Si eres representante de ventas y estás cansado de escuchar que los beneficios son solo para quienes cierran negocios, te pido disculpas de antemano porque voy meterme en el mundo de El precio de la ambición para decirte algunas cosas (aunque probablemente conozcas todas las escenas de memoria).

Este clásico de 1992 se ha convertido en un rito de iniciación para todos los representantes de ventas. En la película, el temperamental mánager de ventas protagonizado por Alec Baldwin llega a una empresa pequeña para motivar al equipo de ventas. Al terminar la semana, los dos representantes con el mejor rendimiento podrán acceder a leads prometedores de la propiedad Glengarry, mientras que los otros serán despedidos.

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Para los mánagers de ventas, El precio de la ambición es una historia aleccionadora. Motivar a tu equipo de ventas no implica sacarles los beneficios, sino establecer cuotas razonables adaptadas a cada representante, el tipo de producto o servicio que venden, y el mercado al que se dirigen.

Por eso, si quieres evitar que tus representantes organicen un robo para quedarse con tus mejores leads, te contamos todo lo que necesitas saber para establecer cuotas de ventas productivas.

Diferencia entre cuotas de ventas y objetivos de ventas

A simple vista, las cuotas de ventas y los objetivos de ventas parecen lo mismo, pero no nos apresuremos tanto. A menudo, las cuotas de ventas forman parte de una serie de acciones que se planifican para ayudar a los representantes a lograr un objetivo determinado.

Por ejemplo, si la tienda Tiempo Libre estableciera un objetivo empresarial para aumentar los ingresos un 25% en 2019, el mánager de ventas determinaría cuántas ventas necesitan cerrar ese año para cumplir con ese objetivo de ingresos.

Luego, calcularía cuántos tratos deben cerrar sus representantes de ventas por trimestre para contribuir a ese objetivo. El valor financiero de esos tratos sería la cuota de los representantes.

Generalmente, la cuota de un representante de ventas se relaciona directamente con su plan de compensación, incluidas las comisiones y bonificaciones.

Diferentes tipos de cuotas de ventas

Las cuotas no se miden de una única manera. A menudo, las empresas más pequeñas que venden un solo producto con un precio fijo establecen cuotas en función del número de unidades (por ejemplo, 28 bicicletas) que un representante debe vender todos los meses.

Las empresas más grandes que ofrecen una amplia variedad de productos o servicios podrían tener una estructura de cuotas más flexible en la que los representantes de ventas están supeditados al valor general de los tratos que deben cerrar (por ejemplo, $4.500 por mes).

Pero esto no es todo sobre la estructura de cuotas. A continuación, te mostramos los cinco tipos de cuotas más comunes y ejemplos de cada uno.

Veamos cada una:

1. Cuota de actividades

Esta cuota requiere que los representantes de ventas (generalmente los representantes de desarrollo comercial o de desarrollo de ventas) completen un número específico de actividades durante un plazo que suele ser de un mes o un trimestre. Normalmente, las actividades incluyen llamadas telefónicas, correos de seguimiento, programación de reuniones y presentación de demostraciones.

Este tipo de cuota se asigna frecuentemente a representantes que forman parte de un equipo de ventas más grande y que no tienen la responsabilidad de obtener resultados comerciales tangibles. La cuota de actividades garantiza que estos representantes contribuyan a la organización de ventas y brinden ayuda valiosa a otros colegas.

Ejemplo de cuota de actividades: José es representante de ventas y tiene una cuota mensual de 45 llamadas telefónicas, 84 correos de seguimiento y 12 demostraciones. En su CRM se realiza un seguimiento de estas actividades, de modo que su mánager de ventas puede ver fácilmente todo lo que está haciendo para alcanzar su cuota.

2. Cuota de volumen

Los representantes con cuotas basadas en el volumen tienen como objetivo el número de unidades que venden o los ingresos totales que generan durante un período específico. Además, a estos representantes se los incentiva para que vendan el mayor número de unidades posible.

Ejemplo de cuota de volumen: José, de Tiempo Libre, tiene una cuota de 75 bicicletas por mes y, por lo tanto, debe vender al menos ese número para cumplirla. Es probable que reciba una comisión por cada bicicleta que vende y una bonificación cuando alcance la cuota.

3. Cuota de ganancias

Este tipo de cuota se basa en los márgenes brutos o ganancias brutas de un equipo de ventas especializado, un conjunto de productos o servicios, o un representante de ventas.

Una cuota de margen bruto se calcula restando el costo de los productos que vendas a los ingresos totales. Una cuota de ganancias brutas se calcula restando los gastos de venta y el costo de los productos de los ingresos finales.

Ejemplo de cuota de ganancias: José vende bicicletas a ciclistas profesionales. Vende menos bicicletas, aunque más costosas, que su colega Antonia, quien vende un gran volumen de bicicletas más económicas a aficionados de ciclismo. Los importes de las cuotas de ganancias de José y Antonia serán distintos.

