Qué es S&OP y cómo implementarla con éxito

Henry Ford, magnate de los negocios y fundador de Ford Motor Company, dijo una vez: «Calidad significa hacerlo bien cuando nadie está mirando».

Si deseas crear un producto de calidad y brindar una excelente experiencia al cliente, tus procesos comerciales deben ajustarse para que cada paso, desde la fabricación hasta la entrega, esté bien ejecutado. De hecho, se pueden realizar procesos para casi cualquier cosa; en ese orden de ideas, el proceso de planificación de ventas y operaciones (S&OP) es crucial para cualquier negocio exitoso.

Veamos, entonces, qué es la planificación de operaciones y ventas (Sales and Operations Planning) y aprendamos más sobre el proceso de S&OP.

S&OP requiere la colaboración entre organizaciones a fin de crear pronósticos detallados para las ventas, así que está vinculado especialmente a tu plan de ventas.

Entonces, ¿cuál es el propósito de S&OP? Coordinar las unidades de negocio, aumentar la transparencia, equilibrar la oferta y la demanda y lograr la rentabilidad. El S&OP puede hacerse de forma mensual, anual o incluso de dos o tres años, según la empresa y sus objetivos.

Para qué sirve un proceso de S&OP

Cuando realizas una planificación de operaciones y ventas estás alineando las diferentes áreas que integran tu organización. Esto favorece la cohesión de equipos, tener objetivos claros y compartidos, centrarse en el cliente, así como mejorar la comunicación e interacción de cada departamento para que la empresa se mueva con agilidad, fluyendo en todos sus procesos. 

Estos son algunos de los beneficios clave de la S&OP:

• Mayor transparencia entre departamentos
• Toma de decisiones informada sobre la oferta y la demanda de un producto
• Mejor gestión de inventario
• Precisión de la previsión de ventas y presupuesto
• Comprensión clara del ciclo de vida de un producto y su gestión
• Procesos simplificados que mejoran la experiencia general del cliente

El proceso de S&OP incluye previsión, planificación de la oferta y la demanda, así como la revisión ejecutiva. El objetivo es coordinar la planificación de ventas y operaciones en todas las funciones comerciales.

Los pasos exactos pueden variar según la empresa, los productos y la industria, pero aquí te presentamos el proceso general.

1. Haz un forecast de ventas

En esta etapa del proceso S&OP, se recopilan datos sobre las ventas anteriores y se realizan forecasting o pronósticos para las ventas. Es importante considerar cualquier factor interno y externo que pueda afectar las ventas (por ejemplo, industria, clientes, competencia). Se identificarán y analizarán todas las tendencias.

2. Planifica la demanda

Aquí estás entrando en el juego de la colaboración multifuncional. Se analizan los pronósticos y se realizan ajustes a las políticas de inventario y servicio al cliente en función de la demanda del producto y las fuentes de demanda. La demanda se puede medir en ingresos o en unidades de un producto.

Tip: descarga nuestras plantillas para realizar un análisis de la demanda, que incluye todos los elementos a considerar.

3. Realiza la planificación del suministro

Durante la planificación de suministros, se tiene que evaluar la capacidad con ayuda de los representantes de finanzas, operaciones y materiales. Ellos determinarán si existen limitaciones en recursos humanos, maquinaria o proveedores. A partir de ahí, se crea un plan de suministro que tendrá en cuenta las limitantes de la capacidad.

4. Lleva a cabo una reunión previa

Durante esta etapa del proceso S&OP, se reúnen los líderes de finanzas, ventas, marketing, operaciones, materiales, gestión de productos y recursos humanos para trabajar conjuntamente. Compararán los pronósticos con los planes de oferta y demanda, y considerarán el impacto financiero de los planes.

5. Organiza la reunión ejecutiva de S&OP

En esta etapa, los ejecutivos se reúnen para analizar todos los pronósticos, planes y recomendaciones de la reunión previa. Al final de la reunión ejecutiva, se aprobará un plan final de ventas y operaciones.

6. Implementa el proceso

Una vez aprobado el plan de ventas y operaciones, es el momento de implementarlo. Después de que se hayan puesto en marcha todas las acciones y decisiones, el S&OP debe evaluarse periódicamente para garantizar su éxito.

Aquí hay una descripción visual de cómo se ve el proceso de S&OP.

Métricas de S&OP

Para evaluar tu proceso de S&OP existen algunas métricas clave que puedes utilizar para medir el desempeño.

