¿Qué es la sincronización bidireccional y cómo funciona?

Una sincronización bidireccional funciona recopilando y conectando datos de dos sistemas diferentes a través de las interfaces de programación de aplicaciones (API).

Cada aplicación tiene una API que actúa como una puerta de enlace (el término técnico correcto para las puertas de enlace es «servidores»), por medio de la cual se pueden extraer datos. 

Para extraer estos datos de la aplicación y compartirlos con una aplicación diferente, se necesita un intermediario o cliente como el Software de sincronización de datos de HubSpot. Este cliente puede extraer esos datos de la API y luego transformarlos para enviarlos a la segunda API. 

¿Qué es una API?

Las API son una forma en que las computadoras se comunican entre sí, de manera que pueden procesar información de forma rápida y sencilla. Cada API tiene un «protocolo único», es decir, un lenguaje informático especial. 

La clave que hay que tener en cuenta es que las API no pueden comunicarse entre sí directamente. No solo porque utilizan diferentes protocolos, sino porque están inactivos hasta que se ponen en funcionamiento mediante una solicitud de información. El software de sincronización de datos de HubSpot actúa como intermediario para solicitar la información y luego la traduce para que la otra API pueda entenderla. 

¿Cómo funciona un intermediario de API?

El problema es que no existen uno o dos protocolos, sino que cada desarrollador puede tener un nuevo protocolo, como ha sido el caso durante los últimos años. Pero, con el tiempo, han comenzado a surgir algunos estándares, como el protocolo de transferencia de estado representacional (REST) y el protocolo simple de acceso a objetos (SOAP). 

Por ejemplo, digamos que tenemos una aplicación llamada «EmailMarketing» que usa el protocolo SOAP y otra aplicación de nombre «BuenCRM», que usa el protocolo REST y lo que queremos hacer es sincronizar datos entre estas dos aplicaciones. 

Entonces, para que «EmailMarketing» le diga a «BuenCRM» que hay una actualización en el nombre de un contacto, se necesita un intermediario como el Software de sincronización de datos de HubSpot que ayude a traducir el protocolo y entregar los datos. 

El software de sincronización de datos de HubSpot no solo traduce los protocolos, sino que también manipula la estructura de los datos para que la segunda aplicación pueda entender cómo organizar los datos que se están recibiendo. Mattias Putman, Líder de Ingeniería en HubSpot, explica:

Un protocolo es una forma de comunicar datos, pero no dice nada sobre la estructura de esos datos o el modelo de datos, ya que el modelo de datos está definido por la API específica en sí y no por el protocolo. Por ejemplo, algunas API representan los correos electrónicos como listas de un valor de correo electrónico asociado con una etiqueta. Otras API representan un correo electrónico con un solo campo de correo electrónico. 

Entonces, el conector del software de sincronización de datos de HubSpot extrae los datos de la API SOAP de «EmailMarketing» y entrega esta información a nuestra plataforma. Luego, la plataforma observará la estructura de datos y la comparará con la estructura de datos de «BuenCRM».

Finalmente, la plataforma entrega esta información a «BuenCRM» por medio del conector de HubSpot que se comunica con el protocolo JSON/REST (JSON es una forma de codificar datos y se usa principalmente junto con REST). Putman dice al respecto:

Hablamos en términos SOAP con «EmailMarketing» para obtener los datos de contacto. Estos datos de contacto se modelan de manera completamente diferente en «BuenCRM», por lo que tenemos que traducir los datos a su modelo. Luego hablamos en términos JSON/REST con la API de «BuenCRM» para enviar los datos ya traducidos.

¿Cómo logras una sincronización bidireccional inteligente?

El software de sincronización de datos de HubSpot hace más que traducir protocolos y manipular la estructura de datos, ya que también realiza la sincronización inteligente.

Básicamente, rastrea cada campo mapeando entre las dos aplicaciones conectadas para ver si hay algún cambio. Si hay cambios en una aplicación, el software extraerá estos nuevos datos, traducirá el protocolo, manipulará la estructura de datos y enviará el cambio a la segunda aplicación. Si no hay cambios en ninguna de las aplicaciones, entonces el software de sincronización de datos de HubSpot no hace nada. 

Cuando buscamos cambios, tomamos campos que son el denominador común entre cualquiera de las aplicaciones y los sincronizamos. Putman menciona que:

Si la aplicación A tiene correos electrónicos y un nombre, la aplicación B tiene un nombre y la aplicación C tiene correos electrónicos, sincronizamos el denominador común entre cada combinación de dos aplicaciones de AB y C. Siempre hacemos el mapeo más optimo entre cualquier par de aplicaciones.

