Mientras que una experiencia de ventas de servicios o productos intangibles puede ser fácil de manejar sin un proceso estricto de contabilidad y registro, las cosas cambian cuando tienes un negocio que vende productos físicos.

Incluso cuando se trata de servicios, llevar a cabo un proceso formal de contabilidad te servirá para mejorar la productividad y el desarrollo de tu empresa. Pero para ello hay que entender todos los conceptos básicos de la contabilidad.

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Tal vez tu negocio no tenga nada que ver con los números (y quizá sean tu dolor de cabeza), pero como emprendedor o especialista en marketing no puedes pasar por alto este aspecto de la administración de tu empresa y mucho menos aquellos asuntos que se relacionan también con el ámbito legal.

Tendrás que aprender los rudimentos básicos de contaduría. Aunque al principio pueda parecerte complicado, con el tiempo verás que no lo es tanto. Te sentirás mucho mejor cuando logres entender procesos cruciales de tu negocio y hayas aprendido a utilizar ciertas herramientas que mejorarán la toma de decisiones para tu empresa.

Por eso hemos escrito esta guía para facilitar la comprensión del tema. Verás que después de leerla te sentirás preparado para hacerte cargo de los procesos contables de tu negocio o que podrás encontrar más fácilmente a alguien que sea capaz de realizar la labor.

Sabemos que el proceso de comprensión de estos temas puede llevarte bastante tiempo, por eso te recomendamos añadir esta página a tu sitio de marcadores o favoritos para que puedas leer con calma cada una de las secciones y todos los conceptos te queden completamente claros.

¿Por qué importa la contabilidad?

Si tienes a un profesional de la contabilidad a cargo de este aspecto de tu empresa, tal vez estés pensando que no tiene mucho sentido que tú la conozcas. Lo cierto es que tener conocimientos sobre contabilidad sin duda generará un cambio positivo en tu negocio a largo plazo.

El motivo principal por el que debes interesarte en conocer, aunque sea los conceptos básicos de la contabilidad, tiene que ver con que esta información te permitirá mejorar la gestión y administración de tus recursos económicos y humanos.

Y aunque sabemos que esta guía no es un curso de contabilidad ni te convertirá en un profesional contable, sin duda la información que te presentaremos tendrá efectos positivos a corto, mediano y largo plazo. También cuando quieras invertir en el desarrollo de tu empresa sin duda encontrarás con mayor facilidad el momento adecuado y emprenderás con mayor certeza.

Objetivos de la contabilidad

Ahora bien, el objetivo principal de la contabilidad empresarial (más allá del beneficio que puede darte como emprendedor) tiene que ver con mejorar la gestión de tus recursos económicos, humanos, materiales e intangibles. Así como llevar un registro claro de todas las transacciones que realiza tu empresa a lo largo de su actividad comercial: desde inversiones hasta alianzas, compras, beneficios y ganancias.

En términos más explícitos, la contabilidad empresarial busca:

  • Establecer un sistema ordenado y sistemático del ámbito contable.
  • Llevar un registro puntual de los movimientos económicos y financieros.
  • Ser capaz de brindar información financiera certera.
  • Facilitar la consulta de cualquier transacción o movimiento.
  • Analizar la eficacia de los movimientos y estrategias financieras llevados a cabo.
  • Clasificar las operaciones y movimientos financieros y económicos.
  • Realizar estimaciones predictivas sobre el flujo o estancamiento monetario.

Documentos básicos de la contabilidad empresarial

Independientemente de quién gestione la contabilidad de tu empresa, es importante que entiendas los elementos básicos de esta rama. Si puedes leer y preparar los documentos básicos que te presentaremos a continuación, entenderás mejor el rendimiento de tu negocio y su salud financiera. Como resultado podrás tener buen control de tu negocio y tomar mejores decisiones a nivel financiero.

  • Estado de ingresos: permite que conozcas el rendimiento de tu empresa y también te hace consciente de la cantidad de dinero que tu negocio ha perdido o ganado.
  • Hoja de balance: es una perspectiva panorámica del estado financiero de tu empresa en un momento determinado. Una hoja de balance te permitirá conocer y nombrar las ganancias retenidas, o la suma de rendimiento que has reinvertido en tu negocio más allá de haberla distribuido entre tus inversores.
  • Estados de pérdidas y ganancias: es una vista general de las ganancias y gastos que ha tenido tu negocio durante un periodo determinado: mensual, trimestral o anual. Dependiendo de la zona geográfica, este cálculo también ser verá en tu Anexo fiscal C.
  • Estado de caja de flujo: analiza las actividades operativas, financieras y de inversión de tu empresa. También muestra cómo y cuándo estás recibiendo y gastando efectivo.
  • Reconciliación bancaria: compara los gastos de efectivo con los estados generales de tu cuenta bancaria empresarial y te ayuda a mantener un registro consistente de tu negocio. Es también el documento que necesitarás para reconciliar tu libro de balance con tu saldo bancario en efectivo.

