La buena administración de recursos es esencial para alcanzar el éxito empresarial. Es por ello que, independientemente del área profesional en la que te desempeñes, es deseable que conozcas los principios básicos de la contabilidad. Hemos escrito esta guía para facilitar tu comprensión del tema. En ella revisaremos algunos de los procesos contables más importantes para un negocio y explicaremos cómo llevarlos a cabo. 

Sabemos que el proceso de comprensión de estos temas puede llevarte bastante tiempo. Por eso te recomendamos añadir esta página a tu sitio de marcadores o favoritos para que leas con calma cada una de las secciones y los conceptos te queden completamente claros.

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La tarea de esta rama de la economía consiste en cuantificar los recursos disponibles y analizar grandes volúmenes de información, a fin de establecer relaciones entre procesos, actividades comerciales y estados financieros.

¿Por qué es importante la contabilidad?

La contabilidad es una de las tareas más importantes de una empresa. Si bien tener un buen ambiente laboral, ofrecer productos de gran calidad y contar con el mejor talento humano son partes cruciales del buen funcionamiento de un negocio, lo cierto es que el correcto manejo de recursos es lo primero que una empresa debe asegurar. A fin de cuentas, un negocio solo puede mantenerse vivo si cuenta con una buena gestión financiera.

La contabilidad permite a las empresas monitorear y conocer en detalle su evolución comercial, así como todas las operaciones financieras que ocurren dentro de la organización. El cálculo de las ventas, los ingresos y las utilidades forma parte del día a día de los departamentos contables, por lo que es esencial para diagnosticar el éxito de un negocio.

Al mismo tiempo, los expertos contables son los encargados de evaluar los gastos, costos operativos y pérdidas de una organización, por lo que también son fundamentales para diagnosticar problemas administrativos y generar estrategias para contrarrestar sus efectos. Esto significa que sin un conocimiento contable las empresas no podrían tomar decisiones, carecerían de un buen control financiero y, sencillamente, no podrían saber cuáles son las ganancias (o pérdidas) de la compañía.

Como puedes ver, conocer los procesos contables representa una gran ayuda para mejorar tu negocio y tener la cabeza fría a la hora de tomar decisiones.

Objetivos de la contabilidad

Ahora bien, el objetivo principal de la contabilidad empresarial (más allá del beneficio que puede darte como emprendedor) es mejorar la gestión de tus recursos económicos, humanos, materiales e intangibles. Así como llevar un registro claro de todas las transacciones que realiza tu empresa a lo largo de su actividad comercial: desde inversiones hasta alianzas, compras, beneficios y ganancias.

En términos más explícitos, la contabilidad empresarial busca:

  • Establecer un sistema ordenado y sistemático del ámbito contable.
  • Llevar un registro puntual de los movimientos económicos y financieros.
  • Ser capaz de brindar información financiera certera.
  • Facilitar la consulta de cualquier transacción o movimiento.
  • Analizar la eficacia de los movimientos y estrategias financieras llevados a cabo.
  • Clasificar las operaciones y movimientos financieros y económicos.
  • Realizar estimaciones predictivas sobre el flujo o estancamiento monetario.

Ahora veamos las características de la contabilidad.

1. Se basa en información cuantificable

La contabilidad siempre parte de información cuantitativa que puede describirse y analizarse en forma de valores numéricos. Estrictamente, este es el único objetivo de la disciplina: contabilizar recursos como activos, dinero o capital. Es por ello que la contabilidad es un área que se ocupa de estudiar el estado de las organizaciones.

Si bien es cierto que esta información solo es útil para las empresas cuando la aprovechan para administrar sus finanzas o diseñar estrategias a fin de elevar los ingresos, reducir las pérdidas u optimizar los recursos, estas tareas están fuera de las acciones de la contabilidad. Los departamentos financieros deberán aprovechar otros recursos —como la gestión de empresas y las estrategias de mercado— para hacer de la información contable algo útil para la economía de la empresa. 

2. Parte de la objetividad

Un análisis contable no puede estar condicionado a la obtención de ciertos resultados. Por el contrario, la contabilidad requiere estar libre de sesgos y abordar los números de una empresa con la mayor objetividad posible. Justamente la virtud de la contabilidad radica en que puede darnos un panorama realista sobre la situación de una empresa.

Esto va de la mano con un compromiso de profesionalidad por parte de los expertos contables. Su labor debe basarse en la confidencialidad y en el uso seguro de la información. De otro modo se pueden emitir juicios o modificar valores con el fin de satisfacer las expectativas de los líderes empresariales. 

3. Funciona a través de protocolos

Por un lado, todas las operaciones contables han sido largamente trabajadas por economistas, personal financiero y teóricos contables. Esto hace que las operaciones y cálculos sean confiables y ofrezcan información comprobable y útil.