Si el software de sincronización de datos de HubSpot comprueba las dos aplicaciones a través de sus API y ve que hay cambios en ambos lados del mismo campo, entonces busca qué aplicación has configurado como la más confiable en esta situación; el software realiza el cambio en favor de la aplicación «ganadora». Esto asegura que los datos no se sobrescriban involuntariamente. 

Hay excepciones a la regla «ganar»; por ejemplo, si los dos campos que deseas sincronizar son campos de lista, el software de sincronización de datos de HubSpot puede fusionar todos los elementos sin perder ningún dato. Esta es otra razón por la que la solución se trata de sincronización inteligente y gracias a ella es posible interpretar la estructura de los datos.

Sincronización bidireccional inteligente IFTTT

Cada negocio tiene su propia estructura individual y su combinación única de aplicaciones para administrarlo. Es por eso que el equipo de HubSpot está desarrollando funciones que te ayuden a personalizar tu pila de SaaS y tus flujos de trabajo. La «sincronización inteligente» es el resultado de estos esfuerzos. 

Esta nueva actualización funciona por medio de una lógica condicional «si esto, entonces aquello» o IFTTT. Con ella los usuarios del Software de sincronización de datos de HubSpot ahora pueden sincronizar los contactos manteniendo su segmentación con fines de marketing, comunicación con los clientes y soporte. 

Al configurar reglas condicionales, el usuario puede automatizar complejos flujos de trabajo en diferentes aplicaciones:

Esta es una sincronización inteligente, ya que pasar la segmentación de un CRM a una herramienta de marketing por correo electrónico también significa que puedes crear sin problemas campañas de email marketing altamente personalizadas por industria, ubicación, tipo de contacto, lista, etc. 

¿Cómo sabe el software de sincronización de datos de HubSpot que los datos cambiaron?

Hay dos formas principales en que el software de sincronización de datos de HubSpot sabe que los datos han cambiado. A continuación te decimos cuáles son:

Webhooks

El software de sincronización de datos de HubSpot le dice a la aplicación «si tienes un cambio en un registro, notifica el cambio a esta URL que proporcionamos». En otras palabras, le pedimos que nos envíe la información de que algo ha cambiado. Esta es la forma más eficiente; sin embargo, muchas API no la admiten porque es complicado de implementar de manera confiable. 

Marcos de sondeo

Aquí es donde el software de sincronización de datos de HubSpot pregunta cada cinco minutos: «Oye, ¿ha cambiado algo? Si es así, dame todos los cambios que ocurrieron en los últimos cinco minutos». Esta es la solución utilizada por la mayoría de los conectores.

Mantenimiento de las API y conectores

El mantenimiento de estas conexiones API es complicado, ya que los desarrolladores actualizan las API, y las API antiguas dejan de utilizarse o «se desaprueban». 

Esto significa que nuestros desarrolladores deben asegurarse continuamente de que las conexiones a las API estén actualizadas y así el Software de sincronización de datos de HubSpot aún pueda extraer y enviar datos. 

Si las API se actualizan o están obsoletas, nuestros desarrolladores deben volver a escribir los aspectos del conector para que coincida con las actualizaciones o con la nueva versión de cierta API.

La mayoría de los desarrolladores de estas aplicaciones notifican directamente o mediante blogs sobre estos cambios. Pero a veces solo nos enteramos cuando nuestra conexión a la API está rota. Entonces, nuestros desarrolladores se dedican a arreglar esta conexión.

Putman es un defensor de las empresas tecnológicas que invierten en la experiencia del desarrollador para que los productos digitales estén mejor integrados, sobre todo ahora cuando el mercado de SaaS (software como servicio) está en crecimiento exponencial.

¿El software de sincronización de datos de HubSpot es lo mismo que Zapier, Tray.io o Automate.io?

La respuesta corta es: no

El software de sincronización de datos de HubSpot en que es un ejecutor de tareas que transforma datos. Putman dice al respecto:

Una gran diferencia es que entendemos los datos; otras herramientas simplemente copian datos. Entendemos cómo se modelan sus datos en cada aplicación y, por tanto, podemos hacer transformaciones más avanzadas y hacerlo de manera más confiable.

En cambio, si alguien completa un formulario web en su landing page, un software como Zapier tomará esta información y la traducirá para la aplicación receptora. Sin embargo, depende del usuario tomar la decisión acerca de si la información mantiene el sentido, ya que la herramienta no mira los modelos de datos. También puede sobrescribir involuntariamente información en la aplicación receptora, porque no busca ver si la información es la misma; además, no realiza operaciones de sincronización.

La mayor parte de herramientas simplemente hacen lo que se les dice, mientras que el software de sincronización de datos de HubSpot extrae los datos y ve si es necesaria alguna acción y solo se sincroniza si es necesario.

Como puedes ver, lo que hace el software de sincronización de datos de HubSpot es más complejo y cuenta con un trabajo de programación formidable detrás.