duren a largo plazo y puede prevenir acontecimientos negativos y/o deficiencias en la productividad. 

Beneficios del sistema de gestión de procesos

Un sistema de gestión de procesos brinda varios beneficios para las organizaciones que se traducirán en eficiencia, competitividad y rentabilidad.

Con la BPM se optimizan las acciones empresariales al identificar y eliminar ineficiencias en los procesos, lo que resulta en una reducción de costos operativos y tiempos de ciclo más rápidos.

Asimismo, se fomenta la colaboración entre las áreas y los equipos de trabajo al crear flujos de trabajo eficientes. Una de las grandes ventajas es la estandarización de los servicios, lo que aumenta la calidad y la consistencia de las operaciones.

Un sistema de gestión de procesos ayuda a las compañías a lograr sus objetivos estratégicos de manera eficaz y competitiva, además de bajar costos porque se eliminan actividades redundantes. También detona la innovación, gracias a que existe una continua evaluación y mejora de los procesos.

Diferencia entre la gestión de procesos de negocio y project management

La gestión de procesos de negocio y el project management son conceptos que suelen confundirse y considerarse iguales. Sin embargo, tienen funciones diferentes.

En primer lugar, la BPM se centra en tareas individuales y el project management maneja flujos únicos o impredecibles.

En segundo lugar, el project management trata de manejar u organizar un conjunto de actividades establecidas en algún proyecto único e irrepetible. La BPM, por su parte, se centra más en procesos repetitivos y continuos que siguen patrones predecibles.

Qué tipos de BPM hay

• BPM basado en modelo: este se enfoca en la creación y el uso de modelos visuales para describir y gestionar los procesos. 
• BPM basado en casos: en lugar de seguir flujos predefinidos, se adapta a situaciones específicas o «casos». 
• BPM orientado a los humanos: este tipo busca mejorar la eficiencia y la colaboración de los procesos que involucran una alta interacción humana. 
• BPM basado en reglas: aquí será necesarios contar con reglas de negocio para automatizar decisiones dentro de los procesos.
• Workflow BPM: en este caso se centrará en la automatización y optimización de los flujos de trabajo, asegurando que las tareas se realicen en el orden correcto y con la colaboración necesaria.
• BPM ágil: se logra mediante la aplicación de principios ágiles, cuyas características principales son la flexibilidad y mejora continua.
• BPM en la nube: utiliza plataformas de BPM alojadas en la nube para permitir la colaboración y el acceso a los procesos desde cualquier ubicación y dispositivo.

El ciclo de vida de BPM

Las actividades del business process management pueden clasificarse de la siguiente forma: diseño, modelado, ejecución, monitoreo y optimización. Te explicaremos cada una a continuación. 

1. Diseño 

El ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio comienza con la definición y diseño de estos. En esta etapa se desarrollan tanto la identificación de procesos existentes como los futuros. De igual forma se establecen los conceptos básicos de una estrategia empresarial, por ejemplo:

• Objetivos estratégicos.
• Visión, misión y valores.
• Valor del cliente.
• Indicadores de negocio.

En cuanto a un enfoque de procesos más avanzado, esta fase abarca lo siguiente:

• Flujos de proceso.
• Factores dentro del flujo de procesos.
• Alertas y notificaciones.
• Escaladas.
• Procedimientos operativos estándar.
• Acuerdos de nivel de servicio.
• Mecanismos de transferencia de tareas.

El objetivo principal de la etapa del diseño es garantizar que todos los planes de proceso que se desarrollen sean eficientes y contengan lo necesario para su desarrollo.

2. Modelado

A partir de los análisis realizados en la primera fase, se procede al modelado. Esta etapa tiene por objetivo describir aspectos, como:

• Modelos de negocio
• Mapas de macroprocesos
• Cadenas de valor

De igual manera, el modelado toma un diseño teórico e introduce combinaciones variables, por ejemplo: cambios en costos de alquiler o materiales que pueden afectar o determinar cómo operará el proceso bajo diferentes circunstancias.

El establecimiento de escenarios ficticios también es un recurso viable para predecir cómo una empresa va a reaccionar ante alguna situación o una nueva estrategia. Esta simulación permite anticipar comportamientos, hacer correcciones y conocer probables resultados.

3. Ejecución

En esta fase la teoría se vuelve algo real al tomar forma todo lo planteado anteriormente. La implementación del proceso empresarial se realiza de manera manual, automática o una combinación de ambas. Por ejemplo: los procesos de negocio manuales son impulsados por humanos y los comerciales por automatizaciones basadas en software especializado.

Para el buen funcionamiento de esta etapa también es vital analizar y eliminar actividades que no aportan valor a la empresa ni al cliente. Esto puede ser a través de aumentar el nivel de tareas y actividades automatizadas a realizar para que el talento humano pueda concentrarse en asuntos de mayor valor. 

