Supervisión de ventas: consejos y herramientas para optimizar resultados

Mantener la productividad de un equipo comercial no es tarea fácil, y mucho menos lo es lograr una supervisión de ventas constante y eficaz. Sin embargo, como gerente de ventas, tienes que tomar el reto y cumplirlo, pues esta es la manera en que puedes comprobar que las acciones que llevas a cabo para alcanzar los resultados actualmente son las más acertadas. De lo contrario: es tiempo de implementar algunos cambios. 

Si estás en la búsqueda de nuevos consejos para llevar a cabo una supervisión de ventas exitosa y que te brinde tranquilidad, sigue leyendo. En este artículo te daremos algunas recomendaciones, tanto de las tácticas que puedes implementar como de los indicadores indispensables a medir y algunas herramientas que te facilitarán esta tarea. 

¿Qué es la supervisión de ventas? 

La supervisión de ventas es el proceso que cumple un responsable dentro de una empresa para asegurarse de que el equipo comercial está cumpliendo con las metas de venta establecidas. De igual manera, se encarga de brindar apoyo a los agentes de ventas y dotar de las herramientas necesarias para que puedan realizar su trabajo de manera efectiva. 

Para tener una buena supervisión de ventas es necesario crear una estrategia establecida con pautas y elementos relevantes, que respondan a las necesidades del negocio. 

¿Cuál es la importancia de la supervisión de ventas? 

La importancia de la supervisión de ventas radica en tener pautas establecidas que determinen la forma en que los agentes comerciales y los encargados del área comercial deben trabajar para tener un buen proceso de ventas. 

A través de este, es posible tomar decisiones estratégicas para mejorar dicho proceso. Sin una supervisión de ventas, una empresa no podría llevar un control de sus vendedores ni habría oportunidad de evaluar las acciones que están bien y las que deben mejorarse. 

1. Establece objetivos comerciales 

Antes de saber cómo supervisar, tienes que definir qué evaluarás. Esto significa establecer objetivos que tu equipo de ventas debe alcanzar; recuerda que estos deben ser realistas, medibles y relevantes a la situación actual de tu empresa. 

Es posible que actualmente trabajen sobre ciertas cuotas, pero ¿eso es suficiente para impulsar la productividad y competitividad del negocio? Reúnete con tu equipo y contemplen nuevas metas y retos. Con base en ello, ya podrás establecer un nuevo plan de supervisión de ventas que puedas evaluar. 

2. Haz una supervisión uno a uno 

Sabemos que como gerente de ventas tienes muchas ocupaciones, pero para realizar una supervisión de ventas efectiva tienes que acercarte personalmente a cada uno de tus representantes. Claro, esto no podría ser posible todos los días, pero sí regularmente. 

Cada uno de tus vendedores tiene necesidades, retos y metas diferentes; por lo tanto, no puedes generalizar tu estrategia de supervisión de ventas. Cuando tu equipo, tanto de forma grupal como individual, logra resolver sus dudas y preguntas y recibe la capacitación y supervisión adecuada, está mejor preparado para manejar situaciones difíciles o abordar mejor su proceso de venta. 

3. Realiza una evaluación periódica del rendimiento de tu equipo 

Así como es importante tener una supervisión de ventas personalizada con tu equipo, también lo es hacer reuniones periódicas para revisar avances, rendimiento o pendientes. Esta también es una gran oportunidad para dar algún reconocimiento al o los vendedores más destacados y decir cuáles fueron las acciones que ejecutaron bien para llegar a su meta. 

Esta es una buena forma de informar y motivar al resto del equipo y que, a la vez, puedan compartir inquietudes o simplemente darse un buen consejo entre todos. 

Hacer esto con regularidad permite corregir errores, implementar nuevas y mejores acciones, así como garantizar que los procesos se están llevando correctamente y que los clientes están siendo atendidos como deben. 

4. Concreta capacitaciones oportunamente 

En América Latina se puede ver una correlación positiva entre la capacitación y las ventas; hacer una inversión del 10 % adicional en capacitaciones puede llegar aumentar hasta en un 6 % las ventas. 

Fomentar el aprendizaje continuo también garantiza que se evitarán muchos problemas dentro de tu área comercial. Asegúrate de que las capacitaciones sean constantes. Si bien un equipo de ventas no puede darse el lujo de ocupar su valioso tiempo en aprendizajes semanales, te recomendamos hacerlo al menos una vez al mes. Esto también contribuirá a que la información aprendida se mantenga fresca y en acción. 

Aprovecha que un nuevo año está por empezar y planifica un calendario de capacitaciones que abarque todos los meses y reta a tu equipo a cumplirlo sin falta. Tener esta organización previa ayuda a que los demás tengan contemplado este plan con tiempo y se motiven al saber que mes con mes estarán recibiendo un nuevo conocimiento que impulsará su productividad y resultados. 

