De acuerdo con una encuesta realizada por 4pm, la mayoría de las organizaciones tiene una tasa de fracaso del 70 %. La razón principal es la mala gestión del proyecto.

Así, el éxito o fracaso proviene, en gran parte, de los responsables. Por eso, es importante que cuentes con la experiencia y conocimientos que un product manager y un project manager pueden aportar para tu próximo lanzamiento. Pero, ¿en qué se diferencian estos roles?

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Es probable que te preguntes cuál de estos perfiles es más necesario en tu empresa. Analizaremos profundamente sus cualidades, diferencias y semejanzas, así como las razones por las cuales deberías sumar sus conocimientos y experiencias para lograr mejores resultados. 

 

¿Qué es un product manager? 

Un product manager es la persona que lidera la gestión de un producto desde cero; desarrolla estrategias de posicionamiento y, al mismo tiempo, trabaja con los interesados y miembros del equipo de producción. Su principal función es crear la visión interna y externa de cualquier producto. 

Beneficios de contar con un product manager 

Actualmente, tu éxito radica en la experiencia de consumidor que brindes. Así, es de máxima importancia que cuentes con un experto que optimice cada proceso y producto, pues eso llevará a la consolidación de tu marca.

El product manager debe tener la capacidad de trabajar de la mano con los equipos de TI, marketing y desarrollo comercial para que el camino del producto inicie y termine en tiempo y forma sin complicaciones.

Mira los beneficios de tener un product manager:

1. Fortalece a los equipos internos 

El product manager es el encargado de crear una estructura de trabajo en la que diferentes áreas tendrán que juntar fuerzas y habilidades para que todo salga de la mejor forma. Reúne a un grupo de personas destacadas, pero con aptitudes profesionales diferentes; determina sus roles y límites y garantiza que todos los involucrados trabajen en armonía. 

Esto fortalece los equipos internos, pues cada grupo de personas se siente valorada y útil. Ningún proyecto marcharía de la misma manera sin su presencia, y eso es algo que un product manager debe comunicarles. 

2. Facilita la comunicación entre departamentos

Para todo proceso de producción se necesita garantizar que todos los miembros involucrados trabajen juntos y estén en sintonía. Esta es una de las mejores cualidades del product manager, ya que tiene la capacidad de establecer tareas claras para que cada departamento no tenga dudas del proceso que tiene que llevar a cabo. Además de esto, también tiene la habilidad de hacerle ver a todos la importancia de que su trabajo lo cumplan en tiempo y en forma. 

3. Evita el caos organizativo 

Para que un proyecto marche bien, debes contar con una persona con la destreza de mantener controlado todo tipo de situaciones. Un product manager jerarquiza las actividades y roles profesionales para elevar el desempeño de las actividades en todo el proceso de producción. 

Las 10 funciones de un product manager

Como ya lo viste, una de las funciones principales de un product manager es impulsar el desarrollo de un producto y hacerlo exitoso. Sin embargo, existen muchas más labores que pueden emprender sin importar el tipo de empresa en el que se encuentren ni su tamaño. 

1. Dirección estratégica 

Los product managers son unos expertos en la recolección de datos, los cuales utilizan para definir las mejores estrategias a seguir para los productos de una empresa. Gracias a esta información pueden diseñar objetivos estratégicos de negocio, establecer las demandas y oportunidades del mercado, usar recursos tecnológicos y financieros, entre otros aspectos.

Después de determinar cuál es la mejor forma en la que un producto debe desarrollarse, su siguiente tarea es comunicar esta dirección estratégica a los tomadores de decisiones para obtener su aprobación y poner el plan en marcha. 

Al tener dicha aprobación, necesita reunir al equipo de trabajo indicado y determinar los roles de cada uno. Además, debe facilitar las herramientas necesarias para que la estrategia pueda ser implementada con eficacia. 

2. Alineación a las necesidades de mercado 

Todo buen product manager investiga, examina y analiza una investigación de mercado para determinar cuáles son las diferenciaciones más importantes que su producto tiene en comparación con la competencia y, de la misma manera, le proporcione valor al cliente. De no realizarse esta investigación el lanzamiento no tendrá ninguna propuesta de valor. 

De igual forma, un product manager conoce cuál es la situación actual de su marca o empresa, en qué posición se encuentra dentro del mercado y su competencia, que factores lo influyen, cuáles han sido las estrategias que mejor le han funcionado con anterioridad y qué resultados ha obtenido, tanto positivos como negativos. 

