Pipeline de ventas: concepto, cómo crear y plantilla

Cuanto más control y visibilidad tengas de tu pipeline o flujo de ventas, mayores ingresos obtendrás. De hecho, las investigaciones de HubSpot apuntan a que hay una relación proporcional entre el número de leads que tu pipeline tiene en un mes y las ganancias que se obtienen en ese periodo. 

Cuantas más oportunidades se presenten en tu flujo de ventas, será más factible alcanzar o rebasar las metas que propongas de ganancia.

Hacer que crezca de forma saludable el pipeline de ventas es posible si empleas una gestión cuidadosa y adecuada. Pero ¿qué es un pipeline de ventas y por qué es tan importante en el éxito de ventas?

En esta guía aprenderás todo lo que necesitas saber sobre la gestión de un pipeline de ventas, incluyendo su definición, gestión y análisis.

Cada lead transita las etapas del pipeline realizando acciones concretas, que suelen reflejarse visualmente en el CRM. El proceso de ventas difiere de negocio en negocio, por lo que tu pipeline de ventas debe ser único y reflejar el trayecto de un cliente típico.

Ten en cuenta que tu pipeline incluso puede variar dependiendo de cada producto.

Para qué sirve establecer un pipeline de ventas en tu empresa

Mapear el proceso de ventas

El pipeline de ventas es una herramienta visual que indica en qué lugar se encuentran los leads dentro del proceso de ventas. Sirve como apoyo visual y es muy útil para crear una idea de espacialidad de un proceso que transcurre, por lo general, en el ámbito digital y transmedia.

Estimación de las ganancias

También permite que los representantes en ventas y gerentes tengan un pronóstico de las ganancias con tan solo mirar en qué etapas se encuentran los leads y al predecir cuántos de ellos se traducirán en ventas en un marco de tiempo establecido.

De esa forma, tus equipos pueden trabajar más coordinados porque conocen lo que cada lead necesita para ir a la siguiente etapa y, eventualmente, cerrar un trato.

Datos de comportamiento

El pipeline de ventas es muy útil para recolectar datos certeros sobre el comportamiento de los leads, para que los esfuerzos que inviertas sean adecuados y, sobre todo, oportunos para cada persona.

Cada lead se moverá a través del flujo o pipeline de ventas con distintos rangos dependiendo de su interés, urgencia, cuánta investigación hay sobre el producto y otras características.

Algunos leads incluso no pasarán por ciertas fases o pasos en tu flujo o pipeline. Por ejemplo, si un cliente proactivamente te presenta al encargado de autorizar el presupuesto antes de que lo solicites, tendrías que mover el proceso de «contacto inicial» a «junta con el encargado de toma de decisiones».

Qué es la velocidad del pipeline de ventas

La velocidad del pipeline de ventas marca el ritmo con el que los leads se mueven a través de tu pipeline de ventas. 

La fórmula es:

Número de contratos en tu pipeline × el porcentaje de oportunidades ganadas total × la cantidad promedio de los contratos / extensión de tu ciclo de ventas (en días).

Supongamos que tienes 50 leads en tu flujo o pipeline de ventas. Tu tasa de ganancia promedio es de 40 % y la cantidad o tamaño promedio de tus contratos es de 10.000 USD. Desde el contacto inicial hasta la firma de contrato, el proceso de ventas normalmente se lleva a cabo en 70 días.

La velocidad de tu pipeline sería:

50 × 0,4 x 10.000 /70 o 2587,14

Esto significa que aproximadamente cada día 2587,14 USD se mueven en tu pipeline. Evidentemente, cuanto más alta sea la velocidad, mejor.

Hay 4 aspectos principales que puedes utilizar para incrementar la velocidad de tu pipeline:

• Número total de leads: mejorar este aspecto se logra al amplificar los esfuerzos en la prospección de clientes. Si el número baja, quizás algo esté mal con tu estrategia de generación de leads.
• Tasa de ganancia: mejora esta métrica pidiéndoles a tus vendedores una investigación y calificación rigurosa en entrenamiento y habilidades en ventas.
• Tamaño o cantidad de contrato: ayuda a tus representantes a obtener contratos más grandes al enseñarles cómo realizar ventas cruzadas y vender a clientes más importantes y grandes.
• Ciclo de ventas: identifica los pasos clave que mueven a un lead de etapa en etapa y asegúrate de que cada miembro de tu equipo esté siguiéndolos. Al forzar a un lead a ir demasiado rápido, suele existir un efecto contraproducente en el ciclo de ventas, pues el representante tiene que rehacer sus pasos para realizar la calificación, el descubrimiento o presentación personalizada que no pudo ejecutar antes, si es que tiene oportunidad de hacerlo.