Independientemente de si trabajas con un profesional contable, los cálculos y documentos que te acabamos de presentar te darán un panorama general y te ayudarán a entender mejor los números de rendimiento de tu empresa.

Tipos de contabilidad

Ahora que conoces estos elementos básicos de la contabilidad empresarial, podemos pasar a contarte sobre los tres tipos principales de contabilidad en el rubro de la contabilidad empresarial:

  • Contabilidad financiera
  • Contabilidad fiscal
  • Contabilidad administrativa

Te explicamos a detalle a continuación en qué consiste cada tipo de contabilidad.

Contabilidad financiera

Registra datos cuantitativos de manera estructurada y crea dos documentos principales, mediante los cuales las instituciones bancarias o inversores interesados se enteran del estado financiero de la empresa en cuestión: balance de situación u hoja de balance y estado de pérdidas y ganancias.

Contabilidad fiscal

Es la contabilidad que se encarga de compilar y preparar la información necesaria para que una empresa o negocio cumpla con las obligaciones o tributos fiscales. Para este tipo de contabilidad es necesario conocer los requisitos fiscales que cada legislación requiera. Las obligaciones fiscales en distintos países pueden variar en cuanto a tasas, porcentajes y otros aspectos que se definen de acuerdo con el marco legal que cada contexto propone para las empresas.

Contabilidad administrativa

Este es el tipo de contabilidad que se encarga de analizar las transacciones y cifras de una empresa para mejorar el rendimiento y desarrollo. Algunos consideran que maneja la misma información que la contabilidad financiera, pero que lo hace a nivel interno, es decir, los datos que registra y analiza tienen uso dentro de la empresa.

Aunque parte de esta afirmación es cierta, en realidad la contabilidad administrativa considera muchos datos más que la contabilidad financiera, justamente porque hay ciertos números que los actores externos en una empresa no pueden conocer. La información que se proporciona en esta contabilidad es de suma utilidad para llevar a cabo procesos de toma de decisiones más atinados.

Términos básicos de contabilidad empresarial

A continuación te presentamos quince términos que te ayudarán a consolidar las bases para que tengas una buena noción general de la contabilidad en tu empresa. Tal vez muchos de ellos no se utilicen todavía en tu negocio, pero es importante que tengas un panorama general de la contabilidad en caso de que tu empresa se expanda o incursione en otros mercados.

1. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Las cuentas por cobrar son el efectivo que la gente te debe por los productos o servicios que ofreces. Se considera como un activo en la hoja de balance. Las cuentas por pagar, por su parte, son el dinero que le debes a otros y se considera un pasivo dentro de tu hoja de balance.

2. Acumulaciones

Son los créditos y deudas que has registrado y que aún no terminas de pagar. Puede tratarse de ventas que terminaste, pero todavía no has completado el pago. También pueden ser gastos que hiciste, pero que sigues sin pagar.

3. Activos

Los activos o bienes son todo lo que tu empresa posee, tangible e intangible. Tus activos pueden incluir efectivo, herramientas, propiedades, derechos de autor, patentes y marcas registradas.

4. Velocidad de combustión

La velocidad de combustión se refiere a la velocidad con la que tu empresa gasta dinero. Es un componente crucial cuando estás calculando y gestionando tu flujo de caja.

Para calcular la velocidad de combustión de tu empresa, escoge un periodo determinado de tiempo (un trimestre o un año), sustrae la cantidad de efectivo que tienes al final del periodo a la cantidad de efectivo que tenías al principio. Después divide ese número entre los meses de ese lapso.

5. Capital

El capital se refiere al dinero o efectivo que tienes para invertir o gastar en el desarrollo de tu negocio. Algunos también se refieren a este como capital laboral. De cualquier manera, son los fondos a los que puedes acceder (efectivo en una cuenta de banco, por ejemplo) que no contemplan los activos o pasivos.

6. Costo de bienes vendidos

Los costos de bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) se refieren a la cantidad de efectivo que gastas para crear tus productos o servicios.

Los costos de bienes vendidos serán el primer gasto que verás en el estado de ganancias y pérdidas. Es un componente crucial cuando estás calculando el margen bruto. Reducir el COGS te ayudará a aumentar el beneficio sin incrementar el número de ventas.

Contabilidad básica, cómo aumentar el beneficio de una empresa: reduciendo el costo de producción

7. Depreciación

La depreciación se refiere a la disminución del valor de tus activos en un periodo. Es importante para la actividad fiscal, ya que la depreciación de grandes activos de tu empresa puede afectar a la capacidad de generación de dinero. Más adelante te contaremos a detalle sobre gastos y cancelaciones de impuestos.

