La importancia de los sistemas de información en las empresas

Un negocio maneja grandes volúmenes de información de todo tipo. Si esta no se gestiona de forma adecuada, este podría perder competitividad. De ahí la importancia de tener un sistema de información que te dé el control, visibilidad, orden, disposición y vinculación de esos datos.

Sin importar el tamaño o el nivel de operación, siempre será necesario implementar este tipo de tecnología. La transformación digital ha contribuido a contar cada vez más con mejores programas o plataformas que ayudan a las organizaciones a ser más eficientes, realizar tareas más rápido, optimizar procesos y visualizar mejor sus operaciones.

En la actualidad, saber qué es un sistema de información es fundamental para distinguir las plataformas, hardware y software que hay en el mercado para las diversas actividades empresariales.

Gracias a estos, las empresas pueden organizar y vincular los datos que generan en diferentes áreas o procesos. Así, sus trabajadores pueden localizar, en una sola plataforma, información de alto valor para sus labores en tiempo real o en cualquier momento que lo necesiten. Por ejemplo, para captar, recolectar, almacenar, analizar, manejar y diseminar datos.

La importancia de los sistemas de información en las empresas

El avance tecnológico le ha dado un nuevo rostro a los sistemas de información de las empresas, ya que cada vez son más intuitivos, con una mayor capacidad para contener datos, gestionarlos e interpretarlos. Así es como se han vuelto plataformas imprescindibles dentro del ámbito corporativo

En la actualidad, hay una relación directa entre los resultados exitosos de una compañía y el uso de estos sistemas. Sin embargo, no se trata de que un negocio se llene de software, sino que analice sus necesidades y operación antes de decidir implementar una estrategia para que sí logre contribuir a los objetivos de la empresa. 

De manera general, estas plataformas recopilan, procesan, almacenan y distribuyen información crítica para la toma de decisiones. Además, proporcionan a las compañías la capacidad de gestionar y coordinar sus operaciones internas, lo que optimiza los procesos y mejora la productividad. 

Desde la gestión de inventario hasta el seguimiento de transacciones financieras, estos sistemas de información automatizan tareas rutinarias, reducen errores y liberan tiempo para actividades más estratégicas.

Otro gran punto que evidencia su importancia es que procura la comunicación interna y externa sencilla, con lo cual se logra una colaboración más efectiva entre los distintos departamentos y niveles jerárquicos al proporcionar un flujo constante de datos precisos y actualizados. 

Por último, este le proporciona a los líderes empresariales la información oportuna y precisa que necesitan para evaluar el rendimiento, identificar oportunidades y desafíos, y mantenerse ágiles en un entorno empresarial dinámico y cambiante.

Entre las ventajas de los sistemas de información para empresas destacan:

• Integración: la unificación y centralización de la información permiten la vinculación efectiva entre las áreas de una empresa. Así podrán mejorar su planeación y operar como un bloque sólido.  
• Tiempo: gracias a este recurso, muchos procesos y tareas se automatizan, por lo que los colaboradores tienen más tiempo para realizar otras actividades.
• Procesos: las compañías también se benefician de optimizar sus procesos, disminuir errores y diagnosticar problemas mediante la concentración de información valiosa. 
• Gestión: estas herramientas gestionan una base de datos, con la que brindan un mayor control de procesos, operaciones y actividades, a la vez que permiten una mejoría constante. Administrar bien los tiempos, recursos y actividades se traduce en ganancias para una empresa.
• Disponibilidad: tener acceso a grandes volúmenes de datos disponible en todo momento ayuda a la planificación y operación efectiva dentro de un negocio.
• Costos: cuando controlas ese nivel de información disponible, tus colaboradores se enfocan en trabajar en actividades que son más rentables para la empresa para no perder tiempo en procesos repetitivos o mecánicos. El resultado es el ahorro en costes administrativos, de recursos humanos y operativos.
• Seguridad: la evolución de estos sistemas de información ha conseguido que las organizaciones puedan garantizar la seguridad de sus datos.
• Automatización de procesos: además, son útiles para automatizar tareas repetitivas y procesos internos, lo que reduce la carga de trabajo manual y aumenta la eficiencia operativa.
• Seguimiento financiero: permiten una gestión financiera más eficiente, desde la contabilidad y la facturación hasta la previsión de ingresos. Esto, por supuesto, garantiza la salud financiera de las compañías
• Optimización de recursos humanos: ayudan en la gestión de recursos humanos al facilitar procesos como la nómina, la evaluación del desempeño y el seguimiento del tiempo, lo que mejora la eficiencia y la satisfacción del personal.
• Adaptación a los cambios del mercado: proporcionan análisis de tendencias del mercado y competencia, por lo que les permiten a las organizaciones adaptarse de forma rápida a cambios en la demanda del mercado.
• Innovación y desarrollo: facilitan la implementación de iniciativas de innovación y desarrollo al proporcionar plataformas para la experimentación y la integración de nuevas tecnologías.

