Actualmente, existen varios softwares y programas con los que una empresa puede llevar el control de su gastos, compras y demás operaciones. Sin embargo, Excel se sigue manteniendo como una herramienta esencial para el análisis de datos. Dentro de este programa se pueden hacer todo tipo de operaciones y plantillas para las diferentes áreas de una organización y sus respectivos movimientos.

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Los trucos y las fórmulas de Excel que pueden utilizarse son diversas. Y si quieres gestionar tu contabilidad en este programa, es más fácil de lo que crees. Solo es cuestión de familiarizarte con su interfaz, la cual es muy rápida y efectiva y permite hacer tus tareas de forma más sencilla y automática. 

Ahora, antes de compartirte algunos consejos para gestionar tu contabilidad en Excel, es primordial que conozcas cuáles son sus ventajas y desventajas. De esta manera, podrás determinar si es el programa ideal para el tamaño de tu empresa.

5 ventajas de llevar tu contabilidad en Excel

1. Cuenta con fórmulas

Con el uso de las fórmulas en Excel podrás realizar operaciones aritméticas sobre una gran cantidad de datos fácilmente. Al modificar cualquier dato en tu hoja de cálculo, las operaciones se vuelven a calcular sin que tengas que modificar las relaciones una por una. 

2. Tiene funciones gráficas

La posibilidad de transformar cualquier tabla con datos en un gráfico es una de las características más funcionales del programa. Te permite analizar de manera más dinámica las finanzas de tu empresa y su evolución. Además, puedes realizar todo tipo de gráficos en la herramienta. 

3. Permite el análisis y visualización

Gracias al uso de gráficos y el sinfín de datos que puedes ingresar en las tablas, es posible analizar las tendencias de tu negocio. Esto puede ser a lo largo de diferentes periodos (día, semana, meses, años). Con la recolección de todos estos datos, tienes la oportunidad de examinar si tu empresa está funcionando correctamente y predecir el rumbo que tomará. Estos aspectos son realmente importantes a la hora de hacer nuevas inversiones o de enfrentar (o prevenir) crisis económicas o adversidades. 

4. Mantiene un formato flexible 

El formato de Excel es muy flexible y funcional. Además, te permite destacar aspectos fundamentales para tener una mejor organización de tus datos. Por ejemplo: resaltar con negritas y cursivas, utilizar diferentes colores en las casillas, etc. 

De esta manera, puedes hacer énfasis en aquellos datos relevantes de tu organización. De igual forma, el formato condicional te ayuda a filtrar la información de acuerdo con las características que le otorgaste. Con esto crearás una mejor logística de tus proyectos en Excel y ahorrar tiempo y esfuerzo para encontrar datos puntuales. 

5. Da espacio para una gran base de datos 

En Excel pueden registrarse grandes cantidades de datos. Estos pueden ser separados y filtrados por tablas, columnas y filas que son capaces de aplicar cálculos por sí solos. También tiene la función de brindar un almacenamiento prácticamente infinito. Por ello puedes utilizarlo como un programa contable que gestiona los números de tu negocio de manera eficaz y cómoda. 

5 desventajas de llevar tu contabilidad en Excel

1. Requiere planificación 

Requieres tiempo, planificación y organización para crear y configurar una hoja de cálculo que se adapte a tus necesidades. Si bien el programa te permite gran autonomía, esto significa invertir gran cantidad de tiempo en crear tus registros. 

2. Puede sobrecargarse

Puede sufrir una sobrecarga de información al trabajar con muchas cantidades de datos y combinar tus hojas de cálculo en conjunto con el formato o los scripts adicionales. Esto puede tener como consecuencia que el programa simplemente se cierre o requiera de unos minutos para restablecerse. 

3. No incorpora información fiscal y contable

Una de las debilidades de Excel, en comparación con programas especializados en contabilidad, es que no contiene ningún tipo de información relacionada con la legislación contable y fiscal. Por lo tanto, esta área no esta actualizada ni cubierta de manera automática dentro de tus proyectos.

