Gerente de operaciones: funciones, habilidades y responsabilidades

La buena operatividad de una empresa depende del trabajo conjunto de todos sus miembros, pero rara vez esto se da de manera natural. Ten en mente que las organizaciones se componen hasta de varios miles de personas, por lo que coordinar a toda una plantilla en diferentes niveles de producción puede ser un verdadero reto.

Gran parte del trabajo de coordinación depende de los directores operativos y de los líderes de departamento, pero si existe alguien indicado para llevar a cabo esta tarea es el gerente de operaciones.

En este artículo te cuento todo lo que tienes que saber de estos profesionales, sus responsabilidades y las habilidades que debes buscar en los candidatos para elegir al mejor perfil para el puesto. 

Debido a que su puesto requiere la organización de diversos agentes y etapas productivas, el gerente de operaciones debe tener un buen dominio de los procesos tecnológicos, administrativos y de producción de la empresa. Por ello, su perfil es uno de los más completos de las organizaciones. 

Perfil de un gerente de operaciones

• Antecedentes de liderazgo: este punto es esencial para desempeñar bien el puesto debido a que los gerentes de operaciones no solo coordinan un área, sino toda la cadena operativa. Por ello, es deseable que se hayan desempeñado como gerentes en otras áreas.
• Formación profesional: es deseable que estos profesionales tengan una formación como ingenieros o licenciados en administración de operaciones. O, en todo caso, haberse especializado en esta área académica.
• Actualización profesional: el uso de sistemas informáticos es indisociable de la gestión de operaciones, por lo que es deseable que estos líderes estén en constante actualización en las tendencias de administración empresarial. 
• Dominio administrativo: gran parte del trabajo de un gerente de operaciones es asegurar la rentabilidad de un proyecto mediante el aprovechamiento de recursos, por lo que es indispensable que sepa evaluar datos financieros y considerarlos en sus estrategias. 
• Habilidades de gestión: estos gerentes deben poseer habilidades de gestión de equipos, procesos y logística. En el siguiente apartado veremos que estas habilidades deben complementarse para asegurar una buena gerencia operativa.

Habilidades de un gerente de operaciones

Como hemos visto, el gerente de operaciones es un profesional que gestiona personal de todos los niveles y que debe trabajar de la mano con distintos departamentos. Por ello, su perfil debe integrar distintas habilidades. Estas son:

Buena comunicación

La primera cualidad que debe poseer todo gerente de este tipo es la buena comunicación. Esto se debe a que es el responsable de comunicar las acciones a implementar, así como servir de intermediario entre los trabajadores, los gerentes de área y las mesas directivas.

Esto significa que debe ser competente para transmitir instrucciones en todos los niveles empresariales, pero también debe ser capaz de informar resultados de forma sintética y concreta. Asimismo, es deseable que pueda establecer convenios con proveedores y clientes; y esto solo es posible si tiene habilidades para comunicarse de forma efectiva.

Dominio tecnológico

De la mano con el punto anterior, los gerentes de operaciones también deben poseer un amplio dominio tecnológico y de procesos. Esto es lo que le permitirá entender cada paso de la cadena productiva y buscar las optimizaciones necesarias.

Pero estas habilidades también son necesarias para crear planes de mejora. Por ello, los gerentes de este tipo deben estar en constante capacitación y actualizarse en materia de desarrollo tecnológico y de uso de la información. Esto implica tener la capacidad de adaptarse e innovar.

Liderazgo asertivo

Si bien existen diferentes tipos de liderazgo, el que más importa en la gerencia de operaciones es el asertivo. Este tipo de dirección se basa en la buena comunicación y el uso de una actitud proactiva para encontrar puntos de comunión con todos los involucrados.

Este puesto exige que los gerentes coordinen a los equipos de las empresas y busquen crear mejores procesos de forma transversal. Para hacerlo, los gerentes no pueden tomar decisiones unilaterales, sino que deben escuchar a todos los involucrados para saber qué procesos pueden mejorarse, cuáles mantener igual y qué aspectos funcionan de manera adecuada. 

Atención al detalle

La atención al detalle es una cualidad que ayuda a que los gerentes de operaciones no solo tengan una vista panorámica de los procesos. A pesar de que esta mirada es importante para ver cómo se articula cada etapa, lo cierto es que también se requiere una buena capacidad de ver hasta lo más pequeño.

Los profesionales que cuentan con esta habilidad están más capacitados para detectar anomalías o pequeños cambios que pueden tener grandes efectos en la cadena de producción. Por ejemplo, se puede encontrar que un producto no requiere 5, sino 4 tornillos; el ahorro de estos recursos, que es de apenas unos centavos por artículo, puede representar un ahorro enorme a gran escala.

