10 consejos para gestionar tu contabilidad en Excel (+ plantillas)

En la actualidad, existen varios software y programas con los que una empresa puede llevar el control de sus gastos, compras y demás operaciones. Sin embargo, Excel se sigue manteniendo como una herramienta esencial para el análisis de datos. Dentro de este programa, se pueden hacer todo tipo de operaciones y plantillas para las diferentes áreas de una organización y sus respectivos movimientos.

 Los trucos y las fórmulas de Excel que pueden utilizarse son diversos. Y gestionar tu contabilidad en este programa, es más fácil de lo que crees. Solo es cuestión de familiarizarte con su interfaz, la cual es muy rápida y efectiva para realizar tus tareas de forma más sencilla y automática.

Ahora, antes de compartirte algunos consejos para gestionar tu contabilidad en Excel, es primordial que conozcas cuáles son sus ventajas y desventajas. De esta manera, podrás determinar si este programa es ideal para el tamaño de tu empresa.

Ventajas y desventajas de llevar tu contabilidad en Excel

Ventajas

1. Cuenta con fórmulas

Con las fórmulas de Excel, podrás realizar operaciones aritméticas de una gran cantidad de datos fácilmente. Al modificar cualquier dato en tu hoja de cálculo, las operaciones se vuelven a calcular sin que tengas que modificar las relaciones una por una. 

2. Tiene funciones gráficas

La posibilidad de transformar cualquier tabla con datos en un gráfico es una de las características más funcionales del programa. Te permite analizar de manera más dinámica las finanzas de tu empresa y su evolución. Además, puedes crear todo tipo de gráficos en la herramienta. 

3. Permite el análisis y visualización

Gracias al uso de gráficos y el sinfín de datos que puedes ingresar en las tablas, es más sencillo analizar las tendencias de tu negocio. Esto puede ser a lo largo de diferentes periodos (día, semana, meses, años). Con la recolección de estos datos, tienes la oportunidad de examinar si tu empresa está funcionando correctamente y predecir el rumbo que tomará. Estos aspectos son realmente importantes a la hora de hacer nuevas inversiones o de enfrentar (o prevenir) crisis económicas o adversidades. 

4. Mantiene un formato flexible 

El formato de Excel es muy flexible y funcional. Te permite destacar aspectos fundamentales para organizar mejor tus datos. Por ejemplo: resaltar con negritas y cursivas, utilizar diferentes colores en las casillas, etc. 

De esta manera, puedes poner énfasis en aquellos datos relevantes de tu organización. De igual modo, el formato condicional te ayuda a filtrar la información de acuerdo con las características que le otorgaste. Con esto, crearás una mejor logística de tus proyectos en Excel y ahorrarás tiempo y esfuerzo para encontrar datos puntuales. 

5. Da espacio para una gran base de datos 

En Excel, se pueden registrar grandes cantidades de datos. Estos pueden ser separados y filtrados por tablas, columnas y filas, que son capaces de aplicar cálculos por sí solos. También tiene la capacidad de brindar un almacenamiento prácticamente infinito. Por ello, puedes utilizarlo como un programa contable que gestione los números de tu negocio de manera eficaz y cómoda. 

Desventajas

1. Requiere planificación 

Utilizar Excel requiere tiempo, planificación y organización para crear y configurar una hoja de cálculo que se adapte a tus necesidades. Si bien el programa te otorga gran autonomía, esto significa invertir mucho tiempo en la creación de tus registros. 

2. Puede sobrecargarse

Puede sufrir una sobrecarga de información al trabajar con cantidades descomunales de datos y, además, combinar tus hojas de cálculo con el formato o los scripts adicionales. Esto puede traer como consecuencia que el programa simplemente se cierre o requiera de unos minutos para restablecerse. 

3. No incorpora información fiscal y contable

Una de las debilidades de Excel, en comparación con programas especializados en contabilidad, es que no contiene ningún tipo de información relacionada con la legislación contable y fiscal. Por lo tanto, esta área de tus proyectos no estará actualizada ni cubierta de manera automática.

4. No se transfiere fácilmente 

Otra de las desventajas de Excel es que tiene dificultades para ser compartido. Normalmente, si una hoja de cálculo es pesada, no cargará tan fácilmente en una aplicación, en caso de que quieras compartirla o abrirla en un dispositivo móvil. Además, puede tardar algunos minutos en descargarse. 

5. Puede ser un obstáculo para la colaboración

Tener un programa de Excel en cada dispositivo que utilicen tú y tus colaboradores genera que los actores en tu negocio hagan sus propias interpretaciones de los datos. Esto puede provocar que no se lleve a cabo un buen trabajo en equipo o haya errores a la hora de realizar reportes, estudios o en el momento de intercambiar información. 