Adicionalmente a la velocidad del pipeline, mantén tu atención en las tasas de conversión de cada etapa. Esto te permitirá ver en qué parte del proceso están abandonando los leads en tu embudo.

Supongamos que 60 % de tus leads pasan de la etapa de presentación de ventas a la etapa de propuesta. ¿Por qué abandonó el proceso el 40 % de ellos? Es normal tener un desgaste entre etapas, pero te convendría investigar si hay un problema mayor que esté causando la disminución.

Tal vez tus vendedores no son tan eficientes al hablar del valor de tu producto o servicio, o quizá no han hecho un análisis profundo para hablar en su presentación de las ventajas de tu producto o servicio, considerando las necesidades de cada lead.

Si no monitoreas e investigas estas métricas, tal vez no estés descubriendo los problemas a tiempo.

Diferencias entre el pipeline de ventas y un pronóstico de ventas

Los pipelines de ventas suelen confundirse con los pronósticos de ventas, pero no son lo mismo. Mientras que el pipeline incluye las etapas y la ubicación de cada lead en el proceso, un pronóstico de ventas consiste en una estimación de los leads que tienen mayor probabilidad de cerrar un contrato dentro de un periodo determinado.

Es decir, que el pipeline es un flujo que se divide por etapas y actividades. En cambio, el pronóstico de ventas es una estimación que sirve como termómetro de cuán efectivo es el proceso y en qué medida se tienen que redoblar esfuerzos o disminuir la carga de trabajo, una vez alcanzada la meta.

Adicionalmente, un pipeline y un pronóstico de ventas tienen distintos propósitos. Los representantes de ventas usan los flujos para mantener un registro de en qué lugar del proceso de ventas se encuentran los leads para definir qué acciones o decisiones elegir. Por su parte, un pronóstico les muestra a los vendedores y a los managers cuán cerca están de una meta de ventas y cómo pueden prepararse para alcanzar dicho objetivo.

Cuál es la diferencia entre el pipeline de ventas y el embudo de ventas

A veces escuchamos los términos «pipeline de ventas» y «embudo de ventas» de forma indistinta. De cualquier modo, un embudo sugiere que el número de leads con el que estás trabajando disminuirá drásticamente a lo largo del proceso de venta.

Esta manera de ver el proceso refuerza la idea incorrecta de que necesitas 3 veces más leads encabezando la cima de tu embudo, con respecto al número que encontrarás en las últimas etapas del proceso. Un manager o gerente de ventas que siga esta filosofía le pediría a su representante de ventas que contactara a 300 clientes para cerrar 100 contratos en la última etapa.

De acuerdo con el profesor en ventas y experto Jeff Hoffman, la metáfora de una copa amplia de champaña ejemplifica esto muy bien. Tal vez tienes muchos leads que comienzan el proceso de venta, pero la mayoría abandonará el proceso después de la etapa de calificación. De cualquier manera, este ritmo no se mantiene y después de que tus leads hayan pasado el punto crítico, la mayoría serán clientes que terminen el proceso de ventas.

Etapas del pipeline de ventas

En general, un pipeline de ventas puede dividirse en las siguientes etapas. Aunque cabe señalar, que puede haber diferencias significativas entre el pipeline de una empresa y otra. Esto se debe a la industria a la que pertenecen, el modelo de negocio y el enfoque del equipo de ventas. Así como del software que utilizan para crear el proceso al que nos referimos.

En el caso de HubSpot, el Software para gestionar el pipeline de ventas hace de este proceso algo muy sencillo, ya que se puede poner en marcha en poco tiempo y sin necesidad de recurrir a un programador.