3. Reducción de riesgo de fallas en el producto 

Si bien la comprensión del cliente y la definición clara de una ruta para el producto no pueden evitar el fracaso, el product manager debe tener la destreza para minimizarlo sustancialmente. Su conocimiento del consumidor, de los cambios en tendencias y comportamientos de mercado, entre otros, lo ayudan a reducir la posibilidad de que un proyecto fracase. 

4. Comprensión de la experiencia del cliente 

Las empresas con una mentalidad de experiencia al cliente aumentan sus ingresos en un 4 % y 8 % más que el resto de las industrias. Esto es un dato que un product manager siempre tiene en mente, por ello, sus esfuerzos siempre van destinados a dar lo mejor en el producto para que su consumidor esté más que satisfecho. 

Para que un producto pueda responder a las necesidades de los consumidores, antes tiene que pasar un análisis profundo acerca de lo que las personas quieren y necesitan. Cuando un product manager logra comprender lo más posible este factor, mejores estrategias de producto podrá implementar. 

5. Priorización de procesos y actividades 

El camino de un lanzamiento de un producto, desde su inicio hasta su final que es la venta al público general, es un proceso a largo plazo que contiene diferentes funciones y actividades. Un product manager tiene la capacidad de determinar cuál es el proceso al que se le debe otorgar mayor tiempo y cuáles pueden ser postergados o hay posibilidad de lograr tiempo extra. Debe mantenerse al tanto de todo el proceso de producción para que sea cumplido en tiempo y forma y ninguna actividad se retrase. 

6. Verificación de herramientas de trabajo 

Una vez que está lista la estructura de trabajo a seguir, antes de ponerla en marcha es fundamental conocer qué herramientas se necesitarán, con cuáles se cuentan y si es conveniente solicitar otras más para llevar con eficacia todo el proyecto. Este es un paso muy importante para evitar retrasos en la producción por no contar con todo lo necesario desde el principio. 

7. Automatización de procesos 

El product manager, después de idear las mejores estrategias a seguir, tiene entre sus funciones sincronizar un calendario de actividades o roadmap en el que se detallen todos los objetivos del proyecto, la actividades prioritarias, los roles de cada equipo, la fecha de lanzamiento, las reuniones importantes, entre otros datos vitales para tener la mejor organización posible. 

8. Realización de agenda interna 

Antes de automatizar los procesos determinados en el calendario de actividades, una de las primeras labores que un product manager debe emprender es la realización de una agenda interna que servirá como un sistema de comunicación entre todos los involucrados. En este documento estará asignado el rol de cada persona, sus responsabilidades y tiempos de entrega; de igual forma, servirá como un manual a seguir en caso de presentarse alguna situación de crisis o dudas. 

9. Seguimiento de actividades 

Los product managers tienen la mirada en todos lados, pues su responsabilidad es mantener proactivos a los equipos y garantizar que todos estén realizando sus actividades correspondientes para el éxito del proyecto.

Para lograr con éxito esta labor, hace uso de sus conocimientos en diferentes áreas, así, ante cualquier problema o duda, podrá encontrar la solución indicada. 

10. Negociación del producto

Para tener un lanzamiento exitoso se requiere de una negociación previa con diferentes partes interesadas. El product manager sabe muy bien lo valioso que es su producto y usa este conocimiento a su favor para encontrar la mejor oferta para su empresa. Realiza reuniones de demostración, expone los beneficios del proyecto y persuade a los compradores. 

Las 5 cualidades de un product manager 

Ahora, para que estas funciones sean llevadas al pie de la letra, se requiere de una personalidad audaz y comprometida. Los product managers, si bien son diferentes entre sí y cada uno de ellos plasman su personalidad en cada proyecto, sí deben cumplir con ciertas cualidades que los ayudan a lograr a hacer todas sus actividades con éxito. 

1. Son expertos en persuadir y comunicar ideas 

Por muy buena que sea una estrategia, siempre pueden presentarse situaciones en que los product managers tengan que utilizar la persuasión para que sus ideas sean aceptadas. Además, entre sus muchas funciones, tienen que estar atentos a que sus equipos de trabajo se encarguen de sus labores específicas, y deben luchar por la atención de diferentes áreas para obtener recursos y facilidades. 

Comunicar ideas de forma clara y ser perseverante son cualidades que todo product manager debe tener.

2. Domina muchas disciplinas 

Para definir mejor una estrategia de posicionamiento de producto y clientes, un product manager controla muchos conocimientos a la vez. Con esto nos referimos a que, en el proceso de desarrollo, debe vigilar departamentos muy diferentes entre sí como el de manufactura, marketing, área creativa, atención a clientes, ventas, entre otros. Si no conoce sobre temas diversos, entonces las estrategias no podrán tener descubrimientos ni adaptaciones en tiempo real. 