Por otro lado, la contabilidad de una empresa debe partir de un principio jerárquico. Con esto nos referimos a que los contadores no pueden abarcar la totalidad de las operaciones económicas de la organización de un día para otro. Por el contrario, deben tener protocolos para ir de lo general a lo específico y, posteriormente, priorizar las acciones que una empresa ejecutar en materia contable (pago de impuestos, cubrir cuotas o invertir en activos, por ejemplo).

4. Adquiere sentido cuando su labor es continua

A primera vista el resultado de un análisis contable únicamente ofrecerá información del estado actual de la organización. A pesar de que estos resultados puedan ser útiles para ciertas acciones, la realidad es que la verdadera fertilidad de la contabilidad radica en el continuo estudio y monitoreo del comportamiento económico y administrativo de las compañías.

Solo a través del seguimiento a corto, mediano y largo plazo es que se pueden evidenciar cambios financieros que reflejen el interés del mercado, la viabilidad de un producto y el éxito o fracaso de una estrategia de negocios.

5. Provee información monetaria

La contabilidad requiere una unidad de conversión que le permita orientar sobre aquello que importa a una empresa: los números. Naturalmente, la unidad preferida por las compañías son los valores monetarios. Es por ello que los contadores trabajan con la moneda con la que opera la organización, como su materia de análisis y todo debe ser traducido a estos valores.

No importa si hablamos de euros, dólares, bitcoins o cualquier otra denominación: la ventaja del uso de divisas consiste en que hace mucho más sencilla la conversión de valores y los análisis comparativos con el mercado local e internacional. 

6. Sus productos tienen una vida útil breve

La vida de una empresa es dinámica, por que sus finanzas también lo son. Los mercados no se comportan del mismo modo todos los días: las monedas cambian de valor constantemente y los gastos e ingresos de las empresas están en constante fluctuación, incluso a lo largo de una jornada. Es por ello que el monitoreo de los recursos debe ser continuo y cada proyección, estimación o resultado solo tiene una vida útil muy breve.

En cuanto una cuenta es pagada se modifican todos los valores de una empresa. Esto también incluye los cobros fiscales, la cotización en la bolsa o la innovación de la competencia.

7. Se relaciona íntimamente con el espectro legal

Como hemos visto, a los departamentos contables corresponde llevar a cabo la gestión de ciertos valores que pueden incidir en la relación que una empresa mantiene con sus proveedores, con sus clientes o con las autoridades estatales. Es por ello que la contabilidad siempre debe partir del cumplimiento de los acuerdos, contratos y obligaciones legales.

El pago oportuno de impuestos, el cumplimiento de contratos y el pago en tiempo y forma de deudas son esenciales para que una empresa se mantenga en operación. Al ser administradores de los recursos de la empresa, los departamentos contables deben asignarlos de manera pertinente y hacer que la empresa cumpla con las exigencias aplicables.

Antecedentes de la contabilidad

Históricamente los números siempre han mantenido una relación con la administración de recursos. Es por ello que la contabilidad ha sido una de las actividades humanas más importantes y se encuentra en el centro de las organizaciones sociales más importantes.

El término «contabilidad» proviene del verbo contar. Desde épocas antiguas, el acto de contabilizar ha sido vital para actividades como la agricultura, la construcción y, sobre todo, para los negocios. Desde la aplicación de operaciones aritméticas básicas —como la suma, resta, multiplicación o división— hasta el cálculo de probabilidades y porcentajes, la contabilidad ha sido fundamental en la consolidación de los mercados a lo largo del tiempo y en el dinamismo de la vida económica de las culturas.

Actualmente nos referimos a la contabilidad como una disciplina más sólida con principios (que conforman la teoría contable) y prácticas (que en conjunto son los procesos contables) bien definidos que guardan relación directa con la administración del patrimonio de las empresas. A pesar de que existen muchos tipos de contabilidad, el rasgo común de todas ellas consiste en su interés por facilitar la administración de los recursos y patrimonio de las organizaciones.

Por todo lo anterior, suele decirse que la contabilidad es una de las herramientas aplicables a las finanzas. Esto significa que el proceso de contabilizar recursos solo adquiere sentido cuando se generan estrategias de control financiero, como inversiones, compras o ventas.

Documentos básicos de la contabilidad empresarial

Independientemente de quién gestione la contabilidad de tu empresa, es importante que entiendas los elementos básicos de esta rama. Si puedes leer y preparar los documentos primordiales que te presentaremos a continuación, entenderás mejor el rendimiento de tu negocio y su salud financiera. Como resultado, podrás tener un buen control de tu negocio y tomar mejores decisiones financieras.

Estado de ingresos

Permite que conozcas el rendimiento de tu empresa y también te hace consciente de la cantidad de dinero que tu negocio ha perdido o ganado.

Hoja de balance

Es una perspectiva panorámica del estado financiero de tu empresa en un momento determinado. Una hoja de balance te permitirá conocer y nombrar las ganancias retenidas, o la suma de rendimiento que has reinvertido en tu negocio, más allá de haberla distribuido entre tus inversores.