Prospección

La prospección es el nombre que se le da a la etapa de identificación de leads que tienen un perfil similar al que previamente definieron los equipos de marketing y ventas. Durante la prospección se busca crear una relación entre la empresa y el prospecto, a través del representante de ventas. Esta relación se hace posible gracias al uso de tecnología y los distintos puntos de contacto que la empresa ha creado para los clientes potenciales, de modo que sea más fácil para ellos contactar a la empresa en el momento que lo sienten necesario.

Calificación de leads

La calificación de los leads es un proceso de evaluación de la calidad de los clientes potenciales, conforme a una serie de parámetros predefinidos. Como pueden ser su estado socioeconómico, civil, lugar de residencia, puesto de trabajo, estimado de ingresos, edad, talla corporal y muchos más.

Cada empresa tendrá una lista de parámetros más importantes que los de la competencia. Estos parámetros son el resultado de una investigación a largo plazo del comportamiento y características de los clientes que históricamente han comprado al menos una vez un producto o servicio.

Una vez asignada la puntación, los prospectos se dividen en leads calificados para ventas, marketing y otras categorías. Esto significa solamente que habrá clientes potenciales que necesiten más tiempo y más elementos para definir su deseo de compra, mientras que otros estarán listos para realizarla casi tan pronto como contactan a la empresa.

Reunión con el cliente

Una reunión con el cliente no necesariamente se realiza en persona. Puede llevarse a cabo en zoom, por chat, por llamada telefónica y, por supuesto, en un café o restaurante, cuando el negocio en puerta lo amerita. Por lo regular, en el mercado B2C, las reuniones acontecen en medios digitales.

Durante la reunión, el representante ofrece toda la información adicional que el cliente necesita. Puede tratarse de documentación técnica, una demostración, un periodo de prueba o una asesoría, dependiendo del modelo de negocio y del producto o servicio del que se trate.

Al final de la reunión, los representantes tratarán de concretar la negociación en vista de qué tan receptivos hayan sido los clientes potenciales.

Negociación

Si el proceso anterior ha resultado exitoso, se procede a realizar la negociación. Cerrar un trato, ya sea a través del sitio de comercio electrónico o en persona, es la meta a la que apunta cualquier equipo de ventas. Pero incluso si no sucede, los leads que no se han convertido en clientes pueden retomar su proceso de compra en el punto donde lo abandonaron.

¿Cuánto tiempo toma crear un pipeline de ventas? La respuesta dependerá de tu producto, la base de datos de leads y los recursos de marketing con los que cuentes. Si tienes un producto con una producción de bajo costo podría llevarte solo un día comprar un plan de Anuncios de Facebook que te permitirá generar leads.

Si vendes un producto premium podría llevarte meses o un año crear una lista con los contactos y cuentas clave.

Ahora que tienes una perspectiva general del proceso, ahondemos en cada uno de los pasos que te mencionamos para crear tu pipeline de ventas.

1. Define las etapas de tu pipeline de ventas

Aunque el modo más rápido de definir las etapas en tu pipeline de ventas sería copiándolas de un modelo, vale más desarrollar tu flujo propio aunque implique una mayor inversión en tiempo y esfuerzo.

Después de todo, las etapas de tu pipeline deben cuadrar con el recorrido del comprador de tus prospectos para que te ayude de forma efectiva a registrar los progresos y calcular la estimación de las ganancias.

Revisa el trayecto que normalmente siguen tus clientes. Un ejemplo de trayecto puede verse como sigue:

• Reconocimiento: el lead se da cuenta de que tiene una oportunidad.
• Consideración: el lead define su oportunidad, desarrolla un criterio de evaluación y necesidades, e investiga diferentes perspectivas de acercamiento.
• Decisión: el lead finaliza su estrategia y se encuentra comparando distintas posibilidades de solución con vendedores/empresas.