1. Sistemas de Información Gerencial (SIG)

Los Sistemas de Información Gerencial se enfocan en brindar información relevante para los gerentes de algunas áreas o departamentos, con la cual podrán detectar las directrices del rumbo de sus equipos y las acciones para cumplir objetivos. 

2. Gestión de las Relaciones con Clientes (CRM) 

Un Sistema de Gestión de las Relaciones con Clientes (Customer Relationship Management) es una plataforma que automatiza las actividades o procesos relacionados con el contacto con el público. Es muy funcional para áreas como las de marketing y ventas.  

Por ejemplo, el CRM gratuito de HubSpot ayuda a las empresas a tener una mejor organización, planificación y estrategia para la gestión de leads, pues facilita el trabajo operativo general e integra herramientas para marketing, ventas, gestión de contenido, servicio de atención y operaciones.  

3. Sistemas de Información Administrativa (MIS) 

Los Sistemas de Información Administrativa (Management Information Systems) brindan un panorama general sobre el negocio con base en los datos concentrados en el software, que se encarga de controlar, administrar e interpretar la información registrada sobre las operaciones de la organización. 

4. Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) 

Los Sistemas de Procesamiento de Transacciones (Transaction Processing Systems) almacenan y procesan información cotidiana o de rutina de los movimientos comerciales de una empresa.

5. Sistema de Información de Marketing (SIM)

Este tipo de sistemas recopilan los datos alrededor de un producto o promoción, al tiempo que vinculan al personal humano, las máquinas y los procedimientos para optimizar los flujos de información. 

Un SIM ayuda a las áreas de marketing a generar sus estrategias y campañas de forma eficiente, dar seguimiento y tener mejor control. 

6. Sistemas de Control de Procesos (BMP)

Los Sistemas de Control de Procesos (Business Process Management) tienen la tarea de monitorear, controlar y automatizar procesos industriales. Por lo tanto, se trata de equipos y software bastante robustos que tienen un impacto directo en la parte física de una operación.  

A través de un BPM, se pueden modificar formas de trabajo, mejorar procesos y facilitar la colaboración entre equipos o entre la empresa y los clientes. 

7. Sistemas de Ventas

Este tipo de sistemas se enfoca en facilitar y mejorar el área de ventas, ya sea en sus procesos, su atención y contacto con los clientes. Representan un buen instrumento para que una organización se alinee con su equipo de ventas en una operación más metódica. 

Gracias a estas plataformas, también pueden monitorear el desempeño de los equipos de ventas, así como un diagnóstico de cómo están las metas y las acciones para mejorarlas.

8. Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning) son de los más comunes dentro de los negocios, ya que ayudan a la gestión de negocios a centralizar la información de todas las áreas administrativas y operativas. Con esto, se obtiene un panorama general de la organización, lo que facilita que todo se mantenga vinculado y fluido.

Asimismo, se conocen como Sistemas de Colaboración Empresarial, pues brindan un soporte para colaboradores de diferentes áreas, quienes los usan para tareas rutinarias o repetitivas, gracias a que automatizan procesos y mejoran el control de los recursos.

9. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (EIS) 

Los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos o Sistemas de Información Ejecutiva ayudan a las organizaciones a revisar información relevante sobre el rumbo de la empresa con el propósito de lograr sus objetivos de negocio. 

De esta forma, acceden rápidamente a datos internos y externos, visibles e interpretados, que ayudan a la toma de decisiones. Por lo tanto, son muy usados para puestos directivos que requieren identificar las directrices u oportunidades de la organización.  

10. Sistemas para la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Los Sistemas para la Toma de Decisiones en Grupo (Group Decision Support Systems) se enfocan en compartir información para los integrantes de un área o equipo, sobre todo, aquellos datos necesarios para que puedan trabajar como un grupo integrado y sólido.

Se trata de recursos que ayudan a la solución de problemas de forma colaborativa. 

11. Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS) 

Los Sistemas de Soporte de Decisiones (Decision Support Systems) son herramientas que contribuyen a las resoluciones de una compañía. Consisten en la combinación y estudio de datos que aportan información de valor para ayudar a solucionar aspectos específicos.

12. Sistemas Expertos de Soportes a la Toma de Decisiones (EDSS) 

Este tipo de sistemas concentra información específica sobre un tema. Su función es similar a la de un consultor que brinda datos importantes para la toma de decisiones.

En la actualidad, estos han usado inteligencia artificial para nutrir su base de conocimiento. Con ella, puede añadir su experiencia adquirida y brindar un panorama con escenarios distintos, según la decisión tomada.

13. Sistema de Administración de la Cadena de Suministro (SCM)

Estos permiten la gestión adecuada y eficiente de bienes, datos y finanzas relacionados con un producto o servicio, desde la adquisición de las materias primas hasta la entrega del producto en su destino final.

Los SCM se utilizan mucho en áreas de almacenamiento, centros de distribución y departamentos de logística. Toda la información que recopilan se orienta a la configuración de procesos óptimos para una cadena de suministro.

14. Sistema de Información Contable (SIC)

Un Sistema de Información Contable es un software específico para las actividades contables en una empresa. Permiten que estos procesos sean más rápidos, que no tengan errores y se automaticen.

Un SIC recopila, organiza y analiza los datos contables, económicos y financieros de una organización, con lo cual brinda un panorama contable útil para que los directores o gerentes responsables de estas áreas tomen las mejores decisiones. 

15. Sistemas de Información Estratégicos (SIE)

Los SIE buscan que las empresas tengan ventajas competitivas frente a otras compañías en un mercado específico. Recopilan información relevante en la evolución del negocio, ya sea por el cumplimiento de metas, flujo de operaciones, productos, servicios o relaciones con el entorno.

Consejos para implementar un sistema de información en tu negocio

Las ventajas de los sistemas de información en el ámbito empresarial son diversas. Sin embargo, para obtener los mejores resultados, aprovecharlos al máximo y tener un retorno de inversión rápido, tienes que implementarlos de forma estratégica. 

Adquirir esta herramienta porque está de moda tal vez no sea lo mejor para tu negocio, mucho menos, que te llenes de sistemas para optimizar todo sin saber en qué te van a ayudar. 

Como sucede con toda tecnología, lo mejor es que hagas un examen y una reflexión profunda sobre qué buscas. Impulsar este tipo de sistema implicará cambios organizativos y estructurales en tu negocio. Por eso, aquí te damos algunos consejos para que implementes estos programas en tu negocio.

1. Analiza las condiciones de tu empresa

Antes que nada, debes hacer un balance de cómo está tu empresa: identifica en qué áreas puedes implementar un sistema de información de negocios. Además, tienes que aclarar por qué lo requieres y establecer objetivos SMART de lo que buscas al invertir en un nuevo sistema. 

2. Verifica los flujos y procesos

Asimismo, debes saber cómo es la operación de tu empresa, qué tan compleja es y verificar los procesos que tienes: si son fluidos, si puedes corregir las fallas o debes reconfigurar algún mecanismo. Esto facilitará detectar qué tipo de sistema necesitas.

