Los líderes de ventas saben que el conocimiento es poder. Por ello, cada una de sus decisiones se fundamentan en un entendimiento profundo de cómo sus prospectos podrían aprovechar las ofertas de tu empresa. Con esto en mente, consiguen diseñar planes personalizados que realmente se ajustan a sus necesidades y los ayudan a cerrar más tratos.
No obstante, aunque un gerente de ventas entienda esta dimensión básica, no es suficiente para que tu equipo de ventas tenga éxito siempre. También es necesario que comprendas los factores que afectan el desempeño de tu personal. Esto porque son los que te permitirán modificar tu proceso de ventas y cubrir sus deficiencias, según se requiera.
Para cubrir este aspecto, precisas de una herramienta: los informes de análisis de ventas. Continúa leyendo y averigua qué es y cómo puedes emplearla para tu negocio.
Qué es un análisis de ventas
El análisis de ventas es el proceso de evaluación sistemática de componentes específicos que impactan las operaciones de ventas de una empresa. Este implica recopilar y analizar datos sobre transacciones, comportamiento de clientes y otros factores que brindan una visión integral de la gestión y el trabajo de los equipos de ventas.
El objetivo de esta herramienta es obtener una perspectiva clara de cómo funcionan las ventas, identificar áreas de mejora, oportunidades de crecimiento y posibles obstáculos.
El primer paso para comprender a profundidad este desempeño es recolectar los datos correctos. Aun así, es común que los vendedores ignoren ese hecho y, como resultado, no utilicen ninguna tecnología dedicada a rastrear la información de los leads y clientes. Si carecen de esta base sobre los contactos, no podrán analizar el trabajo de su equipo o identificar áreas de mejora.
La ejecución de un análisis de ventas mejora el rendimiento del equipo, minimiza tiempos de esfuerzo, aumenta la visibilidad del cumplimiento de tareas y otorga seguridad sobre el valor de las acciones al dar claridad respecto al avance de las actividades de cada uno de los integrantes del equipo de ventas, al tiempo que te mantienes al tanto del alcance de los objetivos establecidos.
En resumen, todo líder de ventas debe darle un seguimiento a los informes esenciales. A continuación, enumeramos algunos tipos de informes de análisis de ventas.
Los 7 tipos de informes de análisis de ventas
1. Pipeline
Un pipeline completo y preciso es imprescindible. Sin uno de estos, no hay forma de evaluar la salud de tu negocio en un momento dado. Como líder de ventas, necesitas saber exactamente cuáles acuerdos son seguros, cuáles podrían necesitar un empuje, cuáles podrías perder por completo y qué impacto tiene cada acuerdo en tus resultados finales.
Por supuesto, la previsión está directamente relacionada con una calificación de ventas. Asegúrate de que tus representantes estén haciendo debidamente su trabajo para garantizar un Pipeline realista.
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2. Tasas de conversión típicas
En el contexto de las ventas, el término «tasa de conversión» se refiere a la capacidad para convertir leads en prospectos y prospectos en clientes.
Cuando se considera en una escala operativa o de todo el equipo, la métrica puede ser muy reveladora sobre la eficacia de la estrategia general de ventas. También puede proporcionar información sobre las fortalezas y debilidades de cada uno de los representantes. Al monitorear la tasa de conversión, puedes señalar los puntos, en el ciclo de vida de ventas, en los que tu equipo sobresale o tiene un rendimiento inferior.
Si conviertes de forma constante leads en oportunidades con una alta tasa de conversión, puedes reforzar cualquier estrategia que estés utilizando. Pero si tu equipo tiene problemas para convertir oportunidades en clientes, puedes comenzar a identificar áreas de mejora en esta etapa.
Asimismo, es una prueba de fuego para las fortalezas y debilidades de los representantes. Si alguno de ellos tiene un rendimiento bajo, puede consultar su tasa de conversión para ver dónde necesita ayuda.
3. Tamaño promedio por trato o negocio
El tamaño promedio por trato es crucial para predecir los ingresos y supervisar la solidez del Pipeline de ventas. Si tu objetivo de ingresos es de 200.000 USD por trimestre y el tamaño promedio de tu oferta es de 20.000 USD, entonces intentarás conseguir 10 ofertas en ese periodo. Eso puede parecer obvio, pero aun así es importante estar al tanto.
El tamaño promedio de los acuerdos proporciona la base para las cuotas de tus representantes y les permite saber aproximadamente cuántos acuerdos se espera que se cierren. También establece las expectativas e hitos para tu ciclo de ventas. Te recomendamos vigilar siempre el tamaño promedio del trato, pues eso brinda una estructura crítica para tus operaciones de ventas.
4. Duración promedio del ciclo de ventas
La duración promedio del ciclo de ventas es exactamente lo que parece: el tiempo promedio que le toma a un representante cerrar una venta.
Es una métrica sencilla que indica cómo se desempeña un representante y la eficacia general de su proceso de ventas. Al considerarla, debes establecer un marco de tiempo ideal para usarlo como punto de referencia. Así, podrás tener una idea de cuánto tiempo le tomará a un vendedor trabajar en su ciclo de ventas.