Para ilustrar, mira el siguiente gráfico que corresponde a cada etapa:

Con esto en mente, las etapas de tu pipeline de ventas podrían ser:

• Conexión: el lead se contacta con tu empresa, ya sea que envíe un mail a un vendedor, asista a un webinario o descargue un contenido de tu sitio web.
• Establecimiento de reunión: acepta establecer una reunión con tu equipo para aprender más sobre las soluciones que tienen que ofrecerle.
• Reunión concretada: el lead y tu equipo se encuentran en la junta agendada y les informas sobre los siguientes pasos a seguir.
• Propuesta de solución: está interesado en usar tu producto o servicio para resolver su problema o capitalizar su oportunidad con tu ayuda.
• Envío de propuesta: el lead revisa tu propuesta de contrato.

Cuanto más complejo sea tu producto o servicio, más largo será tu ciclo o flujo de ventas, y por lo tanto tendrás más etapas en tu pipeline.

2. Identifica cuántos leads avanzan comúnmente hasta la siguiente etapa

Debes saber cuánto tiempo pasarán tus leads en cada etapa, tanto en el caso de los que abandonen tu compañía como en el de los que firmen contrato. Por ejemplo, un lead promedio quizá tarda dos semanas en la etapa de demostración, mientras que los leads que normalmente compran un producto tardan tres semanas.

Conocer estas estimaciones te ayudará a realizar predicciones sobre cuáles leads tienen mayor margen de cerrar contrato, tanto si eres un manager como un vendedor.

También es indispensable establecer la probabilidad de rendimiento (o tasa de conversión) por etapa. Tal vez un 75 % de los leads piensan en comprar en la etapa de demostración y un 90 % consideran comprar cuando ya ha pasado a la etapa de negociación. Una vez que asignaste estos porcentajes a cada etapa o fase, puedes realizar un estimado de las ganancias mensuales o trimestrales.

3. Calcula el número de leads que necesitas en cada etapa para alcanzar tus metas de ganancias

Ahora puedes ir hacia atrás para determinar cuántos leads necesitas en cada etapa de tu pipeline. Empieza con una meta mensual o trimestral de las ganancias dividida entre el alcance promedio de contratos. Eso te dirá cuántos contratos necesitarás ganar en un mes o en un trimestre.

Después, divide el número meta de tratos cerrados entre la probabilidad de rendimiento de cada fase o etapa. Si necesitas obtener 135 tratos y tus representantes normalmente cierran 90 % de los tratos en la fase de negociación, 150 leads deben ser suficientes para alcanzar esa etapa y cifras en un mes.

Repite este proceso para cada fase. Una vez que tengas los hitos totales, puedes dividir las metas entre la cantidad de vendedores con que cuentas para presentarles una meta individual a alcanzar en un tiempo determinado (un mes o un trimestre dependiendo del enfoque que hayas decidido tomar).

Aquí hay un ejemplo de Bob Marsh, CEO de LevelEleven. Considera que necesitas 2000 tratos por año para alcanzar las metas establecidas.

• 2000 tratos / un año = 167 tratos por mes.
• 8000 propuestas / año = 667 propuestas por me
• 32.000 juntas / año = 640 juntas por semana.
• 64.000 llamadas por año = 256 llamadas diarias.

Si tienes un equipo de 100 personas, las cifras se traducen en nivel individual a:

• 167 tratos por mes / 100 representantes = 2 tratos por mes.
• 667 propuestas por mes / 100 representantes = 7 propuestas por mes.
• 640 juntas por semana / 100 representantes = 7 juntas por semana.
• 256 conversaciones diarias / 100 representantes = 3 llamadas diarias.

Los vendedores pueden usar estas cifras para medir objetivamente su progreso y compararlo con las metas establecidas. De cualquier manera, considera que la tasa de conversión variará dependiendo de cada etapa. Si un vendedor batalla con un lead, pero tiene una excelente tasa entre la demostración y cierre de contrato, necesitará tener más juntas iniciales en comparación con las que tendrían sus colegas para alcanzar la misma cuota.

4. Comprende las semejanzas que existen entre los leads que se convierten en cada etapa

Ahora, resalta las características en común de los leads que se convierten en cada etapa. Estas incluyen las acciones que cada representante lleva a cabo (como enviar un correo de seguimiento) y las respuestas de los prospectos (aceptar una demostración).

Estos datos cualitativos son tan útiles como los cuantitativos para darles forma a tus metas y comprender mejor los comportamientos que se repiten, o lo que se conoce como tu proceso de ventas.