Estados de pérdidas y ganancias

Es una vista general de las ganancias y gastos que ha tenido tu negocio durante un periodo determinado: mensual, trimestral o anual.

Estado de caja de flujo

Analiza las actividades operativas, financieras y de inversión de tu empresa. También muestra cómo y cuándo estás recibiendo y gastando efectivo.

Conciliación bancaria

Compara los gastos de efectivo con los estados generales de tu cuenta bancaria empresarial y te ayuda a mantener un registro consistente de tu negocio. Es también el documento que necesitarás para reconciliar tu libro de balance con tu saldo bancario en efectivo.

Independientemente de si trabajas con un profesional contable, los cálculos y documentos que acabamos de mencionar te brindarán un panorama general y te ayudarán a entender mejor el rendimiento de tu empresa.

Términos básicos de contabilidad empresarial

A continuación te presentamos quince términos que te ayudarán a consolidar las bases de la contabilidad en tu empresa. Tal vez muchos de ellos no los utilices todavía en tu negocio, pero es importante que tengas un panorama general de la contabilidad en caso de que tu empresa se expanda o incursione en otros mercados.

1. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar son el efectivo que la gente te debe por los productos o servicios que ofreces. Se considera como un activo en la hoja de balance. Las cuentas por pagar, por su parte, son el dinero que le debes a otros y se considera un pasivo dentro de tu hoja de balance.

2. Acumulaciones

Son los créditos y deudas que has registrado y que aún no terminas de pagar. Puede tratarse de ventas que concluiste, pero aún no has completado el pago. También pueden ser gastos que hiciste, que sigues sin pagar.

3. Activos

Los activos o bienes son todo lo que tu empresa posee: elementos tangibles e intangibles. Tus activos pueden incluir efectivo, herramientas, propiedades, derechos de autor, patentes y marcas registradas.

4. Velocidad de combustión

La velocidad de combustión se refiere a la velocidad con la que tu empresa gasta dinero. Es un componente crucial cuando estás calculando y gestionando tu flujo de caja.

Para calcular la velocidad de combustión o burn rate de tu empresa, escoge un periodo determinado (un trimestre o un año), sustrae la cantidad de efectivo que tienes al final del periodo a la cantidad de efectivo que tenías al principio. Después divide ese número entre los meses de ese lapso.

5. Capital

El capital se refiere al dinero o efectivo que tienes para invertir o gastar en el desarrollo de tu negocio. Algunos también se refieren a este como capital laboral. De cualquier manera, son los fondos a los que puedes acceder (efectivo en una cuenta de banco, por ejemplo) que no contemplan los activos o pasivos.

6. Costo de bienes vendidos

Los costos de bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) se refieren a la cantidad de efectivo que gastas para crear tus productos o servicios.

Serán el primer gasto que verás en el estado de ganancias y pérdidas. Son un componente crucial cuando estás calculando el margen bruto. Reducir el COGS te ayudará a aumentar el beneficio sin incrementar el número de ventas.

Contabilidad básica, cómo aumentar el beneficio de una empresa: reduciendo el costo de producción

7. Depreciación

La depreciación se refiere a la disminución del valor de tus activos en un periodo. Es relevante para la actividad fiscal, ya que la depreciación de grandes activos de tu empresa puede afectar la capacidad de generación de dinero. Más adelante te contaremos en detalle sobre los gastos y cancelaciones de impuestos.

8. Capital social

El capital social corresponde a la cantidad de dinero que invirtieron los dueños de una empresa. También se consideran otros elementos dentro del capital social, como la energía, tiempo y otros recursos intangibles.

El capital social también puede definirse como la diferencia entre tus activos y pasivos, es decir, la relación entre lo que te pertenece y lo que debes.

Un negocio con capital social saludable es atractivo para inversores potenciales, prestamistas y compradores. Los inversores y analistas también revisarán el beneficio bruto de explotación, calculado antes de la deducibilidad de gastos financieros (EBITDA, por sus siglas en inglés) de tu empresa.

Contabilidad básica: el capital social es un elemento atractivo para atraer inversores y otros agentes externos a tu empresa

9. Gastos

Los gastos incluyen cualquier compra que hagas con la intención de generar ingresos. Hay cuatro tipos principales de gastos, aunque algunos pueden pertenecer a más de una categoría por sus características particulares.

  • Gastos fijos: son los gastos constantes, como el pago de rentas de un edificio o salarios de los empleados. Estos gastos normalmente no se ven afectados por las ventas o tendencias de mercado.
  • Gastos variables: son los gastos que cambian dependiendo del rendimiento de la empresa, la producción, utilidades y el precio de materias primas. Los gastos de venta forman parte de este grupo.
  • Gastos acumulados: son los gastos que se registraron o reportaron en el libro contable, pero que todavía no han sido pagados. Se parecen mucho a las cuentas por pagar, pero hay algunas diferencias.
  • Gastos operativos: son los gastos necesarios para que una empresa genere productos o servicios para su negocio y así pueda obtener ingresos. Algunos gastos operativos pueden ser la nómina, utilidades, costos de producción entre otros.