Si encuentras que algún representante tiene dificultades y su desempeño es menor que el de sus compañeros o los estándares, puedes tomarte el tiempo para analizar sus esfuerzos e identificar áreas de mejora. Si todos tus representantes están luchando por mantenerse al día con la duración promedio de tu ciclo de ventas meta, entonces quizá sea el momento de echar un vistazo al objetivo de tus operaciones. Es posible que encuentres fallas en el enfoque, la capacitación o el estilo de gestión, por lo que puedes tomarte un tiempo para remediarlas.
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5. Uso de contenidos de marketing
Es de esperar que tu equipo de marketing cree contenidos que ayuden a tus representantes a impulsar a sus prospectos a través del proceso de ventas. Con suerte, los vendedores los utilizarán con buenos resultados. Pero, si no es así, o los materiales que ofrece el departamento de marketing no son relevantes para tus prospectos, debes averiguarlo lo antes posible.
Puedes rastrear fácilmente qué contenido de marketing está funcionando en todos tus ciclos de ventas y cuáles documentos han estado intactos durante meses. Comunica esta información al área de marketing y seguro te recompensará con contenido más relevante y útil.
6. Análisis de acuerdos o negocios ganados y perdidos
Los acuerdos en curso no son en los que deberías centrarte. Para comprender el estado de tu negocio, debes realizar un seguimiento de todas las transacciones que generan ganancias y pérdidas. ¿Hay características específicas por las que los prospectos se entusiasmen o por las que se vayan con los competidores?
Busca puntos en común entre estos acuerdos y obtendrás información valiosa sobre las fortalezas y debilidades generales de tu producto. Esta también es una buena manera de detectar a los vendedores que tienen un rendimiento inferior o superior. Por ejemplo, dos representantes que tienen el mismo logro de cuota promedio pueden parecer estelares, pero difieren en lo que respecta al rendimiento real.
Si los datos revelan que un vendedor dedica mucho tiempo a ayudar a otros a conseguir acuerdos en la línea de meta mientras mantiene un alto nivel de rendimiento, tienes un gran candidato a gerente en tus manos.
Por otro lado, los registros podrían revelar que un segundo representante tiene el mismo logro que el primero, pero depende de otros compañeros de equipo para realizar demostraciones o hacer llamadas finales. Siempre hay una historia más allá de lo que dicen los números, así que el análisis de los acuerdos ganados y perdidos por representante lo revelará.
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7. Clientes perdidos
Comprender por qué la gente abandona una base de clientes puede ser incluso más revelador que evaluar por qué se perdieron los acuerdos. Después de todo, un consumidor que se va es una clara señal de que se produjo un desajuste en algún lugar durante el proceso de ventas.
Monitorear de cerca las tendencias en las personas que abandonan te permite brindar orientación directa sobre cómo corregir los malos patrones que ves a lo largo del proceso de ventas.
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Como líder de ventas, tienes mucho que hacer en un seguimiento. Es útil saber lo que las fuentes de información directas pueden revelar sobre los representantes, tus estrategias o el estilo de gestión.
Con Sales Hub puedes crear todo tipo de informes de ventas, tal y como puedes ver a continuación:
Cómo hacer un análisis de ventas
- Identifica los datos
- Determina el periodo de análisis
- Segmenta la información
- Establece las métricas y KPI
- Selecciona una herramienta de análisis
- Interpreta los datos y realiza diversos análisis
- Compara los KPI
- Identifica oportunidades y desafíos
- Planifica estrategias
- Crea una presentación
- Realiza un seguimiento
1. Identifica los datos
La elaboración del análisis de ventas requiere identificar aquellos datos que proporcionen información significativa, centrada en el rendimiento de ventas que deseas mostrar como pueden ser la venta por producto, por vendedor, por zonas, estimaciones de ganancias o índices de rendimiento.
2. Determina el periodo de análisis
Una vez seleccionados los datos, elige el periodo de tiempo sobre el que trabajarás tus métricas. Este puede ser un periodo semanal, mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual y variar de acuerdo a los objetivos que tengas en mente.
3. Segmenta la información
Divide los datos en categorías significativas como productos o servicios específicos, segmentos de clientes, regiones geográficas, canales de ventas, entre otros. Esto permite analizar cada segmento por separado y comprender cómo contribuyen al rendimiento general.
4. Establece métricas y KPI
Una vez que se han recopilado los datos de ventas y ya has determinado el periodo de tiempo, ahora hay que seleccionar las métricas. Estas pueden ir desde rangos como ventas totales, el valor medio que es lo que se gasta para generar las transacciones, la tasa de conversión, por qué vías se reciben más clientes, los métodos de pago, entre otros.
5. Selecciona una herramienta de análisis
En la actualidad, existen en el mercado una infinidad de herramientas que pueden contribuir al desarrollo de los análisis de ventas. Seleccionar la adecuada de acuerdo a las operaciones de la empresa siempre será de vital importancia para sacar el máximo provecho, además de que facilitan mucho el trabajo. Para ello, puedes encontrar herramientas especializadas como un CRM online que te ayuda a realizar un análisis de ventas y a estudiar los datos, de manera muy sencilla.