5. Crea un proceso de ventas o adapta tu dinámica existente alrededor de esos datos

Crea un proceso de ventas o adapta el que ya tienes según esos datos y números que ya obtuviste. Un proceso sólido ayuda de forma consistente a los representantes a cerrar tratos porque les da un marco de trabajo comprobado al cual seguir.

Cuando incorporas los datos de tu pipeline de ventas puedes modificar mejor tu proceso de ventas para mover tus prospectos y leads más cerca de un cierre.

6. Añade de forma continua leads a tu pipeline

Incluso después de que estableciste un proceso de ventas, el trabajo está lejos de terminarse. Debido a que muchos representantes no son tan buenos prospectando, es fácil caer en lo que la experta en ventas, Colleen Francis, llama «la trampa de ventas» una vez que construiste tu pipeline de ventas.

Imagina esto: cierras de forma consistente y estás por alcanzar la cuota para el trimestre. Estás esperando para celebrar, pero tal vez deberás dejarlo para después. Mientras estabas acordando y cerrando tratos, prácticamente ignoraste las labores de prospección, lo que te dejó un pipeline seco para el trimestre que viene.

Para evitar este dilema, Francis recomienda que te asegures de que tu pipeline de ventas esté siempre estable o en crecimiento. Si hay una gran cantidad de tratos en las etapas pendientes de negociación y acuerdos, pero pocos en la de demostración y todavía menos en la de descubrimiento, deberías comenzar a prospectar inmediatamente.

De hecho, siempre debería haber más leads en la sección izquierda de tu pipeline de ventas que en la derecha. Esto es porque el número de prospectos en cada etapa decrece progresivamente, mientras que la probabilidad de cierres aumenta.

Tal vez tengas 100 prospectos en la etapa de leads. Históricamente, cierran al 5 %. Mientras tanto, quizá tengas 10 prospectos en la etapa de demostración, pero hay una probabilidad del 50 % de que comprarán.

7. Mantén la salud de tu pipeline

Si no estableces un proceso de seguimiento estandarizado a lo largo de tu pipeline de ventas, perderás leads. Eso representa dinero fácil que dejarás sobre la mesa.

Dale a tu equipo un sistema de seguimiento de leads, que incluya un método de sincronización, cadencia y contacto.

Por ejemplo, podría ser:

• Cada lead inbound se contactará dentro de las siguientes 6 horas o menos. 
• Cada lead recibirá entre 10 y 12 contactos a lo largo de un mes. 
• Cada lead recibirá una variedad de contactos por correo electrónico, teléfono y redes sociales. 
• Cada contacto incluye información nueva o recursos. 

Una estrategia uniformada de seguimiento también permite que tus representantes mantengan pipelines limpios al indicarles cuándo descalificar prospectos. Si un prospecto no ha respondido para el último contacto, deberían eliminarlo del pipeline.

Asignar tareas a cada uno de los leads es otra manera de reforzar un contenedor de leads con fugas. Pídele a tus representantes que añadan nuevas tareas a leads en cuanto completen la existente, para que también tengan un elemento de acción definido. Podría ser «enviar agenda de citas», «llamar de nuevo en tres días», «comentar en dos publicaciones de blog» o cualquier otra sugerencia que mantenga a tus representantes en el camino.

8. Revisa y limpia periódicamente tu pipeline

La limpieza rutinaria de tu pipeline es clave si deseas un pronóstico de ventas preciso. La razón es porque muchos pronósticos usan cada etapa de un lead para determinar la probabilidad de cierre, no su antigüedad.

Supón que enviaste al comprador una propuesta para un trato de 2000 USD hace un mes. No ha respondido ninguna de tus llamadas o correos desde entonces, lo cual te sugiere que no hará negocios. Sin embargo, ya que los leads en la etapa de negociación tienen una tasa de cierre del 90 %, tu pronóstico de ventas contaría este trato con el potencial de ingresos de 1800 USD para el siguiente mes.

Eso significa que tu pronóstico de ventas estaría 1800 USD descolocado. Y cada trato caduco ampliará la brecha entre las expectativas de ventas y su realidad.