10. Año fiscal

Un año fiscal es el periodo que una empresa utiliza para sus actividades contables. Las fechas de inicio y fin de tu año fiscal son determinadas por la empresa. Aunque algunos procesos pueden coincidir con el calendario, hay otros que variarán dependiendo del momento en que los contadores preparen los estados financieros.

11. GAAP

Los principios de contabilidad generalmente aceptada o PCGA (GAAP por sus siglas en inglés), se refieren a las reglas que son aceptadas por un amplio sector para realizar reportes financieros y de contabilidad. El cumplimiento de estos principios es particularmente importante para empresas que cotizan en la bolsa, ya que muchos inversores y prestamistas se basan, y confían, en los reportes que cumplen con estos principios para tomar decisiones.

12. Pasivos

Los pasivos son todo lo que debe tu empresa a corto o largo plazo. Entre ellos pueden estar el balance de tu tarjeta de crédito, la nómina de tus empleados, impuestos o préstamos.

13. Beneficio

En términos contables, el beneficio consiste en la diferencia que existe entre tus ingresos, el costo de bienes vendidos (COGS) y los gastos, incluidos los gastos operativos, intereses y costos de depreciación.

Tu empresa paga impuestos con base en el beneficio neto, por eso es importante planear el pago de manera proactiva para cumplir con las responsabilidades fiscales. Puedes hacerlo si te mantienes pendiente de las ganancias netas, guardando una parte de tus ingresos en una cuenta de ahorros o pagando los impuestos estimados de tu empresa cada trimestre.

14. Ingresos

Los ingresos se refieren a la cantidad total de dinero que has reunido a cambio de tus bienes o servicios antes de que se descuente cualquier gasto.

15. Margen bruto

El margen bruto (también conocido como ingreso bruto) se refiere al total de efectivo de tus ventas menos el costo de bienes vendidos (COGS). Este dato indica la sustentabilidad de tu empresa.

Contabilidad básica: cómo detectar la sustentabilidad de tu empresa, con el margen bruto

Aunque estos términos no representan la totalidad del vocabulario contable que conoce un especialista, te ayudarán a entender mejor en qué consiste todo el proceso contable de tu micro, pequeña o mediana empresa.

Principios de la contabilidad

Como te comentamos hace unos párrafos, existe una serie de principios o conceptos básicos involucrados en el proceso de registro y creación de análisis y reportes sobre la empresa.

Estas normas pueden cambiar de acuerdo con el contexto, pero hay 15 principios de contabilidad generalmente aceptados que son aplicables a nivel mundial. Te dejamos a continuación los principios para que conozcas más a fondo qué parámetros rigen la contaduría de una empresa.

Equidad

Es el principio más importante para la contabilidad empresarial. Establece que debe existir una equidad en el momento de la preparación de los documentos contables, es decir, que deben realizarse los cálculos y estados financieros de manera clara y objetiva, sin importar que haya intereses particulares de una empresa determinada en juego.

Entidad

También conocida como ente. Se refiere a los artículos u objetos enunciados en estados financieros en los que el propietario se considera un tercero. No debe confundirse con el concepto de persona.

Moneda denominador común

Es el recurso mediante el cual se nombra el patrimonio total en un estado financiero. Por poner un ejemplo, el patrimonio de herramientas, edificios o nombres de marca traducen su valor económico en una moneda específica para facilitar la realización de cálculos numéricos.

Normalmente, se utilizará como moneda la divisa del país correspondiente en el que se realizan los movimientos y actividad económica de una empresa.

Bienes económicos

Es el principio que establece que deben considerarse los bienes materiales e inmateriales; también traduce su valor (o realizar la valuación de estos) en términos monetarios con fines prácticos.

Devengado

Son las variaciones patrimoniales que deben tomarse en consideración cuando se calcula un resultado económico.

Periodo contable

Es también conocido simplemente como periodo: es el lapso que se establece entre una fecha y otra. Los principios mundiales suelen referirse al periodo como el lapso de doce meses y algunos también le nombran ejercicio.

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Valor de costo

Es el criterio de valuación utilizado para la obtención de las situaciones: estados financieros condicionados por el valor de costo. Además, es el costo que un producto debe tener en caso de que no haya otras normas o criterios que deban considerarse.

Negocio en marcha

Es también conocido como empresa en marcha. Este principio considera que todo organismo económico con vigencia y proyección en el plano financiero es un negocio en marcha.

Cualquier estado financiero que se realice hace referencia a una empresa en movimiento.

Partida doble

Es conocida también como dualidad económica. Es el principio que establece que para realizar la ecuación contable deben considerarse los dos aspectos de cada acontecimiento financiero (activos y pasivos).

Realización

Es el principio que enuncia que los resultados económicos se podrán registrar una vez que las leyes y prácticas comerciales (bajo las que se llevan a cabo las actividades financieras) lo concedan; es decir, cuando sean realizados. La realización necesita actuar en conjunto con el devengado.

