Como líder de un equipo de ventas en HubSpot, he tenido la oportunidad de trabajar con diferentes representantes que confían en Excel como su principal herramienta para el seguimiento de negocios.
Sin embargo, he descubierto que el uso de Excel tiene limitaciones significativas que afectan la eficiencia y capacidad de crecimiento del equipo, y sobre eso quiero hablarte a continuación:
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¿Excel como una solución inicial, pero no escalable?
Es común que nuestros clientes potenciales lleguen a HubSpot con procesos establecidos en áreas como marketing y servicio al cliente. Aunque utilizan plataformas como Meta y formularios de Google para recabar información, la mayoría de ellos termina transfiriendo esos datos a hojas de Excel. Esta información, de una forma u otra, es compartida con sus equipos de ventas.
Pero, ¿cómo le hacen un seguimiento adecuado al progreso de los negocios? La respuesta suele ser la misma: «actualizamos una hoja de Excel de manera semanal en reuniones de equipo». Si bien esta solución puede ser útil al comienzo de un emprendimiento, es evidente que no es escalable. Excel no permite visualizar adecuadamente el progreso de los negocios ni analizar el comportamiento histórico de los prospectos para identificar oportunidades de venta.
Sin embargo, he encontrado que este enfoque tiene limitaciones importantes. Excel solo permite visualizar los datos de una manera estática, lo que dificulta el análisis y seguimiento de los negocios en tiempo real. Además, la transferencia manual de datos de una plataforma a Excel es propensa a errores y puede llevar mucho tiempo, lo que afecta la productividad y eficiencia del equipo de ventas. Veamos cómo:
Limitaciones para la eficiencia y toma de decisiones
El uso de Excel también dificulta que los equipos de ventas se vuelvan más eficientes. El no contar con herramientas para determinar cuáles son las llamadas más calificadas ni para identificar qué prospectos están cerca de cerrar un negocio dificulta, aún más, la gestión de ventas.
Además, el hecho de que diferentes personas puedan manipular o replicar la hoja de Excel hace más difícil la toma de decisiones basada en información precisa y actualizada.
Por otro lado, y como mencioné anteriormente, Excel no proporciona una visión clara del historial de interacciones con los prospectos. Es bastante complicado rastrear fácilmente las comunicaciones anteriores, las notas de seguimiento y las acciones tomadas, lo que dificulta la relación con los clientes potenciales y puede resultar en oportunidades perdidas.
Pérdida de tiempo y dificultades en el crecimiento
A medida que llegan más clientes potenciales, el proceso para actualizar la información en Excel se vuelve aún más complejo y propenso a errores. Con frecuencia, termina siendo responsabilidad del equipo de ventas recuperar y editar la hoja de Excel, lo que resulta en la pérdida de tiempo valioso que podría haberse empleado en actividades más impactantes.
La falta de automatización en Excel también limita las posibilidades de crecimiento. A medida que el equipo de ventas se expande y el volumen de clientes potenciales aumenta, actualizar y mantener la información en Excel se vuelve cada vez más desafiante y propenso a errores. Sin una solución escalable, se corre el riesgo de perder oportunidades de venta y no poder aprovechar todo el potencial del negocio.
El futuro se complica sin una herramienta avanzada
Mirando hacia el futuro, las complicaciones se multiplican. No tener una versión actualizada y confiable de la información comercial dificulta la generación de informes de cierre, la planificación y los pronósticos de ventas. Además, se dificulta identificar las áreas del proceso de ventas que requieren mejoras y comprender qué tipo de leads tienen mayores posibilidades de cierre.
Sin una herramienta avanzada de seguimiento y gestión de ventas, se corre el riesgo de quedarse atrás y no poder mantenerse al día con las demandas cambiantes del mercado. La falta de acceso rápido a datos completos y actualizados limita la capacidad de las empresas para tomar decisiones basadas en información precisa y oportunidades rentables.
Un camino hacia la eficiencia y el crecimiento
La solución a estos desafíos es adoptar una herramienta avanzada como un CRM. Contar con un CRM nos brinda una trazabilidad completa y nos permite identificar las áreas del proceso comercial que necesitan optimización. Esto nos permite escalar nuestros procesos, crecer y descubrir nuevas formas más eficientes de impulsar nuestras acciones de ventas. Reemplazar Excel por una herramienta más avanzada, como el CRM de HubSpot, es una decisión estratégica que proporciona beneficios importantes para los equipos de ventas.
Con un CRM, podemos mantener un registro completo y actualizado de todas las interacciones con los prospectos y clientes, lo que nos permite construir relaciones más sólidas y personalizadas. Además, la automatización de tareas y flujos de trabajo en un CRM nos ayuda a ahorrar tiempo y recursos, permitiéndonos concentrarnos en tareas de mayor valor agregado y estrategias de venta.
A través de mi experiencia como líder de un equipo de ventas en HubSpot, he aprendido que la eficiencia y la capacidad de crecimiento dependen de contar con una solución escalable que nos permita hacer un seguimiento adecuado, tomar decisiones fundamentadas y aprovechar al máximo nuestros recursos.