Cómo depurar tu pipeline de ventas

1. Identifica leads que han estado en tu pipeline de ventas más tiempo del que dura tu ciclo promedio de ventas

Usa tu criterio para determinar si deberían ser removidos. Por ejemplo, si estás trabajando con tu cliente estrella para lograr concretar el negocio a través de un marco legal inusualmente complejo, no querrás deshacerte de ese lead (aunque tome más tiempo de lo normal), porque hay una alta probabilidad de que cerrarán el contrato.

2. Antes de que te rindas con un lead, envíale un correo de terminación de contrato

Solo hay tres posibilidades después de eso: te notifica que aún está interesado, te dice que no está interesado o no responde. En los últimos dos escenarios, puedes sacarlo de tu pipeline sin dudas. De cualquier manera, puedes mantener sus datos de contacto en una lista nueva de tu CRM que se llame «Contactar de nuevo en un año».

3. Asegúrate de que tu información esté actualizada y sea precisa

A veces es necesario mover algunos leads a fases previas en el pipeline. Tal vez identificaste antes a los integrantes clave interesados dentro de la cuenta del cliente, pero desde entonces dos se fueron de esa compañía. Necesitarás mover este lead de vuelta a la etapa de calificación hasta que identifiques a los nuevos encargados de tomar decisiones.

Adicionalmente, verifica las fechas de cierre. Asegúrate de que concuerden e intenta utilizar tu instinto para probar qué tanta certeza hay en esos acuerdos. Por ejemplo, si el lead dice que tomará una decisión en las próximas dos semanas, pero continuamente sobrestima lo rápido que su equipo llega a un acuerdo, probablemente deberás añadir unos días extra para la fecha de cierre.

Verifica dos veces los valores de los contratos en términos económicos. Si son muy altos, el pronóstico de ventas será demasiado optimista; en cambio, si son muy bajos tal vez pensarás que estás demasiado lejos de la meta en comparación con cuán lejos estás realmente de alcanzar tu objetivo.

4. Revisa periódicamente tu pipeline de ventas 

Revisa en el caso de los leads que se han vuelto silenciosos, los contratos que están estancados en una etapa más tiempo del normal y los leads en los que perdiste el registro del progreso.

Aunque puede ser tentador dejar estos leads en tu pipeline «por si acaso», es mejor que los elimines. No solo te ayudará a realizar un pronóstico más preciso (lo que te permitirá planear y hacer a tu manager de ventas feliz), sino que también será mucho más fácil concentrarse en contratos en los que tienes una oportunidad real de cierre.

Practica esta dinámica cada semana o mes, dependiendo de la extensión de tu ciclo de ventas.

Indicadores para un pipeline de ventas

Utiliza estas métricas para calcular la salud de tu flujo de ventas, y con ello el rendimiento de tu equipo, departamento o negocio.

Número de ventas en el pipeline

El número de ventas equivale al número de leads calificados con el que estás trabajando al momento de calcular esta métrica.

Número de ventas en el pipeline = número de leads calificados en el pipeline

Valor promedio de los contratos

Cada lead representa un contrato, cuyo valor comercial se puede estimar. Es muy común que el monto de la venta cambie al momento de realizarse el trato. Sin embargo, esta estimación es muy útil para conocer el valor promedio de los contratos. Como consejo adicional, te recomendamos que no solo te enfoques en los contratos más jugosos. Las ventas pequeñas, en suma, hacen grandes cantidades de dinero.

Valor promedio de los contratos = valor de los contratos ganados / número de contratos ganados

Valor de pipeline

El valor del pipeline equivale al valor total de cada lead calificado al momento de realizar el cálculo.

El valor del pipeline = valor total de cada lead calificado en tu pipeline.

Velocidad de ventas

La velocidad de ventas es una métrica de gran interés para el equipo de ventas, ya que es una medida de la eficiencia del pipeline. Cuanto más rápido se resuelvan los contratos de manera favorable, las ganancias aumentarán en un periodo menor.

Velocidad de ventas = tiempo promedio que un contrato se queda en tu pipeline antes de que se logre el cierre

Tasa promedio de contratos ganados

De todas las oportunidades de venta que son captadas en el pipeline, ¿cuántas se concretan? En la medida que los equipos de ventas conocen esta tasa, pueden proponer mejoras a las estrategias de venta que utilizan actualmente.