8. Capital social

El capital social se refiere a la cantidad de dinero que invirtieron los dueños de una empresa. También se consideran otros elementos dentro del capital social, como la energía, tiempo y otros recursos intangibles.

El capital social también puede ser definido como la diferencia entre tus activos y pasivos, es decir, la relación entre lo que te pertenece y lo que debes.

Un negocio con capital social saludable es atractivo para inversores potenciales, prestamistas y compradores. Los inversores y analistas también revisarán el beneficio bruto de explotación calculado antes de la deducibilidad de gastos financieros (EBITDA, por sus siglas en inglés) de tu empresa.

Contabilidad básica: el capital social es un elemento atractivo para atraer inversores y otros agentes externos a tu empresa

9. Gastos

Los gastos incluyen cualquier compra que hagas con la intención de generar ingresos. Hay cuatro tipos principales de gastos, aunque algunos pueden pertenecer a más de una categoría por sus características particulares.

  • Gastos fijos: son los gastos constantes, como el pago de rentas de un edificio o salarios de empleados. Estos gastos normalmente no se ven afectados por las ventas o tendencias de mercado.
  • Gastos variables: son los gastos que cambian dependiendo del rendimiento de la empresa, la producción, utilidades y el precio de materias primas.
  • Gastos acumulados: son los gastos que se registraron o reportaron en el libro contable, pero que todavía no han sido pagados. Se parecen mucho a las cuentas por pagar, pero hay algunas diferencias.
  • Gastos operativos: son los gastos necesarios para que una empresa genere productos o servicios para su negocio y así pueda obtener ingresos. Algunos gastos operativos pueden ser la nómina, utilidades, costos de producción entre otros.

10. Año fiscal

Un año fiscal es el periodo que una empresa utiliza para sus actividades contables. Las fechas de inicio y fin de tu año fiscal son determinadas por la empresa. Aunque algunos procesos pueden coincidir en el calendario, hay otros que variarán dependiendo del momento en que los contadores preparen los estados financieros.

11. GAAP

Los principios de contabilidad generalmente aceptada, PCGA (o GAAP por sus siglas en inglés), se refieren a las reglas que son aceptadas por un amplio sector para realizar reportes financieros y de contabilidad. El cumplimiento de estos principios es particularmente importante para empresas que cotizan en la bolsa, ya que muchos inversores y prestamistas se basan, y confían, en los reportes  que cumplen con estos principios para tomar decisiones.

12. Pasivos

Los pasivos son todo lo que debe tu empresa a corto o largo plazo. Entre los pasivos puede estar el balance de tu tarjeta de crédito, la nómina de tus empleados, impuestos o préstamos.

13. Beneficio

En términos contables el beneficio es la diferencia que existe entre tus ingresos, el costo de bienes vendidos (COGS) y los gastos, incluidos los gastos operativos, intereses y costos de depreciación.

Tú (o tu empresa) pagas impuestos con base en el beneficio neto, por eso es importante planear el pago de manera proactiva para cumplir con las responsabilidades fiscales. Puedes hacerlo si te mantienes pendiente de las ganancias netas, guardando una parte de tus ingresos en una cuenta de ahorros o pagando los impuestos estimados de tu empresa cada trimestre.

14. Ingresos

Los ingresos se refieren a la cantidad total de dinero que logras reunir a cambio de tus bienes o servicios antes de que se descuente cualquier gasto.

15. Margen bruto

El margen bruto (también conocido como ingreso bruto) se refiere al total de efectivo de tus ventas menos el costo de bienes vendidos (COGS). Este dato indica la sustentabilidad de tu empresa.

Contabilidad básica: cómo detectar la sustentabilidad de tu empresa, con el margen bruto

Aunque estos términos no representan la totalidad del vocabulario contable que conoce un especialista, te ayudarán a entender mejor cómo se hace todo el proceso contable de tu micro, pequeña o mediana empresa.

Principios de la contabilidad

Como te comentamos hace unos párrafos, existe una serie de principios o conceptos básicos durante el proceso de registro y creación de análisis y reportes sobre la empresa.

Estas normas pueden cambiar de acuerdo con el contexto, pero hay 15 principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP o PCGA por sus siglas) que son aplicables a nivel mundial. Te dejamos a continuación los principios para que conozcas más a fondo con qué parámetros debe hacerse la contaduría de una empresa.

Equidad

Es el principio más importante para la contabilidad empresarial y establece que debe existir una equidad en el momento de la preparación de los documentos contables, es decir, que deben realizarse los cálculos y estados financieros de manera clara y objetiva, sin importar que haya intereses particulares de una empresa determinada en juego.