Revelación suficiente

También conocido como exposición, este principio postula que los estados financieros deben tener toda la información necesaria para interpretar de un modo adecuado la situación y resultados financieros de la entidad o ente que aborda.

Prudencia

Es el principio que apela a que cuando haya dos valores para activos debe elegirse el más bajo. También postula que todas las pérdidas deben considerarse, mientras que las ganancias solo pueden contabilizarse una vez que se hayan realizado, o que se hayan aprobado a nivel contable.

Importancia relativa

También conocida como significación o materialidad, se refiere a que los contadores o actores contables utilicen el criterio más adecuado para resolver el registro y cálculo de documentos contables que no cuentan con datos precisos. Forma parte del postulado básico de integridad, junto con la moneda o común denominador y la prudencia.

Consistencia

También conocida como uniformidad, apela a los principios de valuación generales que se utilizan para formular los estados financieros de una entidad. Básicamente. alude a que deben considerarse las mismas normas y datos en todos los informes y ejercicios contables de una empresa o entidad.

Objetividad

Es el principio que postula que deben reconocerse los cambios en activos y pasivos dentro de los registros contables. También busca que se reconozcan y registren los cambios en el patrimonio neto. Mide cada cambio de manera objetiva, por lo que se traduce en términos monetarios dentro del parámetro de la moneda o común denominador utilizado.

Ahora que conoces los objetivos y principios de la contabilidad, vayamos a explicar más detalle de lo que se trata su aplicación empresarial.

La contabilidad es una disciplina compleja, pero puedes comenzar por conocer las buenas prácticas y elementos básicos para que realices las operaciones financieras que necesitas, cumplas con tus obligaciones legales y puedas tomar las mejores decisiones de negocio.

Nota: la siguiente es una vista panorámica de la contabilidad. Te recomendamos que hagas una investigación exhaustiva y, de ser posible, contactes o contrates a un contador profesional para asegurarte de que no dejes alguna obligación legal o financiera pendiente.

1. Abre una cuenta de banco vinculada a todas las sucursales de ventas

Lo primero que debes decidir sobre tu negocio es el lugar donde mantendrás el dinero. La decisión dependerá en parte de la estructura legal de tu empresa. Si tu negocio es una corporación, sociedad de responsabilidad limitada o una partnership, deberás tener cuentas de banco separadas para cada miembro; pero si eres el único propietario no necesitas hacer esto. De cualquier modo te recomendamos que separes tu cuenta personal de la empresarial.

Tener cuentas de banco separadas para los ingresos y gastos de tu empresa facilitará la contabilidad que deberás hacer, porque solo tendrás una cuenta que monitorear y podrás realizar todos los registros de movimientos en tus libros. También facilitará el pago de impuestos. Si eliges esta opción podrás estar tranquilo porque tus ingresos y gastos personales no se mezclarán con los de la empresa. Durante la época de declaración de impuestos conservar esta separación te ahorrará mucho tiempo y evitará que tengas problemas.

Busca un banco que tenga un sistema local robusto y ofrezca un buen servicio de banca en línea. Asegúrate de que el banco que elijas se integre con tus puntos de venta y otras necesidades tecnológicas. Normalmente requerirás inyectarle más dinero a una cuenta empresarial de banco para su mantenimiento y también deberás conservar una cantidad mínima mayor que en una cuenta personal. Observa y analiza estos números antes de que firmes con un banco o que elijas el tipo de cuenta.

Te recomendamos que abras dos cuentas: una cuenta de cheques y otra de ahorros. En la segunda puedes tener un dinero reservado para pagar impuestos y gastos no previstos. Y claro, antes de que abras una cuenta empresarial, es necesario que hayas registrado el nombre de tu empresa.

Por último, te recomendamos que tramites una tarjeta de crédito para negocios. Esto te ayudará a enfrentar gastos imprevistos y contribuirá a mejorar el historial crediticio de tu negocio. Si tu empresa pertenece a una sociedad o corporación, también deberá hacer una separación de tarjetas de crédito.

2. Categoriza los gastos por departamento

Las deducciones de impuestos son un beneficio increíble, pero también molesto para las empresas.

Muchos de los gastos de los negocios son deducciones a impuestos, es decir, gastos que se deducen de lo que debes en impuestos. Por ejemplo, si gastas 500 USD para un vuelo que te permitirá atender una conferencia de marketing, ese monto se resta del total de impuestos para ese año. ¿Cuál es el truco? Para reclamar esa deducción necesitas registrar el gasto.

Guardar, llenar y revisar los recibos en papel era una tarea que consumía mucho tiempo. Los emprendedores de ahora tienen una ventaja: software, aplicaciones y libros de registro en la nube han mejorado el registro de gastos y evitan guardar cientos de recibos que después tendrías que organizar.

