Factores críticos de éxito: definición y ejemplos

Cuando escuchamos «factores críticos de éxito», probablemente pensamos en que nos ayudarán a lograr más ventas y tener un nivel de rentabilidad más alto.

En realidad nos referimos a ciertos aspectos que debemos encontrar después de haber realizado un estudio sobre lo que queremos lograr, las metas planteadas y la manera en que esos factores se relacionan con la misión que establecimos para nuestro proyecto o empresa.

En este artículo queremos compartirte un poco más sobre los factores críticos de éxito, de qué se tratan, cómo encontrarlos y de qué manera te ayudarán a hacer una buena gestión.

Iniciemos con lo básico: ¿qué son?

Aunque tienen su origen en aspectos administrativos de una empresa (en 1979 fueron definidos por John F. Rockart), los factores críticos de éxito se pueden aplicar en toda clase de industria en la que se necesite la gestión de un proceso.

Cada empresa, industria y proyecto tiene sus particularidades específicas; por eso es complicado generalizar los factores críticos de éxito particulares. No obstante, existen algunas coincidencias que se han contemplado en distintos análisis, y es posible hacer una pequeña lista para comprender mejor sus características, que mencionaremos a continuación.

5 características de los factores críticos de éxito

1. Son temporales y particulares: pueden establecerse para un solo proyecto y luego no utilizarse para el siguiente. También es posible que los que determine una empresa no funcionen igual para otra del mismo sector. Es más: quizá un factor crítico del éxito que juegue un papel importante en un área de la organización no es necesario en otra.
2. Son pocos: Rockart recomienda que se definan entre 2 y 6 factores críticos de éxito por proyecto para no perder el piso. Demasiados FCE pueden convertir la tarea en algo complicado y sin objetivos concretos, alcanzables y medibles.
3. Son necesarios para los objetivos de la organización: deben concebirse a partir de la misión y valores de la organización en la que se pondrán en marcha.
4. Son un fin en sí mismo: los factores críticos de éxito son los objetivos, no la manera de alcanzar un objetivo. Es importante no perder esto de vista.
5. Deben estar concebidos a la medida de cada proyecto: deberán definirse por la persona o el equipo a cargo de la dirección del proyecto, debido a que pueden ayudar con la labor de la gestión.

Los 4 tipos de factores críticos de éxito

A nivel general existen estos tipos principales:

1. Industriales: son los que se relacionan con la industria a la que pertenece tu negocio. Tendrás ciertos factores críticos de éxito que deberás cumplir para alcanzar tus objetivos en general, según el mercado en el que te desarrolles. 

2. Estratégicos: debido a que tu negocio ocupa una posición definida dentro de la industria, debes construir una estrategia que corresponda al contexto en el que se desarrolla y ser consciente de la competencia.

3. Del entorno: nos referimos a aquellos factores que se definen por aspectos tecnológicos o económicos que impactan de forma directa en tu negocio.

4. Temporales: están relacionados con los cambios que ocurren dentro de tu empresa, como aspectos organizativos o requerimientos. No se mantienen durante un periodo largo y es posible que no sean relevantes en el futuro.

La relación entre los objetivos estratégicos y los factores críticos de éxito

Los factores críticos de éxito se derivan de los objetivos estratégicos de la empresa. Si tienes definida la misión de tu organización puedes establecer los FCE más importantes que necesitas para que tu negocio se mantenga o crezca más.

Una vez que tengas establecidos los objetivos estratégicos, puedes entender cuáles son los FCE que necesitarás para alcanzarlos. Así que es importante que tengas claro en qué consisten realmente este tipo de objetivos. Son bastante sencillos de identificar, pues son:

• Objetivos a largo plazo (a un año o más).
• Alcanzables (por lo tanto, también son realistas).
• Fáciles de comprender (se pueden expresar en una palabra o una frase).
• Medibles (se expresan con números).
• No son abstractos (en vez de «alcanzar la excelencia», mejor «alcanzar una posición en el top 10 de las apps más descargadas de Google Play»).
• Se transforman en tareas específicas y, por lo tanto, es fácil detectar cuáles son los factores críticos de éxito que necesitan.

Cómo encontrar tus factores críticos de éxito

1. Define quién o quiénes se encargarán de encontrarlos

Uno de los primeros pasos es, definitivamente, armar un equipo que se pueda concentrar en la identificación de tus factores críticos de éxito, pues deberán invertir tiempo y recursos para hacer un buen trabajo.