4. Cuota combinada

Algunos representantes de ventas pueden tener más de una cuota. Una cuota combinada podría incluir una cuota de actividades y una de ganancias. Para los representantes, esta estrategia combinada es como un mapa de ruta hacia el éxito, ya que establece objetivos más pequeños para que sus cuotas sean más fáciles de cumplir.

Ejemplo de cuota combinada: José tiene una cuota que incluye varias cuotas de actividades y una de ganancias. Por mes, debe hacer 50 llamadas, presentar 15 demostraciones de bicicletas y cerrar negocios por un valor de $2.500, ajustado a los gastos de venta y el costo de las bicicletas.

5. Cuota de previsión

Generalmente, las cuotas de previsión se asignan a territorios o equipos de ventas específicos, y se calculan en función del rendimiento histórico de una región y del objetivo de ingresos que esta debe alcanzar.

Ejemplo de cuota de previsión: Digamos que José es representante de Tiempo Libre en la región norte de un departamento de Colombia y es habitual que cierre negocios por $7.500 durante el cuatro trimestre. Si su objetivo para este año es aumentar un 25% los ingresos del cuarto trimestre, su cuota sería de $9.400 para ese período.

Si Roberto, el representante responsable de la región de ventas sur del mismo departamento, históricamente cierra ventas por un valor aproximado de $4.500 en el cuarto trimestre, él podría tener una cuota ajustada basada en la singularidad de su mercado.

Cómo calcular una cuota de ventas razonable

Una regla básica establece que el 80% de tu equipo de ventas debería ser capaz de cumplir su cuota la mayor parte del tiempo. Si eso no sucede, considera que tu cuota de ventas podría no ser razonable y vuelve a calcularla basándote en objetivos más realistas. Sigue leyendo para ver cómo establecer una cuota de ventas razonable para tus representantes de ventas.

Establece tu valor de referencia

Un valor de referencia es el estándar mínimo de rendimiento de tu organización de ventas. Es importante que establezcas un valor de referencia realista para comprender cuántas ventas deben cerrar los representantes para satisfacer las necesidades básicas de tu negocio.

Para establecer un valor de referencia, analiza los ingresos que tu equipo de ventas generó durante los últimos 12 meses. Luego, divide ese número por 12 para saber cuánto debe aportar tu equipo por mes.

De allí, ajusta ese número para representar los territorios, los representantes y las fluctuaciones estacionales. Si la región del norte, por ejemplo, tiene menos oportunidades en el mercado que el territorio de la región del sur, los mánagers de ventas deben ajustar la cuota de referencia de cada equipo en consecuencia. Es probable que tu cuota de referencia varíe también de un trimestre al otro.

Si el cuarto trimestre implica aumentos estacionales para Tiempo Libre, la cuota de referencia del representante en ese trimestre probablemente sea más alta que las cuotas de fines de otoño y principios de invierno, ya que en estas estaciones disminuyen las compras de bicicletas.

Finalmente, ten en cuenta el crecimiento pronosticado. Si bien nunca debes establecer cuotas de ventas poco realistas, es importante que te asegures de que estas crezcan al ritmo de tu negocio. Es decir, si tu equipo ejecutivo pronostica un crecimiento del 15% para el tercer trimestre, ajusta las cuotas consecuentemente.

Comienza con una estrategia ascendente

Decimos que los mánagers de ventas establecen cuotas de manera descendente cuando fijan las cuotas en función de los objetivos de crecimiento, sin tener en cuenta las capacidades de sus representantes.

El riesgo de esta estrategia es que les quita importancia a los datos históricos y las capacidades comprobadas de un equipo de ventas. Su mayor impulso es lo que el equipo ejecutivo o la junta de la empresa desean obtener, y no las expectativas saludables y realistas del equipo de ventas.

La estrategia descendente comienza con una cuota y va disminuyendo según sea necesario hasta alcanzar ese número.

Lo ideal sería que los equipos de ventas usen una estrategia ascendente para establecer las cuotas. Es decir, los mánagers analizan los datos históricos que demuestran lo que sus representantes pueden generar y calculan una cuota basándose en esos resultados.

Establece objetivos de actividades

Una vez que hayas calculado y ajustado una cuota de referencia en función de la estacionalidad, la capacidad de los representantes y los objetivos de crecimiento, establece objetivos de actividades.

Si bien vincular actividades a una cuota formal es opcional, ten en cuenta que a los representantes les resultará útil contar con un mapa de ruta que les muestre aproximadamente el número de llamadas, correos electrónicos y demostraciones que deben hacer para cumplir con su cuota.

Algunas herramientas, como HubSpot Sales Hub, permiten que los mánagers de ventas hagan un seguimiento del rendimiento y las actividades de ventas, de modo que puedas ver fácilmente qué representantes son más eficaces y el tipo y número de actividades que completan para cerrar una venta.

Plantilla de cuotas de ventas

Tu cuota de ventas debe ser única para tu empresa y debe evolucionar junto con los objetivos de tu negocio y del mercado. Haz clic aquí para descargar una plantilla de plan de ventas que te ayudará a establecer objetivos, calcular cuotas, definir un plan de acción, y mucho más.