Por otro lado, también con programas como Excel podrás realizar estos procedimientos a través de tablas dinámicas. Así que solo necesitas encontrar la que más se adapte a tus necesidades.
6. Interpreta los datos y realiza diversos análisis
Pon especial énfasis a la interpretación de los datos, ya que esto te permitirá identificar los factores de éxito dentro de la estrategia de las ventas implementada por tu equipo, los fracasos y los patrones que se siguieron en cada periodo analizado.
Así podrás tomar decisiones de ventas basadas en análisis. Es recomendable revisar regularmente los datos y las métricas de ventas para poder garantizar el éxito de las mismas, sobre todo si el análisis se lleva a cabo con vistas a largo plazo. De esta manera, podrás ir ajustando las estrategias hasta el logro de los objetivos.
En esta parte, también puedes analizar las tendencias a lo largo del tiempo para identificar patrones de crecimiento, estacionalidad u otras fluctuaciones. Asimismo, evaluar el comportamiento de los clientes, como la frecuencia de compra, el valor promedio de compra, la retención de clientes y la adquisición de nuevos clientes.
Además, analizarás el rendimiento individual de los productos o servicios ofrecidos, así como la efectividad de diferentes canales de ventas utilizados, como tiendas físicas, tiendas en línea, distribuidores, entre otros.
7. Compara los KPI
Con base en los indicadores clave de rendimiento (KPI) que has establecido, tales como tasas de conversión, margen de beneficio, valor de ciclo de vida del cliente, entre otros, tienes la oportunidad de confrontarlos con los de otros periodos para medir y comparar el rendimiento entre diferentes segmentos, periodos de tiempo y otros factores relevantes.
8. Identifica oportunidades y desafíos
Una vez terminado tu análisis, identifica áreas de oportunidad para aumentar las ventas y aspectos que requieren mejoras. Esto puede incluir ajustes en estrategias de marketing, lanzamiento de campañas específicas, mejoras en la experiencia del cliente y más.
9. Planifica estrategias
Con la información recopilada, desarrolla estrategias específicas para abordar las áreas de oportunidad y desafío identificadas. Estas estrategias pueden incluir ajustes en precios, cambios en la mezcla de productos, expansiones geográficas y cualquier medida que te ayude a tener un esquema estructurado y planificado para las ventas en tu organización.
10. Crea una presentación
Independientemente de la herramienta que hayas seleccionado, saca el mayor provecho de ella en el tema visual, incluye gráficos sencillos, pero que ayuden a resaltar la información preponderante dentro de tu análisis. Esto hará fácil la lectura y entendimiento, así como fomentará una mejor comprensión de las tendencias y patrones de ventas.
11. Realiza un seguimiento
Implementa las estrategias definidas y sigue monitoreando el rendimiento de ventas. Ajusta las estrategias según sea necesario y realiza un seguimiento constante para evaluar su efectividad.
Ejemplos de análisis de ventas
1. Análisis de ventas por vendedor
Este tipo de análisis muestra a detalle las operaciones que el vendedor ha realizado por un tiempo determinado. Es de gran utilidad cuando sea necesario dar a conocer los informes de las transacciones realizadas por cada miembro del equipo, puesto que brinda un panorama detallado sobre cómo ha contribuido el representante en el total de ventas durante un tiempo determinado.
La presentación se basa en parámetros de datos que incluyen gráficos y una descripción automatizada para resaltar la información clave.
2. Análisis de ventas por clientes
Por otro lado, los análisis de ventas por clientes aportan bastantes datos que pueden ser de gran ayuda a la hora de presentar reportes. Estos se basan, por ejemplo, en el desempeño de las ventas por tipo de clientes, ya sea entre minoristas o mayoristas, personas físicas o empresas. También se puede incluir dentro del análisis el tipo de pago que más se utiliza o si las ventas se realizaron en tiendas físicas o mediante página web, sobre un tiempo determinado de análisis.
3. Análisis de ventas anual
Con una análisis de ventas anualizadas, lo que se pretende es realizar retrospectiva sobre el desempeño de las transacciones en general. Con ello, se puede visualizar el rendimiento de tu equipo de ventas durante todo el año y por ende te dará la oportunidad de evaluar la efectividad de las acciones efectuadas y sus posibles mejoras para cada área. El análisis de ventas se debe realizar acorde a las necesidades de la empresa y usualmente suele incluir información como ventas totales, márgenes de utilidad, rendimientos, desempeño de los canales de venta y promedio de la venta diaria, por mencionar algunos, aunque puede variar.
Gracias al análisis de ventas, todos estos informes y reportes pueden dar datos fundamentales sobre lo que se está haciendo bien y lo que se podría hacerse mejor. Si hay algo que sacar de este artículo es esto: como gerente de ventas, siempre realiza un seguimiento de los datos de tus clientes y leads. Si no es así, estás perdiendo datos que sin duda ayudarán a que tu negocio sea el mejor posible.