Tener un registro organizado representa una gran ayuda, pero también necesitarás la documentación de apoyo. Aunque no podemos hablarte de todas las deducciones posibles, te dejamos una lista que te conviene mantener cerca para que puedas diferenciar cuándo tus gastos pueden servirte para las deducciones y cuándo no.

  • Propaganda y marketing: gastos como anuncios en redes sociales, las tarifas de alojamiento en servidores web y tarjetas de presentación.
  • Viáticos de negocio: incluye boletos de avión, hoteles y renta de automóviles.
  • Home office: gastos como wifi, equipo y teléfonos móviles.
  • Gastos relacionados con transporte: incluye la gasolina y las refacciones para el auto de tu empresa.
  • Comidas y entretenimiento: son los gastos que realizas en cafeterías o conciertos, siempre y cuando seas tú quien asista a ellos. Si alguien más va, eso se considera más bien un regalo.

En caso de que necesites apoyo para demostrar estos gastos, te recomendamos mantener los siguientes documentos. Si tienes dudas, conserva todo lo que puedas de la siguiente lista:

  • Tickets o recibos (en papel y digitales)
  • Estados de banco y estados de las tarjetas bancarias
  • Recibos (de teléfono, internet, luz, etc.)
  • Cheques cancelados
  • Facturas y documentos que comprueben un pago
  • Estados financieros realizados por tu contador o por tu software contable
  • Declaraciones de impuestos de años anteriores
  • Formularios o formas de impuestos sobre los ingresos

Una manera común en la que también puedes gestionar tus gastos es separar los gastos operativos: los de ventas, generales y administrativos.

Gastos operativos y gastos de ventas, generales y de administración

Algunas empresas también deciden combinar los gastos de las cuatro categorías que te acabamos de mencionar. Cualquiera de las dos decisiones es adecuada, pero para que conozcas a fondo lo que implica cada tipo de gasto y cuáles son las diferencias que existen entre los gastos operativos y los gastos generales, de venta y administrativos, te explicamos más a continuación.

  • Gastos operativos: están relacionados con tus gastos diarios y normalmente constituyen la mayoría de los desembolsos de una empresa. Por eso muchas empresas eligen incluir estos gastos con los demás.
    Los gastos operativos no están considerados dentro de los costos de bienes vendidos. Son más bien los costos que tienen que ver con la producción de bienes y servicios, como rentas, utilidades, seguros, gastos de inventario, salarios, impuestos por propiedades y viajes de negocio.
  • Los gastos de ventas, generales y administrativos se consideran como operaciones diarias del negocio y se registran en los estados de ingresos bajo la categoría de gastos. Estos tampoco se contemplan dentro de los COGS, porque no están asociados a un producto o servicio específico y no están asignados a ningún costo de manufactura.

Si se separan de los gastos operativos, los costos generales, de ventas y administrativos cubren rubros como contabilidad y gastos legales, promoción y anuncios, marketing y ventas; las utilidades y materiales que no están relacionados con manufactura y gastos generales corporativos, como los salarios de los asistentes ejecutivos y funcionarios corporativos.

3. Cumple con todos los impuestos: sobre la renta, salarios y otras retenciones

La contabilidad no es siempre un asunto sencillo. Por ello es importante tener en cuenta otro término que se refiere al registro diario, la categorización y conciliación de transacciones (verificar gastos, ingresos y otros procesos con recibos y otros documentos). El bookkeeping (que se traduce simplemente como contabilidad) es el proceso que te permite gastar y generar dinero con un registro consistente.

El bookkeeping es una tarea en constante proceso. Técnicamente deberías hacerla diariamente, pero sabemos que otras actividades pueden impedir que le dediques este tiempo. Por ello te sugerimos que te pongas al corriente con el registro al menos cada mes. De esta manera podrás mantenerte al pendiente de la cantidad de ingresos, gastos y rendimiento general de tu empresa.

Antes de que te comentemos con detalle cómo realizarlo, te presentamos los dos métodos principales para hacer bookkeping.

Contabilidad con base en efectivo

El método de contabilidad que considera el efectivo reconoce los ingresos y gastos desde el día en que se recibió o entregó el efectivo. Este método es el más viable por su sencillez para micro y pequeñas empresas, porque no necesitarás registrar tus cuentas a pagar o los pagarés de otros relacionados con tu empresa. Además, refleja si la cantidad de dinero está o no en tu cuenta en el momento actual.

Contabilidad con base en la acumulación

El método con base en la acumulación reconoce los ingresos y gastos desde el día en que se realiza la operación de pago o cobro, independientemente de si ya se recibió el pago o cobro. Este método es el más utilizado por su exactitud. Algunos incluso conocen este método como contabilidad de precisión.

Lo único que no muestra este método de contabilidad es el efectivo que fluye: un negocio puede parecer exitoso pero tener 0 USD en el banco. Si los ingresos anuales de una empresa exceden los 5 millones de USD, se necesita utilizar el método de contabilidad con base en la acumulación.

Ahora te contaremos sobre cómo puedes llevar a cabo el bookkeeping.