4. No se transfiere fácilmente 

Otra de de las desventajas de Excel es que tiene dificultad para ser compartido. Normalmente, si una hoja de cálculo es pesada, no cargará tan fácilmente en una aplicación, en caso de que quieras compartirla o abrirla en un dispositivo móvil. Además, puede tardar algunos minutos en descargarse. 

5. Puede ser un obstáculo para la colaboración

Tener un programa de Excel en cada dispositivo que utilicen tú y tus colaboradores, genera que los actores en tu negocio hagan sus propias interpretaciones de los datos. Esto puede provocar que no se lleve a cabo un buen trabajo en equipo o haya errores a la hora de realizar reportes, estudios o simplemente en el momento de intercambiar información. 

Ya estás al tanto de las ventajas y desventajas de utilizar este programa. Ahora, es tiempo de que conozcas algunos consejos funcionales para optimizar al máximo tu experiencia y gestionar de manera adecuada tu contabilidad en Excel. 

1. Lleva un registro detallado de tus gastos 

Una de las bases de un registro y una gestión efectiva en las empresas es tener un seguimiento detallado de los gastos que se realizan. Esto te ayudará a monitorear el crecimiento de tu negocio, analizar tus salidas, crear estados financieros, respaldar tu declaración de impuestos y preparar tus gastos deducibles. 

Por ejemplo, para llevar un buen seguimiento de tu ventas puedes desarrollar un registro diario, semanal o mensual. Recolecta en una hoja de cálculo de Excel todos los datos de tus ventas para que puedas comparar y analizar el progreso de tu empresa a lo largo del tiempo.

Este aspecto puede ayudar a pronosticar los ingresos y egresos que podrías tener para los periodos siguientes. Además, si utilizas uno de los gráficos que Excel te ofrece, puedes tener una interpretación más acertada de los datos reales para predecir el rumbo de tu negocio.

2. Utiliza Excel como un programa de contabilidad básico 

Muchas empresas suelen utilizar esta herramienta como un programa de contabilidad básico. Así que la manera más fácil de usarlo es añadiendo tus ingresos y gastos en cada fila de tu hoja de cálculo con un formato similar al de un registro de cheques. También tienes la posibilidad de crear gráficos o diagramas que te faciliten la interpretación de las cifras de tu empresa. 

3. Conserva toda la documentación de tus gastos o comprobantes

Llevar una buena contabilidad en Excel significa tener registro de tus gastos y movimientos, tanto en las hojas de cálculo como en imágenes o documentos físicos. Guarda el comprobante de tus facturas, extractos bancarios, justificación de gastos, vales entregados a los colaboradores, entre otros. 

La ventaja de Excel es que puedes añadir imágenes o enlaces dentro de las casillas. Por lo tanto, si necesitas un mejor sostén y una entrada fácil a tus comprobantes, puedes agregarlos directamente en tus proyectos de contabilidad para no perderlos de vista. Esto agiliza mucho la realización de informes o si te piden justificar gráficamente algún gasto. 

4. Controla los asuntos fiscales de tu negocio 

Tal vez uno de los temas más atemorizantes a la hora de llevar tu contabilidad en Excel, es cuando llega el momento de presentar declaraciones fiscales. Sin embargo, si llevas un buen control en tus cuentas y todo lo registras en el programa, podrás tener éxito. Por lo mismo, el punto anterior también te será de gran utilidad en caso de presentarse alguna duda o reclamo. 

Otro punto importante es que te mantengas actualizado en las fechas límites de entrega. Esto puede cambiar según tu país o régimen de incorporación fiscal. Para ello, consulta los sitios tributarios oficiales en tu país. Esto te servirá para prever tus tiempos y tener toda la información que requieres declarar en tiempo y forma. 

5. Crea una base de datos de tus clientes 

La herramienta de Excel puede desempeñar de manera ideal la recopilación y seguimiento de los datos de tus clientes, con el fin de que almacenes toda la información que necesites. Si tu negocio y base de datos se van incrementado con el paso del tiempo, agregar más información de usuarios podría complicarse, así que deberás crear respaldos continuamente.