Es importante que al menos una persona de un nivel directivo esté involucrada, pues podrá dar un punto de vista más especializado, sobre todo porque conoce los aspectos de la industria y el mercado que definen la posición de tu negocio frente a la competencia.

2. Escucha a tu equipo

Por supuesto, lo anterior no quiere decir que los demás no puedan participar. Es importante que también los involucres para que compartan sus opiniones e ideas, ya que sus reflexiones ayudarán a comprender qué es lo que se puede convertir en un factor crítico de éxito y que tal vez no tienes en el radar.

3. Aplica OAS y FODA

Cuando se trata de la gestión de una empresa es vital que analices los factores positivos y negativos dentro y fuera de ella, así como también una definición de la estrategia.

Para eso funciona muy bien la declaración de OAS y el análisis FODA.

La primera se refiere a la definición del objetivo, la ventaja y el alcance (Objective, Advantage, Scope). Gracias a estos tres términos puedes aterrizar lo que debes lograr para incorporarlo en las tácticas y estrategias que llevarás a cabo. Son tu guía.

Y el análisis FODA remite a encontrar las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas que, como seguro ya lo sabes, están presentes en todas las organizaciones. Definirlas te ayuda a concentrarte en lo que importa y que así prevengas situaciones poco favorables para el crecimiento, desarrollo y mantenimiento de tu negocio.

4. Distingue los factores críticos de los que no lo son

Una vez que exista un consenso sobre las metas del negocio es momento de analizarlas. Siempre es vital saber cuáles son las cruciales para la empresa o el proyecto. Es importante distinguir entre las que no pueden aplazarse y las que logran que se alcancen los grandes objetivos.

Al hacer esto también te darás cuenta de cuántos factores deberás convertir en prioritarios, ya que esta lista no puede ser interminable para que cumpla su cometido. Si son críticos, también serán pocos.

Algunas preguntas que te ayudarán a definir cuáles son los factores críticos de éxito que necesitas son:

• ¿Qué necesito para que mi negocio atraiga a los clientes que mejor aprovecharán mi producto?
• ¿Cuáles factores son los que podrían llevarme al fracaso?
• ¿Cuáles son los elementos que harán que la empresa siga creciendo?
• ¿Cuáles son los errores que ha cometido mi competencia y que debo evitar a toda costa?

5. Define las métricas para cada factor crítico de éxito

Por supuesto, habrá que medir y supervisar el avance del cumplimiento de estos factores. Recuerda registrar quiénes se encargarán de cada uno y asegúrate de que las metas están bien planteadas.

También es importante darle un seguimiento puntual, pues tal vez sea necesario hacer un ajuste si la estrategia no está funcionando. Es importante reconocer que es un trabajo que requerirá también flexibilidad, sobre todo si es la primera vez que se aplica en la organización.

6. Comparte los factores críticos de éxito

Para que todos los colaboradores conozcan y puedan sumar esfuerzos hay que hacerlos partícipes al compartirles la lista de estos factores por cumplir. Mantén la puerta abierta para las sugerencias de aquellos que no sean parte del equipo principal. Este tipo de involucramiento ayuda mucho porque, además de que es señal de una sana comunicación en toda la empresa, se convierte en un frente común con el que se celebrarán logros y asumirán los retos.

¿Y cómo podrías medir tus factores críticos de éxito? De eso hablaremos a continuación.

3 tipos de indicadores para tus FCE

Los factores críticos de éxito también necesitan indicadores para que compruebes si los estás alcanzando.

Cada indicador debe cumplir con estas características: está definido, es clara la actividad que evalúa y la unidad con la que mide; además, existe una forma de hacer esta medición, y se aplica en una periodicidad adecuada.

Los 3 tipos de indicadores más relevantes son:

1. Indicadores de riesgos clave: estos proporcionan una visión general sobre los riesgos de una organización, así que ayudan a priorizar las áreas de más riesgo e impacto.
2. Indicadores de resultados: ofrecen datos sobre el trabajo que se realiza en equipo, o varios equipos, por lo que puede haber un reporte semanal o mensual. 
3. Indicadores de desempeño clave: estas medidas se concentran en aquellas tareas primordiales para el éxito de la empresa. Por lo tanto, la frecuencia del reporte de este tipo de indicadores debe ser mayor, pues también están vinculados a un periodo definido: pueden ser diarios, semanales o mensuales.

