La automatización de los procesos de ventas es clave para que los equipos en el sector tecnológico puedan dedicar más tiempo a la captación de clientes. Sin ella, los ciclos de ventas, que ya son largos y complejos de por sí, pueden atascarse debido a errores o a la falta de tiempo para darles seguimiento.
Además, la automatización de ventas permite que cualquier empresa del sector de servicios IT que la implemente sea más escalable y se adapte más rápido a los cambios.
Reporte: Estado del marketing y las ventas en la industria de servicios tecnológicos en España
Junto a Cyberclick, encuestamos a líderes empresariales de marketing y ventas de empresas de servicios tecnológicos en España para analizar tendencias y oportunidades disponibles en el sector.
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Si has llegado hasta aquí es porque ya conoces todo esto, pero te falta saber cómo implementar estas automatizaciones. Para ello, hay diferentes herramientas en el mercado a tu disposición. Yo quiero hablarte de la automatización en HubSpot, porque la considero una plataforma ideal para el sector de los servicios IT.
A continuación, te cuento por qué HubSpot es una de las mejores opciones para automatizar los procesos de ventas en tu empresa de servicios tecnológicos y cómo implementarlos.
Por qué HubSpot es ideal para la industria de servicios tecnológicos
A diferencia de otros CRM, los distintos software que ofrece HubSpot (Sales Hub, Operations Hub…) están conectados e integrados en una única plataforma. De esta forma, todos los profesionales pueden trabajar de forma conjunta y mucho más coordinada.
Uno de los principales retos para las empresas de servicios IT es la gestión de sus grandes cantidades de datos y el aprovechamiento de estos para tomar decisiones fundamentadas. Con HubSpot, también puedes centralizar tus datos en la herramienta y extraer información de valor de ellos para conocer mucho mejor cada etapa del ciclo de ventas.
En cuanto a las automatizaciones, lo bueno de HubSpot es que cuenta con una gran biblioteca de recursos, incluyendo certificaciones y cursos gratuitos, con los que puedes aprender a utilizar la plataforma de forma fácil y escalar en ella. Además, con su nuevo asistente de IA, Breeze Copilot, puedes obtener sugerencias para optimizar tu trabajo y completar tareas más rápidamente, todo directamente en la aplicación.
Por último, según datos de HubSpot, sus clientes en el sector tecnológico han aumentado un 115% sus leads con su estrategia inbound, han cerrado un 67 % más de negocios y sus ingresos han experimentado un aumento del 13 % en tan solo 12 meses.
Algunos tipos de workflows que puedes crear en HubSpot para automatizar las ventas
Los workflows son automatizaciones de los procesos de trabajo de una empresa. Aplicados a los equipos de ventas, permiten que las tareas y la información fluyan de un profesional a otro, siguiendo patrones, reglas y jerarquías que la propia empresa puede diseñar.
Es lo que conocemos en español como flujos de trabajo. En HubSpot, hay varios tipos de workflows que son muy útiles para automatizar las ventas y ayudarán a tus equipos a ahorrar tiempo, permitiéndoles dedicarse a la captación de clientes.
En definitiva, estos workflows te permitirán personalizar y automatizar las comunicaciones de ventas de tu empresa, sin que tus equipos tengan que dedicar más tiempo de trabajo. Además, tendrán los datos de todos los clientes en un solo lugar, eliminando la necesidad de recurrir a otras herramientas para analizar la información.
Calificación automática de leads
Los workflows en HubSpot ofrecen la posibilidad de asignar calificaciones a los leads con criterios personalizados, permitiendo que tu equipo identifique mejor las oportunidades. Incluso, puedes permitir que HubSpot diseñe un sistema de calificación adaptado a tu negocio según tu historial de datos. Según estas calificaciones, podrás asignar prospectos a tus diferentes profesionales de ventas, así como enviar mensajes a los representantes cuando ya estén listos para la conversión.
Seguimiento de leads
HubSpot te permite realizar un seguimiento personalizado de cada lead y gestionar una transferencia oportuna entre equipos, asegurando que los leads más calificados no pierdan interés en tus servicios. Puedes diseñar los diferentes puntos de contacto de los leads a lo largo de su recorrido como prospectos, de manera que el seguimiento sea impecable.