Entidad

También conocido como ente. Se refiere a los artículos u objetos enunciados en estados financieros en los que el propietario se considera un tercero. No debe confundirse con el concepto de persona.

Moneda denominador común

Es el recurso mediante el cual se nombra el patrimonio total en un estado financiero. Por poner un ejemplo, tanto el patrimonio de herramientas, edificios o nombres de marca traducen su valor económico en una moneda específica para facilitar la realización de cálculos numéricos.

Normalmente se utilizará como moneda la divisa del país correspondiente en que se realizan los movimientos y actividad económica de una empresa.

Bienes económicos

Es el principio que establece que deben considerarse los bienes materiales e inmateriales; también traduce su valor (o realizar la valuación de estos) en términos monetarios con fines prácticos.

Devengado

Son las variaciones patrimoniales que se deben tomar en consideración cuando se calcula un resultado económico.

Periodo contable

También conocido simplemente como periodo. Es el lapso que se establece entre una fecha y otra. Los principios mundiales suelen referirse al periodo como el lapso de doce meses y algunos también le nombran ejercicio.

Valor de costo

Este es el criterio de valuación utilizado para la obtención de las situaciones: estados financieros condicionados por el valor de costo. Además, es el costo que un producto debe tener en caso de que no haya otras normas o criterios que deban considerarse.

Negocio en marcha

También conocido como empresa en marcha. Este principio considera que todo organismo económico con vigencia y proyección en el plano financiero es un negocio en marcha.

Cualquier estado financiero que se realice hace referencia a una empresa en marcha.

Partida doble

Es conocida también como dualidad económica. Es el principio que establece que para realizar la ecuación contable deben considerarse los dos aspectos de cada acontecimiento financiero (activos y pasivos).

Realización

Es el principio que nombra que los resultados económicos se podrán registrar una vez que las leyes y prácticas comerciales (bajo las que se llevan a cabo las actividades financieras) lo concedan; es decir, cuando sean realizados.

De acuerdo con los postulados básicos (que surgen de los principios contables vistos desde la perspectiva global) la realización necesita actuar en conjunto con el devengado.

Revelación suficiente

También conocido como exposición, este principio postula que los estados financieros deben tener toda la información necesaria para interpretar financieramente de un modo adecuado la situación y resultados financieros de la entidad o ente que aborda.

Prudencia

Es el principio que apela a que cuando haya dos valores para activos debe elegirse el más bajo. También postula que todas las pérdidas deben considerarse, mientras que las ganancias solo pueden contabilizarse una vez que se hayan realizado, o que se hayan aprobado a nivel contable.

Importancia relativa

También conocida como significación o materialidad, apela a que los contadores o actores contables utilicen el criterio más adecuado para resolver el registro y cálculo de documentos contables que no cuentan con datos precisos. Forma parte del postulado básico de integridad, junto con la moneda o común denominador y la prudencia.

Consistencia

Es también conocida como uniformidad y apela a los principios de valuación generales que se utilizan para formular los estados financieros de una entidad. Básicamente hace referencia a que deben de considerarse las mismas normas y datos en todos los informes y ejercicios contables de una empresa o entidad.

Objetividad

Es el principio que postula que deben reconocerse los cambios en activos y pasivos dentro de los registros contables. También busca que se reconozcan y registren los cambios en el patrimonio neto. Se busca medir cada cambio de manera objetiva, por lo que se traduce en términos monetarios dentro del parámetro de la moneda o común denominador utilizado.

Ahora que conoces los objetivos y principios de la contabilidad, vayamos a explicar más detalle de lo que se trata su aplicación empresarial.

La contabilidad es una disciplina compleja, pero no necesitas conocer todo sobre la materia para mantener un buen manejo del aspecto contable de tu empresa. Basta con que conozcas las mejores prácticas y elementos básicos para que realices las operaciones financieras que necesitas, cumplas con tus obligaciones legales y para que puedas tomar mejores decisiones de negocio.

Sin importar que hayas emprendido un negocio por primera vez o seas un veterano del emprendimiento, los siguientes ocho pasos te introducirán al proceso de contabilidad para empresas micro, pequeñas y medianas. Con ellos podrás planear una manera de escalar más organizada y potenciar el desarrollo de un modo sustentable.

Nota: La siguiente es una vista panorámica de la contabilidad. Te recomendamos que hagas una investigación exhaustiva y, de ser posible, que contactes o contrates a un contador profesional para asegurarte de que no dejes alguna obligación legal o financiera pendiente.