Estos indicadores pueden tener, a su vez, otras divisiones, como:

• Económicos (ingresos, rentabilidad, costes)
• Financieros (niveles de deuda, liquidez, solvencia, entre otros)
• De producción (eficiencia de procesos, materiales)
• De calidad (interrupciones de funcionamiento inesperadas, porcentaje de defectos)
• De logística (rotación de inventarios, stock, tiempos de entrega)
• De atención y servicio (cantidad de conversión de leads, tiempo de atención en llamadas, pedidos sin atender)

Lo importante es que elijas aquellos que en realidad te ayuden a comprender si la gestión de tu proyecto está cumpliendo con los objetivos planteados, así que al menos una persona debe estar asignada al seguimiento de estos indicadores. Úsalos como una guía que puede avisarte si algo debe modificarse en tu estrategia o si vas por buen camino.

¿Ya has pensado en algún factor que podría ser crítico de éxito en tu negocio o proyecto en particular? Te compartimos algunos para que tengas una imagen más clara de lo que son y para qué sirven.

Los factores críticos de éxito puede variar según el tipo de negocio. Es importante comprender algunas de las cualidades que pueden potencialmente ser factores críticos de éxito y que te pueden ayudar a establecer una base de conocimiento sobre tu empresa y tus clientes. Estos son algunos ejemplos genéricos de factores críticos de éxito: 

1. El enfoque estratégico (liderazgo, gestión, planificación)

Este factor crítico de éxito se reduce al objetivo comercial final que garantiza que cada proyecto reúna los esfuerzos necesarios para lograrlo. Se construye a partir de los deseos y necesidades del cliente. 

2. Las personas (personal, aprendizaje, desarrollo)

Este factor crítico de éxito se enfoca en el personal que forma una empresa y que está integrado por equipos calificados y confiables. Así como los empleados fortalecen tu negocio, tu negocio también necesita brindarles las oportunidades adecuadas para lograr el éxito.

3. Las operaciones (procesos, trabajo)

Este factor crítico de éxito tiene que ver con el funcionamiento diario y a largo plazo de las operaciones específicas que maneja tu empresa. Para lograr el éxito es necesario contar con una eficiencia medible que te ayude a determinar si los procesos deben ajustarse con el tiempo. 

4. El marketing (relaciones con el cliente, ventas, capacidad de respuesta)

Este es un factor crítico de éxito que vincula a tu empresa con tus clientes y tiene que ver con cómo te diriges a tu audiencia, el grado de satisfacción de tus consumidores después de la compra y cómo atraes a nuevos clientes. 

5. Las finanzas (activos, instalaciones, equipos)

Este factor crítico de éxito se refiere a la totalidad de tus activos que incluyen dinero, propiedades y materiales y que tienen un impacto considerable en cómo los clientes perciben tu producto y por lo tanto qué tan bien se vende.

4 ejemplos de factores críticos de éxito por industrias

Usemos como paradigmas ciertas distintas industrias o mercados:

1. Ejemplos de factores de éxito en una empresa de desarrollo de programación

Aquí importan factores como:

• La capacidad de innovación.
• La facilidad de uso de un equipo o de un software y el volumen de ventas. 
• La participación de los usuarios en los foros especializados cuando se menciona el producto.

2. Ejemplos de factores de éxito en un restaurante

Antes que nada debe definirse el tipo de clientes a los que apunta la oferta. Si pensamos en un restaurante que desea convertirse en el favorito de los universitarios de un campus en particular, podrían considerarse como factores críticos:

• La ubicación y el horario de atención deben coincidir con las clases.
• El precio de los platillos y los alimentos deben transportarse fácilmente y ser fáciles de preparar.

3. Ejemplos de factores de éxito en una manufacturera

Los factores críticos de éxito que deberían considerarse en este apartado son:

• La calidad en la mano de obra
• La eficiencia a bajo coste
• Plantas de producción asequibles 
• Colaboradores altamente capacitados 
• Bajo coste en el diseño y la ingeniería

4. Ejemplos de factores de éxito en una empresa de servicios

En este caso, los factores críticos de éxito para una empresa son:

• Los colaboradores ideales para cumplir con tareas clave
• Los recursos adecuados para cumplir con su labor (equipo y software) o los esfuerzos de marketing.