Pensamiento estratégico

Por último, estos gerentes deben poseer un pensamiento estratégico bastante desarrollado. Si su principal objetivo es hacer más con menos, lo más importante es saber cómo cada paso está hilado y forma parte de una operatividad integral y mucho más amplia.

Gracias al pensamiento estratégico se pueden mover las piezas de la organización para encontrar el modo más eficiente para producir, almacenar o enviar mercancías, así como las líneas más óptimas de toma de decisión y de cumplimiento operativo. 

Objetivos y responsabilidades de un gerente de operaciones

Con esta información en mente, es momento de evaluar cómo estas habilidades y perfil se aplican para el cumplimiento de ciertos objetivos y responsabilidades. Revisemos cuáles son.

Mejora de procesos

Como he resaltado a lo largo de este artículo, la mejora de procesos está en el corazón de la buena gestión operativa. Esta búsqueda se compromete con la elección de las estrategias más convenientes, que aseguren se está haciendo el mejor aprovechamiento de recursos.

Todas las habilidades que he enlistado más arriba tienen como fin cumplir con este objetivo principal: encontrar la mejor manera para hacer eficientes los procesos de las empresas. Sin embargo, esta no es la única responsabilidad de estos profesionales. Por el contrario, hay algunos otros objetivos menores o igual de importantes que deben cumplir. Revisemos cada uno de ellos.

Toma de decisión

La toma de decisión es una de las principales responsabilidades de cualquier gerente de operaciones. Esto implica que son quienes deben asumir las consecuencias de un cambio en la cadena productiva, contratación de un proveedor o creación de un equipo de trabajo. No importa si los efectos son positivos o negativos.

Debido a que son estos gerentes quienes poseen el panorama más objetivo de los procesos empresariales, están más capacitados para tomar decisiones informadas que los gerentes de departamento o, incluso, que los accionistas y directores generales. Por ello, la principal responsabilidad de estos gerentes es tomar buenas decisiones con base en un enfoque estratégico. 

Apego a las normativas

Es importante tener en cuanta que ninguna organización está exenta del cumplimiento de leyes y normativas. Esto es cierto tanto si hablamos de estándares legales o bien de convenios internos de las empresas. Al final del día, las compañías tienen que ceñirse a los marcos normativos del lugar en el que se encuentran, pero también a las políticas de la misma organización.

Los gerentes de operaciones son los encargados de que se hagan cumplir estas exigencias. Por ello, los gestores de este tipo deben estar actualizados en materia de normativas de cumplimiento, en los códigos de ética de la empresa y en los manuales de buenas prácticas que toda organización del sector debe cumplir.

Formación de equipos

Una cadena productiva no funciona si no existe un equipo de trabajo que la impulse. Estos deben estar articulados de forma que se asegure el trabajo escalonado y que no exista una falta de coordinación entre cada área, ya sea que se trate de la maquinaria, la logística, la venta o el marketing.

Los gerentes de operaciones son los encargados de establecer las pautas que deben seguir todos los equipos. Esto asegura que habrá un flujo continuo de producción y que se cumplirán los objetivos de venta, producción o distribución de los bienes. 

Reducción de costos

Por último, es importante hablar de la reducción de costos operativos, ya que la elección de estrategias operativas eficientes persigue este fin. Lo que se debe buscar no es, por tanto, elegir las tecnologías que hagan más rápida la producción o contratar personal calificado para liderar cada departamento, si esto no implica una ganancia para la empresa.

Por ello, la tarea de estos profesionales es hacer que la empresa destine la menor cantidad de recursos y obtener la mayor ganancia posible. Por supuesto, esto implica ser capaz de equilibrar los costos bajos con la garantía de calidad esperada.

1. Evaluar presupuestos y recursos

La primera función concreta de un gerente de operaciones es la evaluación de los recursos de los que dispone una empresa para cumplir con su cometido comercial. Esto implica saber cuánto dinero puede invertir una organización en maquinaria, licencias o expansiones; pero también conlleva la evaluación del capital humano, tecnologías y espacios productivos de los que dispone la compañía.

Al mismo tiempo, los gerentes de operaciones deben llevar a cabo un análisis detenido de los presupuestos para tomar buenas decisiones productivas. Por ejemplo, si se requiere un cambio de proveedor o se necesita contratar un servicio de almacenamiento, los gerentes deberán estimar las ventajas y desventajas de cada opción para emitir una opinión antes de la toma de decisión empresarial. 

Es importante mencionar que la evaluación de presupuestos y la evaluación de recursos siempre van de la mano. Esto significa que los gerentes deben encontrar el equilibrio entre aquello que tiene la empresa y aquello que necesita incorporar. 