Métricas de oferta y demanda de planificación de ventas y operaciones

Las métricas de oferta y demanda te ayudarán a determinar si tus pronósticos son precisos y si la demanda coincide con la oferta.

• Forecast de tu demanda frente a la real
• Forecast de producción frente a la real
• Volumen de ventas de inventario
• Capacidad de uso
• Tiempo de entrega
• Precisión en la entrega de pedidos
• Tiempos del ciclo

Métricas financieras de planificación de ventas y operaciones

Estas métricas te muestran cómo se está desempeñando el negocio desde una perspectiva financiera:

• Ventas totales en un periodo (por ejemplo, mes, trimestre, año)
• Ventas totales frente al forecast de ventas
• Margen bruto
• Capital de trabajo frente al plan

Software S&OP

¿Qué herramientas deberías utilizar para la planificación de operaciones y ventas? En lugar de depender únicamente de hojas de cálculo, aquí hay algunas opciones de software que puedes utilizar para optimizar tu S&OP.

1. Oracle S&OP Cloud

Imagen de Oracle S&OP Cloud

Precios: según operación de cada empresa

Oracle proporciona plantillas de procesos que puedes utilizar para que la planificación de operaciones y ventas se desarrolle sin problemas. Puedes monitorear cada etapa del proceso y los paneles te permiten ver gráficos de resumen de indicadores. Puedes además colaborar con colegas y asignar tareas y te permite integrarlo con Excel.

Ideal para empresas a gran escala

Oracle S&OP Cloud está diseñado principalmente para empresas más grandes. Incluye características que se adaptan a las necesidades de los clientes de nivel empresarial, incluidos recursos de colaboración social, adaptaciones para organizaciones con varios usuarios y capacidades de planificación agregadas para tomar decisiones estratégicas a largo plazo.

2. SAP Integrated Business Planning 

Imagen de SAP Integrated Business Planning

Precios: según operación de cada empresa

El software SAP Integrated Business Planning hace que tu planificación de ventas y operaciones sea rápida y ágil. Las características clave incluyen planificación de escenarios, simulaciones y análisis avanzados para que puedas estar al tanto de los pronósticos y alcanzar tus objetivos financieros.

Ideal como una solución multifacética que integra S&OP y la planificación de la cadena de suministro

SAP Integrated Business Planning contiene recursos que permiten realizar una planificación eficaz de las ventas y las operaciones, pero las capacidades de la solución se extienden mucho más allá de la práctica. Combina S&OP, pronóstico y demanda, respuesta y suministro, reabastecimiento impulsado por la demanda y planificación de inventario para garantizar la continuidad del negocio, sin necesidad de interrumpir la cadena de suministro.

3. Infor Sales and Operations Planning 

Imagen de Infor Sales and Operations Planning

Precios: contactar para precios

Con el software Infor Sales and Operations Planning puedes sincronizar los desequilibrios de la oferta y la demanda, coordinar las unidades de negocio y analizar el rendimiento. Incluye análisis financiero predictivo para que puedas ver cómo las decisiones comerciales afectarán los resultados finales.

Ideal para empresas que buscan una interfaz accesible

La facilidad de uso de la interfaz de usuario de Infor S&OP es uno de los mayores atractivos del software. No necesitas ser un especialista en TI para aprovecharlo. Esto permite que los usuarios más cercanos a tu planificación de ventas y operaciones administren y controlen el proceso.

Consulta los recursos de Infor si estás interesado en una solución sencilla que simplifique las cosas sin sacrificar la funcionalidad.

4. Vanguard IBP S&OP de Wolters Kluwer

Imagen de Vanguard IBP S&OP de Wolters Kluwer

Precios: contactar para precios

Vanguard Predictive Planning es un recurso excelente para cualquier organización que intente respaldar su infraestructura con una solución de análisis de impacto de extremo a extremo, basada en inteligencia artificial.

Vanguard puede brindar a tu empresa una descripción general completa de tus ventas, demanda, suministro y producción para informar planes precisos sustentados ​​en restricciones, entre una amplia gama de otras características y beneficios.

Ideal para empresas interesadas en una solución colaborativa

Un aspecto de Vanguard IBP S&OP son sus recursos para la colaboración en todas las facetas de la planificación de ventas y operaciones. La plataforma incluye un software de inteligencia empresarial que permite a los usuarios finales crear sus propios gráficos, informes y paneles.