4. Monitoreo

El monitoreo abarca el rastreo de procesos individuales para proporcionar el estado de desempeño de cada uno. Esta información puede ser de gran utilidad para mejorar procesos con clientes y proveedores, ya que permite ver puntos clave dentro de la cadena como: tiempo de ciclo, tasa de defectos y productividad. Gracias a este proceso se pueden establecer alarmas de incumplimientos o pueden reasignarse tareas. La finalidad es que los procesos se ejecuten con eficacia.

5. Optimización 

La fase de optimización toma en cuenta todo lo analizado y detectado anteriormente para hacer las mejoras y cambios necesarios. Es decir, si existían cuellos de botella en ciertos procesos o surgieron nuevas oportunidades de ahorro, en esta etapa pueden aplicarse las propuestas nuevas.

Ahora, para desarrollar una buena gestión de procesos de negocio, existen estrategias que pueden ayudarte desde el inicio. Así tu ciclo puede ser mucho más rápido y eficaz. 

Cómo implementar la BPM

Asegúrate de que participe la Dirección

Este tipo de implementaciones no será posible si no se cuenta con el apoyo de las cabezas en la empresa. Necesitas explicar los beneficios de la BPM y cómo puede mejorar la eficiencia y la competitividad en la compañía.

Identifica los procesos clave

Como mencionamos, es fundamental identificar los procesos que pueden ser gestionados y los que son más inmediatos para optimizar debido a su impacto directo en los objetivos estratégicos del negocio y en la satisfacción del cliente. 

Documenta los procesos

Este paso es importante para tener registro de los procesos actuales y su evolución tras una gestión. Busca documentar detalladamente todo lo que se optimice, incluyendo los flujos de trabajo, roles y responsabilidades, entre otros puntos. Puedes utilizar un diagrama de flujo, manuales y herramientas de documentación.

Analiza y evalúa 

Analiza los procesos documentados para identificar ineficiencias, cuellos de botella y áreas de mejora. Pregúntate cómo pueden alinearse mejor con los objetivos empresariales. Este análisis te ayudará a evaluar el rumbo de las acciones que integran cada proceso. 

Optimiza

Configura cómo serán los nuevos procesos, es decir, cómo serán más ágiles y eficientes con la gestión y optimización que estás realizando. Recuerda que lo más importante es eliminar actividades redundantes, simplificar flujos y automatizar tareas repetitivas.

Aplica tecnología y automatiza

Siempre habrá áreas en las que puedas aplicar tecnologías y automatizar procesos para ser más ágil. Explora herramientas de BPM y software que faciliten la ejecución y monitoreo de los flujos de trabajo.

Capacita y comunica 

Es fundamental capacitar a los colaboradores sobre los nuevos procesos y en cómo utilizar las herramientas de BPM. Comunica claramente los cambios y los beneficios a todo el personal.

Monitorea el funcionamiento de los procesos

Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el desempeño de los nuevos procesos. Monitorea regularmente y utiliza los datos para identificar áreas de mejora. Recibe retroalimentación; escucha opiniones y comentarios de los empleados sobre los nuevos procesos para que puedas hacer adaptaciones con el objetivo de mejorar.

5 buenas prácticas de BPM

Para que la gestión de procesos marche correctamente es indispensable seguir una serie de recomendaciones para ajustarla, por eso te las presentamos a continuación.

1. Mantén tu visión realista

Para que una BPM pueda funcionar adecuadamente, tienes que pensar en cómo tu empresa hace las cosas actualmente y no cómo desearías que las hiciera. Piénsalo de esta manera: si comienzan la fase de diseño y modelado basado solo en puntos ideales, tus objetivos y metas no serán objetivos. Además, al estar buscando resultados poco probables no te concentrarás en aquellas áreas de oportunidad y ajustes que sí son posibles de alcanzar.

Cuanto más realista y objetiva mantengas la visión durante tu gestión de procesos de negocio, mejor será tu progreso.

2. No temas modificar los objetivos

Si te concentras únicamente en objetivos generales podrías pasar por alto detalles importantes que te ayuden en tu BPM. Es mejor que los analices y, si encuentras aspectos que puedan desglosarse más, conviértelos en objetivos más pequeños.

Cada paso en una BPM es vital, no importa cuán pequeño o mínimo sea. Recuerda que las piezas de un rompecabezas parecen no llevar a nada cuando están en la caja, pero al momento de ponerlas juntas crean algo increíble.

Tal vez, dentro de tu objetivo general encuentres un paso más pequeño que te ayudará a mejorar tu flujo. Determina la información necesaria para tener todo planeado, priorízalo y encuentra todas las tareas que puedan automatizarse. Verás que con pequeños pasos será más fácil que consigas avanzar hasta tu meta final.

3. Establece KPI adecuados

El objetivo de todo nuevo proceso es obtener un retorno de inversión razonable. Para lograr un buen índice de rentabilidad y/o resultados positivos es vital que tus indicadores clave de rendimiento (KPI) sean los correctos desde el inicio de tu BPM.