Tasa promedio de contratos ganados = leads calificados / oportunidades

Conforme tus vendedores se vuelvan más conocedores, tu equipo de marketing aprenderá cuáles son los canales que deben usarse para atraer a los mejores leads y tu negocio será más conocido en su sector. Al mismo tiempo, tu ciclo de ventas disminuirá.

Para volver al crecimiento de ventas, el valor de tu pipeline debe aumentar. El tamaño promedio de un contrato, el número de contratos o las tasas de conversión deben subir. Con esto presente, medir la velocidad del pipeline te permitirá determinar la salud del mismo.

Cómo gestionar el pipeline de ventas

La gestión del pipeline de ventas es un estimado de cuánto dinero puedes hacer con base en los leads actuales de ventas. Les permite a los representantes de ventas organizar y monitorear leads y ver cómo los contratos se mueven al compararlos con las metas mensuales, trimestrales y anuales.

Para calcular la gestión del flujo de ventas necesitas saber:

• En cuántos leads están trabajando activamente tus representantes de ventas.
• En qué etapa está cada lead.
• Cuántos leads pasan de una etapa a otra.
• Cuál es el tamaño o cantidad promedio de contrato.
• Cuál es la extensión promedio del ciclo de ventas.

Si todavía no tienes esta información (o si tu estrategia de mercado está evolucionando y, por lo tanto, tus números están en constante cambio) puedes hacer estimaciones informadas para darte una idea si es que acabas de cambiar de categoría. Basado en investigaciones previas, las primeras ventas y los datos de otras compañías que ofrecen productos similares, puedes predecir que tu nuevo ciclo durará cinco meses, por ejemplo.

Cuanta más información acumulada tengas de tus ciclos, mayor certeza tendrán tus pronósticos y predicciones.

Por suerte, un CRM puede calcular todas estas métricas y ofrecerte una mejor visibilidad de las actividades del pipeline.

Los beneficios de la visibilidad del pipeline de ventas

La visibilidad de pipeline les da a los vendedores una vista rápida del rendimiento del pipeline. Comúnmente es una característica de un CRM y permite que los representantes determinen cuántas actividades se están registrando en el pipeline para alcanzar todas las metas. Con base en esta perspectiva, los representantes pueden ajustar el volumen del pipeline y las expectativas de presupuesto para un pronóstico de ventas más preciso.

No solo puedes comparar el rendimiento de tu equipo actual con el rendimiento de meses, trimestres o años pasados, también puedes analizar el rendimiento de cada uno de tus vendedores de forma individual.

Tal vez uno de tus vendedores tiene una tasa de contacto y calificación alta, pero una baja tasa de cierre. Y por ello, necesite asesoría sobre negociación. Otro vendedor, mientras tanto, puede estar batallando en el proceso de prospección de leads. Ayúdalo a identificar y contactar leads.

Cómo llevar a cabo un análisis de pipeline de ventas

Los equipos de alto rendimiento usan los análisis de pipeline de ventas para mantener a la organización trabajando de forma sincronizada.

Análisis de pipeline y análisis de pronóstico de ventas

Tanto el análisis de pronósticos como de pipelines o flujos de ventas son cruciales para el éxito de tu equipo. Pero no realices ambos en una sola junta.

Un análisis de pronóstico debe enfocarse en los contratos que tienen mayor probabilidades de cerrar en un tiempo determinado. Esta junta les ayudará a los gerentes a predecir si su equipo alcanzará la cuota.

El propósito de un análisis de pipeline es ayudar a que los contratos se muevan a través del proceso de ventas de la manera más eficiente posible. Un análisis efectivo de un flujo de ventas visibilizará los leads más frescos. Los gerentes de ventas usualmente cometen el error de inmiscuirse para ayudar en las últimas etapas del proceso de venta, pero para ese momento muchas veces es demasiado tarde como para que cambien la opinión de los leads que aún no saben si cerrar un trato. Si realmente quieren generar un impacto, deben ayudar a los representantes de ventas a generar estrategias mientras los leads todavía son nuevos.