6. Ten en cuenta los libros contables que debe tener tu empresa 

Para esto debes considerar tu tipo de empresa. Si eres autónomo también hay requisitos diferentes. Sin embargo, los libros de contabilidad básicos son los siguientes: 

  • Libro de ventas e ingresos. Este libro es obligatorio para las empresas que tributan por estimación directa simplificada. Esta documentación tiene que estar conformada por las ventas realizadas por medio de factura y todas las demás entradas de dinero, incluidos tus ingresos pasivos. 
  • Libro diario. Este libro tiene que ser como una red social que visitas y publicas diariamente, pues todas las operaciones de tu negocio deben agregarse aquí cronológicamente. 
  • Libro de facturas emitidas. Este libro es primordial, por lo que debes asegurarte de no perder ningún detalle. Dentro de él se deben encontrar todas las facturas que tu negocio ha emitido y su numeración tiene que ser consecutiva. 
  • Libro de facturas recibidas. Al igual que el libro de facturas emitidas, en este documento tienen que estar todas las facturas recibidas por compras relacionadas con tus servicios. 
  • Libro de registro de compras y gastos. Tal como su nombre lo indica, en este libro tienen que proyectarse todos los movimientos que ha hecho tu empresa con respecto a los gastos y las compras que ha realizado. Las facturas y tickets son esenciales para comprobarlos. 
  • Libro de registro de bienes de inversión. Aquí debes agregar todos los bienes y propiedades que tu empresa compró a lo largo de una actividad tributaria. 
  • Libro de cuentas anuales. Este libro suele ser un tanto complejo, pues tiene que presentar todas las particularidades acerca de las ganancias y pérdidas del negocio a lo largo de todo un año fiscal. Cada aspecto requiere un balance de situación en caso de irregularidades o dudas. 
  • Libro de inventario. Debe reflejar el valor de los bienes y existencias de la empresa al final del año. 

7. Programa horarios y actividades 

Muchas empresas utilizan Excel para crear programaciones básicas. Aquí puedes llevar el control de tu área de Recursos Humanos, por ejemplo. En las hojas de cálculo puedes llevar registros por horas, turnos o días de trabajo, así como las actividades a desempeñar por cada trabajador. Tener este documento te ayudará a la hora de hacer el cálculo de próximas contrataciones y brindar bonos o descuentos a finales de año. 

8. Ten en cuenta los gastos indirectos de tu empresa

Una de las partes más importantes de gestionar tu contabilidad en Excel de buena manera, es tener en cuenta todos los gastos que no son fáciles de percibir. Por ejemplo, si llevas la contabilidad en una agencia de marketing, aspectos como banco de imágenes, software y pagos de anuncios en redes sociales pueden ser gastos indirectos. Y mantenerlos actualizados te ayudará a tener resultados operativos más eficientes. 

Gracias a los resultados operativos podrás informar a tu compañía si están teniendo ganancias o pérdidas. Contar con un panorama real de tu empresa sirve para saber en dónde hay gastos innecesarios y cuáles pueden eliminarse para dar prioridad a eventos más importantes.

Por ejemplo, tal vez una camioneta de reparto ya tiene muchas deficiencias y esté generando gastos constantemente. Con los datos claros podrán tomar decisiones estratégicas. En este caso, seguir pagando por más reparaciones o comprar un vehículo nuevo. 

Ojalá que estos consejos te ayuden a empezar a tener una mejor gestión de todas las operaciones y movimientos de tu empresa. Para complementar esta información, te compartimos algunas plantillas muy funcionales que harán más ligeras tus tareas. 

7 plantillas para tu contabilidad en Excel

Las plantillas de Excel son tus grandes aliadas para controlar una gran cantidad de datos. Además, existen diversos diseños acordes al tamaño y función de tu empresa, tanto para el sistema contable como para profundizar ciertos apartados. Hemos listado unas cuantas que seguramente serán valiosas para tu empresa. 

