Qué son las 5 S y cómo usarlas para mejorar la calidad empresarial

Frente a problemas como el desperdicio, los tiempos muertos, las fallas operativas y los accidentes que se pueden presentar en los lugares de trabajo, las empresas buscan constantemente mejorar sus oficinas y líneas de producción.

Este proceso es conocido como lean manufacturing y, a partir de su implementación, han surgido otros conceptos relacionados con la calidad total de las organizaciones, por ejemplo, las 5 S.

Esta filosofía nació en Japón en los años de la posguerra, cuando la fábrica automotriz Toyota desarrolló el llamado Just-in-time-system, el cual tenía la meta de «producir solo lo necesario cuando sea necesario».

Esta, junto con otras metodologías, están centradas en crear espacios laborales de calidad que beneficien a los trabajadores tanto física como mentalmente. Descubre más detalles y cómo puedes aplicar este método en este artículo.

La grandes ventajas de este sistema es que se puede aplicar a cualquier tipo y tamaño de industria, no requiere un informe detallado ni una gran inversión para comenzar. De hecho, se le considera un punto de partida del lean manufacturing, pues sirve para implementar más iniciativas a la cultura de una empresa, con el propósito de mejorarla.

Aunque su metodología es sencilla, en su sencillez está su efectividad. Su sistema busca organizar, limpiar y mantener un área de trabajo, mediante una serie de pasos que, a lo largo del tiempo, pueden convertirse en un hábito. Gracias a este proceso, es más fácil ubicar las herramientas que evitarán accidentes y crearán un sentido de responsabilidad entre las personas que trabajan en una compañía.

Objetivos de las 5 S 

El principal objetivo de las 5 S es organizar y garantizar la seguridad en los lugares de trabajo para establecer las bases de una disciplina que lleve a la mejora continua de la empresa. Para ello, busca los siguientes fines.

Reducir los desperdicios

Por desperdicios nos referimos a aquellas tareas o procesos que se interponen en el camino de la productividad. Algunos de los más comunes son el excedente de producción y de inventario, como productos o materiales que ya no se utilizan y ocupan espacio en almacenes; defectos, puesto que requiere más esfuerzo para corregirlos y tiempos muertos en espera de piezas o información. 

Mejorar la productividad

Al deshacerte de los desperdicios, tu productividad mejorará notablemente. Si se tienen los materiales suficientes, las herramientas correctas en el lugar adecuado y el equipo listo, las personas no tendrán que esperar o realizar tareas previas antes de realizar su labor. Así se puede hacer más en menos tiempo. 

Crear espacios de trabajo seguros

Un espacio de trabajo limpio y organizado se traduce en menos caídas, golpes por objetos y otros accidentes que ocurren más veces de lo que se cree. También esto tiene un efecto en el estado de ánimo de los trabajadores, ya que, al tener todo lo necesario cuando se requiere, las labores se vuelven menos estresantes. 

Generar un mayor compromiso

Esta metodología empodera a las personas a realizar acciones y tiene en cuenta sus sugerencias para mejorar los espacios. De esta manera, logra un mayor compromiso de los trabajadores tanto en la calidad del trabajo como en las tareas para mantener limpia y organizada la empresa.

1. Seiri (clasificación)

El término de seiri se refiere a la revisión de todos los artículos o pasos de los procesos para identificar cuáles son esenciales para completar tareas. Si alguna herramienta o instrucción no tiene una función, es mejor deshacerte de ellas. 

Implementación de Seiri

La persona encargada de las 5 S evaluará las estaciones de trabajo y colocará una etiqueta de algún color para seleccionar los artículos que no se necesitan. De no ser relevantes, se debe determinar cuándo se utiliza y si es importante que se conserve. 

2. Seiton (organización)

Cuando tengas una idea de lo que debe eliminarse y lo que es esencial, deberás organizarlo. Aquí aplica el principio de un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. El acomodo y almacenamiento debe ser sistemático, de manera que todos en el equipo sepan dónde encontrar las cosas. 

Implementación de Seiton

Puedes apoyarte de carpetas, organizadores y otras formas de almacenamiento. La clave es colocarlos en lugares accesibles para todos y que las búsquedas de los artículos no se traduzcan en una pérdida de tiempo. 

3. Seiso (limpieza)

La limpieza de los espacios, así como de las herramientas o equipos de trabajo es algo que tiene un impacto en la seguridad, porque, al limpiar derrames y otros desperfectos, se reduce la posibilidad de un accidente. Además, cuando se verifica que una máquina esté limpia y funcione de forma adecuada, nos aseguramos que no existan posibles daños que se traduzcan en paros en la producción. 

Este paso inculca un sentido de responsabilidad en los trabajadores al encargarles la limpieza de su propia área de trabajo. Esto les trae una mayor satisfacción y compromiso laboral, pues si una sección no está limpia, destacará por ello entre las demás.

Implementación de Seiso

Solo tienes que administrar materiales de limpieza dentro de tus instalaciones para que todos tengan acceso a ellos. 

4. Seiketsu (estandarización)

Este es uno de los pasos más importantes de las 5 S, ya que mide el progreso de las acciones emprendidas y busca formas de mantenerlas. ¿Cómo? Al establecer las bases y reglas de cómo y cuándo se llevarán a cabo.

Implementación de Seiketsu

Para evitar regresar a las viejas costumbres, es necesario crear un manual con horarios, listas y pistas visuales, así como métricas que ayuden al equipo a identificar cuándo no se están cumpliendo las condiciones ideales de orden y limpieza.

5. Shitsuke (disciplina)

Ahora que tienes todas las piezas para echar a andar este método, existe un componente clave para que este método funcione: la disciplina. La palabra japonesa Shitsuke se puede traducir como «hazlo sin que te lo digan», un compromiso que se puede convertir en parte de la cultura de la empresa para optimizar continuamente sus oficinas. 

Implementación de Shitsuke

Crea una auditoría para asegurarte de que cada paso se realiza conforme a lo acordado. De esta manera, puedes verificar que no se trata de un evento aislado sino un hábito. 

Las 5 S funcionan a la perfección junto con otras herramientas y prácticas de la lean manufacturing como las tarjetas kanban, el kaizen, poka yoke, entre otros, que también tienen el propósito de crear espacios de trabajo más productivos y seguros, así como optimizar al máximo sus recursos. 

Este tipo de metodología es muy popular; se utiliza en la manufactura, hospitales, educación y básicamente en cualquier industria que busque reducir los desperdicios y empoderar a su fuerza de trabajo para optimizar la calidad total de los espacios. Comienza a aplicarla en tu negocio y experimenta sus beneficios en la planificación estratégica.