Proceso de análisis del pipeline de ventas

Según sea el tamaño de tu equipo será la extensión de tu proceso de ventas. También, la facilidad con la que los nuevos leads de tus representantes puedan considerarse dentro de tus pipelines. Escoge un ritmo bimestral, mensual o semanal para mantener un registro actualizado.

Cada análisis debe durar de 30 a 60 minutos aproximadamente y puedes elegir concentrarte en los contratos más importantes o revisar todos los leads que se encuentran en las etapas iniciales del proceso de ventas; lo que funcione mejor para tu equipo y estructura.

1. Antes del análisis del pipeline de ventas, usa tu CRM para examinar cómo están trabajando tus representantes. Es importante caminar preparado para que no desperdicies tiempo valioso poniéndote al corriente durante la junta.
2. Pídele a tus representantes resumir brevemente cada contrato. Dales una retroalimentación positiva (sobre todo si observas que han llevado a cabo consejos que les diste antes); después ahonda en su evaluación. Las preguntas que te dejaremos al final pueden ayudarte a esto.
3.  Desarrolla un plan de acción para los contratos y confirma sus próximos pasos. Estos pasos deben ser añadidos al CRM, donde mantendrás un registro contable que te ayudará a evitar perder u olvidar información.

5 preguntas para analizar un pipeline de ventas

Algunas preguntas que los managers de ventas pueden hacerles a sus representantes durante los análisis de pipeline de ventas son:

1. ¿Cómo podemos acelerar la toma de decisión del lead para este contrato?
2. ¿Qué riesgos enfrentamos y cómo podemos sobrepasarlos?
3. ¿Qué competidores tenemos? ¿Cómo podemos sobresalir?
4. ¿Qué objeciones han tenido que enfrentar hasta ahora? ¿Cómo podemos utilizarlas a nuestro favor en nuestra estrategia de cierre de contrato?
5. ¿Por qué se ha estancado este contrato? ¿Cómo podemos incrementar el sentido de urgencia?

Plantilla para un pipeline de ventas

Una plantilla fácil de usar te permite empezar tu propio pipeline en una hoja de cálculo. Es fácil hacerla: simplemente añade cada contrato, su valor estimado y la probabilidad de cierre. Verás un promedio ponderado para cada uno.

Esta plantilla de pipeline de ventas también tiene columnas asignadas para los vendedores, la información de contacto de los leads y los pasos siguientes. 

Aunque puedes gestionar tu flujo o pipeline de ventas en una hoja de cálculo, es mucho más fácil usar un CRM. El software CRM de HubSpot te brinda una vista actualizada de tu pipeline de ventas, ofrece una variedad de formas para acomodar tus contratos, hace un rastreo automático de actividad (para que no necesites escribir manualmente las llamadas o correos que enviaste) y registros detallados de contacto para cada lead.

Reporte de pipeline de ventas

El siguiente paso para gestionar tu pipeline es crear reportes. Con ellos serás capaz de predecir cuándo las oportunidades se cerrarán y obtendrás una visión más clara de la salud de tu pipeline. Pero ¿qué deberías incluir en un reporte de tu pipeline de ventas?

• Número de leads en el pipeline: es un gran indicador sobre si un flujo de ventas tiene suficientes leads para alcanzar sus metas y cuotas de ganancias.
• Tamaño de los leads: si un lead cierra, ¿cuánto valor proveerá al equipo de ventas?
• Fecha de cierre para cada lead: esto te dirá cuándo debería cerrarse una oportunidad. Les permite a los vendedores y gerentes pronosticar la ganancia esperada.
• Visión panorámica del pipeline a lo largo del tiempo: ¿está creciendo tu pipeline? Alejarse un poco y mirar el flujo de ventas desde una perspectiva histórica te mostrará la respuesta. Si el crecimiento de tu pipeline de ventas se está estancando, vale la pena que inviertas más tiempo prospectando para llenar el flujo con nuevos leads.

Si dominas tu pipeline de ventas controlarás los resultados que obtengas. Estarás mejor preparado para lo que sea que venga: un nuevo competidor, una oportunidad con un cliente de gran prestigio, un giro de industria o un cambio estratégico interno.