Los factores críticos de éxito también son muy útiles para la gestión, y enseguida te hablaremos sobre cómo realizarla desde esta perspectiva.

Cómo hacer una gestión basada en los factores críticos de éxito

Como ya lo mencionamos, los factores críticos de éxito podrán cambiar a lo largo de las distintas etapas y proyectos de una empresa, por lo que los objetivos también pueden variar.

Gracias a este tipo de gestión es posible mantener la perspectiva sin distracciones. No importa que la organización (o el proyecto, o el área) cambie de tamaño o de colaboradores: el equilibrio no se rompe si tiene en la mira los objetivos a alcanzar.

Si la gestión está enfocada en un proyecto específico, asegurará que algunos aspectos se cumplan de la forma correcta, por ejemplo:

• Que el análisis previo al proyecto enumere los requerimientos necesarios para su gestión e implementación.
• Que quede claro cómo se relacionan todas las áreas involucradas y sus respectivos factores críticos de éxito.
• Que los colaboradores estén motivados al formar parte de los FCE y de su cumplimiento.
• Que los recursos (humanos, financieros y de equipo) sean aprovechados al máximo y de manera eficiente, para que no haya que aumentar costes ni perder tiempo.

Cuando se trata de la gestión de un proyecto puedes tener en consideración los siguientes factores críticos de éxito:

1. Administra el tiempo

Establecer un inicio y un final es importante para que la gestión de un proyecto se cumpla de manera eficaz. Respetar el arranque y la culminación es clave para toda la empresa, pues si hay un retraso con las fechas es posible que afecte a otras áreas que dependen de este proyecto en particular. Si la cadena de tareas se entorpece, a largo plazo, repercute en todos los equipos.

2. Evalúa los costes

El manejo de los recursos financieros y la manera en que se mantiene el presupuesto planificado son también un reflejo de la habilidad de los involucrados para cumplir con lo prometido. Se relaciona directamente con el tiempo, así que es importante tenerlo siempre en mente para que no se convierta en una bola de nieve (cuanto más tiempo pase, más dinero podría gastarse).

3. Asegura el patrocinio ejecutivo

Contar con esta figura funciona para los que realizarán el proyecto y los que se verán beneficiados con el mismo (tanto las partes interesadas como los clientes). Una persona que provee la inversión y tiene su lugar en la mesa principal, pero no se involucra en el desarrollo del día a día, es clave para que el proyecto arranque bajo la supervisión de un accionista que a la vez confía en el equipo responsable de completarlo.

4. Atrae el talento adecuado 

Si no cuentas con personas que sean capaces de cumplir con los objetivos planteados, corres el riesgo de que el flujo de las tareas se interrumpa. Por eso debes encontrar al talento adecuado y capacitarlo oportunamente.

5. Planifica 

Antes de arrancar es necesario que realices un estudio sustentado y una investigación exhaustiva: proyecciones a largo plazo, cotizaciones eficientes, precios competitivos, recursos disponibles, resultados medibles y realistas, entre otros.

De nada sirve pintar un horizonte idílico si no hay posibilidad de entregarlo al final.

6. Promueve una comunicación activa

Para que un proyecto se desarrolle de manera dinámica no puedes dejar en la oscuridad a los que están dentro. La primera solución es siempre la misma: comunicación, independientemente de si haya necesidad de hacer cambios, si se encuentra un obstáculo inesperado, si es necesario dar seguimiento a una duda o alguien no tiene claro lo que debe hacerse en alguna de las etapas de la estrategia.

Además de que evita malos entendidos es reflejo de una confianza que permite una colaboración más comprometida.

Sumado a lo anterior, es importante que tengas en cuenta que al crear el equipo o los equipos que estarán dedicados a un proyecto tendrán que combinar en muchas ocasiones sus tareas habituales con las nuevas que les sean asignadas. Si te parece que la carga de trabajo pudiera aumentar entre tus empleados, quizá sea conveniente que consideres nuevas contrataciones.

Para lograr las metas y objetivos de tu empresa es importante seguir adelante con un plan efectivo. Comprender los factores críticos de éxito, tanto externos como internos de tu negocio, fortalecerá tu estrategia.