1. Plantillas de HubSpot para gestionar tu estado de resultados 

Los estados financieros reúnen la información de los movimientos ligados a las pérdidas y ganancias de las organizaciones generados durante el ejercicio de operaciones de manera anualizada. De la misma forma en que una radiografía muestra el estado interno de un organismo, estos documentos registran las características al interior de la empresa.

Interpretar un estado de resultados correctamente es fundamental para la toma de decisiones de los líderes de proyecto, pues representa un resumen de las transacciones de todo negocio, con lo que se puede determinar su salud financiera.

Te ofrecemos esta plantilla gratuita donde podrás tener de una manera organizada el estado de resultados de tu empresa por 12 meses. 

Cómo hacer un estado de resultados 1

2. Gestión de turnos 

Como lo mencionamos en uno de los consejos, llevar un control extra de tu área de Recursos Humanos te ayuda a pagar sueldos y salarios, así como otorgar bonos o descuentos. Para ello, requieres una plantilla con la que puedas organizar y manejar los turnos cedidos. Esta plantilla contiene una hoja donde se muestran por días y fracciones de hora los turnos. De esta manera, tus cálculos serán más acertados y fáciles de desarrollar. 

Plantilla de contabilidad en Excel de recursos humanos

Imagen de Planilla Excel

3. Calendario 2021 

Excel también cuenta con plantillas de calendario que te ayudarán a organizar mejor tu tiempo, con el fin de que prevengas las fechas de tus pagos o cuentas por cobrar, así como las fechas límites para presentar tus declaraciones de impuestos. Este diseño es compatible con Google Docs y Open Office Calc. 

Plantilla de calendario para planificar las actividades contables

Imagen de WinCalendar 

4. Libro diario y libro mayor 

Esta plantilla te permitirá llevar los registros diarios de tu empresa y generar de manera automática tu libro mayor. Por ello, es una herramienta muy útil para aquellos que desean llevar una gestión de su contabilidad en Excel de manera más rápida y ágil. Cuenta con botón de mayorización automática y macros que deben habilitarse. 

Plantilla de libros contables gratis

Imagen de Planilla Excel 

5. Control de inventario 

Para que tu negocio sea rentable debes tener a la mano los productos correctos en el momento adecuado. Nuestra plantilla de inventario puede ayudarte a realizar el seguimiento del inventario y ubicarlo en el camino hacia una administración exitosa.

6. Control de gastos 

En esta plantilla encontrarás una opción sencilla para llevar el registro de tus gastos a un nivel muy detallado. Cada gasto puede registrarse mes a mes por categorías y subcategorías. De igual manera, la plantilla arroja el gasto total, máximo y mínimo. También cuenta con una alerta de control de calidad que te advertirá cuando los totales no coincidan. 

Plantilla de contabilidad en Excel de control de gastos

Imagen de Planilla Excel

7. Presupuesto de marketing 

Esta plantilla te servirá para llevar un registro del gasto que se genera en el área de marketing de tu empresa. Así podrás identificar el monto de presupuesto con el que se cuenta para el resto del año. También podrás tener una hoja de cálculo con los reportes descriptivos del presupuesto de marketing para lograr las tendencias en tu negocio y predecir el rumbo de la compañía. 

Plantilla de contabilidad en Excel gratis

Imagen de Planilla Excel

Ahora ya tienes todo lo necesario para poder gestionar tu contabilidad en Excel. Recuerda que Excel puede ser un poco atemorizante, pero una vez dominado, te será difícil querer reemplazarlo. Todo es cuestión de probar sus funciones y poco a poco ir memorizando las fórmulas principales que te harán ser más productivo.  

Además, no olvides la importancia de guardar todos los documentos como comprobantes, facturas y tickets que te sirvan para comprobar tus gastos y compras. 

Cómo hacer estado de resultados
 Cómo hacer estados de resultados

Publicado originalmente el 08 de junio de 2022, actualizado el 10 de junio de 2022

Topics:

Contabilidad