Día a día, los equipos de ventas se enfrentan a diferentes desafíos: desde la relación con los clientes hasta buscar la forma efectiva y clara de transmitir los objetivos que se han cumplido en un tiempo determinado. Además, deben medir los resultados de los vendedores, evaluar las estrategias que están funcionando o simplemente contar en tiempo real con los datos de la empresa para tomar una decisión o cuando un alto directivo así lo solicite.

Muchas veces el área de ventas invierte mucho de su tiempo en solo llamar e intentar vender a los contactos, pero ¿qué pasa cuando es momento de realizar un cambio de estrategia? El profesional de ventas no conoce el proceso de su equipo o sus logros, ni tampoco tiene en claro si realmente están funcionando las acciones emprendidas. 

 

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Los representantes de ventas actualmente dedican menos del 36 % de su tiempo para vender debido a que atienden otras tareas administrativas que consumen sus horas de trabajo. Esto provoca que no se destine un tiempo específico a la realización de tácticas o análisis de ventas, lo cual puede generar que los datos no sean acertados y no reflejen la situación real de la organización al momento de presentar la información semanal, mensual o anual.

Para que todas las estrategias aplicadas a la empresa arrojen los resultados esperados es necesario trabajar con la información correcta en el momento preciso. Para ello, los equipos de ventas requieren un indicador constante con el cual puedan verificar el avance o crecimiento de la organización, con el propósito de tomar las decisiones a tiempo y aprovechar las oportunidades. 

El indicador perfecto son los reportes de venta, de los cuales queremos hablarte en este artículo. Ellos se convertirán en tus aliados a la hora de analizar resultados en las actividades de tu empresa.

Es una de las herramientas más importantes para quienes toman las decisiones en una empresa, a fin de que puedan hacer más eficientes las operaciones.

Conoce la utilidad de hacer un reporte de ventas a continuación.

¿Para qué sirve un reporte de ventas?

Un reporte de ventas ayuda a encontrar nuevas oportunidades de mercado donde podrás mejorar tus resultados. Permite que los tomadores de decisiones de una empresa planifiquen las estrategias de ventas más efectivas, vigilen al equipo de trabajo y mantengan o reduzcan la duración del ciclo de ventas. De igual forma, da claridad sobre el progreso de actividades y el alcance de los objetivos establecidos.

Los reportes de ventas son muy importantes para los directores de ventas: representan la principal herramienta con la cual conocerán la situación financiera de la empresa. Con la ayuda de estos análisis, pueden determinar si las estrategias implementadas han sido las correctas, o si es tiempo de hacer cambios y buscar nuevos procesos de ventas para evitar impactos negativos. 

Crearlos requiere mucha atención y una conjunción de elementos que deben cumplirse para que sean acertados. Al tratarse de temas financieros, no debe haber cabida a errores, ya que una mala percepción de la situación actual de la empresa puede desencadenar una mala gestión de inversiones o una toma de decisiones aceleradas.

Si tienes que preparar un reporte de ventas para exponerlo en una reunión, pero no te encuentras tan seguro de cómo realizarlo o dudas acerca de si estás cumpliendo o no con todos los requerimientos, descuida, porque en este artículo te diremos detalladamente cómo hacerlo.

¿Qué debe incluir un reporte de ventas?

Existen diferentes tipos de reportes de ventas y los elementos que incluyen dependerán de lo que desees informar. Cada apartado permite a los gerentes o directores hacer ajustes en el proceso de ventas, además de que sirve como una presentación a otros miembros del equipo para que vean el crecimiento de la empresa.

Cada reporte de venta es diferente, por ejemplo:

  • Resumen de ventas: sirve para visualizar el crecimiento y progreso de las ventas. Los elementos a destacar son los niveles de ventas alcanzadas, el crecimiento mensual y el porcentaje de crecimiento alcanzado.
  • Informe de ganancias y pérdidas: funciona para medir a los clientes ganados y los perdidos. Los elementos relevantes son las cotizaciones realizadas, los objetivos buscados y la tasa de cierre anual.
  • Informe de contactos: este análisis es muy útil cuando una empresa desea conocer sus nuevas oportunidades. Aquí se presentan los nombres de los contactos, su industria, las fechas de contacto y otros datos que sirven como referencia para acercarse a ellos. 