Si no controlas las métricas adecuadas, la presentación de resultados será confusa y complicada, por eso cuida que los KPI que determines sean los indicados.

4. Involucra a tus colaboradores

Las iniciativas BPM no pueden ser sólidas si la parte interna de tu empresa no comprende bien lo que está sucediendo. No olvides que este tipo de procesos involucran a personas, no solo tecnología. Si algo no queda claro desde el principio podrías retrasarte en algún momento para explicarles a tus colaboradores qué es lo que pasa.

Cuanto más involucrados estén, más fácil será su adaptación a los nuevos procesos y así garantizarás que la ejecución del proceso sea efectiva.  

5. Toma en cuenta la opinión de los clientes

Así como es vital que tus colaboradores estén involucrados para que tu gestión de procesos de negocio sea eficiente; es también, usar a tu favor las expectativas y deseos de tus clientes.

Cuando mantienes un enfoque de negocio basado en los clientes, tus procesos van tomando una mejor dirección (la cual puede incluso reducir costos en la satisfacción del cliente). De igual forma, tus estrategias de retención pueden fortalecerse y hacer crecer tu base.

Comunícate con tus clientes actuales y tu público objetivo y conoce sus expectativas. Su opinión puede ayudarte a rediseñar procesos existentes y mejorarlos.

Para finalizar te compartimos una serie de herramientas que puedes utilizar a la hora de realizar tu gestión de procesos de negocio. Compleméntalas con las buenas prácticas que te hemos recomendado y construye un camino de negocio mucho más estable y productivo. 

Entonces, recordemos: cuando te hablen de BPM o de la gestión de procesos de negocio, ya sabrás a qué se refiere:

5 herramientas BPM

El business process management no puede funcionar sin esa parte tecnológica que te ayuda a la automatización de tareas. El objetivo es permitir que tus colaboradores se concentren en el mejoramiento de sus áreas, haciéndose cargo únicamente de las tareas de mayor valor y nivel de prioridad. Consulta estas herramientas y encuentra la indicada para tu organización. 

1. Lucidchart

Imagen de Lucidchart

Lucidchart es una aplicación de diagrama inteligente que te permite reunir a tus equipos para que tomen mejores decisiones estratégicas. Entre una de sus notables herramientas se encuentra BPM Online y Modelador de Procesos.

Con esta función podrás utilizar su biblioteca de figuras BPMN 2.0 para crear tus diagramas de notación de modelado de procesos. Su interfaz es muy fácil de usar y te permite incluir tareas, transacciones, conversaciones, almacenamiento de datos y mucho más. De igual manera, podrás recopilar comentarios internos de forma eficiente, pues es una herramienta colaborativa. Si necesitas presentar tu informe BPM, Lucidchart cuenta con muchos diseños de plantillas para los mapas de proceso que podrás personalizar según tus necesidades.

2. Flokzu

Imagen de Flokzu

Flokzu es una herramienta que te permite automatizar tus flujos de trabajo. Está diseñada para equipos de alto rendimiento. Se basa en la metodología BPMN en la nube para agregar tareas y actividades regulares en piloto automático, sin la necesidad de programar una y otra vez y cuenta con una gran variedad de integraciones con otras aplicaciones para maximizar tu proceso.  

3. monday.com

Imagen de monday.com

Una de las pocas herramientas de flujo de trabajo que se ha centrado en ofrecer a los usuarios una estructura y vista total para ayudar a aclarar la secuencia de trabajo que debe realizarse es monday.com, por eso es una excelente opción para tu gestión de proceso de negocio.

Con esta herramienta podrás obtener información importante y una clara descripción general de tu gasto presupuestario, el estado de tus proyectos, el avance de los colaboradores y otros aspectos.

También te permite poner tus tareas repetitivas en piloto automático para que sus funciones de automatización hagan todo el trabajo. Además, centraliza tus procesos e integra todas las herramientas que necesites.

4. bpmn.io

Imagen de bpmn.io

Esta es una herramienta de modelado para BPMN 2.0 y puedes trabajar en ella de forma online o en su aplicación de escritorio. Es libre y de código abierto, cuenta con alineaciones de TI y los modelos creados con la notación pueden ejecutarse directamente. También define un formato de archivo estandarizado para intercambiar diagramas modelados libremente con herramientas similares y compatibles.

5. Bonitasoft 

Imagen de Bonitasoft

Este software te permite colaborar de manera eficiente y rápida para configurar proyectos y aplicaciones de automatización. Puedes realizar tu modelado de forma sencilla arrastrando y soltando los elementos en tu panel. Puedes crear interfaces de usuario de aplicaciones web wysiwyg y usar los conectores y API REST.

Ya estás listo para lograr una gestión de procesos de negocio exitosa. Sigue las mejores prácticas y consulta más ejemplos de BPM para comenzar.