Esta es una fórmula sencilla para las cuotas de ventas:

Número promedio de ventas cerradas por mes x valor promedio del contrato = Cuota de ventas de referencia

Tu cuota de ventas debería incluir el salario base de un representante, el número promedio de leads, el número de actividades objetivo (por ejemplo, 15 llamadas y 20 correos de seguimiento por día), el pago de incentivos objetivo, la compensación total objetivo y cualquier bonificación adicional disponible.

Calculadoras de cuotas de ventas

1. Calculadora de cuotas de Yesware

Con las calculadoras de Yesware, puedes establecer cuotas de forma ascendente y descendente. Elige la opción adecuada para tu empresa, ingresa los datos requeridos y Yesware te mostrará el resultado.

calculadora de cuotas de ventas

Fuente: Yesware

2. Calculadora de ventas u objetivo de conversión de Panalysis

Esta calculadora es ideal para darles a los representantes una idea de cuál debería ser su cuota. Ofrece un método más amplio, ya que tiene en cuenta tu objetivo de ingresos anuales, el número promedio de visitantes o leads mensuales, la tasa de conversión o de cierre de tratos mensuales, el importe promedio de los tratos y los objetivos de crecimiento mensuales.

Fuente: Panalysis

Te recomendamos que hagas algunos ajustes relacionados con la estacionalidad, el territorio y las oportunidades del mercado, y la capacidad de los representantes.

3. Calculadora de objetivos de ganancias Calculator Soup

Si deseas establecer cuotas en función de las ganancias, esta calculadora es ideal para ti. Ingresa el promedio de ventas mensuales o trimestrales, las ganancias y los costos variables y fijos para calcular el importe de tu cuota u objetivo.

calculadora de objetivos de ganancias

Imagen: Calculator Soup

4. Calculadora de ventas SellX

Esta calculadora personalizable permite a los representantes calcular el número de llamadas, contactos, reuniones, demostraciones, propuestas y tratos cerrados con éxito que deben completar diaria, semanal o mensualmente para alcanzar sus cuotas.

Esta herramienta puede resultarte útil si ya definiste una cuota para tus representantes.

calculadora de ventas

Fuente: SellX

Los enemigos de una cuota de ventas eficaz

1. Cuotas poco realistas

Si estableces tu cuota sin tener en cuenta la estacionalidad ni el rendimiento histórico de los representantes, estás exponiendo a tu equipo al fracaso.

De manera similar, no debes ajustar la cuota en función de una renovación inesperada o mayor que los tratos promedio: aumentar las cuotas solo porque un mes obtuviste resultados excelentes puede desmotivar a los representantes con rendimiento alto y retrasar el crecimiento.

Por eso, antes de aumentar las cuotas, asegúrate de que puedes respaldar tu decisión con al menos tres meses de datos, los cuales no deben provenir solo de un representante y su región específica.

Si uno de tus representantes o regiones cumple siempre con la cuota, identifica los motivos del éxito y considera ajustar solo su cuota, no la de todos.

2. Estrés debido a cuotas poco realistas

Si no quieres ver a tu equipo de ventas estresado y agotado en poco tiempo, debes establecer cuotas razonables. Como mánager de ventas, tu trabajo consiste en conocer los límites de tu equipo y usarlo como argumento ante los directivos cuando te presionen para implementar una estrategia de cuotas de manera descendente.

El promedio de antigüedad de los representantes de desarrollo de ventas disminuyó un 50% de un promedio de 2.5 años en 2010 a 1.5 años en 2018. Dedicarse a las ventas se ha convertido en una profesión inestable. Por eso, para retener a los empleados de primer nivel, asegúrate de que sus cuotas sean razonables; esto hará que sientan que tienen tu respaldo para cumplir con sus objetivos y superarlos con frecuencia.

3. Tope de comisiones

Estos limitan el importe de las comisiones que puede ganar un representante de ventas. Cuando un representante llega a su tope, ya no se lo recompensa económicamente por cerrar más ventas, lo que hace que pierda el incentivo para exceder los límites y concretar negocios.

No existe una buena razón para limitar las comisiones, tal como afirma el fundador de SaaStr y experto en ventas Jason Lemkin: «Al menos, no hasta que tu beneficio recurrente anual sea de entre 20 y 30 millones, o mayor».

Además, agrega: «Si limitas las comisiones anticipadamente, estás limitando los ingresos por lead».

En la escena final de El precio de la ambición, los representantes de ventas se separan y hacen frente a las diversas consecuencias de lo que hicieron la noche anterior, pero uno de ellos se dirige nuevamente a la oficina. ¿Por qué? Para hacer sus llamadas de ventas habituales.

A fin de cuentas, todos los representantes tienen el mismo objetivo: hacer que los tratos prosperen y cerrar ventas que beneficien al cliente y al representante. Enfócate en establecer cuotas de ventas razonables y disminuye las presiones externas para tu equipo.

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Publicado originalmente en junio 25 2019, actualizado junio 25 2019