Ya estás al tanto de las ventajas y desventajas de utilizar este programa. Ahora es tiempo de que conozcas algunos consejos funcionales para optimizar al máximo tu experiencia y gestionar de manera adecuada tu contabilidad en Excel. 

1. Lleva un registro detallado de tus gastos

Una de las bases de un registro y una gestión efectiva en las empresas es tener un seguimiento detallado de los gastos que se realizan. Esto te ayudará a monitorear el crecimiento de tu negocio, analizar tus salidas, crear estados financieros, respaldar tu declaración de impuestos y preparar tus gastos deducibles. 

Por ejemplo, para llevar un buen seguimiento de tu ventas, puedes desarrollar un registro diario, semanal o mensual. Recolecta en una hoja de cálculo de Excel todos los datos de tus ventas para que puedas comparar y analizar el progreso de tu empresa a lo largo del tiempo.

Excel te brinda la flexibilidad para que hagas una tabla con base en las necesidades de tu negocio. Por ejemplo, para ver el registro por vendedor o por equipos de venta.

Este aspecto puede ayudar a pronosticar los ingresos y egresos que podrías tener en los periodos siguientes. Además, si utilizas uno de los gráficos que Excel te ofrece, puedes tener una interpretación más acertada de los datos reales para predecir el rumbo de tu negocio, como saber cuál es el porcentaje de ventas por cada uno de los integrantes de tu fuerza comercial.

2. Utiliza Excel como un programa de contabilidad básico 

Muchas empresas suelen utilizar esta herramienta como un programa de contabilidad básico. La manera más fácil de usarlo es añadir tus ingresos y gastos en cada fila de tu hoja de cálculo, con un formato similar al de un registro de cheques. También tienes la posibilidad de crear gráficos o diagramas que te facilitarán la interpretación de las cifras de tu empresa. 

¿Cómo se hace un formato de contabilidad en Excel? Realmente es sencillo. Primero, define una estructura de columnas que incluya títulos claros para cada categoría: Fecha, Descripción, Ingresos, Egresos, Saldo. Luego, ingresa los datos correspondientes en cada fila, separa las transacciones por fechas y clasifícalas adecuadamente. Utiliza fórmulas para calcular el saldo actual de manera automática, al sumar ingresos y restar egresos. Puedes aplicar el formato numérico y alinear las celdas para darle una apariencia ordenada y profesional.

3. Conserva toda la documentación de tus gastos o comprobantes

Llevar una buena contabilidad en Excel significa registrar tus gastos y movimientos, tanto en las hojas de cálculo como en imágenes o documentos físicos. Guarda el comprobante de tus facturas, extractos bancarios, justificación de gastos, vales entregados a los colaboradores, entre otros. 

La ventaja de Excel es que puedes añadir imágenes o enlaces dentro de las casillas. Por lo tanto, si necesitas un mejor sostén y una entrada fácil a tus comprobantes, puedes agregarlos directamente en tus proyectos de contabilidad para no perderlos de vista. Esto agiliza mucho la realización de informes o la justificación gráfica de algún gasto. 

4. Controla los asuntos fiscales de tu negocio 

Tal vez uno de los temas más atemorizantes, a la hora de llevar tu contabilidad en Excel, es cuando llega el momento de presentar declaraciones fiscales. Sin embargo, si tienes un buen control en tus cuentas y todo lo registras en el programa, podrás tener éxito.. 

Otro punto importante es que te mantengas actualizado en las fechas límites de entrega. Esto puede cambiar según tu país o régimen de incorporación fiscal. Para ello, consulta los sitios tributarios oficiales en tu país. te servirá para prever tus tiempos y tener toda la información que requieres declarar en tiempo y forma. 

5. Crea una base de datos de tus clientes 

Entre las utilidades que tiene el Excel en contabilidad, destaca el uso de base de datos, además de elaborar hojas de cálculo organizadas para registrar transacciones financieras, balances y estados de resultados; las funciones matemáticas y financieras incorporadas facilitan el cálculo de sumas, promedios, tasas de interés y otros indicadores clave. 

Excel puede desempeñar de manera ideal la recopilación y seguimiento de los datos de tus clientes, con el fin de que almacenes la información que necesites. Si tu negocio y base de datos incrementan con el paso del tiempo, agregar más información de usuarios podría complicarse, así que tendrás que crear respaldos continuamente.