2. Examinar el desempeño operativo

Otra función para todo gestor operativo es la evaluación del desempeño de la plantilla. Este trabajo es de primera importancia debido a que solo por medio de él se puede saber si de hecho se están cumpliendo las metas trazadas o si hace falta impulsar el rendimiento de la plantilla. 

En el caso de las empresas medianas o pequeñas, esta tarea puede llevarse a cabo de manera simple y gracias a la interacción directa y supervisión de la cadena productiva. En cambio, cuando hablamos de empresas de gran tamaño, los gerentes de operaciones deben apoyarse en las evaluaciones internas de departamento para saber qué desempeño ha tenido la organización.

Cuando la plantilla es muy amplia, lo mejor es usar un software de operaciones. Con estas herramientas, los gestores pueden evaluar los datos reportados de cada área, el desempeño particular de cada miembro del equipo y hasta las estadísticas de cumplimiento. 

3. Gestionar y evaluar riesgos

Una vez que se ha evaluado el desempeño operativo de la empresa, es momento de analizar los problemas o limitaciones de la cadena. Puede ser que la organización tenga un área de oportunidad para la mejora de un proceso, pero esto solo será evidente si se hace un análisis de datos y se identifica el factor a mejorar.

De la mano con este punto, es importante mencionar también la gestión de riesgos. En tanto el gerente de operaciones tiene que asegurarse que existe un cumplimiento de las normativas y que la empresa funciona de forma óptima, es necesario también estar prevenidos para posibles accidentes o anomalías en la producción.

En este punto, los gerentes deben trabajar de la mano con los empleados o bien contar con oficiales de cumplimiento que auditen los procesos y validen la seguridad de cada etapa de producción.

4. Optimizar procesos estratégicamente

Toda vez que se ha evaluado el desempeño, que se conocen tanto las áreas de oportunidad como los recursos de los que dispone la empresa, es momento de comenzar el proceso de optimización. Y la mejor forma de hacerlo es mediante un enfoque estratégico.

Al final del día, lo que las empresas buscan es ofrecer experiencias y productos únicos para el cliente y a la vez mantener un buen margen de ganancias. Hacerlo implica conocer cada etapa del proceso de producción y venta para que todo funcione de manera orgánica. Así, tu equipo trabaja con miras a un fin común y te aseguras de que cada paso es lo más simple, económico y productivo posible.

Hoy en día existen los software de gestión de proyectos que facilitan la tarea, ya que se puede monitorear cada etapa del proceso, delegar responsabilidades a miembros o departamentos específicos y hasta crear nuevas rutas de producción que se actualizan para todos los miembros de la empresa.

5. Dirigir la creación de protocolos

Todas las funciones anteriores llevan a la creación de protocolos operativos que ayuden a estandarizar funciones y a mantener una misma lógica operativa. De otro modo, los empleados no sabrán qué es lo que tienen que hacer y la cadena no será estable.

El diseño de manuales y de códigos corporativos ayudan a que todos sepan cuál es su quehacer, cuándo efectuarlo y de qué forma. Por ello, es tan importante elaborarlos de la mano con la plantilla general o bien con los líderes del área, que son quienes mejor conocen su cadena operativa. 

De este modo, el programa se puede replicar con la seguridad de que se tendrán resultados similares o bien idénticos. Además, estos protocolos son herramientas indispensables para la formación de recursos humanos, así como para la integración de nuevos talentos. 

6. Coordinar a las gerencias departamentales

Por último, y como he sugerido hasta este momento, estos profesionales son en quienes recae la responsabilidad de coordinar todos los esfuerzos internos para cumplir con las metas de productividad trazadas. Esto implica poder llegar a acuerdos con los líderes de cada área y comunicar las proyecciones empresariales con el fin de evaluar si se pueden cumplir en la práctica. 

Pero no solo se trata de decir qué se tiene que hacer, sino también de escuchar a los trabajadores. Debido a que son ellos quienes se desempeñan en la producción, logística y comercialización de los bienes, solo ellos pueden informar si algo está fallando, si hace falta algún recurso para mejorar la cadena de producción o si se tiene todo el material necesario para que los sistemas funcionen de forma correcta. 

Como puedes ver, la gerencia de operaciones es una de las áreas profesionales y empresariales más complejas. Además, su buena ejecución es fundamental para que las organizaciones operen de la mejor manera posible y para que los proyectos de negocios sean rentables.

Elige a los mejores perfiles para cubrir este puesto y asegura que tu empresa se mantenga competitiva, eficiente y productiva en todo momento.