¿Cuál es el impacto para tu equipo de ventas? Puedes programar el envío de notificaciones a tus representantes cuando los contactos realicen acciones importantes. Además, puedes asignar tareas para señalarles los contactos a los que les deben dar seguimiento.
Nurturing de leads
En el CRM de HubSpot, puedes segmentar tus contactos en función de acciones relevantes, como vistas a ciertas páginas web, interacción con tus emails, o interés en ciertas piezas de contenido, entre otros aspectos.
Con esta información, puedes crear campañas automatizadas de nurturing según sus acciones y la etapa del embudo de ventas en la que se encuentren. Esto es particularmente importante cuando nos enfrentamos a ciclos de ventas muy largos en los que no queremos dejar que nuestras comunicaciones pierdan relevancia.
Automatización de tareas de ventas
Además del seguimiento de leads, puedes usar workflows para rotar nuevos contactos y oportunidades de venta, actualizar propiedades, crear negocios según la lógica establecida por tu equipo, y automatizar tareas o recordatorios para cada etapa del pipeline en la que se encuentren los negocios. Esto facilita el proceso de mantener la información en tu CRM actualizada.
Ejemplos de workflows específicos para empresas de servicios tecnológicos
En esta sección, quiero ponerte dos ejemplos de workflows muy comunes en las empresas de servicios tecnológicos que utilizan este tipo de automatización.
Workflow de programación automática de demostraciones
En el sector de servicios IT, es habitual ofrecer a los potenciales clientes una demo de los productos o servicios que quieres vender para que se hagan una idea de cómo funcionará para su empresa y el valor que suma. Con estos workflows, puedes programar la entrega de demos sin tener que coordinar la agenda de los equipos de ventas y el cliente potencial de forma manual, agilizando así el proceso.
Este tipo de workflows permite activar el envío automático de un email desde tu plataforma, invitando al lead a elegir la fecha y hora que le convenga para la demo. Acto seguido, al responsable de ventas se le agrega en su calendario de forma automática la cita con el potencial cliente y a este se le manda un correo de confirmación. Incluso, puedes programar un recordatorio de la cita a ambos. Esto último, es especialmente interesante para reducir la tasa de abandono de los clientes en el ciclo de ventas, algo muy común en procesos largos.
Workflow de seguimiento de renovaciones
Este es uno de los workflows que más recomiendo implementar a las empresas del sector de servicios tecnológicos para reducir la pérdida de clientes en los momentos de renovación de la suscripción, algo muy habitual en este tipo de negocios.
Un flujo de trabajo de este tipo puede empezar con el envío de un email a los clientes, notificándoles que quedan X días para renovar su contrato. En este, también te recomiendo incluir las opciones de mejora que tiene su plan para aumentar las posibilidades de que se decanten por un plan más completo. En ese mismo workflow, si el cliente no responde o no renueva su plan, se puede automatizar la creación de una tarea a un profesional de ventas en la que se le indique que debe ponerse en contacto con el cliente o hacerle un seguimiento.
Mejores prácticas para optimizar la automatización de ventas con HubSpot
- Organiza bien tus workflows en HubSpot: a medida que crees más y más flujos de trabajo, es importante mantenerlos bien ordenados para que su gestión sea sencilla. Esto es algo que en HubSpot es muy sencillo, ya que cuenta con carpetas en las que agrupar los diferentes workflows según sus características o ámbito al que pertenecen. También dispone de filtros avanzados para que puedas localizar rápidamente los workflows que te interesan.
- Revisa periódicamente los flujos de trabajo: esta práctica es muy útil para identificar a tiempo etapas o procesos que están ralentizando el flujo de trabajo y para identificar puntos de fricción en la comunicación. Esto es algo que te recomiendo hacer una vez tu workflow ya lleva tiempo rodando y ha dado tiempo a generar resultados. Podrías detectar tareas redundantes que alarguen aún más el proceso, momento en el que podrías eliminarlas. Además, la revisión periódica también es interesante de cara a adaptar los flujos de trabajo al crecimiento de tu empresa y que no se queden obsoletos.
Realiza pruebas A/B en los correos automatizados: mi última recomendación es que crees diferentes workflows con distintas versiones de un correo automatizado. Esto te ayudará a saber qué versión es la que mejores resultados da. Una vez sabes cuál es la mejor opción, puedes crear un único workflow con la mejor versión del correo.