1. Abre una cuenta de banco vinculada a todas las sucursales de ventas.

Lo primero que debes decidir sobre tu negocio es dónde mantendrás el dinero. La decisión dependerá en parte de la estructura legal que tenga tu empresa. Si tu negocio es una corporación, sociedad de responsabilidad limitada o una partnership, deberás tener cuentas de banco separadas para cada miembro; pero si eres el único propietario no necesitas hacer esto. De cualquier modo te recomendamos que separes tu cuenta personal de la empresarial.

Tener cuentas de banco separadas para los ingresos y gastos de tu empresa facilitará la contabilidad que tendrás que hacer, porque solo tendrás una cuenta que monitorear y podrás realizar todos los registros de movimientos en tus libros. También se hará más fácil el pago de impuestos. Si eliges esta opción podrás estar tranquilo porque tus ingresos y gastos personales no se mezclarán con los de la empresa. Durante la época de declaración de impuestos tener esta separación te ahorrará mucho tiempo y evitará que tengas problemas.

Busca un banco que tenga un sistema local robusto, pero que también ofrezca buen servicio de banca en línea. También es conveniente que te asegures de que el banco que elijas pueda integrarse con tus puntos de venta y otras necesidades tecnológicas. Normalmente requerirás inyectarle más dinero a una cuenta empresarial de banco para su mantenimiento y también deberás conservar una cantidad mínima mayor que con una cuenta personal. Observa y analiza estos números antes de que firmes con un banco o de que elijas el tipo de cuenta.

Te recomendamos que abras dos cuentas: una cuenta de cheques y otra de ahorros. En la segunda puedes tener un dinero reservado para pagar impuestos y gastos no previstos. Y claro, antes de que abras una cuenta empresarial, es necesario que tengas el nombre de tu empresa registrado.

Por último, te recomendamos que tramites una tarjeta de crédito para negocios. Esto te ayudará a enfrentar gastos imprevistos y también contribuirá a mejorar el historial crediticio de tu negocio. Si tu empresa pertenece a una sociedad o corporación, también deberá hacer una separación de tarjetas de crédito.

2. Categoriza los gastos por departamento.

Las deducciones de impuestos son un beneficio increíble, pero también molesto en las empresas.

Muchos de los gastos de los negocios son deducciones a impuestos, es decir, gastos que se deducen de lo que debes en impuestos. Por ejemplo, si gastas 500 USD para un vuelo que te permitirá atender una conferencia de marketing, esos 500 USD se restan del total de impuestos para ese año. ¿Cuál es el truco? Para reclamar esa deducción necesitas registrar el gasto.

Históricamente, guardar, llenar y revisar los recibos en papel era una tarea que consumía mucho tiempo. Los emprendedores de ahora tienen una ventaja: software, aplicaciones y libros de registro en la nube han mejorado el registro de gasto y evitan guardar cientos de recibos que después tendrán que organizar. Revisa las herramientas que te ofrecen Rydoo, Expensify, Zoho Expense o Shoeboxed para que gestiones tus gastos y puedas deducir más fácilmente después.

Tener un registro organizado es de gran ayuda, pero también necesitarás la documentación de apoyo. Aunque no podemos hablarte de todas las deducciones posibles, te dejamos una lista que te conviene mantener cerca para que puedas distinguir cuándo tus gastos pueden servirte para las deducciones y cuándo no.

  • Propaganda y marketing: gastos como anuncios en redes sociales, las tarifas de alojamiento en servidores web y tarjetas de presentación.
  • Turismo de negocio: incluye boletos de avión, hoteles y renta de automóviles.
  • Home office: gastos como Wi-Fi, equipo y teléfonos móviles.
  • Gastos relacionados con transporte: incluye gastos como gasolina y refacciones para el coche de tu empresa.
  • Comidas y entretenimiento: como los gastos que realizas en cafeterías o conciertos, siempre y cuando seas tú quien asista a ellos. Si alguien más va, eso se considera más bien un regalo.

En caso de que necesites apoyo para demostrar estos gastos, te recomendamos mantener los siguientes documentos. Si dudas, conserva todo lo que puedas de la siguiente lista.

  • Tickets o recibos (en papel y digitales).
  • Estados de banco y estados de las tarjetas bancarias.
  • Recibos (de teléfono, internet, luz, etc.).
  • Cheques cancelados.
  • Facturas y documentos que prueben un pago.
  • Estados financieros realizados por tu contador o por tu software contable.
  • Declaraciones de impuestos de años anteriores.
  • Formularios o formas de impuestos sobre los ingresos (como W-2, W-4, 1040, 1040-SR, entre otros; o los que se requieran en tu país de origen).

Una manera común en la que también puedes gestionar tus gastos es separar los gastos operativos, los de ventas, generales y administrativos.