Recuerda que en HubSpot Academy tenemos distintos cursos enfocados en ventas, completamente gratis y en línea. 

5. Implementa herramientas especializadas

Estamos en una era en donde las tácticas y acciones se pueden sostener o complementar con herramientas y tecnología innovadora que sea relevante para alcanzar los objetivos de venta. Considera que tu equipo puede perder mucho tiempo en tareas manuales, lo que no les está permitiendo sacar máximo provecho a sus horas laborales para generar más ventas. 

Además, debes admitir que tú también como líder comercial no puedes invertir gran parte de tu tiempo al día en monitorear el rendimiento de cada uno de tus representantes. Por lo tanto, lo mejor es optar por alguna herramienta de supervisión de ventas que logre unificar todas las funciones y necesidades de tu equipo y las tuyas para una mejor evaluación. 

Si no sabes qué tipo de herramienta de supervisión de ventas puedes implementar, descuida. Más adelante te compartimos una lista de las mejores opciones en el mercado. Estamos seguros que alguna logrará responder a las necesidades de tu área comercial. 

Pero antes de hacerlo, es importante que, si bien ya tienes algunas acciones a emprender para mejorar tu supervisión de ventas, también requieres ciertos análisis que te permitan saber que lo implementado está dando los resultados que esperas. Continúa leyendo para saber de qué hablamos.

5 indicadores de supervisión de ventas

1. Número de ventas 

Este indicador de supervisión de ventas es esencial para cualquier gerente comercial, pues muestra métricas que reflejan la cantidad de ventas que se están generando en un periodo. Esto puede ser de forma general e individual, para monitorear la productividad de cada representante. 

Con este indicador es posible determinar si el número de ventas alcanzadas son las necesarias para cumplir la cuota establecida o si es necesario incrementar las ventas. En caso de que fuera el último caso, el gerente comercial deben tomar decisiones estratégicas para saber si se requiere aumentar la cantidad de propuestas comerciales o replantearlas. 

Si vas a medir el número de ventas por representante, te recomendamos que este indicador sea meramente una herramienta de rendimiento que te ayude a fomentar la mejora y el crecimiento de tu equipo. 

2. Índice de fidelización 

El que un representante de ventas sea capaz de fidelizar clientes constantemente solo puede significa una cosa: un ambiente y un proceso de ventas efectivo. Cuando el índice de fidelización es alto refleja la capacidad del vendedor, pero también la estrategia de supervisión de ventas que el gerente está implementando. 

Todos son un equipo en el área comercial y cuando todos cuentan con las herramientas, guía y planes de trabajo óptimos, los resultados son más fáciles de alcanzar. Además, esto también indica que el gerente de ventas tiene excelente comunicación con los líderes de marketing y de servicio, pues la alianza de ambos equipos consigue una mayor satisfacción del cliente. 

Para medir la fidelización de tu empresa es necesario evaluar el índice de retención. Para calcularlo tienes que determinar el número de clientes ganados en un periodo establecido y contabilizar cuántos de ellos han realizado compras de manera habitual. El resultado de esta operación te dará el porcentaje retención. 

3. Eficiencia de la fuerza de ventas 

La supervisión de ventas sí puede medirse de forma general y el indicador de eficiencia de la fuerza de ventas es la mejor manera de hacerlo. Este indicador calcula la relación entre el dinero invertido en tu equipo de ventas y el dinero ganado; además, permite medir el desempeño general de cada representante o tu equipo completo. 

Puede ser que dentro de tu estrategia de supervisión de ventas hayas detectado que los vendedores necesitaban un software especializado que los ayudara a automatizar sus tareas. Debes asegurarte de que la nueva herramienta efectivamente esté mejorando la productividad de los vendedores y, por ende, las ganancias. 

Con este indicador puedes saber precisamente si las inversiones que hagas en bien de tu equipo de ventas han sido las indicadas y si están dando los resultados que deberían. Esto, a la vez, fomenta una competencia saludable entre los representantes para mejorar sus cuotas. 

4. Número de llamadas de ventas

Debes supervisar que las horas laborales de tu equipo estén se aprovechen bien y una de las formas de hacerlo es conociendo el número de llamadas de ventas que realizan. Este indicador te permite conocer si esto se está logrando o es tiempo de hablar con el represente y cambiar la estrategia. 

Por ejemplo, si un vendedor realiza 20 llamadas por día, pero en ninguna logra cerrar una venta, es un indicador de que algo está fallando en el proceso. Esto puede ser tal vez la experiencia, la orientación recibida, falta de herramientas, entre otros aspectos. 

Para lograr que el mayor número posible de llamadas que hacen tus vendedores sean de venta, te recomendamos usar una herramienta en donde facilites la información necesaria y cada representante sepa que puede seguir esa línea si le surgen dudas. 