3. Conoce las opciones

Date un tiempo para conocer todas las opciones en el mercado, los tipos de sistemas que te pueden ayudar, sus características específicas, lo que te ofrecen, las herramientas que utilizan y si puedes vincular otros sistemas con los que ya cuentas.

Puedes hacer una comisión integrada por los colaboradores que van a utilizar el programa para que se encarguen de evaluar distintas opciones. Verifica que el proveedor sea un experto y que estará contigo en la asesoría, la implementación y el soporte.

4. Aprende de la tecnología

Tienes que conocer a fondo el sistema que elijas para sacarle el mayor provecho. Muchas veces adquirimos tecnologías que usamos a un 50 % porque no conocemos qué más pueden hacer. Investiga y apóyate en tu proveedor para saber más. 

5. Realiza una implementación documentada

Cuando ya inicies con la implementación, documenta este proceso para que desde el principio tengas el registro de lo que se está haciendo y cómo va operando.

6. Difunde y capacita a los involucrados

Difunde el uso de tu nuevo sistema entre los integrantes de tu negocio y realiza una campaña efectiva de capacitación. Incluye a las personas que estarán vinculadas a esta tecnología y aquellos que la usarán.

7. Monitorea y evalúa el funcionamiento del sistema

Posterior a la implementación, viene el monitoreo del sistema para que constates que está funcionando tal y como se había pensado. Mide y evalúa los resultados, pues así sabrás si hay áreas de mejora.

8. Escala la tecnología y plantea nuevos objetivos

Si el sistema ha funcionado bien, seguro tu negocio crecerá y tu operación tendrá nuevos requerimientos. Así que puedes escalar la acción de esta tecnología para que evolucione junto con tu organización.

Ejemplos de empresas con sistemas de información

1. Kubo Financiero

Kubo Financiero es una empresa que ofrece préstamos personales en línea. Gracias al uso del CRM de HubSpot que utilizaron de forma integral sus equipos de ventas y marketing lograron multiplicar sus leads por 7.

Esta plataforma les ayudó a tener un control de las personas que están en contacto con la marca y a gestionar su acercamiento con los clientes. Para lograrlo, concentraron toda su información sobre esos contactos en el CRM y lo usaron para todas las acciones de promoción y venta. 

2. Cinépolis

Esta cadena de salas cinematográficas ha diversificado sus servicios para ofrecer distintos mecanismos con los que fideliza a sus clientes. Para ello, utiliza distintos sistemas de información de planificación y tecnologías para eliminar las filas con su sistema de preasignación de lugares y ser más eficientes en sus procesos.

3. Totto

Se trata de un ecommerce con presencia en diversos países que se ha valido de sistemas para la planificación y administración. Estos le han permitido tener un mayor control de la producción y de los inventarios que manejan.

El resultado ha sido el ahorro en tiempos, costes y recursos, algo muy útil para su proceso de expansión. 

4. Homecenter Colombia

Esta marca emplea un sistema de administración para su cadena de suministro con la que logró aumentar la precisión en todos sus procesos, tanto de abastecimiento como de distribución y control de inventarios.  

5. SURA

Esta compañía cuenta con diferentes soluciones de seguros y una amplia presencia en la región latinoamericana. Entre sus retos, tenía que unificar los esfuerzos de cada una de las empresas del grupo y para ello, utilizó un sistema de información robusto que integra diferentes herramientas.

Con esto, logró ventajas competitivas para la compañía a través de TI y alcanzó los objetivos de negocio planteados, gracias a la implementación de un sistema empresarial. 

6. Grupo Agroveco

Agroveco es una empresa española que brinda servicios y productos para los agricultores. Para tener una actividad nacional e internacional, la compañía ha sumado distintas tecnologías, entre estas, un ERP. Con él, pudieron optimizar procesos, automatizar actividades, digitalizar sus procesos internos y concentrar la información en un solo punto, la cual siempre se mantiene disponible para su mejor uso. 

Ahora sabes por qué tener un sistema de información será clave para tu empresa. Comienza a ponerlo en marcha y logra que tus operaciones sean más eficientes.