Gastos operativos y gastos de ventas, generales y de administración

Algunas empresas también deciden combinar los gastos de las cuatro categorías que te acabamos de mencionar. Cualquiera de las dos decisiones es adecuada, pero para que conozcas a fondo lo que implica cada tipo de gasto y cuáles son las diferencias que existen entre los gastos operativos y los gastos generales, de venta y administrativos, te explicamos más a continuación.

  • Gastos operativos: están relacionados con tus gastos diarios y normalmente constituyen la mayor parte de gastos de una empresa. Por eso muchas empresas eligen incluir estos gastos con los demás.
    Los gastos operativos no están considerados dentro de los costos de bienes vendidos (COGS). Estos son más bien los costos que tienen que ver con la producción de bienes y servicios, como rentas, utilidades, seguros, gastos de inventario, salarios, impuestos por propiedades y viajes de negocio.
  • Los gastos de ventas, generales y administrativos (SG&A, por sus siglas en inglés) se consideran como operaciones diarias del negocio y se registran en los estados de ingresos bajo la categoría de gastos.
    Estos gastos tampoco se contemplan dentro de los COGS, porque no están asociados a un producto o servicio específico y no están asignados a ningún costo de manufactura.

Si se separan de los gastos operativos, los costos generales, de ventas y administrativos cubren rubros como contabilidad y gastos legales, promoción y anuncios, marketing y ventas; las utilidades y materiales que no están relacionados con manufactura y gastos generales corporativos, como salarios de asistentes ejecutivos y funcionarios corporativos.

3. Cumple con todos los impuestos: sobre la renta, salarios y otras retenciones.

La contabilidad no es siempre un asunto sencillo. Por ello es importante tener en cuenta otro término que se refiere al registro diario, la categorización y conciliación de transacciones (verificar gastos, ingresos y otros procesos con recibos y otros documentos). El bookkeeping (que se traduce simplemente como contabilidad) es el proceso que te permite gastar y generar dinero con un registro consistente.

El bookkeeping es una tarea en constante proceso. Técnicamente deberías hacerlo diario, pero sabemos que otras actividades pueden impedir que le dediques este tiempo. Por ello te sugerimos que te pongas al corriente con el registro al menos cada mes. De esta manera podrás mantenerte al pendiente de la cantidad de ingresos, gastos y rendimiento general de tu empresa.

Antes de que te comentemos con detalle cómo realizar el bookkeeping, te presentamos los dos métodos principales para hacer bookkeping.

Contabilidad con base en efectivo

El método de contabilidad que considera el efectivo reconoce los ingresos y gastos desde el día en que se recibió o entregó el efectivo. Este método es el más viable por su sencillez para micro y pequeñas empresas, porque no necesitarás registrar tus cuentas a pagar o los pagarés de otros con tu empresa. Además, refleja si la cantidad de dinero está o no en tu cuenta en el momento actual.

Contabilidad con base en la acumulación

El método con base en la acumulación reconoce los ingresos y gastos en desde el día en que se realiza la operación de pago o cobro, independientemente de si ya se recibió el pago o cobro. Este método es el más utilizado, ya que es más preciso. Algunos incluso conocen este método como contabilidad de precisión.

Lo único que no muestra este método de contabilidad es el efectivo que fluye: un negocio puede parecer exitoso pero tener 0 USD en el banco. Si los ingresos anuales de una empresa exceden los 5 millones de USD, se necesita utilizar el método de contabilidad con base en la acumulación.

Ahora te contaremos sobre cómo puedes llevar a cabo el bookkeeping.

  • Puedes mantener tus libros de registro en una hoja de cálculo; puede ser de Excel o Google Sheets. Este método es el indicado para personas o pequeñas empresas con presupuestos bajos. Puedes bajar una plantilla de libro si lo que necesitas es ayuda para darle estructura a tu información.
  • Puedes dejarle el trabajo de registro a un contador freelance o contratar un servicio de contabilidad para que realicen el registro.
  • Puedes contratar un contador de tiempo completo, si tu presupuesto y ancho de banda te lo permiten.
  • Puedes utilizar un software para realizar el bookkeeping y los procesos de registro. Te sugerimos Bench, Manager.io, Quickbooks, Freshbooks o Xero. No te preocupes, si ninguna de estas opciones te convence puedes buscar otras alternativas de software gratuito para realizar la contabilidad de tu empresa.

4. Configura un programa de nómina.

¿Planeas contratar a empleados o pagar por trabajadores independientes? Tal vez estás trabajando por tu cuenta por ahora, pero consideras expandirte en un futuro. Independientemente del estado de tu negocio, necesitas entender y establecer un programa de nómina.

La nómina es otro de los elementos tediosos de la contabilidad; afortunadamente hay mucho software que puede ayudarte. Puedes entrar y revisar las soluciones que te ofrecen plataformas como Gusto, Zenefits o Intuit Quickbooks Payroll.