3. Tiene tolerancia a la frustración 

Un product manager experimentado sabe que a lo largo del proceso de un producto algunas estrategias no serán aplicadas tal como las diseñó en un principio. Esta es una razón bastante comprensible por la que puede caer en la frustración, pero sabe controlarse para buscar las mejores alternativas que eviten un retraso en el desarrollo de algún proyecto. 

4. Son flexibles 

Un product manager debe estar preparado para adaptar sus planes. Es común que haya contingencias o imprevistos, tanto internos como externos, y en vez de verlo como un impedimento, es capaz de descubrir áreas de oportunidad que no había visto antes. 

5. Tienen un alto conocimiento del producto 

Un buen product manager es todo un experto en el producto en el que se concentra. Sabe qué se pretende con él, cuáles son las metas a alcanzar, cuántas alternativas y opciones hay para que el proceso sea más efectivo, a qué tipo de público va dirigido y de qué manera atraerlo. 

De igual forma, algunas cualidades de un product manager pueden visualizarse si los separamos por el tipo de empresa en el que se desarrollan, por ejemplo: B2C o B2B.

Product manager B2C 

  • Experimenta y analiza datos. 
  • Tiene un enfoque en compradores individuales.
  • Hace un uso mayor de su base de datos. 
  • Atiende a usuarios con deseos y necesidades.

Product manager B2B

  • Es experto en su industria.
  • Tiene un enfoque en compradores profesionales.
  • Atiende a usuarios con expectativas y demandas.
  • Libera funciones para no interrumpir los flujos de trabajo.

Ya que hemos explicado a grandes rasgos qué es un product manager y las funciones y cualidades que lo destacan, hablemos ahora sobre la labor del project manager. 

 

¿Qué es un project manager? 

Un project manager es el responsable principal del éxito o fracaso de un proyecto; encargado de planear, implementar y cerrar todo lo referente al desarrollo de producción, así como de la administración.

También hace mediciones del éxito de cada objetivo y da soluciones en tiempo real. Es experto en combinar diferentes recursos y habilidades para adaptar los planes del proyecto con la intención de siempre llegar a los resultados esperados. 

Beneficios de contar con un project manager 

Un project manager tiene un papel fundamental dentro de una empresa: planea, supervisa y garantiza el éxito de los proyectos. Su presencia aumenta el potencial para que todos los proyectos sean rentables y entregados en tiempo y forma. 

Hemos desglosado una serie de razones por las cuales contratar a un project manager es una gran inversión. 

1. Brinda el apoyo a los equipos de trabajo 

Los project managers conocen muy bien a los miembros del equipo con los que trabajan y saben perfectamente la manera en cómo motivarlos para maximizar su rendimiento y habilidades. En todas las empresas se necesita de alguien que le recuerde a los colaboradores lo valiosa que es su labor. 

2. Mantiene unidas a las áreas de la empresa 

Cuando una empresa no tiene una persona encargada de mantener el control, suelen presentarse situaciones como la rotación de personal excesiva. Los equipos de trabajo unidos y bien estructurados son más productivos debido a la comunicación que tienen internamente. 

3. Lidia con momentos de crisis 

Los project managers siempre suelen contar con una estructura establecida para lidiar eficazmente con las sorpresas o momentos de crisis. Hacen frente a los desafíos que se le presenten a la empresa. Esto les permite estar a la altura de cualquier proyecto complejo. 

4. Maximiza el presupuesto del proyecto 

Es común que, al desarrollar un proyecto, comiencen a surgir ideas o adiciones de herramientas y personal, entre otros aspectos que pueden exceder los objetivos presupuestarios. 

Un 63 % de las empresas, especialmente de TI, destacan que sus proyectos se mantienen dentro del presupuesto gracias a una buena gestión realizada por un project manager. Tienen la capacidad de encontrar soluciones y alternativas ajustadas a los recursos.

5. Se hace cargo de todo el proyecto 

Que una empresa cuente con un responsable de principio a fin de un proyecto, es un gran beneficio. De esta manera, los supervisores u otros tomadores de decisión no tienen la necesidad de planificar ni dar seguimiento a las tareas relacionadas con la administración del plan. 

Contar con un project manager que se encargue de todo, permitirá a otros colaboradores concentrarse en la administración del negocio y en otras decisiones importantes para el bien de la empresa. 