Si dejas que cada vendedor tenga su propio discurso y ritmo, ten por seguro que las llamadas de ventas serán poco productivas.

5. Reclamaciones y quejas 

Quizá todos tus vendedores sean los mejores cerrando tratos, pero ¿de qué sirve esto si la mayoría genera quejas o reclamaciones por su forma de tratar al cliente? Muchas películas y series nos han mostrado que la mejor táctica de venta (sobre todo en la bolsa de valores) es gritarle al cliente y decirle que si no te compra se va a arrepentir el resto de su vida, pero ¿realmente ese es el trato que deseas que tu área comercial les dé? 

Recuerda que las ventas de tu producto o servicio no deben ser consecuencia de un eterno acoso telefónico o de correo electrónico por parte de tus vendedores. Es importante que en tu supervisión de ventas también sepas el nivel de quejas o reclamaciones que hay por cada represente y conozcas cuáles fueron las razones y cómo se resolvió el problema.

La satisfacción del cliente es lo más importante para que haya ventas y los clientes se fidelicen con una marca. Por ello, es vital mantener una experiencia acorde a sus necesidades y expectativas. El índice de reclamaciones y quejas te ayuda a detectar y prevenir posibles acciones o situaciones que pongan en riesgo la imagen de tu negocio. 

Una vez que conoces esta información, en varios puntos te hemos comentado lo importante que es facilitar las herramientas de trabajo óptimas para que tu equipo de ventas pueda trabajar de manera más fácil y productiva. A continuación, te compartimos una lista de las mejores que puedes implementar. 

1. HubSpot

El software de ventas de HubSpot le permite a tu equipo comercial eliminar esas molestas demoras de atención que tu cliente tanto odia. No importa en qué etapa del camino de ventas se encuentre la persona: tus representantes de ventas podrán darle la atención más adecuada y personalizada. 

Entre sus características más relevantes se encuentran: plantillas de correo electrónico de ventas, las cuales solo tendrás que personalizar con la información de tu base de datos; seguimiento de correo electrónico, para saber en qué momento abren tus mensajes y rastrearlos en el momento indicado; análisis de conversaciones, para conocer los detalles de cada llamada y descubrir aspectos que puedan aumentar el rendimiento del equipo. 

De igual manera, puedes grabar las llamadas con los clientes y tener una gestión óptima de tus documentos, contactos y perfiles de cliente. 

2. Monday 

Si deseas realizar un monitoreo de las actividades que tus representantes de venta deben ejecutar, Monday es el software de administración de proyectos más adecuado. Dentro de su plataforma, todos los miembros de tu equipo comercial sabrán las tareas que se las han asignado, sus pendientes, fechas límites, entre otros.

De igual manera, puedes automatizar tus flujos de trabajo para evitar errores humanos y para tus representantes tengan tiempo a fin de concentrase en lo más importante: vender. 

Imagen de Monday 

3. Time@Work

Este software de control del horario laboral te permite monitorear y llevar un control de las horas trabajadas de cada representante de ventas. Es ideal para tus indicadores de productividad, pues te ayuda a medir la rentabilidad de tu equipo. 

Entre sus principales características se encuentran las siguientes: registro de hora de entrada y salida de la jornada laboral, cálculo de actividad real por jornada, visualización de pausas, accesible para cualquier dispositivo, control de acceso multidispositivo, entre otras. 

Además, con su herramienta EffiWork puedes medir el nivel de productividad de los empleados y optimizar su gestión del tiempo. Esta función brinda el beneficio de mejorar los hábitos de trabajo y aprovechar los recursos. 

Imagen de Pikit

4. Slack 

Una buena supervisión de ventas requiere una constante comunicación con tus representantes de ventas. Además, esta debe ser fácil y flexible, para que, en caso de haya alguna duda o se presente una situación imprevista, puedan compartir ideas o puntos de vista al instante. 

Slack es ideal para reunir a todo tu equipo de trabajo bajo una misma interfaz. Mediante su uso, tus empleados pueden enviar mensajes escritos o de voz, así como realizar llamadas, sin tener que salirse de la plataforma. 

Imagen de Slack

5. Altify

Altify es un software de supervisión de ventas que ayuda a determinar los factores que generan mayor impacto en la productividad de tu equipo comercial. Con esta herramienta puedas verificar la velocidad de tus ventas y las tasas de ganancias. Además, puedes resaltar las vulnerabilidades de tu equipo a través de notificaciones en tiempo real y proponer acciones. 

Imagen de Altify

Ya cuentas con todo lo necesario para lograr una eficaz supervisión de ventas en tu área comercial. Implementa los cambios que consideres necesarios y no dejes de considerar alguna de las herramientas que te compartimos para que ayudes a tus representantes de ventas a hacer su trabajo más fácil.