6. Ten en cuenta los libros contables que debe tener tu empresa 

Para esto debes considerar tu tipo de empresa. Si eres autónomo, existen requisitos diferentes. Sin embargo, los libros de contabilidad básicos son los siguientes: 

• Libro de ventas e ingresos. Este libro es obligatorio para las empresas que tributan por estimación directa simplificada y debe estar conformado por las ventas realizadas por medio de factura y las demás entradas de dinero, incluidos tus ingresos pasivos. 
• Libro diario. Un libro diario tiene que ser como una red social que visitas y en la que publicas diariamente, pues todas las operaciones de tu negocio deben agregarse aquí cronológicamente. 
• Libro de facturas emitidas. La creación de este documento es primordial, por lo que debes asegurarte de no perder ningún detalle. Dentro de él, se deben encontrar todas las facturas que tu negocio ha emitido y su numeración tiene que ser consecutiva. 
• Libro de facturas recibidas. Al igual que el libro de facturas emitidas, en este archivo deben asentarse todas las facturas recibidas por compras relacionadas con tus servicios. 
• Libro de registro de compras y gastos. Tal como su nombre lo indica, en este libro tienen que proyectarse todos los movimientos que ha hecho tu empresa con respecto a los gastos y las compras que ha realizado. Las facturas y tickets son esenciales para comprobarlos. 
• Libro de registro de bienes de inversión. Aquí debes agregar los bienes y propiedades que tu empresa compró a lo largo de una actividad tributaria. 
• Libro de cuentas anuales. Este tipo de libro suele ser un tanto complejo, pues tiene que presentar todas las particularidades acerca de las ganancias y pérdidas del negocio a lo largo de todo un año fiscal. Cada aspecto requiere un balance de situación en caso de irregularidades o dudas. 
• Libro de inventario. Debe reflejar el valor de los bienes y existencias de la empresa al final del año. 

7. Programa horarios y actividades 

Muchas empresas utilizan Excel para crear programaciones básicas. Aquí puedes llevar el control de tu área de recursos humanos, por ejemplo. En las hojas de cálculo, puedes llevar registros por horas, turnos o días de trabajo, así como las actividades a desempeñar por cada trabajador. Contar con este documento te ayudará a la hora de hacer el cálculo de próximas contrataciones y brindar bonos o descuentos a finales de año. 

8. Ten en cuenta los gastos indirectos de tu empresa

Una de las partes más importantes de gestionar tu contabilidad en Excel de buena manera es registrar los gastos que no son fáciles de percibir. Por ejemplo, si llevas la contabilidad en una agencia de marketing, aspectos como banco de imágenes, software y pagos de anuncios en redes sociales pueden ser gastos indirectos. Mantenerlos actualizados te ayudará a tener resultados operativos más eficientes. 

Gracias a los resultados operativos, podrás informar a tu compañía si tienen ganancias o pérdidas. Contar con un panorama real de tu empresa sirve para saber en dónde hay gastos innecesarios y cuáles pueden eliminarse para dar prioridad a eventos más importantes.

Por ejemplo, tal vez una camioneta de reparto ya tiene muchas deficiencias y está generando gastos constantemente. Con los datos adecuados, se podrán tomar decisiones estratégicas. En este caso, decidir si deberían seguir pagando por más reparaciones o mejor comprar un vehículo nuevo.

9. Utiliza la protección de celdas

Hay una gran cantidad de información sensible al llevar una contabilidad en un negocio, por eso, mientras utilizas Excel, es importante que tomes medidas para disminuir cualquier margen de error. Una de estas acciones es muy sencilla, pero funcional: proteger las celdas importantes. Así, evitarás cambios accidentales o, en caso de que alguien más tenga acceso al documento, esta persona sepa que esas celdas no deben modificarse.

10. Realiza respaldos periódicos

Esta es una práctica recomendable para todo tipo de trabajos, pero cuando tiene que ver con los números de la empresa es de crucial importancia. Realiza copias de seguridad continuamente, incluso destinando periodos para los respaldos de los archivos de Excel que utilices, con el fin de proteger los datos y evitar pérdidas. 

Ojalá que estos consejos te ayuden a llevar una mejor gestión de todas las operaciones y movimientos de tu empresa. Para complementar esta información, te compartimos algunas plantillas muy funcionales que harán más ligeras tus tareas de contabilidad.

Plantillas gratis para tu contabilidad en Excel

Las plantillas de Excel son tus grandes aliadas para controlar una gran cantidad de datos. Además, existen diversos diseños acordes al tamaño y función de tu empresa, tanto para el sistema contable como para profundizar en ciertos apartados. Hemos listado unas cuantas que seguro serán valiosas para tu empresa. 

1. Plantillas de HubSpot para gestionar tu estado de resultados 

Los estados financieros reúnen la información de los movimientos vinculados a las pérdidas y ganancias de las organizaciones, que se generaron durante el ejercicio de operaciones anual. De la misma forma en que una radiografía muestra el estado interno de un organismo, estos documentos registran las características de la empresa.

Interpretar un estado de resultados correctamente es fundamental para la toma de decisiones de los líderes de proyecto, pues representa un resumen de las transacciones de todo negocio, con lo que se puede determinar su salud financiera.

Con esta plantilla gratuita, podrás tener de manera organizada el estado de resultados de tu empresa durante 1 año. 