Las 4 funciones de un project manager 

Un project manager tiene bajo su responsabilidad llevar el control de las diferentes fases del proceso, transmitir mensajes correctos y motivadores y mantenerse en constante seguimiento de todas las partes involucradas. 

Existen 4 funciones específicas a las fases que debe atender en su proceso de producción: 

1. Definición del proyecto 

Esta es la tarea inicial de todo proyecto realizada por un project manager. El objetivo de esta labor es planificar, analizar, reunir al equipo necesario y desarrollar una estructura de trabajo.

En el proceso de planificación, determina cuáles serán las características más significativas que ayudarán a definir los objetivos del proyecto; en la fase de análisis, identifica necesidades del mercado y consumidor para lograr su satisfacción. En el caso del reclutamiento de personal, el project manager trabaja de la mano con otros supervisores para definir a las personas indicadas, y en el desarrollo hace la presentación formal de lo que busca lograr y espera la aprobación para comenzar. 

2. Planificación del proyecto 

Con base en el análisis inicial, debe identificar las mejores áreas de oportunidad para alcanzar los objetivos planteados.

En el desarrollo de la estructura del trabajo determinará las tareas para el proyecto; hará un cronograma de actividades y definirá el presupuesto para llevar a cabo sin problemas cada etapa del proceso.

Después, debe definir un plan de riesgos para evitar contratiempos, y en caso de presentarse, tener alternativas de solución; asimismo, gestionará un plan de calidad y redactará un plan de comunicación que todos los miembros del equipo deben tener y entender. 

Todos estos pasos tienen como objetivo ahorrar tiempo, evitar problemas y tener una inversión económica estable. 

3. Implementación del proyecto 

En este paso, el project manager pone en marcha el plan estructurado y debe dar seguimiento puntual de que todo se ejecute tal como fue planeado. Debe tener un control en el equipo de trabajo para que todas las actividades sean terminadas en tiempo y forma. En caso de presentarse contratiempos, hará frente a ellos para resolverlos. 

Durante toda esta etapa el project manager debe tener el control del desarrollo y gestión de tiempo, control de expectativas, medición de progreso y desempeño, vigilancia de costes y alcances, además del monitoreo de calidad y riesgo. 

4. Conclusión del proyecto 

Una vez terminado todo el proceso de producción, el project manager da aviso a los interesados de que todo está realizado, concede los nuevos compromisos adquiridos por cada miembro del equipo y por último, debe transmitir todo lo implementado y aprendido al nuevo supervisor. 

¿Y cómo puede un project manager lograr cada una de estas etapas con éxito? ¡Aprovechando sus cualidades especiales! 

Las 10 cualidades de un project manager 

La experiencia hace al maestro, pero al tener una responsabilidad así, es necesario contar con habilidades y destrezas peculiares, entre las que están:

1. Comunicación efectiva 

Todo buen project manager sabe cómo conectarse eficazmente con su equipo de trabajo sin importas las áreas y niveles en los que se desempeñen. Explica claramente cada proceso a emprender y expone los objetivos, así como las responsabilidades de cada miembro. 

2. Liderazgo 

Para que un proyecto se lleve bien a cabo, los equipos de trabajo necesitan de una persona que los aliente y motive constantemente. El project manager desempeña justo ese papel y controla que todos realicen sus actividades al máximo para alcanzar más metas en conjunto.

3. Toma de decisiones 

Es vital que un project manager tenga la habilidad de saber cómo actuar ante las diferentes situaciones o contratiempos que se presenten. Su responsabilidad no solo es hacer buenas decisiones, sino saber en qué momento hacerlo y buscar las alternativas más rápidas y seguras para evitar momentos de crisis. 

4. Experiencia técnica 

Un project manager no solo debe contar con conocimientos amplios acerca de las actividades y labores que cada miembro realiza. También es vital que conozca el funcionamiento de diferentes softwares o herramientas de trabajo que le permitan tomar decisiones estratégicas cuando sea necesario.

5. Visión 

Para lograr grandes resultados, requiere saber cómo capacitar a las personas. Un project manager es visionario y sabe transmitir el mensaje correcto, en el momento indicado a su equipo de trabajo. Se esmera por compartir sus conocimientos y experiencias para aumentar la motivación y habilidad de cada uno de los miembros del proyecto. 

6. Trabajo en equipo 

Así como es necesario que tenga una posición de liderazgo, también debe saber cómo manejar a un grupo de personas con diferentes habilidades y conocimientos. En momentos de crisis, el project manager sabe muy bien cómo reaccionar y mantener unido a su equipo. Reconoce las actividades y los buenos logros de sus colaboradores y sabe recompensarlos. 