Empleados y contratistas o trabajadores independientes se clasifican de una manera diferente y le dan a tu empresa distintas configuraciones para la deducción de impuestos. A continuación te mostramos cómo funciona.

Nómina de empleados

Puedes deducir los salarios de tus empleados de tus impuestos (incluidos los bonos por comisión), gastos en formación de tus empleados y también por el pago de beneficio de tus empleados; por ejemplo, seguros de accidentes, gastos médicos, asistencia para la adopción, seguros de vida y otros.

También puedes deducir los impuestos de la nómina. Estos son los impuestos de tus empleados que pagas a su nombre, como seguros médicos y seguridad social, así como impuestos federales y estatales que cubren el seguro de desempleo.

Los empleados deben entregar un formato W-4 (o el equivalente en tu país) para que sepas cuánto impuesto debes retener. A forma de intercambio, tú debes darles un formato W-2 que sume su paga anual bruta. Ellos utilizarán este formato para pagar sus impuestos personales.

Nómina de trabajadores independientes

Son los trabajadores independientes, como freelancers, consultores y otros expertos contratados bajo un esquema de outsourcing que no son empleados formales de tu empresa. Con ellos no pagas beneficios ni retienes los impuestos a su nombre.

Es por este motivo que todos aquellos que estén bajo este esquema deben enviarte un formato W-9, para que tengas la información de su negocio. Tú les entregarás un formato 1099-MISC a cambio, siempre que les pagues más de 600 USD al año.

Un formato 1099, o su equivalente en cada país le dice al gobierno, cuánto gastas para obtener los servicios de un empleado externo (como su número de seguridad social o un número de identificación de empleado) y así podrás escribir esta cantidad en tu retorno de impuestos; y ellos, por su parte, podrán asumir la carga fiscal en su declaración.

5. Identifica el método más conveniente para recibir pagos con base en tus necesidades.

Ya te hablamos sobre los métodos que puedes elegir para pagarles a empleados y trabajadores independientes. Hablemos ahora sobre los métodos para recibir dinero por tus bienes y servicios.

La manera en que almacenas dinero es normalmente el sistema de pago o payment gateway. Ya sea que ofrezcas servicios de manera independiente, establezcas una tienda en un mercado local o estés comenzando un negocio global de tiendas en línea, necesitas tener una manera sencilla y legal de almacenar el dinero que ganas.

El método que elijas podrá variar, dependiendo del rubro de tu empresa. Te mostramos algunas de las opciones entre las que puedes escoger.

Sistema de pago para proveedores de servicios

Si eres un proveedor de servicios online (como un redactor freelance) es probable que pocas veces veas a tus clientes en persona, por ello la mejor opción para ti sería recibir los pagos a través de un sistema de pagos en línea.

PayPal es la opción más popular para almacenar pagos para este tipo de trabajadores o empresas. También puedes utilizar software como Wave, Xero o Bench. Con estas herramientas no solo podrás hacer facturas para clientes, sino que también puedes realizar el proceso de bookkeeping, nómina y otras tareas contables. De cualquier manera, son herramientas que cobran tarifas por estos servicios, por lo que te conviene tenerlo en consideración cuando estés tomando la decisión.

Otra manera de almacenar pagos es a través de aplicaciones para teléfonos móviles como Venmo o Square Cash. Solo asegúrate de enviar una factura como prueba de que recibiste el pago. Por último, puedes recibir tus pagos a través de cheques. Es una opción menos rápida que cualquier tipo de transferencia electrónica, pero es útil. Recuerda enviar una factura cuando recibas el pago también en este caso.

Sistema de pago para negocios con tienda física

Recolectar dinero en persona (en una caja registradora o una tienda) puede llegar a ser bastante costoso. Desde el equipo, las tasas que cobran varias tarjetas hasta el manejo físico del efectivo, puede convertirse en una molestia. Afortunadamente Square y Paypal facilitan estos procesos, gracias a los programas para dispositivos móviles que aceptan pagos con tarjeta. Estos programas les envían recibos a tus clientes, hacen la función de comparar y agrupar las transacciones con las facturas y pueden hacerse cargo de las devoluciones si lo necesitas.

Claro que si esperas recibir un alto flujo de ventas diarias, te recomendamos elegir un sistema de pago más eficiente y conseguir equipo más confiable, como una caja registradora y un lector especial para las tarjetas.

Tanto Square como Paypal pueden manejarse con estas herramientas adicionales, solo que necesitarás configurar una cuenta de vendedor con tu banco. Esta cuenta tendrá el rol de intermediario entre tu sistema de pago (POS, por sus siglas en inglés) y la cuenta de banco principal.

