Qué es el control de ventas y cómo hacerlo de manera eficaz

El control de ventas de una empresa es una de las prácticas comerciales más sanas para tener una visibilidad amplia de todos los temas financieros. Con el paso del tiempo y el avance de la tecnología, el control de ventas también ha tenido algunas mejoras que puedes alcanzar a través de la adopción de herramientas más inteligentes.

Así, puedes crear análisis e informes que te ayuden a la toma de decisiones o pronósticos de ventas. Conoce aquí un poco más acerca de qué es el control de ventas, cómo puedes hacerlo fácilmente con una herramienta como Excel y las alternativas para alcanzar resultados detallados. 

Un sistema de control de ventas debe diseñarse con mucho cuidado para evitar que dañe el desempeño de tu equipo de ventas. Es importante que consideres que este control no es para encontrar las faltas de los demás. Más bien, es necesario para mantener a tu equipo comercial en el camino correcto y ayudarlo a mejorar.

Como todo control, este se encarga de vigilar las acciones de tu área comercial y evita que cometan errores innecesarios para ser capaces de tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

¿Para qué sirve el control de ventas? 

El control de ventas sirve en caso de que surja algún problema de coordinación entre el gerente de ventas y los vendedores. Además, mantiene la transparencia de todas las actividades de un vendedor para eliminar acciones mal intencionadas como desviaciones negativas; en caso de presentarse, estas pueden analizarse y corregirse a tiempo y adecuadamente.

Hay otra razón por la que el control de ventas es importante: da la oportunidad para que una empresa aborde de forma oportuna los problemas y quejas de los clientes. Así, se genera una imagen más positiva de la organización ante los ojos de los clientes y del mercado en general.

3 objetivos del control de ventas 

Un control de ventas cumple con diversas funciones como recopilar información de los clientes y mantener un registro óptimo de los precios y planes de los productos o servicios. Entre sus objetivos más importantes se encuentran los siguientes:

1. Gestionar operaciones financieras

Un control de ventas te brinda una visibilidad completa y certera de todos los ingresos entrantes de tu negocio. Te ayuda a comparar los resultados con los objetivos comerciales estipulados desde el inicio de tu negocio o periodo financiero. Se hace de forma simple y eficaz para que todos los miembros del equipo comercial sean capaces de comprenderlos y usar la información a su favor.

Este control también cumple el objetivo de monitorear las transacciones, facturas y operaciones financieras, pero de una forma más organizada y sin datos duplicados o incorrectos que puedan causar malentendidos o conflictos financieros.

2. Monitorear el rendimiento del área comercial 

Un control de ventas también tiene por objetivo monitorear el rendimiento de los vendedores y los procesos comerciales para asegurar que tengan un ciclo de trabajo uniforme. Lo logra gracias al acceso a un sistema más organizado que brinda clasificación e información de leads, además de reportes, historial de ventas e información acerca de las reuniones agendadas con los clientes. Así, el cumplimiento de tus objetivos será posible sin interrupciones o problemas.

3. Pronosticar las ventas y escenarios comerciales

Un control de ventas les facilita a los vendedores ingresar información altamente detallada sobre todos los movimientos financieros, incluyendo la facturación, descuentos o modificaciones del valor de los productos o servicios. Contar con estos datos actualizados y bien organizados da una visibilidad muy amplia y la oportunidad de predecir escenarios futuros. Así, una empresa es capaz de tomar mejores decisiones comerciales y estratégicas en cuanto a inversiones, adquisiciones o asignación de recursos.

1. Genera un archivo con los datos de tu control de ventas

Tal como luce en la imagen siguiente, crea un nuevo archivo en Excel e ingresa los datos correspondientes a tu control de ventas. 

La plantilla de Excel que realizarás en esta ocasión debe actualizarse todos los días. Su objetivo es controlar las ventas diarias y registrar los datos en ella.  

Para este ejemplo de control de ventas hemos agregado un descuento adicional, IVA y puntos que ganan los vendedores por cada uno de sus cierres. 

2. Haz un control de ventas por vendedor

En una nueva hoja de Excel (dentro del mismo archivo) crea una nueva tabla para calcular las ventas por empleado. Para ello, regresa a tu primera tabla y copia la columna de vendedor, cantidad y total. 

3. Crea un control de ventas por productos vendidos

Sigue las mismas indicaciones del paso anterior. Únicamente, cambia las columnas a copiar. Para esta tabla requieres los datos de producto, cantidad y total. 

Como lo mencionamos en un principio, la idea es que rellenes diariamente estas tablas para que tu control de ventas esté actualizado. Esta es una forma muy simple y rápida de crear una plantilla de control de ventas, que tanto tú como cualquiera de los miembros de tu equipo comercial pueden completar fácilmente. 

Si necesitas una herramienta con un mayor control y funciones inteligentes, más adelante te compartiremos algunas soluciones que son la mejor alternativa a una hoja de cálculo. 

Cómo elegir tu programa de control de ventas: 5 características esenciales 

Como puedes comprobarlo, un control de ventas te permite mejorar muchos aspectos de área comercial, pero esto no es altamente funcional si no cuentas con una herramienta o programa que te permita maximizar tus esfuerzos. Antes de adquirir una solución, toma en cuenta las siguientes características:

1. Movilidad 

Asegúrate de que tu programa de control de ventas brinde movilidad. Esto significa que esté disponible en cualquier dispositivo para que los miembros de tu equipo trabajen de una manera más efectiva sin la necesidad de estar en el equipo de escritorio solamente.