Tomando esto en cuenta, es momento de pasar a la realización del reporte de ventas.

 

¿Cómo hacer un reporte de ventas?

Vamos a enseñarte cómo realizar un reporte de ventas de manera muy sencilla en la que podrás mostrar a tus directores los resultados semanales, mensuales o incluso anuales de la empresa. Lo único que necesitarás es tener el programa Excel en tu computadora y poner mucha atención.

El ejemplo que nosotros usaremos es el de un reporte de ventas que refleja el crecimiento en ganancias y porcentajes de una empresa.

1. Reúne todos los datos de ventas

La información puede ser semanal, bimestral o anual. Esta dependerá de los datos que busques reflejar.

2. Crea una tabla con la información requerida 

Realiza una tabla dinámica con las casillas en Excel, en donde indiques el nombre del informe que vas a presentar, los datos y los elementos en cada una de las casillas, como se muestra en el ejemplo. 

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

3. Utiliza la fórmula para calcular el crecimiento de las ventas

Para conocer el crecimiento en costos de las ventas logradas cada mes, utiliza la fórmula: = (ventas del mes) – (ventas del mes anterior). En el ejemplo, la fórmula queda de la siguiente manera: =B3-B2. 

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

Copia y pega la fórmula en las demás celdas para que se arrojen los resultados en todas las casillas correspondientes. 

cómo crear un reporte de ventas en excel

4. Calcula el porcentaje

Para calcular la misma información de los costos, pero en porcentaje, ocupa la fórmula: =(crecimiento del mes)/(venta del mes). En el ejemplo aplicaría: =C3/B3 como aparece en la imagen. 

cómo crear un reporte de ventas porcentaje

Al igual que en el paso anterior, copia y pega en las demás celdas para que se arrojen los resultados de los demás costos. 

cómo crear un reporte de ventas porcentaje

En caso de que los resultados no aparezcan como porcentaje, basta con que cambies el formato antes de aplicar la fórmula, dando clic en el apartado de Porcentaje (%), que se encuentra en el grupo de Número. 

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

5. Suma los totales de cada elemento

Para hacerlo dirígete a la celda de Total y Ventas. Al dar clic sobre ella, aparecerán unas flechas que despliegan un menú. Selecciona el apartado Suma. 

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

Haz lo mismo en las demás celdas y así obtendrás los resultados totales de los apartados de Crecimiento y Porcentaje frente al mes anterior. 

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

6. Crea un diagrama circular para mostrar los resultados

Selecciona el rango Mes y Ventas, dirígete a Charts o Gráficos y selecciona Pie o Pastel. En caso de que estés realizando en reporte en una computadora con Microsoft, la instrucción es Insertar, Insertar gráfico circular y selecciona el que más te agrade. 

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

Después de dar clic, aparecerá el gráfico circular en una ventana nueva sobre tu tabla de datos. 

cómo crear un reporte de ventas gráficas

7. Dale el estilo que más se adapte a la imagen de la empresa

Ubícalo en el espacio y en el tamaño que desees; en los estilos de gráfico puedes modificar los colores y el formato. En este caso hemos elegido que los meses aparezcan junto con su porcentaje de ventas. Usa lo que creas más presentable e inteligible para tu reporte. 

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

Te recomendamos hacer uso de diferentes colores para que sea más fácil comprender los datos que presentas.

8. Inserta un diagrama de columnas

Selecciona los rangos Mes y Ventas nuevamente y selecciona la opción Column o Columnas en el mismo menú de Charts o Gráficos; elige el que más te agrade. En Microsoft puedes hacer lo mismo que en el paso anterior: en el menú Insertar selecciona la opción Gráfico de Columnas. 