Sistema de pago para tiendas electrónicas

Plataformas como Shopify, BigCommerce o WooCommerce te ofrecen soluciones de sistemas de pago para tu tienda en línea. Estos son los métodos más sencillos que puedes considerar si tu negocio entra en esta categoría, ya que se integran con tu página web. También puedes utilizar una infraestructura de terceros como Stripe.

6. Entiende cuáles son las obligaciones fiscales que debes cumplir de acuerdo con el tipo de empresa que tienes.

Los impuestos son una obligación que no puedes eludir. Afortunadamente, para ello te puedes preparar de una manera sencilla. Lo mejor es que investigues y te informes sobre las obligaciones fiscales que tiene que cumplir tu empresa, mantener registros puntuales y hacer a un lado los ingresos, o pagar por adelantado los impuestos de cada trimestre.

Pagar impuestos como un pequeño negocio es un poco más difícil que hacerlo como persona. La cantidad y tipo de impuestos que acumules dependerá de varios factores: la estructura legal de tu empresa, si tienes empleados o no (y cuántos) y si recaudas impuestos sobre las ventas.

Esta parte de la contabilidad es particularmente tediosa, por lo que te recomendamos que trabajes con un profesional para asegurarte de que tu negocio está cumpliendo con todas sus obligaciones de la manera más adecuada. Recuerda que el cumplimiento de estas obligaciones, junto con otros aspectos como el flujo de caja, son determinantes para incentivar la participación de inversores en tu empresa.

7. Revisa y evalúa de forma periódica tus procesos.

De la misma manera en que buscas revisar y evaluar otros procesos y estrategias para tu negocio, debes hacerlo con los procesos y métodos contables. Siempre debes tener un proceso de contabilidad controlado para tu empresa. Como lo has aprendido a través de las secciones anteriores, es un aspecto crucial para la salud de tu empresa

La frecuencia con la que revises y evalúes tus métodos estará determinada por las características específicas de tu negocio. De cualquier manera, te recomendamos que realices una auditoría al final de cada mes, trimestre y año. De esta forma los pequeños detalles no se escaparán entre la acumulación de datos y documentos que, de otro modo, podrían convertirse en un asunto muy difícil de analizar.

Si la naturaleza de tu empresa es estacional, puedes adoptar diferentes elementos de análisis, como la frecuencia con que se realizan las evaluaciones. Por ejemplo, tal vez necesites hacer más revisiones de tu proceso contable durante las temporadas altas y menos durante los meses de temporada baja.

8. Consulta con un profesional de la contabilidad o con un contador público certificado.

Así como es importante entender la contabilidad empresarial, también considera que es un proceso que no necesitas hacer por tu cuenta. Por eso hay profesionales y contadores públicos certificados.

Si tu presupuesto te lo permite, te recomendamos que contrates a un profesional para que se haga cargo de tu contabilidad. Aquí te dejamos algunos consejos para el proceso de contratación de personal contable:

  • Pregunta por una recomendación a un amigo cercano o a otro emprendedor. Si eres parte de un grupo de negocios o una corporación, solicítales recomendaciones.
  • Utiliza el directorio de contadores públicos certificados.
  • Utiliza Yelp para contactar a profesionales locales.

Sin importar a quién elijas, te recomendamos leer varias reseñas y testimonios. Pregúntales por su experiencia en el giro de tu negocio, las tarifas y servicios que ofrecen. También asegúrate de que te sientas cómodo con la manera y tiempos en que te comunicarás con tu futuro contador antes de firmar. Establece tus expectativas como una prioridad.

Por último, si tienes los fondos, contrata a un contador exclusivo para tu empresa. Esta siempre será la mejor solución, ya que así tendrás a una sola persona a cargo de la contabilidad de tu negocio, ya sea que lo contrates a tiempo completo o de manera independiente.

La contabilidad empresarial debe parecerte una montaña imposible de escalar, pero es un viaje que vale la pena. Conocer sobre contabilidad te ayudará a ver el panorama completo de tu negocio y tendrá un efecto importante en tus decisiones empresariales y financieras.

Dominar la contabilidad te ayudará a que tu empresa se desarrolle mejor; puedes empezar por practicar cálculos pequeños y llegar hasta la comprensión y conocimiento exhaustivo de las obligaciones fiscales de tu negocio.

Ya sea que elijas un software de contabilidad o que contrates a un profesional, los conceptos y consejos de esta guía te ayudarán a aprender sobre la contaduría y a dominar lo básico. No esperes más y empieza, tu negocio te lo agradecerá.

Nota de edición: este artículo fue publicado originalmente en mayo de 2019 y ha sido traducido, actualizado y enriquecido para mejorar la comprensión del tema.

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Publicado originalmente en diciembre 31 2021, actualizado enero 26 2021

Topics:

Contabilidad