7. Resistencia ante la presión

Esta es una cualidad casi obligatoria en un project manager: la paciencia. Todo desarrollo de procesos tendrá subidas y bajadas. Los momentos donde se presenten contratiempos son casi inevitables, y debe tener un control mental y profesional para no perder los estribos y buscar las mejores áreas de oportunidad en situaciones críticas. 

Además de saber mantenerse tranquilo, transmite esa calma a todos los de su equipo de trabajo para evitar una crisis o colapso. 

8. Empatía con el equipo de trabajo

Reconocer los logros de cada miembro del equipo sin duda es un motivador. Como líder, el project manager no solo debe estar pendiente de que todo se esté realizando como se debe; también sabe agradecer y atender las necesidades de sus colaboradores. 

9. Excelente organización 

Los project managers son expertos en jerarquizar eficazmente los tiempos entre unas actividades y otras, así como la determinación de los roles de cada persona involucrada. Saben mantener un panorama bien enfocado hacia la meta y priorizar tareas y responsabilidades.

10. Integridad 

Al siempre tratar con diferentes tipos de personas dentro y fuera de su organización, el project manager debe predicar con un ejemplo de integridad y ética. Sus palabras y acciones deben mantenerse igual a sus valores y al de la imagen de la empresa que representa.

Debe ser honesto y consistente con sus decisiones y con todo lo que transmite a su equipo, pues solo así podrá inspirar a otros.

 

Product manager y project manager: semejanzas y diferencias 

  1. El concepto de product manager proviene del concepto de brand man, que es quien se encarga de todo lo relacionado con una marca. Actualmente, sirve para describir al responsable de todo el desarrollo de un producto. Esto significa que analiza los problemas de mercado, encuentra diversas soluciones y las ofrece a la audiencia. Esto determina que su alcance es más amplio que el de un project manager. 
  2. Un project manager se encarga de la medición del éxito del producto en cuestión en materia de ROI, más no de su funcionalidad, del presupuesto asignado ni del plazo establecido. 
  3. A pesar del mayor alcance que tiene un product manager, esto no significa que su función sea dar órdenes. Su tarea es influenciar a todo el equipo para analizar las necesidades de sus clientes y diseñar un plan estratégico con todas las soluciones adecuadas para satisfacerlos. 
  4. Un product manager gestiona el lanzamiento de un producto al mercado, planifica, ejecuta campañas, refuerza la reputación de la empresa, rediseña el producto (si es necesario), cambia o mejora las estrategias de producto y evalúa los resultados. En cambio, un project manager crea un plan de desarrollo, prioriza y coordina roles y actividades de trabajo, gestiona al equipo y el presupuesto, garantiza la calidad del producto y motiva a los colaboradores.
  5. En materia de responsabilidades, un product manager se encarga del éxito de un producto; un project manager, de que la entrega del proyecto se haga en tiempo y forma. 
  6. Si bien ambos se encargan de conseguir objetivos para el proyecto, un product manager es quien construye las soluciones más eficaces y el project manager hace que estas sean realizadas eficazmente.

En resumen: un product manager se ocupa del producto en todos sus aspectos y un project manager de todas las fases que se incluyen en el desarrollo del producto. Mientras el primero se enfoca en el ciclo de vida de un artículo, el segundo ve su valor, distribución y comercialización.

¿Cómo usar el talento del product manager y el project manager? 

Un product manager no puede hacer el trabajo de un project manager y viceversa. A través de sus habilidades únicas, encuentran las mejores formas de organizarse. Mientras que el product manager influye en todo el proceso de desarrollo, el project manager facilita todo lo necesario para que se pueda llevar a cabo con éxito. 

Si estás a punto de lanzar un nuevo producto al mercado, lo mejor es que optes por ambos expertos. Mientras que el product manager atiende a los clientes y realiza pruebas con ellos, el project manager dará seguimiento a todos los miembros del equipo para garantizar que todo se está realizando tal como fue planeado. 

El talento de ambos puede ser maximizado para evitar descuidos entre una actividad y otra; las investigaciones, estrategias y priorización de la gestión de producto estará realizada con la mayor eficiencia posible y con dos miradas simultáneas que disminuirán la cantidad de contratiempos que puedan presentarse. Así, tu producto nunca estará descuidado y saldrá al mercado en el tiempo en que esperas. 

 

Investigación de mercado

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Publicado originalmente en febrero 26 2020, actualizado febrero 26 2020