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

Nuevamente aparecerá una ventana nueva con el gráfico de columna. 

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

9. Da la presentación que quieras

Al igual que con el gráfico circular, posiciona el gráfico de columnas en el sitio en que desees presentarlo. También puedes cambiar los colores y estilo para que, además de visualizarse los meses y las cantidades generales, se vea el número exacto de ventas en cada columna.

cómo crear un reporte de ventas paso a paso

10. Haz una revisión final

Siempre recomendamos que, antes de presentar o enviar algún archivo, es importante verificar que todos los datos sean correctos. Revisa a detalle y asegúrate de que el reporte se vea presentable y sea fácil de comprender. 

cómo crear un reporte de ventas revisión

Como puedes ver, con estos 3 elementos estás brindando una información completa: en ella se encuentran los datos totales de ventas anuales, el porcentaje de ventas por mes y el crecimiento de las ventas en costos.

 

Ejemplos de reporte de ventas 

Estas son algunas muestras de los tipos de reportes que puedes realizar para medir con mayor detalle tu equipo de trabajo. Todos los análisis por separado brindan información valiosa que, en conjunto, abren un panorama que tal vez desconocías.

1. Reporte de ventas semanales por vendedor

Con este reporte se pueden visualizar los ingresos comerciales por semana, además de la progresión de cada uno de los vendedores y cuánto se acercan a los objetivos indicados por la empresa. 

reporte de ventas semanales por vendedor

En este ejemplo se muestra claramente que el análisis arroja el total ventas por día que hizo el vendedor, y en el gráfico de columnas su transición hacia los objetivos implantados.

2. Reporte de número de llamadas realizadas

Este análisis, además de brindarte información acerca del rendimiento de cada ejecutivo de ventas, es clave para descifrar cuáles días de la semana son los más prometedores para llamar a un contacto. 

reporte de ventas llamadas realizadas

La estrategia a seguir puede ser establecer un número de llamadas al día y dar seguimiento a la reacción de los consumidores. Verificar este análisis semanalmente puede brindarte información acerca de cuáles días son los ideales para hacer una venta o aquellos en los que solo deberías llamar para brindar información.

3. Reporte de venta de productos por día, semana y mes

Al hacer el registro diario podrás conocer y presentar con mayor detalle el índice de consumo en la empresa. En este ejemplo, en la primera imagen presentamos la tabla de datos de los productos vendidos. 

Reporte de venta de productos por día, semana y mes

En la segunda imagen, está la tabla con el reporte de ventas diarias.

Reporte de venta de productos por día, semana y mes

En la tercera imagen, aparece el reporte de ventas semanales.

Reporte de venta de productos por día, semana y mes

Y, finalmente, en la cuarta imagen ves el registro de ventas por mes completo. 

Reporte de venta de productos por día, semana y mes

Puedes enviar tu reporte de ventas en un solo archivo de Excel, usando diferentes pestañas. Esto sirve para dar la prioridad correspondiente a cada análisis. 

Reporte de venta de productos por día, semana y mes

Para resumir este artículo, con las instrucciones y los ejemplos que te hemos brindando ha quedado claro que un reporte de ventas te apoya para:

  • Tener una visión general de la actividad de la empresa.
  • Analizar y evaluar las ventas y el rendimiento de los empleados.
  • Evaluar un periodo de tiempo específico para vigilar las actividades.
  • Ofrecer un resumen ejecutivo para compartirlo con la gerencia o dirección.

 

Realizar un reporte de ventas puede ser un poco abrumador. Con paciencia y siempre teniendo los datos correctos, este proceso se irá facilitando con la práctica. Elige los tipos de reportes que más necesites y perfecciónalos. Verás que poco a poco el control en tus ventas irá mejorando.

 

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Publicado originalmente en septiembre 17 2019, actualizado septiembre 12 2019