También ofrece workflows automatizados y fácilmente ajustables, modelado de escenarios visibles, información entre departamentos y otras características que fomentan la colaboración entre ventas, operaciones y finanzas.

5. Kinaxis Rapid Response S&OP 

Imagen de Kinaxis Rapid Response S&OP

Precios: precios con base en la operación de cada empresa

Kinaxis Rapid Response S&OP es una solución de planificación de operaciones y ventas que puede ayudarte a mejorar los resultados comerciales, tomar un control más centralizado de tu S&OP, reducir los costes en la planificación de la cadena de suministro, fomentar la colaboración y, en general, aumentar la eficiencia en todo el proceso de S&OP.

Ideal para empresas que buscan funciones sólidas listas para usar

Si bien Kinaxis Rapid Response S&OP presenta cierto grado de personalización, se diferencia de la competencia por sus características estándar.

Con sus paneles de control listos para usar puedes medir con precisión el rendimiento y de manera inmediata, sustentado en sus características que representan el valor de los ingresos, el valor del inventario final, el porcentaje de margen y otros indicadores clave de rendimiento de S&OP.

Mejores prácticas de planificación de operaciones y ventas

1. Asegura la responsabilidad ejecutiva

La planificación exitosa de ventas y operaciones requiere cierto grado de orientación y dirección. Con S&OP esencialmente estás tratando de facilitar la cohesión entre los elementos en conflicto de tu negocio; esa no es una responsabilidad que pueda manejarse vagamente sin un liderazgo claramente definido y comprometido.

La práctica requiere una responsabilidad ejecutiva activa y firme, por lo general de alguien como un CEO o gerente general. Es probable que haya algún tipo de tensión entre los lados de la oferta y la demanda de tu organización, por lo que necesitas una figura central que garantice que existan estándares definitivos, entendidos y aplicados de manera consistente sobre cómo ambas partes trabajarán entre sí.

2. Mantén las cosas simples

Las empresas que llevan a cabo esta planificación suelen tener tropiezos porque complican el proceso, sobre todo cuando se trata de métricas. Si intentas controlar demasiados factores entre el lado de la oferta y la demanda de tu negocio, tu planificación podría terminar siendo ineficiente y podría nublarse la visibilidad que estás tratando de mantener entre los departamentos.

En lugar de medir todo lo que puedas pensar, determina las métricas más significativas y relevantes para evaluar cómo ambos lados de tu negocio están trabajando juntos; pueden ser mediciones de cómo se comparan los pronósticos con las cifras de ventas reales, la rotación de inventario o cualquier otro. Estos son indicadores particularmente pertinentes de cómo las ventas y las operaciones están interactuando.

Trata de mantener la cantidad de métricas que estás rastreando entre 10 y 15.

3. Lleva registros

La planificación exitosa de ventas y operaciones es un proceso continuo. Se basa, en gran parte, en tu capacidad para aprender de tus contratiempos anteriores. Es por eso que necesitas llevar registros detallados de tus planes y procesos anteriores. Documenta la mayoría de los aspectos (si no es que todos) de tus esfuerzos de S&OP. Esos puntos de referencia pueden ser fundamentales para el éxito sostenido de tu planificación.

4. Haz hincapié en el compromiso interfuncional

La colaboración entre organizaciones es el núcleo de cualquier planificación de ventas y operaciones. Las partes interesadas de todas las facetas del negocio deben estar incluidas e involucradas en el proceso.

Tu planificación de ventas y operaciones no será particularmente útil ni productiva si solo estás considerando las contribuciones e intereses de tu fuerza de ventas, mientras ignoras otros departamentos como operaciones y finanzas.

S&OP se basa en tu capacidad para fomentar la cohesión por medio de la visibilidad. Todas las partes involucradas deben tener una comprensión clara de cómo se están desempeñando los demás y de dónde provienen sus acciones.

Esa información debe fluir libremente entre las partes interesadas. Si deseas aprovechar al máximo tu planificación de ventas y operaciones, debes informar a todos y enfatizar el compromiso entre diversas funciones.

Invertir en recursos S&OP puede ser una manera excelente de alinear mejor la oferta y la demanda de tu negocio. Con la planificación de ventas y operaciones puedes mantener prácticamente todos los aspectos de tu empresa coordinados, lo que permite un funcionamiento más fluido y una organización más cohesiva.