  • Puedes mantener tus libros de registro en una hoja de cálculo, puede ser de Excel o Google Sheets. Este método es el indicado para personas o pequeñas empresas con presupuestos bajos. Puedes bajar una plantilla de libro si lo que necesitas es ayuda para darle estructura a tu información.
  • Puedes asignarle el trabajo de registro a un contador freelance o contratar un servicio de contabilidad para que realice el registro.
  • Puedes contratar un contador de tiempo completo, si tu presupuesto y ancho de banda te lo permiten.
  • Puedes utilizar un software para realizar el bookkeeping y los procesos de registro. Te sugerimos Bench, Manager.io, Quickbooks, Freshbooks o Xero. No te preocupes si ninguna de estas opciones te convence; puedes buscar otras alternativas de software gratuito para realizar la contabilidad de tu empresa.

4. Configura un programa de nómina

¿Planeas contratar empleados o pagar por trabajadores independientes? Tal vez estás trabajando por tu cuenta por ahora, pero consideras expandirte en un futuro. Independientemente del estado de tu negocio, necesitas entender y establecer un programa de nómina.

La nómina es otro de los elementos tediosos de la contabilidad; afortunadamente hay mucho software que puede ayudarte. Puedes entrar y revisar las soluciones que te ofrecen plataformas como Gusto, Zenefits o Intuit Quickbooks Payroll.

Empleados y contratistas o trabajadores independientes se clasifican de una manera diferente y le proporcionan a tu empresa distintas configuraciones para deducir impuestos. A continuación te mostramos cómo funciona.

Nómina de empleados

Puedes deducir los salarios de tus empleados de tus impuestos (incluidos los bonos por comisión), gastos en formación de tus empleados y el pago de beneficio de tus empleados; por ejemplo, seguros de accidentes, gastos médicos, asistencia para la adopción, seguros de vida y otros.

También puedes deducir los impuestos de la nómina. Corresponden a los que pagas a nombre tus empleados, como seguros médicos y seguridad social, así como impuestos federales y estatales que cubren el seguro de desempleo.

Nómina de trabajadores independientes

Son los trabajadores independientes, como freelancers, consultores y otros expertos contratados bajo un esquema de outsourcing, que no son empleados formales de tu empresa. Con ellos no pagas beneficios ni retienes los impuestos a su nombre.

Un formato como el 1099 de EE. UU., o su equivalente en cada país, le dice al gobierno cuánto gastas para contratar los servicios de un empleado externo (como su número de seguridad social o un número de identificación de empleado) y así podrás escribir esta cantidad en tu retorno de impuestos; y ellos, por su parte, podrán asumir la carga fiscal en su declaración.

5. Identifica el método más conveniente para recibir pagos con base en tus necesidades

Ya te hablamos sobre los métodos que puedes elegir para pagarles a empleados y trabajadores independientes. Hablemos ahora sobre los métodos para recibir dinero por tus bienes y servicios.

La manera en que almacenas dinero es normalmente el sistema de pago. Ya sea que ofrezcas servicios de manera independiente, establezcas una tienda en un mercado local o estés comenzando un negocio global de tiendas en línea, necesitas tener una manera sencilla y legal de almacenar el dinero que ganas.

El método que elijas podrá variar dependiendo del rubro de tu empresa. Te mostramos algunas de las opciones entre las que puedes escoger.

Sistema de pago para proveedores de servicios

Si eres un proveedor de servicios online (como un redactor freelance) es probable que pocas veces veas a tus clientes en persona. Por ello la mejor opción para ti sería recibir los pagos a través de un sistema de pagos en línea.

PayPal es la opción más popular para almacenar pagos para este tipo de trabajadores o empresas. También puedes utilizar software como Wave, Xero o Bench. Con estas herramientas no solo podrás hacer facturas para clientes, sino que también puedes realizar el proceso de bookkeeping, nómina y otras tareas contables. De cualquier manera, son herramientas que cobran tarifas por estos servicios, por lo que te conviene tenerlas en consideración cuando tomes la decisión.

Otra manera de almacenar pagos es a través de aplicaciones para teléfonos móviles como Venmo o Square Cash. Solo asegúrate de enviar una factura como prueba de que recibiste el pago. Por último, puedes recibir tus pagos a través de cheques. Es una opción menos rápida que cualquier tipo de transferencia electrónica, pero es útil. Recuerda enviar una factura cuando recibas el pago también en este caso.

Sistema de pago para negocios con tienda física

Recolectar dinero en persona (en una caja registradora o una tienda) puede llegar a ser bastante oneroso. Desde el equipo, las tasas que cobran varias tarjetas hasta el manejo físico del efectivo, puede convertirse en una molestia. Afortunadamente Square y PayPal facilitan estos procesos, gracias a los programas para dispositivos móviles que aceptan pagos con tarjeta. Estos programas les envían recibos a tus clientes, cumplen la función de comparar y agrupar las transacciones con las facturas y se hacen cargo de las devoluciones, si lo necesitas.