2. Plantilla de gestión de turnos 

Llevar un control extra de tu área de recursos humanos te ayudará a pagar sueldos y salarios, así como otorgar bonos o descuentos. Para ello, requieres una plantilla con la que puedas organizar y manejar los turnos cedidos. Esta contiene una hoja donde se muestran los turnos por días y fracciones de hora. Así, tus cálculos serán más acertados y fáciles de desarrollar. 

Imagen de Planilla Excel

3. Plantilla de Calendario 2023 

Excel también cuenta con plantillas de calendario que te ayudarán a organizar mejor tu tiempo, con el fin de que prevengas las fechas de tus pagos o cuentas por cobrar, así como las fechas límites para presentar tus declaraciones de impuestos.  

Imagen de Excel para todos 

4. Plantilla de libro diario y libro mayor 

Esta plantilla te permitirá asentar los registros diarios de tu empresa y generar de manera automática tu libro mayor. Por ello, es una herramienta muy útil para aquellos que desean llevar una gestión de su contabilidad en Excel de manera más rápida y ágil. Cuenta con botón de mayorización automática y macros que deben habilitarse. 

Imagen de Planilla Excel 

5. Plantilla de Control de inventario 

Para que tu negocio sea rentable, debes tener a la mano los productos correctos en el momento adecuado. Nuestra plantilla de inventario puede ayudarte a realizar el seguimiento del inventario y encaminarlo hacia una administración exitosa.

6. Plantilla de control de gastos 

En esta plantilla, encontrarás una opción sencilla para llevar el registro de tus gastos a un nivel muy detallado. Cada gasto puede registrarse, mes a mes, por categorías y subcategorías. De igual manera, la plantilla arroja el gasto total, máximo y mínimo. También cuenta con una alerta de control de calidad que te advertirá cuando los totales no coincidan. 

Imagen de Planilla Excel

7. Plantilla de presupuesto de marketing 

Esta plantilla te servirá para llevar un registro del gasto que se genera en el área de marketing de tu empresa. Así podrás identificar el monto de presupuesto con el que se cuenta para el resto del año. También podrás tener una hoja de cálculo con los reportes descriptivos del presupuesto de marketing, con el fin de conocer las tendencias de tu negocio y predecir el rumbo de la compañía. 

Imagen de Planilla Excel

Herramientas gratuitas de contabilidad para pequeñas empresas

1. CRM para despachos contables

Mediante un CRM, la labor de los contadores se facilita porque pueden tener el control de sus clientes en una sola plataforma. Desde ella, podrás gestionar tu interacción con ellos y obtener informes y data relevante para la toma de decisiones. La recopilación y organización de los datos hacen que la relación se fortalezca, nada pase desapercibido y el proceso sea más ágil.

Además, se podrán hacer intercambios de documentos y tener a la mano las actualizaciones de ventas y otras tareas fundamentales para la organización.

2. Wave

Es un software basado en la nube que ayuda a registrar y controlar los ingresos y egresos. Contribuye así a llevar un mejor manejo del flujo de efectivo. Cuenta con una plataforma intuitiva y sencilla que también ayuda a tener en vista los elementos necesarios para pagar los impuestos en tiempo y forma. 

3. GnuCash

Es un programa con licencia libre orientado a auxiliar a las pequeñas y medianas empresas con sus labores de contabilidad. Con él, puedes llevar el control y gestión de cuentas, el registro de transacciones, el seguimiento de inversiones y los presupuestos.

4. ZipBooks

Esta herramienta, enfocada en agilizar la contabilidad para las pequeñas empresas, basa su funcionamiento en procesos simples, pero inteligentes. Te apoya con tareas de facturación, seguimientos financieros y contabilidad del negocio. Permite, además, obtener informes que ayudan a la toma de decisiones y a realizar pagos en línea. 

5. Odoo

Es un potente software que brinda una versión gratuita, con buenas funcionalidades, para que las pequeñas empresas realicen sus actividades contables de forma ágil, logren disminuir errores y tener un mejor control de ingresos, egresos, fechas de pago, entre otros puntos. Asimismo, integra diferentes herramientas que facilitan las tareas en diversas áreas, como ventas y marketing. 

Ofrece funciones para manejar transacciones financieras, generar facturas, gestionar cuentas por pagar y por cobrar, conciliar bancos, además de realizar informes financieros, como estados de resultados y balances.  

Ahora ya tienes todo lo necesario para gestionar tu contabilidad en Excel. Este programa puede causar un poco de temor, pero, una vez dominado, te será difícil querer reemplazarlo. Todo es cuestión de probar sus funciones y, poco a poco, memorizar las principales fórmulas que te harán ser más productivo.  

Además, no olvides la importancia de guardar todos los documentos como comprobantes, facturas y tickets que te sirvan para respaldar tus gastos y compras.