De igual forma, esta aplicación móvil debe ser capaz de almacenar toda la información necesaria que tus vendedores necesitan en caso de que interactúen con algún cliente mientras están fuera de la oficina. Esta función brinda una gran ventaja de actualizar la información en tiempo real; así, ninguna reunión o interacción se quedará sin su respectivo seguimiento.

2. Usabilidad

Un buen programa de control de ventas debe ser fácil de usar. Así que, antes de elegir una solución, pregúntate lo siguiente:

• ¿Este programa es intuitivo?
• ¿Es fácil navegar por todas sus funciones y herramientas?
• ¿Es sencillo buscar y acceder a la información requerida por un vendedor en tiempo real?
• ¿Cuánto tarda en registrar datos e información dentro del sistema?

Estas preguntas y las que consideres vitales de aclarar te ayudarán a encontrar un programa adecuado a las necesidades actuales de tu equipo comercial. Además, si puedes darte cuenta, todas ellas están enfocadas en hacer una revisión de cumplimiento sobre el nivel de usabilidad del programa. Cuanto más fácil de comprender (sin sacrificar calidad y funciones) sea para los vendedores, será una mejor opción.

Para que este proceso sea más certero, te recomendamos hacer partícipe a todo tu equipo comercial en la búsqueda, comparación y adquisición del programa de control de ventas. A final de cuentas, ellos estarán más involucrados con él, y su opinión y experiencia es lo más importante para tomar la decisión correcta.

3. Beneficios

Un programa de control de ventas debe permitir una gestión de datos precisa y en tiempo real. Además, debe cumplir con funciones de optimización efectiva de tus estrategias de ventas. Con estos beneficios, tu equipo de ventas puede trabajar de manera más efectiva y tendrá la certeza de que su nivel de productividad aumentará al contar con una herramienta que les ayuda a gestionar su tiempo.

De igual manera, considera que tu programa de control de ventas cumpla con la promesa de brindarte toda la información clave necesaria para mejorar tus prácticas comerciales y detectar tus puntos débiles y áreas de mejora.  

4. Funciones integrales 

Un buen programa de control de ventas reúne más de una sola función. Es una herramienta integral que, además de rendir a tu equipo comercial, también incluye diseño, estructura, componentes, respaldo de información, administración de base de datos, servicio técnico y demás complementos que puedan ser útiles para maximizar su uso y resultados.  

5. Costo 

Podría pensarse que cuanto más costoso sea el programa de control de ventas, mejores resultados brindará. Sin embargo, esto no es necesariamente cierto. La herramienta ideal para tu equipo de ventas es aquella que se adapta y brinda el sostén que tu empresa necesita. De cualquier modo, te recomendamos revisar y garantizar un monto de inversión, pues en esto también radicará el tipo de sistema más indicado para tu negocio.

Compara tantos proveedores como consideres necesario. Ninguna información está de más y es mejor tardar un poco en tomar una decisión final a comprar algo impulsivamente que, después de todo, no te dará el rendimiento que requieres.

No lo olvides, busca un programa que cumpla en funcionamiento, calidad y costo.

5 programas para control de ventas

A continuación te compartimos los mejores programas para control de ventas que puedes considerar, incluyendo ejemplos de sistemas CRM. 

1. HubSpot 

HubSpot es un software CRM gratuito que, además de gestionar contactos, también cuenta con herramientas ideales para tu control de ventas. Esta herramienta es muy fácil de utilizar y te permite monitorear el rendimiento de tu equipo comercial para verificar que el cumplimiento de los objetivos de ventas sean alcanzados.

Entre sus principales atributos está la visibilidad total del pipeline de ventas en tiempo real para contar con información actualizada de todo el embudo de ventas. Además, con la generación de detalles sobre las actividades de ventas, productividad y desempeño individual, podrás conocer todos los procesos, tanto los óptimos como aquellos que requieren mejorías para lograr el éxito.

Otras características gratuitas que puedes encontrar en el CRM de HubSpot se encuentran: panel de informes, información detallada sobre empresas, monitorización de negocios y gestión del pipeline.

2. Bitrix24 

Imagen de Bitrix24 

Bitrix es un CRM que ofrece cronogramas de actividad y canalización en vista kanban. Con este programa puedes monitorear el historial de compras de cualquier cliente. Además, te permite segmentar a tus clientes y audiencia en función de sus compras, volumen de ventas, entre otras clasificaciones más.

3. Flowlu 

Imagen de Flowlu

Este programa es un software de gestión empresarial que te permite administrar tus contactos durante todo tu proceso de ventas. Esta herramienta también ofrece herramientas de gestión de proyectos, pagos, finanzas y registros para lograr que tu equipo aumente su nivel de productividad y pueda ocuparse en otras tareas más importantes.

4. LevelEleven 

Imagen de LevelEleven

Este programa es un sistema de gestión de ventas que te permite capacitar a tu equipo de ventas para alcanzar los objetivos comerciales de tu empresa. Realiza seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de cada vendedor para que los gerentes motiven y den consejos prácticos.

5. Freshsales

Imagen de Freshworks

Freshsales es una plataforma de software de gestión de ventas que te brinda una vista de cliente integral para que puedas rastrear todas las conversaciones directamente desde la plataforma. También puede hacer un seguimiento de datos avanzados e informes de ventas detallados para el aprovechamiento de esta información, con el fin de mejorar y alcanzar tus objetivos de ventas.

Con el programa de control de ventas adecuado podrás orientar a tu equipo comercial para aumentar su productividad e identificar las oportunidades de crecimiento. Ten en cuenta alguna de las opciones que te compartimos y logra el éxito de tu departamento de ventas.