Claro que si esperas recibir un alto flujo de ventas diarias, te recomendamos elegir un sistema de pago más eficiente y conseguir equipo más confiable, como una caja registradora y un lector especial para las tarjetas.

Tanto Square como PayPal pueden manejarse con estas herramientas adicionales, solo que necesitarás configurar una cuenta de vendedor con tu banco. Esta cuenta tendrá el rol de intermediario entre tu sistema de pago y la cuenta de banco principal.

Sistema de pago para tiendas electrónicas

Plataformas como Shopify, BigCommerce o WooCommerce te ofrecen soluciones de sistemas de pago para tu tienda en línea. Son los métodos más sencillos que puedes considerar si tu negocio entra en esta categoría, ya que se integran con tu sitio web. También puedes utilizar una infraestructura de terceros como Stripe.

6. Entiende cuáles son las obligaciones fiscales que debes cumplir de acuerdo con el tipo de empresa que tienes

Los impuestos son una obligación que no puedes eludir. Afortunadamente, para ello te puedes preparar de una manera sencilla. Lo mejor es que investigues y te informes sobre las obligaciones fiscales que tiene que cumplir tu empresa, mantener registros puntuales y hacer a un lado los ingresos, o pagar por adelantado los impuestos de cada trimestre.

Pagar impuestos si eres un negocio pequeño es un poco más difícil que hacerlo como persona. La cantidad y tipo de impuestos que acumules dependerá de varios factores: la estructura legal de tu empresa, si tienes empleados o no (y cuántos) y si recaudas impuestos sobre las ventas.

Esta parte de la contabilidad es particularmente tediosa, por lo que te recomendamos que trabajes con un profesional para asegurarte de que tu negocio esté cumpliendo con todas sus obligaciones de la manera más adecuada. Recuerda que el cumplimiento de estas obligaciones, junto con otros aspectos como el flujo de caja, son elementos determinantes para incentivar la participación de inversores en tu empresa.

7. Revisa y evalúa de forma periódica tus procesos

De la misma manera en que buscas revisar y evaluar otros procesos y estrategias para tu negocio, debes hacerlo con los procesos y métodos contables. Siempre debes tener un proceso de contabilidad controlado para tu empresa. Como lo has aprendido a través de las secciones anteriores, es un aspecto esencial para la salud de tu empresa

La frecuencia con la que revises y evalúes tus métodos estará determinada por las características específicas de tu negocio. De cualquier manera, te recomendamos que realices una auditoría al final de cada mes, trimestre y año. De esta forma los pequeños detalles no se escaparán entre la acumulación de datos y documentos que, de otro modo, podrían convertirse en un asunto muy difícil de analizar.

Si la naturaleza de tu empresa es estacional, puedes adoptar diferentes elementos de análisis, como la frecuencia con que se realizan las evaluaciones. Por ejemplo, tal vez necesites hacer más revisiones de tu proceso contable durante las temporadas altas y menos durante los meses de temporada baja.

8. Consulta con un profesional de la contabilidad o con un contador público certificado

Así como es importante entender la contabilidad empresarial, también considera que es un proceso que no necesitas hacer por tu cuenta. Para ello hay profesionales y contadores públicos certificados.

Si tu presupuesto te lo permite, te recomendamos que contrates a un profesional para que se haga cargo de tu contabilidad. Aquí te dejamos algunos consejos para un eficaz proceso de contratación de personal contable:

  • Pregunta por una recomendación a un amigo cercano o a otro emprendedor. Si eres parte de un grupo de negocios o una corporación, solicítales recomendaciones.
  • Utiliza el directorio de contadores públicos certificados.
  • Utiliza las páginas amarillas y recomendaciones para contactar a profesionales locales.

Sin importar a quién elijas, te recomendamos leer varias reseñas y testimonios. Pregúntales por su experiencia en el giro de tu negocio, las tarifas y servicios que ofrecen. También asegúrate de que te sientas cómodo con la manera y tiempos en que te comunicarás con tu futuro contador antes de firmar. Establece tus expectativas como una prioridad.

Por último, si tienes los fondos, contrata a un contador exclusivo para tu empresa. Esta siempre será la mejor solución, ya que así tendrás a una sola persona a cargo de la contabilidad de tu negocio, ya sea que lo contrates por tiempo completo o de manera independiente.

La contabilidad empresarial debe parecerte una montaña imposible de escalar, pero es un viaje que vale la pena. Conocer sobre contabilidad te ayudará a ver el panorama completo de tu negocio y tendrá un efecto importante en tus decisiones empresariales y financieras.

Ya sea que elijas un software de contabilidad o que contrates a un profesional, los conceptos y consejos de esta guía te ayudarán a aprender sobre la contaduría y a dominar lo básico. No esperes más y empieza. Tu negocio te lo agradecerá.

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Publicado originalmente el 26 de septiembre de 2022, actualizado el 26 de septiembre de 2022

Topics:

Contabilidad